Woman working on computer

Help desk tjekliste

Organiserer og driver du din egen helpdesk? Her er en omfattende liste over ting du skal gøre og ikke glemme.

En velorganiseret help desk er grundlaget for en god supportafdeling, som forbedrer kundetilfredsheden og øger loyaliteten.

Vigtigheden af ​​en help desk tjekliste

En help desk tjekliste er en oversigt over, hvad der skal gøres for at holde din helpdesk kørende og sikre, at du ikke har glemt vigtige opgaver såsom masseimport af data eller VoIP-implementering. Det er et uvurderligt værktøj, når du opretter eller administrerer en ny helpdesk for at sikre, at alle vigtige opgaver er blevet udført.

Hvem kan drage fordel af en help desk tjekliste?

En help desk er afgørende for enhver virksomhed, stor eller lille. Det giver kunder og klienter mulighed for nemt at komme i kontakt med kundeservice og modtage assistance med de eventuelle kundeproblemer, de måtte stå over for.

Det er et vigtigt værktøj for virksomheder, der:

  • lige er startet med en helpdesk
  • ønsker at forbedre deres kundeservice
  • har til formål at øge loyaliteten blandt deres kunder

Lad os gennemgå help desk tjeklisten

Help desk tjekliste

Det første, du skal spørge dig selv om er, hvad du vil opnå med en help desk.

Hvorfor er det vigtigt at sætte dine mål?

Det vil være svært at måle succesen af ​​din helpdesk uden at sætte specifikke mål og kontrollere, om de bliver opfyldt eller ej.

LiveAgent - multichannel help desk

Hvordan sætter du dine mål?

Mål bør være målbare, tidsbestemte og realistiske. Jo mere detaljerede de er, jo bedre. For eksempel: “Jeg vil have mit helpdesk-team til at løse 95 % af forespørgslerne inden for 24 timer”.
Udvikle mål for kundeserviceafdelingen som helhed og også for hver enkelt. Begynd med de store mål og prøv derefter at opdele dem i mindre – på den måde kommer du tættere og tættere på dine mål.

Ved at sætte specifikke mål arbejder dit team hen imod fastsatte mål i stedet for blot at “gøre deres job” uden direkte formål bag det. Dette vil motivere dine medarbejdere og holde dem bevidste om, hvad der forventes af dem.

Målene bør være opnåelige, så det er bedre at have lidt lavere mål og ramme dem hver gang i stedet for at have urealistiske mål.

Hvilke værktøjer skal du bruge til at sætte dine mål?

  • Kanban board – giver dig et overblik over dit projekt, viser fremskridt og flaskehalse i realtid og giver mulighed for hurtig kommunikation mellem teammedlemmer
  • Asana – et projektstyringsredskab, der hjælper teams med nemt at organisere opgaver
  • Trello – et visuelt værktøj til at oprette opgaver, lister og kort for at hjælpe dig med at organisere og prioritere dine projekter på en sjov og fleksibel måde

Når målene for din helpdesk er sat, skal du vælge den software, der skal bruges af dit team. Der findes mange forskellige typer helpdesk-software, så det er vigtigt at finde den, der passer til din virksomheds behov.

Hvorfor er det vigtigt at have helpdesk-software?

Help desk-software er afgørende for håndtering af kundeforespørgsler og -klager. Det giver dig mulighed for at spore og overvåge kundeinteraktioner, samt gemme al kommunikation ét sted. Det gør dit arbejde mere effektivt og fokuseret.

Hvilke faktorer skal tages i betragtning, når du vælger helpdesk-software?

Den software, du vælger, skal:

  • være nem at bruge og forstå
  • skal kunne integreres med dine eksisterende systemer såsom CRM eller billetteringssystemer
  • tilbyde en række funktioner, der passer til behovene hos din virksomhed
  • være overkommelig og have et godt supportsystem på plads
  • tilbyde en gratis prøveperiode for at hjælpe dig med at beslutte, om det er den rigtige software til dig
LiveAgent schedule demo

Hvilke værktøjer skal bruges til at vælge en helpdesk-software?

  • G2, Capterra – tilbyder anmeldelser og sammenligninger af forskellige typer helpdesk software
  • demos og gratis prøveversioner – for at teste flere softwareløsninger, før du beslutter, hvilken der er den rigtige for dig
  • kundeanmeldelser – nyttigt til at finde ud af, hvad andre synes om den helpdesk software, du overvejer at bruge

Når du har mange mennesker, der arbejder sammen i ét team, er det vigtigt at skabe et organisationssystem for kommunikation og uddelegering af opgaver.

Hvorfor er det vigtigt at organisere agenter efter afdeling?

Hvis du organiserer dit team efter afdeling, kan du administrere kundeforespørgsler mere effektivt. Dette vil gøre det nemmere for kunderne at finde den rigtige agent at tale med og opretholde effektiv kommunikation.

Hvordan organiserer man agenter efter afdelinger?

Du skal organisere dit helpdesk-team i forskellige afdelinger baseret på deres færdigheder og ekspertise. For eksempel: “Kundesupport”, “Salg” og “Teknisk support” osv.

Hver afdeling bør have en leder, der er ansvarlig for at uddelegere opgaver til andre medlemmer af teamet og sikre, at alle kundeforespørgsler håndteres rettidigt.

Agenter inden for samme afdeling bør organiseres efter deres kvalifikationsniveauer (eller “anciennitet”). Det er også vigtigt at etablere klare kommunikationslinjer mellem afdelingerne, så eventuelle problemer hurtigt kan løses.

LiveAgent departmnets overview

Hvilke værktøjer er bedst til at organisere agenter efter afdelinger?

  • Slack – giver dig mulighed for at oprette separate chatrum for hver afdeling og nemt kommunikere med andre teammedlemmer
  • Asana – opret forskellige mapper for hver afdeling og tildele opgaver til specifikke agenter
  • LiveAgent – for at tildele agenter til afdelinger og sikre effektiv kommunikation og workflow mellem dem
  • Google Drive – for at dele dokumenter mellem afdelinger

For at du kan yde den bedst mulige service til dine kunder, har du brug for et effektivt system, der gør det muligt for dem at kontakte dig på forskellige tidspunkter.

Hvorfor er det vigtigt at definere åbningstiderne for dit supportteam?

Indstilling af åbningstider giver kunderne mulighed for at vide, hvornår de kan forvente et svar fra dig. Dette vil hjælpe med at reducere antallet af henvendelser, der kommer igennem om natten eller i weekenden, når ingen er til rådighed til at besvare dem. Arbejdstider påvirker også din SLA-overholdelse.

Hvordan definerer man åbningstider?

Du skal beslutte, hvornår kundeforespørgsler skal håndteres af supportmedarbejdere, så se på, hvornår dine kunder typisk kontakter dig. Glem ikke tidszoner, hvis du tilbyder en international supporttjeneste. Du bør også sørge for, at disse åbningstider er tydeligt synlige på din hjemmeside og/eller kontaktside.

Tip: Hvis du modtager forespørgsler uden for din åbningstid, kan du have et automatisk svarsystem på plads for at informere kunderne om, hvornår de kan forvente et svar fra dig.

Business-hours-feature-LiveAgent

Which tools to use for defining business hours?

Hvilke værktøjer skal bruges til at definere åbningstider?

  • Zoho Support – giver dig mulighed for at opsætte forskellige tidszoner og de timer, hvor dine supportmedarbejdere vil være tilgængelige i hver enkelt af dem, og tilbyder en live chat-funktion, så kunderne kan kontakte dig når som helst på dagen, hvis det er nødvendigt
  • Timely – lader dig opsætte forskellige tidszoner for hver dag i ugen og sender automatiske påmindelser til dit supportteam om, hvornår de skal arbejde
  • LiveAgent live chat

Du har allerede truffet en beslutning og valgt en helpdesk-softwareløsning, der opfylder dine behov. Nu skal du konfigurere alle dets funktioner og gøre det klar til din kundesupport.

Hvorfor er det vigtigt at begynde at konfigurere din helpdesk software?

Et velfungerende helpdesk system gør det nemmere for dine supportteammedlemmer at administrere kundeforespørgsler og holde styr på deres fremskridt.

Hvordan konfigurerer du din helpdesk software?

Afhængigt af den software, du vælger, vil processen variere. Ikke desto mindre er nogle ting, du helt sikkert skal gøre:

  • konfigurer alle funktionerne, så det fungerer korrekt (f.eks. e-mailintegration, vidensbase.)
  • opret agentprofiler for dit supportteam og tilføj alle relevante kontaktoplysninger til dine kunder.
  • hvis du bruger chatsoftware, skal du konfigurere det, så det kan forbindes med dit helpdesk-system og hjemmeside

Vi kan ikke sige, hvordan helpdesk-implementering ser ud hos alle udbydere, men vi kan fortælle dig, hvordan du gør det med LiveAgent. Opsætningen af ​​denne helpdesk er ret enkel, og det tager ikke lang tid at begynde at bruge den.

LiveAgents supportportal gør det klart – du skal bare: tilføje brugere, konfigurere din e-mail, oprette forbindelse til din egen mailboks, tilføj en live chat-knap til dit websted, tilslut dine sociale sider, opret en kundeportal og et callcenter, og det var det – du er godt i gang.

LiveAgent-getting-started-guide

Hvilke værktøjer skal du bruge til at konfigurere din helpdesk?

  • udbyderens supportteam
  • helpdesk-softwarevejledninger og uddannelsesressourcer
  • vidensbase

Dette er de kanaler, hvorigennem du kan kommunikere med dine kunder.

Hvorfor er det vigtigt at oprette kommunikationskanaler?

Jo flere måder dine kunder kan kontakte dig på, jo bedre vil de føle deres oplevelse med dit brand eller produkt er. Det giver dem også en følelse af kontrol over, hvordan de vil interagere. Hvis der kun er én mulighed tilgængelig, er de måske ikke så motiverede til at kontakte dig, når noget går galt. Et godt eksempel på multikanal kommunikation er LiveAgent cloud help desk software, som giver dine kunder mulighed for at kontakte dig via forskellige kanaler.

Sådan opretter du kommunikationskanaler?

Du skal beslutte, hvilke kanaler du vil have dine kunder til at kontakte dig på og konfigurere dem derefter. Et par kanaler, vi anbefaler, er:

  • Mailbox

Du kan bruge en e-mailadresse for hver kommunikationskanal, du tilbyder (f.eks. support@yourcompany.com, sales@yourcompany.com).

For at implementere en mailboks som din kanal skal du konfigurere en mailserver og konfigurere den for hver type e-mail. Du bør også sikre dig, at du har nok plads til at gemme alle indgående beskeder, så de ikke går tabt på grund af mangel på ledig plads. Bemærk, at email-only support har sine ulemper.

LiveAgent integrate new email accounts
  • Kommunikationsforum

Hvis du vil tilbyde dine kunder et sted, hvor de kan diskutere produktrelaterede problemer, kan du oprette kommunikationsforum på f.eks. Facebook. For at gøre det skal du blot oprette en Facebook-side for din virksomhed og tilføje et diskussionsforum. Du kan også bruge andre sociale medie netværk (f.eks. Twitter, LinkedIn) til at oprette kundesupportforum.

customer-portal-features-Forum-LiveAgent
  • Live chat/chatbot

er en fantastisk måde at yde support til dine kunder i realtid, og du kan bruge LiveAgent til at konfigurere det. Hvis du ønsker at yde kundesupport 24/7, så tænk på at bruge kunde-selvbetjening chatbots til at tale med dine kunder og besvare simple spørgsmål (f.eks. “Hvordan ændrer jeg min adgangskode?”). De kan nemt skaleres op eller ned afhængigt af, hvor mange mennesker der har brug for støtte på et givet tidspunkt.

LiveAgent live chat window
  • Vidensbase

Hvis du har en vidensbase, kan du tilføje artikler, der forklarer, hvordan du bruger dine produkter eller fejlfinder almindelige problemer, hvilket vil hjælpe med at reducere antallet af forespørgsler, der ankommer via mail eller telefon. Vær dog sikker på, at dine vidensbaseartikler er opdaterede, nøjagtige og indeholder værdier for dine kunder.

LiveAgent knowledge base
  • Telefon

Du kan tilbyde telefonsupport på bestemte tidspunkter af dagen, men du skal sikre dig, at du har nok kundeservicemedarbejdere til at håndtere antallet af opkald. Du skal også oprette et telefonsystem (f.eks. VOIP) og call-center-software for at administrere opkaldene effektivt (f.eks. LiveAgent).

Inbound and Outbound Call Center Software
  • Sociale medier

Du kan også bruge sociale medier til at yde kundeservice. Tænk på Facebook-messenger – det giver en nem måde for dine kunder at kontakte dig. Bare sørg for, at du overvåger alle indgående beskeder, så du kan yde rettidig assistance.

Connect Facebook with Help desk software - LiveAgent

Hvilke værktøjer skal bruges til at oprette kommunikationskanaler?

  • LiveAgent til at konfigurere livechat
  • Zendesk til at konfigurere mailboks
  • Facebook til at oprette et kommunikationsforum
  • Google Analytics til at spore websteds-besøgende og find ud af, hvor de kommer fra

En kontaktformular giver kunderne mulighed for at indsende deres klager via en online grænseflade. Det forenkler processen med at komme i kontakt med din virksomhed.

Hvorfor er det vigtigt at have en kontaktformular på din hjemmeside?

Hvis du har en kontaktformular på dit websted, kan kunderne kontakte dig uden at skulle ringe eller sende en e-mail, hvilket sparer tid og besvær.

Sådan opbygger du en kontaktformular?

Du skal beslutte, hvilke felter du ønsker, at kontaktformularen skal indeholde: Navn, e-mailadresse (valgfrit), besked osv.

Du kan bruge et værktøj som Gravity Forms eller Contact Form Seven i WordPress, hvis du ikke kender til programmering. Hvis dit websted er bygget på en anden platform, så spørg udviklerne, hvordan de ville implementere denne funktion for dig.

Du skal også beslutte, hvor du ønsker, at kontaktformularen skal vises på din hjemmeside. Den kan placeres på en side som f.eks. “Kontakt os” eller indlejres i sidebjælken eller sidefoden.
Sørg for, at du tester kontaktformularen, før du udgiver den på dit websted. Du bør også sikre dig, at den e-mailadresse, der er knyttet til formularen, fungerer korrekt.

Contact forms feature in Live chat software - LiveAgent

Husk når du bygger en kontaktformular, at:

  • det skal være relevant for kundernes henvendelser
  • teksten på indsend-knappen er tydelig, og siden den peger på efter indsendelse af formularen giver mening
  • alle obligatoriske felter er tydeligt markeret som obligatorisk ved at bruge en stjerne eller et andet symbol
  • du giver en bekræftelsesmeddelelse efter vellykket indsendelse, så kunderne ved, at de har udfyldt det korrekt
  • hvis du bruger et CAPTCHA-felt, skal du sikre dig, at den er let at læse, og at tegnene ændres hver gang siden opdateres
  • den opfylder tilgængelighedsstandarder, så alle kan bruge den uanset hvilken enhed de bruger

Hvilke værktøjer skal bruges til at oprette en kontaktformular?

  • Gravity Forms
  • Contact Form Seven
  • HubSpot’s Free Online Form Builder
  • HubSpot’s WordPress Plugin
  • WPForms

Inden du begynder at modtage kundehenvendelser gennem dine kommunikationskanaler, skal du bestemme en effektiv proces til at håndtere dem på, for eksempel med et automatiseret billetdistributionssystem .

Hvorfor er det vigtigt at bestemme en billetdistributionsproces?

Det hjælper dine agenter med at reagere hurtigere og arbejde mere effektivt.

Hvordan bestemmer man en billetdistributionsproces?

  • billetterne i dit system skal tildeles specifikke teammedlemmer, og hver af dem skal have et sæt retningslinjer for at svare
  • teammedlemmer skal være i stand til at eskalere billetter, de ikke er i stand til at løse til andre
  • du bør også have en proces til at lukke billetter, der er blevet løst
Chat distribution feature in Live chat software - LiveAgent

Hvilke værktøjer skal bruges til at oprette et billetsystem?

LiveAgent og dets avancerede billetfunktioner, der strømliner supportservice-workflowet

<!– /wp:afsnit —

Ved at bruge e-mail-skabeloner kan du hurtigt tilføje relevante oplysninger til en allerede forberedt kladde, hvilket sparer tid.

Hvorfor er det vigtigt at oprette e-mailskabeloner?

Det strømliner processen med at oprette nye e-mails, hvilket sparer tid og gør det nemmere at sende flere meddelelser i træk. Det hjælper også med at give ensartet branding på tværs af al din virksomheds e-mail-kommunikation.

Hvordan opretter man en e-mailskabelon?

  • vælg et layout, der er let at læse og har masser af hvidt mellemrum mellem elementerne
  • inkluder kun de vigtigste oplysninger, så læserne ikke bliver overvældet eller distraheret af unødvendige detaljer
  • sørg for, at det er nemt for kunder at afmelde fremtidige e-mails, hvis de ønsker at stoppe med at modtage dem (dette er påkrævet ved lov i nogle lande)
  • inkluder en CTA, der opfordrer læserne til at tage det næste skridt
  • Test din skabelon på forskellige e-mail-klienter og browsere for at sikre, at den ser godt ud på dem alle
  • tilpas e-mails til hver klient og dobbelttjek før afsendelse
Email templates LA

Hvilke værktøjer skal bruges til at oprette e-mailskabeloner?

Kundeservice kræver, at du er i stand til at svare hurtigt på alle henvendelser og informere dine kunder i hvert enkelt trin.

Hvorfor er det vigtigt at konfigurere kundemeddelelser?

Det giver dig mulighed for at holde kunderne orienteret om forløbet af deres forespørgsler. Det hjælper også med at forbedre kundetilfredsheden ved at holde dem opdateret om status for deres billetter.

LiveAgent Email notifications settings

Hvordan kan du konfigurere kundemeddelelser?

  • du bliver nødt til at oprette et system til sporing af kundeforespørgsler
  • hver gang en modtages, skal du sende en meddelelse til kunden om, at deres forespørgsel er blevet logget
  • du kan derefter bruge dette system til at sende opfølgningsmeddelelser, når der er lavet opdateringer på deres billet, eller den er lukket, hvis kunden er tilfreds med dit svar

Hvilke værktøjer skal bruges til at konfigurere kundemeddelelser?

  • LiveAgent

Du skal vide, hvem der har adgang til hvilke oplysninger. Dette er især vigtigt, når det kommer til kundeservice, fordi dine medarbejderes roller og ansvar skal være klart defineret, så der ikke er nogen forvirring om, hvem der gør hvad, eller hvordan teammedlemmer interagerer med hinanden.

Hvorfor er det vigtigt at bestemme brugernes roller og tilladelser?

Det hjælper medarbejderne med at kende deres grænser og forhindrer dem i at få adgang til oplysninger, som de ikke har tilladelse til at se.

Custom role setup

Hvordan kan du bestemme brugernes roller og tilladelser?

  • du bør oprette en liste over alle brugeres roller og ansvar
  • teammedlemmer bør kun have adgang til information, der er relevante for deres jobfunktion, ikke alt i din database
  • Personer, der ikke har tilladelse, bør ikke se noget, når de prøver at logge ind på systemet (eller hvis de på en eller anden måde kommer igennem)

Hvilke værktøjer skal bruges til at bestemme brugernes roller og tilladelser?

  • Zendesk
  • Freshdesk
  • LiveAgent

SLA’er definerer klart, hvad kunderne kan forvente, og hvad udbydere er ansvarlige for, så begge parter kender konsekvenserne af at undlade at opfylde dem.

Hvorfor er det vigtigt at fastlægge SLA-regler?

Dette giver gennemsigtighed og ansvarlighed, når du handler med kunder, der er utilfredse med en service. Det hjælper også med at forhindre kundeservicemedarbejdere i at afgive løfter, som de ikke kan holde.

Hvordan bestemmer man SLA-regler?

En serviceniveauaftale kan omhandle og definere mange interne mål og metrics. Nøglen er balance – for mange eller for få regler kan skade forretningsforbindelser, så overvej hvor meget fleksibilitet der skal være, for at alle involverede kan være tilfredse med deres SLA.

LiveAgent SLA rules

Hvilke værktøjer skal bruges til at opsætte SLA-regler?

  • SLA-regler kan sættes op i ethvert projektstyringsredskab eller CRM-system, som du har adgang til, såsom Trello eller Salesforce
  • LiveAgent for SLA

Et billetadministrationssystem er en kritisk del af enhver helpdesk, da det giver dig mulighed for at spore, administrere og tildele billetter til relevante agenter. Det giver også en historie over alle interaktioner, der har fundet sted mellem din virksomhed og hver kunde.

Hvorfor er det vigtigt at konfigurere et billetstyringssystem?

Det hjælper agenter med at holde styr på alle åbne og lukkede billetter og løse problemer hurtigere. Det giver også en historie over alle interaktioner, der har fundet sted mellem din virksomhed og kunderne, så du kan lære af tidligere fejl og forbedre din service.

Det vil blive sværere og sværere at håndtere dem alle på én gang. Men bare rolig, vi har løsningen.

LiveAgent omnichannel ticketing

Hvad er den bedste måde at konfigurere et billetstyringssystem på?

Den bedste mulighed er at vælge noget helpdesk-software, der tilbyder en omnichannel-indbakke til at administrere forskellige kanaler på ét sted. Takket være en sådan løsning kan du håndtere billetter fra flere kanaler (f.eks. e-mail, chat, sociale medier) og integrere dem i én samlet indbakke for bedre synlighed og hurtigere svartider.

Dette er præcis, hvad der er tilgængeligt gennem LiveAgent, og det er nemt at konfigurere og bruge. Du kan komme i gang på få minutter ved at oprette en ny konto og tilføje din e-mailadresse. Den gratis prøveperiode giver dig mulighed for at teste det, før du foretager et køb.

Hvilke værktøjer skal bruges til at konfigurere et billetstyringssystem?

  • LiveAgent og dens omnichannel-indbakke

For at få mest muligt ud af din helpdesk bør du overveje at forbinde den med de andre programmer, du bruger.

Hvorfor skal du integrere helpdesk-software med andre apps?

Det giver dig mulighed for at administrere alle kundeinteraktioner ét sted, så du nemmere kan spore og løse problemer. Ved at administrere alle kundeinteraktioner fra én grænseflade bliver du mere produktiv.

Hvordan integrerer man helpdesk-software med andre apps?

Det afhænger af de programmer, du vil oprette forbindelse til. Nogle apps som LiveAgent og Zendesk har indbyggede integrationer med en række andet software. Hvis der ikke er indbygget integration til din valgte app, er der normalt tilgængelige connectors, som giver dig mulighed for at gøre det.

LiveAgent support portal - integrations

Hvilke værktøjer skal bruges til at integrere helpdesk-software med andre apps?

  • vejledninger
  • vidensbase
  • websted for helpdesksoftware

Filtre giver dig mulighed for at organisere dine billetter efter prioritet. For eksempel, hvis en kunde har et spørgsmål om deres kontostatus, og en agent skal kontrollere, om den er blokeret eller ej, kan de filtrere for alle åbne billetter med den pågældende emnelinje.

Hvorfor er filtre vigtige?

Filtre giver dig mulighed for at organisere dine billetter efter prioritet, så agenter nemt kan finde og løse problemer. På den måde behøver agenter ikke at kigge hver enkelt billet igennem for at finde den, de har brug for.

Hvordan opretter du filtre til din helpdesk?

Det afhænger af den helpdesk-software, du bruger. Nogle softwareløsninger såsom LiveAgent giver dig mulighed for at oprette filtre ved at indtaste nøgleord (f.eks. “kontostatus”). Du kan også oprette filtre manuelt, hvilket er nyttigt, hvis du vil tilpasse dem eller bruge et andet sæt kriterier end det, der er tilgængeligt i selve softwaren.

Create a filter in Customer service software - LiveAgent

Hvilket værktøj skal bruges til at oprette filtre?

  • LiveAgent og dets tilpassede felter

Regler og arbejdsgange giver dig mulighed for at automatisere visse aspekter af din helpdesk. For eksempel, hvis en kunde anmoder om deres e-mailadresse til nulstilling af adgangskode, kan et automatisk svar automatisk give disse oplysninger.

Hvorfor er regler og arbejdsgange vigtige?

Ved at automatisere bestemte opgaver kan du spare tid, forbedre responshastigheder og give mindre plads til menneskelige fejl.

Hvordan opretter du regler og arbejdsgange til din helpdesk-software?

Processen vil variere afhængigt af den software, du bruger, men det er normalt relativt nemt at gøre. Se vejledninger om, hvordan du opretter regler og arbejdsgange til din helpdesk-software, hvis du ikke er sikker på, hvordan du gør det.

Automatiske regler bruges oftest i LiveAgent til at overføre billetter til bestemte afdelinger, tilføje tags, markere billetter som spam eller løse dem.

benefits-of-ticketing-system-SLAs

Hvilke værktøjer skal bruges til at etablere regler og arbejdsgange?

Efterhånden som kundernes problemer bliver mere komplekse, kan det være svært for agenter at holde styr på al information. En vidensbase giver dine agenter mulighed for at løse problemer selvstændigt, ofte ved selv at finde svaret, uden at skulle kontakte en anden afdeling, supervisor osv.

Hvorfor er det vigtigt at have en intern vidensbase?

En intern vidensbase hjælper teams med at bevare et samlet overblik over kundesupportdata og løse problemer hurtigere. Det gør det også nemmere for nye agenter at komme i gang.

For specifikke løsninger har du brug for indsigt i dine egne muligheder. En intern eller offentlig vidensbase, som indeholder alle produkt- og procesoplysninger, er selvbetjening for dine kunder og medarbejdere.

Hvordan opretter man en intern vidensbase?

En god intern vidensbase har et par nøglefunktioner:

  • nem at søge efter
  • tilbyder vejledning til hver kundesituation og/eller problem, så agenter nøjagtigt ved, hvilke skridt de skal tage
  • opdateres jævnligt med ny information som kundeservice behovene ændrer sig med tiden
internal knowledge base

Hvilke værktøjer skal bruges til at skabe en intern vidensbase?

  • Google docs og Evernote er to almindelige valg, fordi den dokumentation, der er oprettet der, er nem at dele
  • LiveAgent vidensbase

Træning bør normalt planlægges mindst én gang om året, men de, der er villige, bør have flere muligheder. Men hvis noget ændrer sig i virksomheden, som vil påvirke helpdesk-medarbejdernes arbejde, såsom en ny softwareopdatering eller politikændring, kan du måske overveje at træne dem hurtigst muligt.

Hvorfor er det vigtigt at træne dit team?

Træning hjælper nye agenter med at blive fortrolige med virksomhedens politikker og procedurer samt de kundeservicefærdigheder, der er nødvendige for at give en vellykket helpdesk-oplevelse. Det mindsker også personaleudskiftningen ved at skabe et miljø, hvor folk føler sig værdsat, fordi de ved, hvordan de gør et godt stykke arbejde.

Hvordan træner du dit team?

Du kan gøre dette ved at lade dem “skygge” en erfaren agent en dag eller to. Du kan eventuelt også inkludere træning som en del af orienteringen, når en ny kommer med på holdet.
Hvis du har et stort antal agenter, som alle har brug for træning på én gang, kan du overveje at ansætte en ekstern konsulent, der er specialiseret i kundeservicefærdigheder og -procedurer, f.eks. som helpdesk-styringsteknikker eller hvordan man håndterer vanskelige kunder.

Hvilke værktøjer skal du bruge til at træne dit team?

  • adgang til kurser og videoer
  • webinarer
  • ekstern konsulent med speciale i kundeservice

Kundetilfredshedsvurderinger giver dig mulighed for at måle, hvor tilfredse eller utilfredse dine kunder er med deres supportoplevelse.

Hvorfor er det vigtigt at aktivere vurderinger af kundetilfredshed?

Det er vigtigt for enhver serviceorganisation, fordi disse vurderinger kan give dig indsigt i ideer til forbedring af helpdesk. Dine teammedlemmer kan også finde ud af, hvad deres styrker og svagheder er.

Hvordan måler man kundetilfredshed?

Du bør have et system på plads, der giver kunderne mulighed for at give feedback efter hver interaktion med servicedesk-medarbejdere, uanset om det er på telefonen eller via e-mail. Du kan også bruge periodiske undersøgelser (f.eks. en gang i kvartalet) for at spørge om generelle tilfredshedsniveauer med tiden, samt specifikke spørgsmål relateret til nylige interaktioner.

customer feedback illustration

Hvilke værktøjer skal bruges til at måle kundetilfredshed?

Når du har implementeret disse ændringer, er det vigtigt at teste, om alt fungerer korrekt.

Hvorfor er det vigtigt at teste din helpdesk?

Det giver dig perspektiv på, hvor godt alt fungerer sammen, og hvad der kan forbedres eller ændres. Som et resultat vil kundeserviceoplevelsen fortsætte med at køre problemfrit på trods af eventuelle justeringer, der skal foretages undervejs.

Hvordan tester du din helpdesk?

En måde at gøre dette på ville være at lancere en betaversion, som kun visse personer bruger. Så når alt er blevet testet og godkendt af disse brugere, kan du frigive det offentligt. Du kan også teste din helpdesk ved selv at bruge den eller bede en, der ikke har været involveret i oprettelsen af ​​den, om at gøre det.

Hvilke værktøjer skal du bruge til at teste din nye helpdesk?

  • betaversion

En helpdesk bliver aldrig rigtig “færdig”. Du skal konstant være på udkig efter måder at forbedre den og kundeserviceoplevelsen på.

Hvorfor er det vigtigt at blive ved med at optimere?

Det sikrer, at dit team altid arbejder på at forbedre sig og giver en fremragende oplevelse for kunderne. Det giver dig også mulighed for at måle, hvor godt ændringer fungerer, så du kan fortsætte med at lave forbedringer.

Hvordan optimerer man?

  • mål din succes og foretag ændringer efter behov
  • indstil KPI’er for din helpdesk og spor dem med tiden for at se, hvordan de udvikler sig
  • evaluer løbende kundefeedback undersøgelser for at se, hvad der kan forbedres
  • brug A/B-test på forskellige aspekter af din helpdesk-drift for at bestemme, hvad der er mest effektivt
Customer service reporting

Hvilke værktøjer skal bruges til optimering?

  • rapporter
  • analytik
  • feedback fra kunder
  • A/B-testsoftware, f.eks. Optimizely (Mozilla), VWO
  • KPI sporingsværktøjer, f.eks. Google Analytics, Kissmetrics

Oversigt over help desk tjekliste

  • Sæt mål for din help desk
  • Vælg help desk software
  • Organiser agenter efter afdelinger
  • Definer åbningstider, hvor dine supportmedarbejdere vil være tilgængelige
  • Begynd at opsætte din helpdesk
  • Opsæt kommunikationskanaler
    • Mailboks
    • Kommunikationsforum
    • Vidensbase
    • Live chat/chatbot
    • Vidensbase
    • Telefon
    • Sociale medier
  • Lav en kontaktformular
  • Bestem en billetgodkendelsesproces
  • Opret standard e-mailskabeloner og tilpas dem
  • Konfigurer kundemeddelelser
  • Bestem brugernes roller og tilladelser
  • Definere SLA regler
  • Opsæt et billethåndteringssystem med LiveAgent
  • Integrer helpdesk-software med andre tredjepartsapps
  • Opret filtre til din helpdesk
  • Etabler regler og arbejdsgange for at automatisere din helpdesk
  • Opret en intern vidensbase
  • Træn dit team
  • Aktiver kundetilfredshedsvurderinger
  • Test din nye opsætning
  • Fortsæt med at optimere

Frequently asked questions

Hvordan kan jeg implementere et helpdesk-system?

Der er mange måder at implementere et helpdesk-system på. Du kan bruge en software as a service (SaaS) model, som er den mest populære mulighed, eller du kan installere softwaren på din egen server. Hvis du gerne vil teste en helpdesk-softwareløsning, så tjek LiveAgent. Det er gratis at prøve og har den bedste kundesupport i branchen.

Hvad skal en helpdesk-billet indeholde?

Kontaktoplysningerne på dine kunder, såsom deres navne, e-mailadresser og telefonnumre. Derudover detaljerede oplysninger om sagen (såsom beskrivelse og vedhæftede filer), en liste over tags knyttet til hver billet, dens status og prioritetsniveau.

Hvad er de vigtigste elementer i helpdesk-support?

Billethåndteringssystemet, kommunikationskanaler, intern vidensbase, automatisering og integration. Disse fem komponenter arbejder sammen for at give en problemfri kundeoplevelse.

Hvad er den bedste måde at træne mit team i, hvordan man bruger helpdesk?

Giv dem detaljeret basisdokumentation og video-vejledninger. Du kan gennemføre træningssessioner og tilbyde yderligere træningsmuligheder for dem, der er interesserede.

Hvordan driver jeg en succesfuld help desk?

Sæt mål, og konfigurer din helpdesk-platform i overensstemmelse hermed. Organiser dine supportmedarbejdere efter afdeling, og bestem de åbningstider, hvor de vil være tilgængelige. Opret kommunikationskanaler (såsom en mailboks, community portal, vidensbase, sociale mediekonti og livechat) og en kontaktformular. Integrer din helpdesk med andre tredjepartsapps og aktiver kundetilfredshedsvurderinger. Tag et kig på tjeklisten ovenfor for at se mere.

Tilhørende ressourcer

Our website uses cookies. By continuing we assume your permission to deploy cookies as detailed in our privacy and cookies policy.

×
Plan en én-til-én samtale og opdag hvordan LiveAgent kan hjælpe din virksomhed.

Vi er tilgængelige på adskillige datoer

Planlæg en demo