Automatiseret kundeservice

Hvad er automatiseret kundeservice?

Automatiseret kundeservice er en proces, der giver dig mulighed for at hjælpe uden deltagelse af en agent. Hvad betyder det? Altså, specifikke handlinger inden for kundesupport er automatiseret. For eksempel kan du nemt spare agenters og kunders tid ved at oprette automatiske e-mails til registrering eller glemt adgangskode, og endda implementere automatiseret billetdistribution for at strømline supportprocessen. Call centre bruger også ofte funktioner som et ACD system for automatisk at tildele indgående opkald til agenter baseret på forudfastsatte regler. Derudover kan dit kundesupportteam ved at automatisere sådanne gentagne opgaver prioritere andre kundeforespørgsler.

Det er dog nødvendigt at nævne, at ikke al automatisering er gavnlig. For meget automatisering kan have den modsatte effekt. Der skal være et element af menneskelig interaktion for at gøre kunderne glade. Sørg derfor for kun at optimere/automatisere de gentagne processer. Vi har lavet en liste over 4 skudsikre måder at forbedre kundeserviceinteraktioner og kundeserviceoplevelser på ved at bruge et automatiseringsværktøj.

Hvad er fordelene ved automatiseret kundeservice?

fordelene ved automatisering af kundeservice omfatter;

• Hurtigere responstid
• Kundetilfredshed
• Organiseret arbejdsgang
• Kundefastholdelse
• Øget salg/omsætning

Hvordan kan kundeservice automatiseres?

For at automatisere nogle kedelige kundeserviceprocesser skal du have værktøjerne til at gøre det. Help desk software er et funktionsrigt automatiseringsværktøj, der sætter dig i stand til at håndtere kundeforespørgsler fra én grænseflade. Hvad betyder det? Kundeservicesoftwaren samler alle kundehenvendelser fra flere kommunikationskanaler, så dine agenter effektivt kan håndtere kundeserviceproblemer fra ét sted. Desuden giver funktionerne dig mulighed for at automatisere nogle gentagne processer. Se nogle måder automatiseret support kan strømline dit teams drift på.

5 måder at automatisere dine supportprocesser på

Dåsebeskeder

Den første måde at automatisere dine kunderepræsentanters processer på er ved at oprette dåsesvar, eller med andre ord, foruddefinerede svar. Et dåsesvar er en funktion i helpdesk-softwaren, som giver dig mulighed for allerede at have forberedte svar.

For eksempel, hvis du er en e-handelsbutik, modtager du sandsynligvis mange kundeforespørgsler om ordrer, refusioner osv. Derfor kan du oprette en dåsebesked om refusion. Som et resultat kan du hurtigt og professionelt give de nødvendige detaljer.

Det er dog ikke optimalt at sende disse dåsebeskeder hele tiden. Vores råd er at bruge dåsebeskeder, men at tilføje en sidste detalje for at personliggøre kundeoplevelsen. For eksempel kan du tilføje deres navn eller ordreoplysninger osv.

Email skabeloner

Kundeservicesoftware tilbyder sin klient forudkonfigurerede e-mailskabeloner. Hvad betyder det? Din kundeservicemedarbejder kan oprette e-mails, som helpdesk-softwaren automatisk sender efter specifikke handlinger. Du kan f.eks. oprette en takke-e-mail, efter at kunden kontakter din support uden for åbningstiderne. Derudover kan du automatisere supportprocesser såsom en glemt adgangskode e-mail eller/og en registrerings-e-mail, så dine kundeservicemedarbejdere ikke skal håndtere disse tilbagevendende mekaniske forespørgsler. Samlet set forbedrer e-mailskabeloner kommunikationen med en kunde, fordi klienten ikke behøver at kontakte agenter for bekræftelse.

Organisering af kundekø

Organiseringen af ​​din kundesupportkø er nøglen til effektiv assistance. Hvis du mangler en struktur, vil dine ventetider være lange, hvilket resulterer i frustrerede kunder og agenter.

Lad os se på et eksempel;

Kunden vente i kø i godt 20 minutter. Så, når kunden forbinder får fat i en virksomhedsmedarbejder, finder han ud af, at han skal vente på en agent længere endnu eller blive stillet om. Situationen kan være frustrerende og kan hurtigt eskalere.

For at forhindre dette, kan du automatisere support-køprocesser i dit kontaktcenter. For eksempel tilbyder en helpdesk-løsning kontaktformularer eller IVR for at undgå disse situationer. Disse funktioner gør det muligt for kunden at vælge afdelingen på forhånd. Derfor eliminerer du unødvendig ventetid.

Vidensbase artikler

En kundeportal er en selvbetjeningsmulighed, hvor den besøgende på webstedet kan finde de nødvendige oplysninger uden at vente på kundeserviceagenten. For eksempel kan klienten deltage i et kundeforum for at få den nødvendige hjælp fra andre brugere, eller på den anden side kan de tjekke virksomhedens vidensbaseartikler. En vidensbase-artikel kan være en guide, video eller blot almindelig produkt-/tjenesteinformation.

Arbejdsgangs automatisering

En ordentlig help desk software gør dig i stand til at automatisere nødvendige arbejdsgange for kundeservice for at opnå den bedst mulige teamproduktivitet. Funktioner såsom reglerne og massehandlingerne hjælper dig med at automatisere opgaver, som dine agenter ellers skulle udføre manuelt. Når du sætter en regel, indstiller du udløsere, betingelser og til sidst handlingerne. Masseaktioner er faktisk en del af Regler. Når du har fastsat din regel, udfører systemet automatisk handlingerne, når betingelserne er opfyldt.

De regler, du fastsætter, afhænger helt af din virksomheds/kundeservicemål og -behov. Nogle populære regler er dog; overførsel af billetter til forskellige afdelinger, tilføjelse af tags – såsom HASTER, eller markering af billetter som SPAM efter et bestemt tidspunkt.

Hvis du gerne vil lære om alle udløsere, betingelser & handlinger, se vores dybdegående vidensbaseartikel, der forklarer alle mulige automatiseringsmuligheder.

Kender du ikke LiveAgent?

Er du parat til at automatisere nogle af dine interne processer? LiveAgent er en kundeserviceplatform, der giver dig mulighed for at implementere alle disse automatiseringsmetoder og mere.

Vent ikke på, at dine konkurrenter forbedrer sig. Vær i stedet den, der skaber en forandring og bliv nummer ét i din branche.

Find ud af mere

Hvis du gerne vil finde ud af mere, så tjek vores omfattende automatiseringsartikler nedenfor.

Relaterede artikler

Sådan opretter du tidsregler i LiveAgent

LiveAgent præsenterer deres priser, certifikater og partnerskaber. Deres gratis helpdesk-software dækker vigtige supportkanaler og billetfunktioner. De tilbyder også support til sociale medier og live chat software som Podium og Zendesk. Zoho Desk er bedst for større virksomheder med chat-widgets.

Kundeservicesprog – 7 sætninger, du skal undgå at bruge i kundeservice

Undgå at bruge 7 sætninger i kundeservice, der kan skade kundeoplevelsen. Invester i medarbejderuddannelse for bedre kommunikation. Start en gratis konto med LiveAgent.

Bedste kundeservice

Sørg for, at dit team har viden om produkter og tjenester, lyt til kundernes mening, og svar hurtigt for at forbedre kundeoplevelsen og opbygge relationer. Kundeservicesoftware som LiveAgent kan også hjælpe med at forbedre kundeserviceaktiviteter og øge tilfredsheden. Mærker som Google, Chick-fil-A, IKEA og Amazon er gode eksempler på virksomheder med fremragende kundeservice.

Servicedesk-software for en bedre kundeoplevelse

Servicedesk-software som LiveAgent integrerer helpdesk, live chat, call center og sociale medie platforme for at forbedre kundeinteraktion og administration.