Prøveperiode
customer service women smiling

Kundeservicestandarder Tjekliste

Kundesupport og service er afgørende for virksomheder, der beskæftiger sig med kunder på daglig basis, da kunderne skal behandles godt.

Det er ligegyldigt, hvilket slags produkt eller service du sælger: Hvis det ikke er godt nok for dine kunder, vil de finde en anden at købe det fra.

Men hvis du opretholder høje kundeservicestandarder for at give dine kunder den bedst mulige service, vil de blive ved med at vende tilbage.

Se vores kundeservicestandarder tjekliste for at opsætte klare retningslinjer for dine agenter og opretholde din service på højeste niveau.

Betydningen af tjeklisten for kundeservicestandarder

Hvad angår kundesupport, kæmper mange virksomheder med at opretholde konsistens. Det er ofte på grund af mangel på specifikke retningslinjer for kundesupportpersonalet.

Dette kan føre til inkonsekvens i kvaliteten af den tilbudte service, hvilket i sidste ende vil afspejle en dårlig kundeoplevelse. En god måde at bekæmpe dette problem på er ved at implementere en servicestandard tjekliste til dit supportpersonale., som vil hjælpe dig med at opretholde en høj servicekvalitet, og den kan også bruges, hvis der opstår misforståelser med kunderne.

Hvem kan drage fordel af tjekliste for kundeservicestandarder

  • Kundeservicerepræsentant

Ved at følge disse retningslinjer kan kundeserviceteamet yde en service af høj kvalitet til kunderne. Dette er især vigtigt for virksomheder med forskellige lokationer, for at opretholde konsistens på tværs af hver filials serviceudbud. Det vil også være med til at forbedre kundetilfredsheden, hvilket kan resultere i, at de vender tilbage.

  • Ledelsesteam

Ledelsesteamet kan bruge Kundeservicestandarder Tjekliste som en måde at revidere kvaliteten af den service, der tilbydes af deres supportmedarbejdere. Dette vil hjælpe dem med at identificere områder, der skal forbedres, og give dem en idé om, hvor godt deres virksomhed klarer sig.

Udforsk Kundeservicestandarder Tjekliste

Lad os se, hvilke branchestandarder indenfor kundeservice din virksomhed skal dække for at sikre levering af høj kvalitet.

Kundeservicestandarder Tjekliste
Det er rygraden i dine grundlæggende kundeservicestandarder. Det skal skitsere, hvordan din virksomhed vil yde support til sine kunder. Kend de procedurer, der skal følges for at løse eventuelle klager eller forespørgsler.

Hvorfor er en kundeservicepolitik vigtig? Det giver dit personale et klart sæt retningslinjer, som de skal følge, når de hjælper kunder. Som et resultat vil de være i stand til at levere service med et ensartet kvalitetsniveau, og det vil gøre det lettere for personalet at løse eventuelle problemer, der måtte opstå.

Hvordan opretter man en kundeservicepolitik? Din politik bør indeholde følgende elementer:

  • Kundesupportmål Kundetilfredshedsmål Forventninger til responstid Oplysninger, der skal gives af kundeservicerepræsentanter
customer feedback illustration
Hvilke værktøjer skal bruges til at oprette en kundeservicepolitik? Der er en række værktøjer, som du kan bruge til at hjælpe med at administrere din kundeservicepolitik, herunder følgende: Kundefeedback formularer Kundetilfredshedsundersøgelser Kundesupport billetter Interne træningssessioner Online træningskurser E-bøger og håndbøger
Transparent kommunikation er vigtig for fremragende service til kunderne. Det sikrer, at der ikke er fejlkommunikation mellem ledelse og supportpersonale, når det kommer til at håndtere kunder på daglig basis. Hvorfor er transparens vigtigt? Manglende transparens mellem dit supportteam og ledelsen kan skabe mistillid. Dette kan hindre kommunikationen og kan have effekt på bundlinjen.

Hvordan bevares transparens? Det kan du gøre ved at holde regelmæssige møder mellem ledelse og personale. Det giver begge parter mulighed for åbent at dele alle opdateringer eller bekymringer, de måtte have, og holde kommunikationen åben.Online meeting illustration

kilde: tanacopenhagen.com Hvilke værktøjer skal bruges til at bevare transparens? Google Docs Skype GoToMeeting
Et ensartet informationsniveau bør tilbydes kunderne, når de kontakter virksomheden. Hvorfor er konsistens vigtig? Det hjælper dine kunder med at stole på dig. Der kan være forvirring blandt klienter, der forsøger at få adgang til support, hvis hvert medlem af personalet har en forskellig forståelse af virksomhedens politikker. Hvordan kan ensartheden forbedres? Følgende trin kan hjælpe dig med at forbedre sammenhængen i din kundeservice:
  • etablere en kundeservicepolitik, der er tydelig og let at forstå træne dit personale i at levere fremragende assistance sørg for, at dine kontaktoplysninger er let tilgængelige overvåge kvaliteten af din service via feedbackformularer og undersøgelser
Survey illustration
kilde: voxco.com/de/ Hvilke værktøjer skal man bruge for at være konsekvent? Der er en række værktøjer, du kan bruge, herunder:
En meget vigtig funktion er tilgængelighed til tjeklisten for kundeservicestandarder. Dette vil gøre det nemt for dine medarbejdere at henvise til det, når de har brug for det, samt gøre det lettere for dem at følge retningslinjerne i dokumentet. Hvorfor er nem adgang vigtig? Hvis kundeservicestandarderne ikke er let tilgængelige, vil personalet være mindre tilbøjelige til at henvise til dem, hvilket fører til et muligt fald i servicekvaliteten. Det kan forvirre supportpersonalet. Hvordan skal let adgang håndteres? Gem dem på et praktisk placeret sted, som en delt mappe på virksomhedens netværk. Du kan også gøre dem tilgængelige online eller endda printe dem ud, så personalet kan have en fysisk kopi at henvise til. Google Drive example

Hvilke værktøjer skal du bruge for at give nem adgang? Microsoft Word Google Drive

Et af hovedmålene med kundeservicestandarder er at sikre, at svartider er så korte som muligt. Det viser, at din virksomhed bekymrer sig om sine kunder, at de er værdsat og påskønnet. Hvorfor er reaktionshastigheden vigtig? En hurtig gennemsnitlig svartid er afgørende for kundetilfredsheden. Det viser, at din virksomhed respekterer sine kunders tid. Hvordan reducerer du din reaktionshastighed? Du kan gøre dette ved at implementere et billetsystem eller bruge helpdesk-software. Dette vil give dig mulighed for at spore fremskridtene for hver supportanmodning og hjælpe dig med at give hurtige svar på alle forespørgsler.
ticketing software animation
  • Hvilke værktøjer skal du bruge til at reducere din svartid? helpdesk-software billetsystem LiveAgent helpdesk-software
Det er bydende nødvendigt at være høflig over for dine kunder til enhver tid for at hjælpe din virksomhed med at etablere og bevare et positivt omdømme. Hvorfor er høflighed vigtig? Du skal overveje dine kunders behov, hvis du ønsker, at de skal få et positivt billede af din virksomhed. Kundeservice er ofte det første indtryk, folk har af din virksomhed, så det er vigtigt at sikre sig, at det er godt. Hvordan er man høflig? Du kan sætte standarder for medarbejdernes adfærd og tilbyde kurser, der fokuserer på høflighed og god manér. Du kan også bruge kundeservicescripts.
Training agents illustration
kilde: kissflow.com Hvilke værktøjer kan hjælpe dig med at være høflig? medarbejderuddannelseskurser høflighedskursus scripts til kundeservicemedarbejdere
For at dine kunder kan få en positiv kundeoplevelse og blive gentagende kunder, er nøjagtighed og opmærksomhed på detaljer en afgørende faktorer. Hvorfor er nøjagtighed vigtig? Når dine medarbejdere er venlige og udviser punktlighed, er der større sandsynlighed for, at kunderne opfatter din virksomhed positivt. Hvordan opretholder man nøjagtigheden? Du kan bruge værktøjer som LiveAgent helpdesk-software til at holde et skarpt øje med alle kundeinteraktioner. Derudover er alle kundeforespørgsler tilgængelige fra en enkelt universel indbakke. Med dette system vil intet blive overset. Dit personale kan også drage fordel af kundeservicescripts med alle de detaljerede oplysninger, de har brug for.
Customer service script illustration
kilde: site.helprace.com Hvilke værktøjer skal bruges til at opretholde nøjagtigheden? kundeservice scripts præcisionstræningskursus opmærksomhed på et detaljeret kursus
Kunder foretrækker at blive betjent straks efter deres anmodning. Den bedste løsning ville være at have nogen tilgængelig 24/7 via live chat til at besvare kundeforespørgsler med det samme, men det er selvfølgelig ikke altid muligt. Desuden er en vidensbase en god måde at give kunderne mulighed for at løse problemer på egen hånd. Hvorfor er lydhørhed vigtigt? Hvis du yder en responsiv service, kan du være sikker på, at alle spørgsmål eller problemer, der opstår, vil blive løst omgående. Hvis en kunde ikke modtager et svar, kan det få dem til at tro, at de bliver ignoreret eller ikke er vigtige for virksomheden. Hvordan kan man være lydhør? Giv brugerne en nem måde at nå dig på (såsom en e-mailadresse), og sørg for, at nogen altid overvåger den kanal. At have omnichannel support er bedst, da det lader kunden interagere med helpdesk på tværs af flere kommunikationskanaler. Mange kunder foretrækker at kontakte et callcenter eller live chat for at løse deres problemer hurtigt. Lydhørhed betyder også at besvare alle kundeklager. Sørg for, at du har et system til at spore kundeforespørgsler og -klager. Du kan holde styr på eventuelle problemer eller fremskridt hos individuelle kunder. Software som LiveAgent helpdesk er fantastisk til det.
LiveAgent live chat window
LiveAgents live chat Hvilke værktøjer skal man bruge for at være lydhør? velorganiseret Customer Relationship Management (CRM) software e-mail helpdesk software messagesoftware undersøgelsessoftware LiveAgent helpdesk-software live chat software
I de sidste par år er kunstig intelligens blevet en populær løsning. Hvorfor er AI vigtig? Det giver en række fordele, herunder muligheden for at håndtere flere henvendelser på én gang og muligheden for at give kunderne en menneskelignende oplevelse. Hvordan bruger man AI? Du kan implementere kunstig intelligens i din kundesupportafdeling ved at bruge virtuelle assistenter og forskellige integrationer med maskinlæringsfunktioner. Dette giver dig mulighed for at yde et exceptionelt niveau af kundesupport, og det vil også hjælpe med at reducere arbejdsbyrden for dit supportpersonale. AI chatbot
kilde: cxtoday.com Hvilke AI-værktøjer skal man bruge? chatbots virtuelle assistenter
Automatisering af kundeservice er en integreret del af at yde support af høj kvalitet. Det øger effektiviteten af dine medarbejderes arbejde. Gentagne opgaver, der kan defineres efter kriterier, kan udføres automatisk. Hvorfor er kundeserviceautomatisering vigtig? Brug af automatiseringsværktøjer hjælper med at administrere din kundeinteraktion mere effektivt. Det vil også gøre processen mindre tidskrævende for både dig og dine kunder. Brug af automatiseringsregler er gavnligt for høje billetvolumener. Det giver mindre plads til menneskelige fejl og forbedrer svartider. Hvordan automatiserer man kundeservice? Du kan bruge automatiseringsværktøjer til at hjælpe med følgende opgaver:
  • kundekontostyring ordrestyring kundesupport og service LiveAgent Dashboard Animation
  • Hvilke værktøjer skal bruges til at automatisere kundeservice? LiveAgent Zendesk
  • Salesforce
LiveAgent Dashboard Animation

Which tools to use for automating customer service?

  • LiveAgent
  • Zendesk
  • Salesforce
Kundernes forventninger er på sit højeste nogensinde, men de kan holdes under kontrol ved hjælp af ledelsespraksis. Hvorfor er styring af kundernes forventninger vigtig? Du kan bedre opfylde dine kunders behov, hvis du holder deres forventninger i skak. Når du ikke lever op til dine kunders forventninger, kan de blive utilfredse. Stræb altid efter at yde den bedst mulige service, men lov ikke, hvad du ikke kan holde. Hvordan håndterer man kundernes forventninger? Lyt til dine kunders behov og skitser derefter, hvad der er og hvad der ikke er inkluderet i dine servicestandarder. Vær ligetil og ærlig i stedet for at overdrive dine evner. Vær fleksibel, når det er muligt, men sørg for, at dit kundeserviceteam kan håndtere anmodningen.
Customer satisfaction survey illustration
kilde: omniconvert.com Hvilke værktøjer skal bruges til at styre kundernes forventninger? kundeservice formular opfølgende undersøgelse
Husk på, at en virksomheds kundesupportstandarder ofte måles på medarbejdernes adfærd over for kunder. Hvorfor er en professionel tilgang vigtig? Det hjælper dit personale med at opbygge stærke relationer til kunderne. Kundetilfredsheden kan forbedres med et medarbejdertræningsprogram, der fokuserer på kundecentreret kommunikation og adfærd. Hvordan tager man en professionel tilgang? Involver dine medarbejdere i at designe din kundeservicestandardproces og giv dem professionel træning.
Emloyee training illustration
kilde: praveenthakur.com Hvilke værktøjer skal du bruge til at anlægge en professionel tilgang? kundeservicestandarder medarbejderuddannelseskurser
Vedligeholdelse af en periodisk præstationsplan for dit kundesupportteam sikrer opfyldelse af de standarder, du har sat. Hvorfor er en præstationsplan vigtig? Præstationsplaner kommunikerer virksomhedens strategier og mål. De hjælper også med at forbedre medarbejdernes produktivitet og motivation, samt sikrer, at de er fortrolige med virksomhedens mål. Hvordan laver man en præstationsplan? Sæt mål og målsætninger, der er relateret til dit personales arbejdsindsats. Du kan bruge scorekort til at spore deres fremskridt og identificere områder, der kræver forbedring.
Performance improvement plan illustration
kilde: cezannehr.com

Hvilke værktøjer skal bruges til at lave en præstationsplan? Asana scorekort projektstyringssoftware

Det er vigtigt at have en uddannelsesplan for dine servicemedarbejdere for at holde dem ajour med de seneste ændringer. Hvorfor er agentudvikling vigtig? Dine agenter skal kende til den seneste udvikling. Et træningsprogram er afgørende for, at dine agenter kan levere pålidelig og opdateret service. Hvordan kan du styre agentudvikling? Identificer hvilke områder der skal forbedres og lav en træningsplan omkring dem. Du kan også opstille mål og målsætninger, som vil forbedre dine agenters præstationer samt holde dem motiverede.
Training agents illustration
kilde: evolveip.net

Hvilke værktøjer skal bruges til agentudvikling? træningsplan uddannelseskurser for kundesupportagenter

At analysere dine resultater vil hjælpe dig med at se, hvilke kampagner der fungerer godt, hvilke der kunne bruge forbedringer, og hvordan hver marketingkampagne klarer sig. Hvorfor er overvågning og sporing af resultater vigtigt? For at træffe informerede beslutninger er det nødvendigt at finde ud af, hvilke markedsføringsmetoder der er effektive. Hvordan overvåger og sporer man resultater? Sørg for, at al feedback er registreret korrekt (CRM-software er fantastisk til dette), så du kan analysere det senere. Hold øje med dit websteds analyser for at se, hvor mange mennesker der besøger det, og hvilke sider de kigger på. Dette vil hjælpe dig med at forstå, hvilket indhold der er populært, og hvad der skal forbedres. Sammenlign dine resultater med dine konkurrenters – hvad gør de, som du ikke gør? Kundeservicestandarder Tjekliste

Hvilke værktøjer skal bruges til overvågning og sporing af resultater? Nogle af de mest populære værktøjer til overvågning og sporing af resultater er: Google Analytics Customer Relationship Management (CRM) software som HubSpot eller Mailchimp LiveAgent

Sammenfatning af tjeklisten for kundeservicestandarder

  • Opsæt kundeservicepolitik
  • Bibehold transparens
  • Giv en ensartet oplevelse
  • Sørg for nem adgang
  • Tjek reaktionshastigheden
  • Respekter kunderne
  • Vær opmærksom på detaljer
  • Vær lydhør
  • Brug kunstig intelligens
  • Automatiser kundeservice
  • Styre kundernes forventninger
  • Tag en professionel tilgang
  • Lav en præstationsplan
  • Uddanne dine agenter
  • Overvåg og spor resultater

Customer service standards FAQs

What are the 3 important qualities of customer service?

1. Courtesy: being polite and courteous to your customers at all times will help to create a positive image of your business. 2. Efficiency: customer support is often the first impression that people have of your company, so it's important to make sure that it's a good one. Customer satisfaction: provide your customers with a service that they are happy and satisfied with.

What are the different types of customer service?

Self-serve: customers resolve issues themselves. Live: customer service transactions are performed by a live agent. Web-based: customers interact with the company via the website or a chatbot. Community: customer service is delivered through e.g. social media channels.

How can I provide better customer service?

Provide your employees with effective training and support and set high standards for their behavior and interactions with clients. Use performance plans to help motivate your staff and to keep them up-to-date with the latest changes and developments. Improve your agents’ knowledge and skills. Make sure they understand your organization's goals and objectives.

What is the customer service CS formula?

It is a tool that can be used to measure the effectiveness of your customer service department. It consists of three elements: customer satisfaction, customer loyalty, and customer retention.

What are the customer service rules?

They are a set of guidelines to be followed by all employees when providing support to clients. Customer service agents should be polite, helpful, and professional at all times. They should also make every effort to resolve any complaints or queries that customers may have.

What are the benefits of providing good customer service?

Due to lower turnover rates, customer loyalty and retention rates increase, resulting in lower costs.<br /> Gaining a loyal client base that you can utilize later on in many ways. Improved customer satisfaction, which will lead to greater profits for your company. Having excellent customer service will differentiate your company from the competition.

Our website uses cookies. By continuing we assume your permission to deploy cookies as detailed in our privacy and cookies policy.

×
Plan en én-til-én samtale og opdag hvordan LiveAgent kan hjælpe din virksomhed.

Vi er tilgængelige på adskillige datoer

Planlæg en demo