Emailadministrationssoftware

Hvad er et emailadministrationssoftware?

Emailadministrationssoftware er et værktøj, der bruges til at administrere store mængder indgående emails. Softwaren administrerer emails via et supportsystem der skaber en unik identifikator for hver email kendt som et supportsags ID. Softwaren tildeler derefter hver email til en bestemt agent eller afdeling baseret på foruddefinerede automatiserede arbejdsflowregler.

Hvad er forskellen mellem en email-klient / webmail og email-styringssoftware?

Webmail- og email-klienter er mindre avancerede og tilbyder færre nøglefunktioner. webmail and email klienter blev oprettet til personlig brug, mens emailadministrationssoftware blev oprettet til solopreneurs, virksomheder og organisationer, der modtager tusindvis af emails om dagen og har brug for hjælp til at administrere dem.

---

---

Hvor mange emailadresser / email-kontier kan du integrere med et emailadministrationsværktøj?

Avancerede emailadministrationsværktøjer som LiveAgent pålægger ikke nogen begrænsninger for antallet af emailadresser du kan oprette forbindelse til softwaren.

Er det sikkert at bruge emailadministrationsværktøjer?

Formentlig er software til emailadministration ofte mere sikker end traditionel email. Forestil dig dette scenarie:

• Du bruger Gmail eller Outlook for at svare på kunders email.
• Du har flere medarbejdere, der har forskellige arbejdstider.

Naturligvis bliver du nødt til at dele dine email-loginoplysninger med flere personer, hvilket kan være en sikkerhedstrussel – især hvis de bruger offentlige computere eller deler enheder med andre.

Med et emailadministrationssystem har hver medarbejder deres unikke loginoplysninger, så det er langt mere sikkert for dig og hele dit team.

Hvad er fordelene ved at bruge et emailadministrationssoftware?

E-mailadministrationssoftware kan være en fordel for alle, der besvarer masser af kundeservicemails hver dag – uanset virksomhedens størrelse. Uanset om du er et ene mandshold eller en stor virksomhed, er en emailadministrationsløsning et must-have. Mange reporter har bekræftet, at brugen af ​​email-supportsoftware øger produktiviteten, reducerer stressniveauet og i sidste ende sparer tid og penge.

Hvordan kan du drage fordel af emailadministrationssoftware?

Forbedrede responstider via email og øget kundetilfredshed

Det at bruge et emailadministrationssoftware kan forbedre responstider hvilket igen forbedrer kundeoplevelser og kundetilfredshed. Med automatiserede regler for arbejdsgang distribuerer softwaren automatisk indgående mail blandt dine medarbejdere. Væk er dagene med manuelle opgaver og overvågning af email-aktivitet.

Emailadministrationssoftware spilder ikke tid og sikrer, at alle har en klar forståelse af deres ansvar. Som nævnt ovenfor forbedrer dette svartiderne, da det eliminerer forvirring, email-sporing, loitering og manuel opgavestyring. Med emailadministrationssoftware på plads kan alle supportagenter simpelthen logge ind på softwaren og begynde at svare kundeservice email.

Øger produktiviteten og sænker stressniveauer

Skønheden ved et email-styringssystem er, at det kan påtage sig mange opgaver og løse dem alene. F.eks. Kan softwaren bruge automatiserede workflowregler til at løse supportsager, der ikke har modtaget noget svar inden for et bestemt tidsrum. Alternativt kan softwaren sende automatisk email follow-up til kunder, der ikke har reageret på dine beskeder. Dette er bare toppen af ​​isbjerget.

At have denne type software på plads tager ekstra ansvar fra dine skuldre. Det eliminerer gentagne og verdslige opgaver og sænker således stressniveauer og forbedrer produktiviteten. I det væsentlige skaber det den perfekte arbejdsgang.

Spar penge og øg afkasten på dine investeringer

Her er en anden grund til, at du bliver forelsket i emailadministrationssoftware. Det sparer dig penge. Når dine agenter ikke spilder tid på verdslige opgaver, og når deres eneste fokus er på at løse kundeforespørgsler, sparer du penge.

I øvrigt, ifølge Financesonline, for hver $1, du investerer i kundeoplevelse gennem helpdesk og lignende platforme [såsom emailadministrationssoftware], kan du høste et investeringsafkast på $3.

Eliminerer enhed- og kontoovervågning

Hvis du vil tage det et skridt videre, skal du forbinde din emailadministrationssoftware med andre kommunikationskanaler som f.eks live-chat, telefon, eller sociale medier, og forbedre din produktivitet yderligere. Du kan stoppe den endeløse enhed- og kontoovervågning, der er både distraherende og uproduktiv.

At have alle beskeder ét sted – hvad enten det er emails, Instagram kommentarer eller live-chats i realtid, gør det endnu nemmere at maksimere alle de fordele, der følger med emailadministrationssystemet.

Hvilke features burde emailadministrationssoftwaren have?

En delt universel inboks

En delt universel inboks er stjernefunktionen i emailadministrationssoftware. Teamindbakken kan effektivisere alle meddelelser fra flere emailadresser, sociale mediekonti, webchats og endda telefoner.

Hvis du aldrig har arbejdet med en samarbejdsplatform som den universelle indbakke, kan det være svært at forestille sig, men ærligt talt er det den bedste funktion, der forbedrer din kundes og agentens oplevelser drastisk. Kirsebæret på toppen er, at alle dine agenter har deres unikke login til systemet, så de kan arbejde på separate problemer på samme tid.

Lær mere om den delte mailboks.

Afdelinger og ansvar (overførsler)

De to andre stjernefunktioner i emailadministrationssoftware er afdelinger og ansvar. Ved at oprette forskellige afdelinger til din marketing, it-support eller salgsteams kan du organisere din indbakke endnu bedre. Filtrering bliver lettere, og tildeling af ansvar via automatiseringsregler vil være nemt.

Som et eksempel kan du oprette en automatiseret arbejdsgangsregel, der automatisk dirigerer alle emails, der indeholder ordene “nulstilling” og “adgangskode” til IT-afdelingen eller endda en dedikeret IT support repræsentativ.

Lær mere om afdelinger eller ansvar.

Workflow-styring og automatiseringsregler for email

Vi har kort berørt beføjelserne ved automatisering af emailmarkedsføring. Der er utallige ting, du kan gøre med emailadministrationssoftwaren – fra automatisk at tilføje tags til emails, tildele emails til afdelinger og agenter eller til email-planlægning, der automatisk sender formateret follow-up emails efter en vis periode er gået siden jeres sidste kontakt.

Lær mere om regler.

Robust analyse redskaber og rapportering features

Med traditionel email er det svært at afgøre, hvor godt du arbejder med hensyn til ydeevne og kvalitet. Opfylder du branchens benchmarks, som for eksempel den gennemsnitlige email-svarprocent? Er din kundetilfredshed tilfredstillende?

Interessant nok, ifølge en undersøgelse af Bain & Company, 80% af administrerende direktører mener, at deres virksomhed leverer overlegen kundeservice. Imidlertid er kun 8% af deres kunder enige.

Med emailadministrationssoftwarens analyse og rapportering features, vil du kunne udpege de områder der har brug for en opgradering, takket være realdata indsigter.

Lær mere om analysers og rapporteringer.

Team samarbejdsfunktioner og kollisionsdetektering

Nogle web-mails (primært Gmail) tilbyder en indbygget chat-tjeneste. De fleste mailklienter / webmails gør det dog ikke, hvilket gør dem utilstrækkelige, når det kommer til samarbejde. Efter vores mening er brug af eksterne chatværktøjer kontraproduktivt, da det at skifte mellem værktøjer kan få dig til at miste din tankegang og spilde din dyrebare tid.

Emailadministrationssoftwarere som LiveAgents tilbyder indbyggede interne chat- og opkaldsmuligheder, hvilket gør det meget nemt, at komme i kontakt med dine kolleger, når du føler du sidder fast i en opgave.

Desuden LiveAgnet værktøjer til påvisning af agentkollision. Disse funktioner sikrer, at ingen email besvares to gange. De advarer hver agent, der ser en email der arbejdes på, og sikrer, at der ikke er dobbeltarbejde eller utilsigtet sletning af arbejde.

Lær mere om agent kollision afsløring, interne chats, eller interne opkald.

Brugerdefineret email skabeloner

En anden funktion, der mangler i arsenalet med traditionelle email-klienter / webmail, er tilpasselige email-skabeloner, der kan bruges til at sende marketing-emails såsom nyhedsbreve, kundeservicemails som email med nulstilling af adgangskode eller transaktionsmails, der bekræfter en ordre. Selvfølgelig er brugerdefinerede email skabelonerne tilgængelige på LiveAgents emailadministrationsplatform.

Lær mere om email skabeloner.

CRM and brugerdefinerede CRM felter

For at gøre det endnu bedre har emailadministrationssoftwaren gode CRM-funktioner (Customer Relationship Management). Bortset fra en indbygget CRM, der altid er ved hånden, kan du registrere brugerdefinerede oplysninger om dine kunder, der kan hjælpe dig med at give mere kyndig og personlig kundeservice.

Lær mere om CRM.

Adskillige supportsager/emailfaner

Bange for at gå glip af flere email-faner? Det skal du ikke være. Emailadministrationssoftwaren tilbyder også denne funktion. Det giver dig mulighed for at besvare flere e-mails på én gang ved blot at skifte mellem email-faner. Denne funktion er især nyttig brugt i forbindelse med automatiserede svar / foruddefinerede svar.

Lær mere om adskillige supportsager faner.

Email tags

En anden funktion, som traditionelle email-klienter mangler, men er fremtrædende i email-administrationssoftwaren er tags. Tags bruges til at lave filtrering, organisering og visning af en emails indhold på et øjeblik.

Lær mere om tags.

Joblister og SLA overvågning features

Avanceret software til emailadministration indeholder funktioner, der fungerer som joblister og underretter agenter om højt prioriterede / kritiske emails, der skal løses. Generelt har emails (supportsager), der vises i joblisten, været ubesvaret i lang tid eller er bundet til SLAs (service level agreements).

Lær mere om At Løse Knappen.

Private noter

Private noter i emailadministrationssoftware giver dig mulighed for at afsløre ekstra information om en given email-, kunde- eller opløsningsproces. Dine kolleger kan til enhver tid se disse noter, når de løser en bestemt mail / forespørgsel. Hvis du vil, kan du også bruge private noter som påmindelser.

Lær mere om noter.

Automatiserede svar og forudbestemte svar

Automatiserede svar er en anden god funktion, der er en del af emailadministrationssoftwaren. De giver dig mulighed for at oprette foruddefinerede svar på dine kunders hyppigst stillede spørgsmål. Når du modtager en email, der kræver et generisk svar på et sådant spørgsmål, kan du spare dig tid ved blot at klikke på automatisk svar knappen og vælge det svar du vil.

Lær mere om automatiserede svar.

Supportsag opdeling/fletning

Emailadministrationsværktøjer som LiveAgent tilbyder opdeling og fletninger af supportsager. Funktionen er unik og kan forbedre løsningstider og agents effektivitet. For eksempel, hvis en indgående email rejser flere problemer og skal løses af flere afdelinger (såsom salg og IT), kan mailen deles i to for at sikre hurtigere problemløsning.

Alternativt, hvis en klient sender dig flere emails om det samme problem, kan emails flettes til en enkelt email-tråd.

Lær mere om opdeling af supportsager og fletning af supportsager.

Tredjepartsintegrationer

De fleste emailadministrationssoftwarere tilbyder tredjepartsintegrationer for at sikre den perfekte arbejdsgang. Integrationer kan foretages med betalingsprocessorer, kundeforholdsstyringssystemer, apps til sociale medier og mere.

At have disse integrationer på plads sikrer, at agenter ikke behøver at logge på tredjepartsapps og indtaste data i to systemer.

Se alle integrationer.

Intern vidensbase og ubegrænset lagerplads

Begrænset email-lagerplads er noget, som vi alle kæmper med dagligt, ikke? Ikke hvis du bruger emailadministrationssoftware! Værktøjer som LiveAgent tilbyder ubegrænset email-historik. Du behøver ikke at slette nogen emails, hvis du ikke vil, og der vil ikke være nogen pålagte begrænsninger for dokumentlagring. Du kan gemme et ubegrænset antal interne dokumenter, vejledninger og bedste praksis i selve softwaren.

Lær mere om intern vidensbase styring.

Hvordan man finder det rigtige emailadministrationssoftware

Overbevist om, at emailadministrationssoftware er den rigtige løsning for dig og din virksomhed? Fantastisk, læs videre for at finde ud af, hvordan du vælger det rigtige emailadministrationsværktøj.

Skriv dine krav ned og lav noget research

Det første skridt i retning af at finde deny rigtige email-tracking software er at nedskrive dine krav og overveje dit budget, eftersom hver email-tjenesteudbyder tilbyder en række forskellige funktioner. Vil du have et værktøj, der bruges til at administrere emails? Vil du have et værktøj, der også kan dirigere andre mails ind i din inboks? Hvilke yderligere funktioner har du brug for? Er det en skalerbar email-tjeneste?

Når du først har fået en liste over dine krav, er det tid til at undersøge hvad du kan få. Vi anbefaler at se på hver tjenesteudbyder:

• Produktanmeldelsesportaler (f.eks G2, Capterra, SoftwareAdvice, TrustRadius, GetApp)
• YouTube anmeldselser

https://youtu.be/4Flngmwnsuk

• Sociale medier
• Web-side
• Sammenligningsartikler

Når du har undersøgt hver enkelt software og ved, hvilke du vil teste, er det tid til at oprette en gratis prøveperiode/a>.

Opret kontoer med gratis prøveperioder og prøv featuresne

Når du har valgt dine bedste valg, er det tid til at oprette en gratis prøveperiode. Vi anbefaler, at du tester alle nøgle funktionerne og blive så fortrolig med dem som muligt. Forsøge at:

• Forbind flere email-adresser med din teamindbakke
• Opsæt integration
• Inviter agenter / email-brugere til din software
• Opret afdelinger til dine IT, marketing og salgshold
• Opsæt automatiserede regler for at matche det perfekte workflow
• Opsæt email skabeloner til kritiske emails.

Når du tester alt, skal du notere, hvad du kan lide, og hvad du ikke kan lide. Du kan hurtigt se, hvilken email-platform der passer bedst til dine behov. Hvis din gratis prøveperiode udløber for tidligt, og du vil have mere tid til at teste alle funktionerne, tøv ikke med at kontakte kundesupport.

De fleste email-administrationssoftwareleverandører vil med glæde forlænge din prøveperiode med et par uger.

Happy customers are the best customers

Vi tilbyder migrationsservice fra alle de mest populære helpdesk-softwares

View more

Book en demo eller snak med en salgsassistent

Hvis du ikke kan beslutte dig mellem to email-administrationssoftware, book en demo og snak med et salgshold. Præsenter en liste over, hvad du gerne vil opnå, stil spørgsmål og noter den service, du modtager.

Generelt er en salgsassistents opførsel en god indikator for, hvordan du bliver behandlet af sælgerens kundeserviceteam, når du er en betalende kunde. Hvis du har lyst til, at de er vidende om produktet og klar til at hjælpe til enhver tid, kan du være sikker på, at du tager en god beslutning.

Men hvis du har lyst til, at de ikke kan besvare dine spørgsmål og ikke er virkelig interesserede i din succes, skal du vælge en anden emailadministrationssoftware.

Hvad er en god pris for en emailadministrationssoftware?

Dette er et svært spørgsmål at besvare. De fleste emailadministrationssoftware er abonnementsbaseret, så du kan forvente at betale i månedlige rater. Alle emailadministrationssoftware er dog forskellige i, hvad den tilbyder med hensyn til funktioner, integrationer og agentpladser.

Kigger man på tillidsfulde software anmeldelsessider, kan vi sige, at prisen ligger mellem $15 – $39 per agent om måneden.

Hvis denne pris er for høj til dig, kan du overveje gratis emailadministrationsværktøjer.

Hvad er et godt og gratis emailadministrationsværktøj?

Selvom gratis emailadministrationsværktøjer er udbredte, er de mere begrænsede med hensyn til funktioner.

Ikke for at trutte i vores eget horn, men LiveAgent tilbyder en ret god gratis emailadministrationsplan, der stadig tilbyder et stort arsenal af gratis funktioner. For eksempel tilbyder LiveAgent gratis:

• 1 email-adresse integration
• Normal rapportering
• Vidensbase styring
• En 7-dages supportsags historik
• Én chat knap og ét telefonnummer integration
• Email opdeling/fletning
• Brugerdefineret CRM supportfelter
• Joblister
• Tags
• Private noter
• Email tranfer
• Adskillige emailfaner
• 24/7 kundesupport

https://www.youtube.com/watch?v=3zYfDwqNj0U&ab_channel=LiveAgent

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “What is email management software?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Email management software is a tool that’s used to manage large volumes of inbound emails. The software manages emails through a ticketing system that creates a unique identifier for each email known as a ticket ID. The software then assigns each email to a specific agent or department based on predefined workflow rules.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “What’s the difference between an email client/webmail and email management software?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Webmail and email clients are less advanced and offer fewer features. At their core, webmail and email clients were created for personal use, while email management software was created for solopreneurs, businesses, and organizations that receive large volumes of email and need help managing them.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Who can benefit from using email management software?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Email management software can be a benefit to anyone who answers tons of emails every day. Whether you’re a one-man team or a large business, an email management solution is a must-have. Plenty of reports have confirmed that utilizing email support software increases productivity, decreases stress levels, and ultimately saves time and money.” } }] }