Tendensen med fjernarbejde bliver stadig mere og mere populært, efterhånden som flere virksomheder tager det i brug. Hvis du er en af disse arbejdsgivere med et eksternt team, er det vigtigt med en gnidningsløs drift.
Denne tjekliste skitserer vigtige trin for at administrere dit fjernteam, så din virksomhed kan trives.
Det er en guide til arbejdsgivere, der hjælper dem med at styre deres teams eksternt. Dette omfatter opsætning af de rigtige værktøjer og procedurer samt oprettelse af en kommunikationsplan.
Der er mange fordele ved at arbejde eksternt, men det kan være udfordrende at styre et team uden direkte face to face-kontakt. Denne tjekliste hjælper med at sikre, at dit team holder kursen og produktivt, mens de er væk fra kontoret. Medarbejderen og arbejdsgiveren vil nyde godt af det, da det vil etablere nogle grundregler for kommunikation.
Vores tjekliste for fjernarbejde er praktisk til:
Angiv tydeligt den tid, hvor dine medarbejdere forventes at arbejde.
Medarbejdere såvel som arbejdsgivere bør være opmærksomme på det. Hvis folk ikke er opmærksomme på deres arbejdstid, kan det føre til problemer med produktivitet og effektivitet.
<h3Hvordan angiver du din åbningstider?Spørg medarbejderne, hvad der er det mest praktiske tidspunkt for dem at udføre deres arbejde. Beslut, hvad der er bedst for dit team, hvad enten det er præcise arbejdstider eller fleksible tidsplaner.
Tidsstyringsværktøjer som Trello eller Toggl osv.
Sørg for, at dine medarbejdere forstår deres ansvar. Sørg for, at du ikke mikroforvalter, da dette kun vil føre til frustration og lavere produktivitet.
Jo mere tydeligt alle forstår deres pligter og forventninger, jo mere produktiv vil arbejdspladsen være. Arbejdsgivere vil være i stand til at holde arbejderne ansvarlige for deres handlinger, mens medarbejderne vil føle, at de har en stemme.
Forbered jobbeskrivelser, der beskriver ansvarsområderne for hver stilling, og sørg for at opdatere disse efter behov. Informer dit personale, hvis der opstår potentielle ændringer.
Samarbejdsværktøjer som Trello, Asana eller Basecamp skaber specifikke opgaver for medarbejderne og sporer deres fremskridt.
Etabler klar politik for fjernarbejde, der omhandler helligdage, pauser, ferier og sygedage.
Arbejdsgivere skal håndtere fravær, for at arbejdet kan fortsætte, mens medarbejderne skal vide, hvad der er acceptabelt mht. at holde fri.
Det er bedst at tillade mindst et par fridage, nogle betalte og andre ulønnede afhængigt af den specifikke politik for hver enkelt medarbejder. Nogle arbejdsgivere tillader endda ubegrænset ferietid, men det kræver normalt tillid fra begge parter og forpligtelse til at arbejde ansvarligt uden tilsyn. Bed personalet om at anmode om deres fridage så langt i forvejen som muligt.
Brug Google Docs eller Sheets til at oprette en fil, hvor alle kan anmode om fridage, tilføje noter og se eventuelle ændringer i realtid.
Planlæg hvor ofte, hvor og hvornår møder skal afholdes.
Du bør oprette et regelmæssigt møde for teamopdateringer. For eksempel hver fredag morgen eller onsdag eftermiddag. Du kan også arrangere ad hoc-møder, når noget skal drøftes med det samme.
Slack, LiveWebinar, Zoom, eller Google Hangouts er alle gode videokommunikationsværktøjer.
Kommunikation er nøglen til ethvert fjernt-team. Etabler kommunikationsretningslinjerne, og sørg for, at alle følger dem.
Det kan hurtigt blive kaotisk, hvis du ikke har en kommunikationsplan på plads. For at holde alle opdateret er det nødvendigt at etablere en måde, hvorpå folk kan kommunikere effektivt og hurtigt.
Det er vigtigt at have en måde at spore projekternes fremskridt, så du kan afgøre, om nogen halter bagud. Desuden er det nyttigt at se, hvad teamet laver fra dag til dag.
For at strømline kommunikationen med kunderne skal du bruge billetsoftware, såsom LiveAgent. Dine e-mails, chats, opkald, omtaler på sociale medier og beskeder fra andre kanaler vil alle ende i én universal indbakke. Dette gør kommunikationen lettere og resulterer i højere kundetilfredshedsniveauer.
Hvilke værktøjer skal man bruge til at strømline kommunikation?
For at alle kan være på samme side og bevæge sig i samme retning, har hvert team brug for et sæt fælles værdier og mål.
Virksomhedens retningslinjer vil hjælpe med at tiltrække fremtidige medarbejdere, men de er også essentielle for medarbejderfastholdelse. Medarbejdere, der føler, at de er en del af et team, og hvis værdier stemmer overens med organisationens, er mere tilbøjelige til at blive i virksomheden.
Opret en liste over kerneværdier, og sørg for, at alle forstår dem. Desuden kan en virksomhedshåndbog skitsere virksomhedens forventninger og politikker.
Du kan oprette et Google Docs-dokument eller lave en kort video/præsentation om din virksomheds kerneværdier.
Bekræft, at dine medarbejdere har produktive arbejdsmiljøer, før de begynder på fjernarbejde.
Ikke alle har ideelle betingelser for at arbejde hjemmefra. Hvis du vil have, at dit personale skal fokusere på deres arbejde, skal de have de ressourcer og værktøjer, de har brug for.
Hvis det er muligt, så lej en fysisk arbejdsplads i deres område (f.eks. et coworking-rum). Hvis ikke, så prøv at give dem bedre arbejdsforhold derhjemme ved at levere noget udstyr (stole, skriveborde osv.).
For at finde ud af, om nogen mangler et passende fjernmiljø, kan du undersøge dem via Google Forms.
Når dit team begynder på fjernarbejde, er det vigtigt at have en plan for onboarding af nye medarbejdere.
Hvis du ikke har en onboarding-plan, kan det være udfordrende at få nye medarbejdere i gang.
Planlæg videomøder og træningssessioner, så dine medarbejdere hurtigt bliver fortrolige med det nye system. Lav håndbøger, som hver medarbejder kan læse, så de kan sætte sig ind i virksomhedens retningslinjer.
Du kan bruge LiveWebinar til online træningssessioner. Opret håndbøger i Google Docs/Sheets.
For at være produktive har fjernmedarbejdere brug for passende værktøjer, såsom en computer med alle de programmer, de har brug for installeret.
Hvis dine fjernmedarbejdere ikke har de rigtige personlige enheder eller værktøjer, vil det være svært for dem at fuldføre deres arbejde.
Udstyr dine medarbejdere med de rigtige værktøjer og enheder.
Du kan oprette en liste over krav til fjernarbejde på Google Docs/Sheets. Overvej at investere i teknologi som cloud storage (f.eks. Dropbox) og fildeling (Google Drive).
En pålidelig internetforbindelse er et must for fjernmedarbejdere.
Hvis en medarbejders internet holder op med at fungere i blot et par minutter, kan det få betydelige konsekvenser. Tjek, at de ikke oplever forbindelsesproblemer, når de arbejder eksternt.
Tjek jævnligt alles internethastigheder. Hvis der er problemer, skal du kontakte tjenesteudbyderen og få dem løst så hurtigt som muligt.
Pingdom giver dig mulighed for at overvåge status af en internetforbindelse fra hvor som helst i verden.
Sørg for, at dine medarbejdere har adgang til teknisk support, hvis noget ikke fungerer korrekt.
Hvis dine fjernmedarbejdere ikke har adgang til teknisk support, kan de blive frustrerede og se det som en hæmsko, der forhindrer dem i at udføre deres arbejde.
Giv dine medarbejdere en liste over supportkontakter, herunder en e-mailadresse og telefonnummer osv.
Du kan oprette et dokument (f.eks. i Google Docs), der beskriver den tekniske supportproces og give alle i dit team adgang til det. Overvej at investere i software, der giver dine medarbejdere adgang til support 24 timer i døgnet.
Dine fjernmedarbejdere skal forstå, hvad deres sikkerhedsforpligtelser er.
Sikkerheden for dine medarbejdere bør altid være en topprioritet. Dit personale skal være opmærksomme på farerne ved at arbejde hjemmefra og forstå virksomhedens sikkerhedspolitikker.
Forklar tydeligt, hvad der skal være omfattet fra deres side, og hvilke sikkerhedselementer de skal fokusere på.
Geofencing giver dig mulighed for at spore placeringen af en medarbejders enhed og sætte grænser, som de ikke kan krydse. Ikke desto mindre er dette trin kun vigtigt, hvis din virksomhed har virkelig følsomme data, ellers skal du bare stole på dit personale – det lønner sig.
Oprethold regelmæssige opdateringer til dit teams apps og enheder.
Hvis dine eksterne medarbejdere ikke opdaterer deres enheder, kan de blive sårbare over for cyberangreb. Bekræft, at alle holder trit med regelmæssige opdateringer og ikke forsømmer dem.
Opret et dokument, der indeholder en liste over nødvendige opdateringer, så alle har adgang til disse oplysninger.
Du bør overveje at investere i værktøjer som Microsoft AutoUpdate (til Windows) eller Mac OS X Update (til Apple-enheder), som giver dig mulighed for at opdatere alle dine medarbejderes software automatisk.
Du skal identificere områder, hvor dine medarbejdere har størst sandsynlighed for at støde på sikkerhedsproblemer.
Hvis du ved, hvor farerne ligger, kan du træffe de nødvendige foranstaltninger for at hjælpe med at afbøde dem. Identificer alle potentielle trusler, før de bliver et problem.
Overvej at oprette et sikkerhedsrisikokort, der skitserer de områder, hvor dine medarbejdere kan risikere farer.
Der er forskellige værktøjer, der identificerer sikkerhedsrisikoområder, herunder Geofencing, software til overvågning af sociale medier (som Mediatoolkit) og Google Alerts.
Hvis noget går galt, skal du sørge for en nødplan og gøre dit arbejdsområde mere sikkert.
I tilfælde af en nødsituation kan dine fjernmedarbejdere gå i panik og gøre tingene værre. En nødplan kan forhindre det i at ske.
Opret et dokument med en opgaveliste, der skitserer nødplanen trin-for-trin.
Dem, dine medarbejdere bruger oftest, vil være dem, de er mest fortrolige med, og som sandsynligvis kan håndtere hurtigst.
Et af de største problemer med fjernarbejde er manglende evne til at kommunikere direkte med folk. Da fjernarbejdere måske tilbringer det meste af deres tid inden for fire vægge, er deres mentale sundhed afgørende.
Hvis en medarbejder begynder at kæmpe med deres mentale helbred, kan det have en massiv indvirkning på virksomhedens effektivitet.
Uanset om det har med arbejdet at gøre eller ej, så sørg for, at alle har adgang til hjælp, hvis de har brug for det.
Du kan foretage en anonym undersøgelse via Google Forms eller SurveyNuts.
Opfordre dine medarbejdere til at have afslappede chats med deres kolleger, selv til ikke-arbejdsrelaterede formål. Dette vil hjælpe dem til at føle sig mere forbundet med teamet og forhindre isolationsfølelser.
Hvis dine medarbejdere begynder at føle, at de har et isoleret liv, kan det være svært for dem at koncentrere sig og udføre deres arbejde.
Vær opmærksom på enhver mulighed for “fjernmøder”, ikke kun dem om arbejde, men også for at fejre medarbejdernes fødselsdage, for eksempel.
Hvert webinar og meddelelsesværktøj (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout osv.) vil fungere her.
Det er meget mere udfordrende at lære en ny færdighed, når du arbejder på afstand, end det er på et kontor. Giv dine medarbejdere alternative muligheder og incitamenter til at lære nye færdigheder, muligheder for at forbedre sig selv. Giv dem adgang til teknologi, der vil hjælpe dem med at gøre alle disse ting.
Hvis du lader dine medarbejdere udvikle sig, hjælper det dem til at se deres arbejde som en karriere, ikke blot et andet job. Tilskynd dem til at deltage i webinarer eller tage kurser relateret til deres professionelle interesser.
Overvej at tilbyde forskellige typer træning, såsom undervisningsvideoer, webinarer eller e-bøger. Du kan også støtte dine medarbejdere til at gennemføre kurser i deres eget tempo.
Du kan bruge videokonferencesoftware som Skype eller Zoom til at gennemføre livetræning eller platforme som Lynda.com og Coursera til at tilbyde onlinekurser.
Det grundlæggende:
Tekniske aspekter:
Sikkerhed:
Mental sundhed:
One popular method is to create an online portal with all the information that a new employee will need, such as policies, procedures, contact info, and training materials. Another standard method is to assign a mentor who can help adapt the new employee to the company culture and answer any questions. Other methods include video chats, conference calls, and on-the-job training. Decide which method is most suitable for your business.
A successful onboarding experience for remote employees should include: building relationships with other workers, learning how to work outside the office, understanding company policies, procedures and company's culture as well as getting plugged into internal communication channels. Give people time and support to become acclimatized before they are thrown into 'high-stakes' situations.
Yes, they do in most cases. In fact, remote employees tend to be more productive and have less stress than their in-office counterparts. They feel comfortable working in their home environments and aren’t distracted by office politics, drama, or water cooler chats.
We covered a remote work checklist above, but many of its steps can function as a stand-alone remote employee onboarding checklist too.
Evaluate the specific skills and temperament of the individual to determine an appropriate onboarding strategy. This might include formal training sessions, skills auditing, or mentoring from a more experienced colleague. Some remote employees who have their own technical abilities may prefer to manage dependencies themselves, while others will require help setting up the necessary software. As such, you should consider what level of self-sufficiency you expect from a new hire before deciding on a strategy for how they will be onboarded.
Generally, the onboarding process for a new remote employee involves reviewing their job duties and expectations, making sure they have the necessary tools, explaining the company policies and procedures, and introducing them to the rest of the team. Finally, help them get started on their first project.
It all depends on the policies, management philosophy, and how much autonomy a company wishes to grant its employees. Generally speaking, three different organizational structures can be applied when managing a team of virtual workers: completely distributed teams with flexible work hours, partially distributed teams with set hours, and fully centralized teams with employees working from a designated office. Each of these structures has its benefits and drawbacks, so it's essential to evaluate what will work best for your specific company.
Vi sætter pris på din seneste tilmelding til LiveAgent.
En meddelelse sendes til din email-adresse, der indeholder loginoplysninger, lige efter din konto er installeret.
Hvis du venter et stykke tid, efter installationen er afsluttet, kan du få adgang til din konto direkte herfra.
Efter processen er overstået, vil vi sende dig dine loginoplysninger til din mailboks.
Our website uses cookies. By continuing we assume your permission to deploy cookies as detailed in our privacy and cookies policy.
Vi er tilgængelige på adskillige datoer