Prøveperiode
woman working remotely from couch

Fjernarbejde Tjekliste

Tendensen med fjernarbejde bliver stadig mere og mere populært, efterhånden som flere virksomheder tager det i brug. Hvis du er en af ​​disse arbejdsgivere med et eksternt team, er det vigtigt med en gnidningsløs drift.

Denne tjekliste skitserer vigtige trin for at administrere dit fjernteam, så din virksomhed kan trives.

Hvad er en tjekliste for fjernarbejde?

Det er en guide til arbejdsgivere, der hjælper dem med at styre deres teams eksternt. Dette omfatter opsætning af de rigtige værktøjer og procedurer samt oprettelse af en kommunikationsplan.

Vigtigheden af ​​en tjekliste for fjernarbejde

Der er mange fordele ved at arbejde eksternt, men det kan være udfordrende at styre et team uden direkte face to face-kontakt. Denne tjekliste hjælper med at sikre, at dit team holder kursen og produktivt, mens de er væk fra kontoret. Medarbejderen og arbejdsgiveren vil nyde godt af det, da det vil etablere nogle grundregler for kommunikation.

Hvem kan drage fordel af vores tjekliste for fjernarbejde?

Vores tjekliste for fjernarbejde er praktisk til:

  • Virksomhedsejere: Det identificerer, om deres virksomhed er klar til at ansætte og administrere fjernmedarbejdere. På den måde er de forberedt på de udfordringer, der kan opstå.
  • HR-afdelinger: det vil hjælpe dem med at identificere og behandle potentielle problemer mht. ansættelse af nye medarbejdere.
  • Fjernarbejdere: De kan tjekke, hvilke områder der skal behandles af deres arbejdsgiver.
  • Ikke-fritagne medarbejdere: for at afgøre, om fjernarbejde er det rigtige for dem.

Udforsk tjeklisten for fjernarbejde

Det grundlæggende

Fjernarbejde Tjekliste

Angiv tydeligt den tid, hvor dine medarbejdere forventes at arbejde.

Hvorfor er det vigtigt at angive din arbejdstid?

Medarbejdere såvel som arbejdsgivere bør være opmærksomme på det. Hvis folk ikke er opmærksomme på deres arbejdstid, kan det føre til problemer med produktivitet og effektivitet.

Fjernarbejde Tjekliste
Indstilling af åbningstider i LiveAgent
<h3Hvordan angiver du din åbningstider?

Spørg medarbejderne, hvad der er det mest praktiske tidspunkt for dem at udføre deres arbejde. Beslut, hvad der er bedst for dit team, hvad enten det er præcise arbejdstider eller fleksible tidsplaner.

Hvilke værktøjer hjælper med at angive dine åbningstider?

Tidsstyringsværktøjer som Trello eller Toggl osv.

Sørg for, at dine medarbejdere forstår deres ansvar. Sørg for, at du ikke mikroforvalter, da dette kun vil føre til frustration og lavere produktivitet.

Hvorfor er det vigtigt at sætte klare ansvarsområder og forventninger?

Jo mere tydeligt alle forstår deres pligter og forventninger, jo mere produktiv vil arbejdspladsen være. Arbejdsgivere vil være i stand til at holde arbejderne ansvarlige for deres handlinger, mens medarbejderne vil føle, at de har en stemme.

Create-rule-in-LiveAgent
Eksempel på LiveAgents regelfunktion

Hvordan etablerer man klart ansvar og forventninger?

Forbered jobbeskrivelser, der beskriver ansvarsområderne for hver stilling, og sørg for at opdatere disse efter behov. Informer dit personale, hvis der opstår potentielle ændringer.

Hvilke værktøjer skal bruges i dette trin?

Samarbejdsværktøjer som Trello, Asana eller Basecamp skaber specifikke opgaver for medarbejderne og sporer deres fremskridt.

Etabler klar politik for fjernarbejde, der omhandler helligdage, pauser, ferier og sygedage.

Hvorfor er det vigtigt at beslutte sig mht. fridage?

Arbejdsgivere skal håndtere fravær, for at arbejdet kan fortsætte, mens medarbejderne skal vide, hvad der er acceptabelt mht. at holde fri.

Hvordan beslutter jeg mig for feriedage?

Det er bedst at tillade mindst et par fridage, nogle betalte og andre ulønnede afhængigt af den specifikke politik for hver enkelt medarbejder. Nogle arbejdsgivere tillader endda ubegrænset ferietid, men det kræver normalt tillid fra begge parter og forpligtelse til at arbejde ansvarligt uden tilsyn. Bed personalet om at anmode om deres fridage så langt i forvejen som muligt.

Hvilke værktøjer skal du bruge til at beslutte dig mht. feriedage?

Brug Google Docs eller Sheets til at oprette en fil, hvor alle kan anmode om fridage, tilføje noter og se eventuelle ændringer i realtid.

Google calendar
source: calendar.google.com

Planlæg hvor ofte, hvor og hvornår møder skal afholdes.

Hvorfor er det vigtigt at arrangere møder på forhånd?

<pMøder skal være praktiske og effektive, hvis du skal holde dem regelmæssigt. På den måde kan alle fastholde fokus uden at spilde tid.

Hvordan arrangerer man møder på forhånd?

Du bør oprette et regelmæssigt møde for teamopdateringer. For eksempel hver fredag ​​morgen eller onsdag eftermiddag. Du kan også arrangere ad hoc-møder, når noget skal drøftes med det samme.

Fjernarbejde Tjekliste
source: calendar.google.com

Hvilke værktøjer hjælper med at arrangere møder på forhånd?

Slack, LiveWebinar, Zoom, eller Google Hangouts er alle gode videokommunikationsværktøjer.

Kommunikation er nøglen til ethvert fjernt-team. Etabler kommunikationsretningslinjerne, og sørg for, at alle følger dem.

Hvorfor er det vigtigt at strømline kommunikationen?

Det kan hurtigt blive kaotisk, hvis du ikke har en kommunikationsplan på plads. For at holde alle opdateret er det nødvendigt at etablere en måde, hvorpå folk kan kommunikere effektivt og hurtigt.

Hvordan strømliner man kommunikationen?

Det er vigtigt at have en måde at spore projekternes fremskridt, så du kan afgøre, om nogen halter bagud. Desuden er det nyttigt at se, hvad teamet laver fra dag til dag.

For at strømline kommunikationen med kunderne skal du bruge billetsoftware, såsom LiveAgent. Dine e-mails, chats, opkald, omtaler på sociale medier og beskeder fra andre kanaler vil alle ende i én universal indbakke. Dette gør kommunikationen lettere og resulterer i højere kundetilfredshedsniveauer.

LiveAgent's inbox all tickets preview

Hvilke værktøjer skal man bruge til at strømline kommunikation?

  • Teamkommunikation – værktøjer som Asana eller Basecamp er nyttige, men kun hvis alle bruger dem konsekvent.
  • Kommunikation med kunder – alt-i-en helpdesk-software såsom LiveAgent (det er gratis at prøve!).

For at alle kan være på samme side og bevæge sig i samme retning, har hvert team brug for et sæt fælles værdier og mål.

Hvorfor er det vigtigt at passe på virksomhedskulturen?

Virksomhedens retningslinjer vil hjælpe med at tiltrække fremtidige medarbejdere, men de er også essentielle for medarbejderfastholdelse. Medarbejdere, der føler, at de er en del af et team, og hvis værdier stemmer overens med organisationens, er mere tilbøjelige til at blive i virksomheden.

Hvordan passer man på virksomhedskulturen?

Opret en liste over kerneværdier, og sørg for, at alle forstår dem. Desuden kan en virksomhedshåndbog skitsere virksomhedens forventninger og politikker.

Hvilke værktøjer hjælper med at tage vare om virksomhedskulturen?

Du kan oprette et Google Docs-dokument eller lave en kort video/præsentation om din virksomheds kerneværdier.

Fjernarbejde Tjekliste

Bekræft, at dine medarbejdere har produktive arbejdsmiljøer, før de begynder på fjernarbejde.

Hvorfor er det vigtigt at tjekke dine medarbejderes eksterne arbejdsmiljø?

Ikke alle har ideelle betingelser for at arbejde hjemmefra. Hvis du vil have, at dit personale skal fokusere på deres arbejde, skal de have de ressourcer og værktøjer, de har brug for.

Hvordan tjekker du dine medarbejderes eksterne arbejdsmiljø?

Hvis det er muligt, så lej en fysisk arbejdsplads i deres område (f.eks. et coworking-rum). Hvis ikke, så prøv at give dem bedre arbejdsforhold derhjemme ved at levere noget udstyr (stole, skriveborde osv.).

Home office

Hvilke værktøjer skal du bruge til at tjekke dine medarbejderes fjernarbejde-arbejdsmiljø?

For at finde ud af, om nogen mangler et passende fjernmiljø, kan du undersøge dem via Google Forms.

Når dit team begynder på fjernarbejde, er det vigtigt at have en plan for onboarding af nye medarbejdere.

Hvorfor er det vigtigt at planlægge fjernonboarding?

Hvis du ikke har en onboarding-plan, kan det være udfordrende at få nye medarbejdere i gang.

Hvordan planlægger man fjernonboarding?

Planlæg videomøder og træningssessioner, så dine medarbejdere hurtigt bliver fortrolige med det nye system. Lav håndbøger, som hver medarbejder kan læse, så de kan sætte sig ind i virksomhedens retningslinjer.

Fjernarbejde Tjekliste

Hvilke værktøjer skal bruges til at planlægge fjernonboarding?

Du kan bruge LiveWebinar til online træningssessioner. Opret håndbøger i Google Docs/Sheets.

Tekniske aspekter

For at være produktive har fjernmedarbejdere brug for passende værktøjer, såsom en computer med alle de programmer, de har brug for installeret.

Hvorfor er det vigtigt at sikre, at dine medarbejdere har de nødvendige enheder?

Hvis dine fjernmedarbejdere ikke har de rigtige personlige enheder eller værktøjer, vil det være svært for dem at fuldføre deres arbejde.

Hvordan sikrer du dig, at dine medarbejdere har de nødvendige enheder?

Udstyr dine medarbejdere med de rigtige værktøjer og enheder.

Hvilke værktøjer skal du bruge for at sikre, at dine medarbejdere har de nødvendige enheder?

Du kan oprette en liste over krav til fjernarbejde på Google Docs/Sheets. Overvej at investere i teknologi som cloud storage (f.eks. Dropbox) og fildeling (Google Drive).

Organized workspace - news, phone, calculator, notepad, laptop

En pålidelig internetforbindelse er et must for fjernmedarbejdere.

Hvorfor er det vigtigt at give adgang til internettet?

Hvis en medarbejders internet holder op med at fungere i blot et par minutter, kan det få betydelige konsekvenser. Tjek, at de ikke oplever forbindelsesproblemer, når de arbejder eksternt.

Hvordan giver man alle adgang til internettet?

Tjek jævnligt alles internethastigheder. Hvis der er problemer, skal du kontakte tjenesteudbyderen og få dem løst så hurtigt som muligt.

Fjernarbejde Tjekliste

Hvilke værktøjer skal bruges til at give alle adgang til internettet?

Pingdom giver dig mulighed for at overvåge status af en internetforbindelse fra hvor som helst i verden.

Sørg for, at dine medarbejdere har adgang til teknisk support, hvis noget ikke fungerer korrekt.

Hvorfor er det vigtigt at yde teknisk support?

Hvis dine fjernmedarbejdere ikke har adgang til teknisk support, kan de blive frustrerede og se det som en hæmsko, der forhindrer dem i at udføre deres arbejde.

Hvordan yder man teknisk support?

Giv dine medarbejdere en liste over supportkontakter, herunder en e-mailadresse og telefonnummer osv.

Fjernarbejde Tjekliste

Hvilke værktøjer skal man bruge til at yde teknisk support?

Du kan oprette et dokument (f.eks. i Google Docs), der beskriver den tekniske supportproces og give alle i dit team adgang til det. Overvej at investere i software, der giver dine medarbejdere adgang til support 24 timer i døgnet.

Sikkerhed

Dine fjernmedarbejdere skal forstå, hvad deres sikkerhedsforpligtelser er.

Hvorfor er det vigtigt at fastsætte sikkerhedsforpligtelser?

Sikkerheden for dine medarbejdere bør altid være en topprioritet. Dit personale skal være opmærksomme på farerne ved at arbejde hjemmefra og forstå virksomhedens sikkerhedspolitikker.

Hvordan etablerer man sikkerhedsforpligtelser?

Forklar tydeligt, hvad der skal være omfattet fra deres side, og hvilke sikkerhedselementer de skal fokusere på.

Woman holding smartphone and chatting on social media

Hvilke værktøjer skal bruges til at fastsætte sikkerhedsforpligtelser?

Geofencing giver dig mulighed for at spore placeringen af ​​en medarbejders enhed og sætte grænser, som de ikke kan krydse. Ikke desto mindre er dette trin kun vigtigt, hvis din virksomhed har virkelig følsomme data, ellers skal du bare stole på dit personale – det lønner sig.

Oprethold regelmæssige opdateringer til dit teams apps og enheder.

Hvorfor er det vigtigt at sørge for regelmæssige opdateringer?

Hvis dine eksterne medarbejdere ikke opdaterer deres enheder, kan de blive sårbare over for cyberangreb. Bekræft, at alle holder trit med regelmæssige opdateringer og ikke forsømmer dem.

Hvordan håndterer man regelmæssige opdateringer?

Opret et dokument, der indeholder en liste over nødvendige opdateringer, så alle har adgang til disse oplysninger.

Update

Hvilke værktøjer hjælper med at klare regelmæssige opdateringer?

Du bør overveje at investere i værktøjer som Microsoft AutoUpdate (til Windows) eller Mac OS X Update (til Apple-enheder), som giver dig mulighed for at opdatere alle dine medarbejderes software automatisk.

Du skal identificere områder, hvor dine medarbejdere har størst sandsynlighed for at støde på sikkerhedsproblemer.

Hvorfor er det vigtigt at identificere sikkerhedsrisici?

Hvis du ved, hvor farerne ligger, kan du træffe de nødvendige foranstaltninger for at hjælpe med at afbøde dem. Identificer alle potentielle trusler, før de bliver et problem.

Hvordan identificerer man sikkerhedsrisici?

Overvej at oprette et sikkerhedsrisikokort, der skitserer de områder, hvor dine medarbejdere kan risikere farer.

Fjernarbejde Tjekliste

Hvilke værktøjer skal bruges til at identificere sikkerhedsrisici?

Der er forskellige værktøjer, der identificerer sikkerhedsrisikoområder, herunder Geofencing, software til overvågning af sociale medier (som Mediatoolkit) og Google Alerts.

Hvis noget går galt, skal du sørge for en nødplan og gøre dit arbejdsområde mere sikkert.

Hvorfor er det vigtigt at skrive en nødplan?

I tilfælde af en nødsituation kan dine fjernmedarbejdere gå i panik og gøre tingene værre. En nødplan kan forhindre det i at ske.

Hvordan skriver man en nødplan?

Opret et dokument med en opgaveliste, der skitserer nødplanen trin-for-trin.

Exit sign

Hvilke værktøjer hjælper dig med at skrive en nødplan?

Dem, dine medarbejdere bruger oftest, vil være dem, de er mest fortrolige med, og som sandsynligvis kan håndtere hurtigst.

Mental sundhed

Et af de største problemer med fjernarbejde er manglende evne til at kommunikere direkte med folk. Da fjernarbejdere måske tilbringer det meste af deres tid inden for fire vægge, er deres mentale sundhed afgørende.

Hvorfor er det vigtigt at bekymre sig om dine medarbejderes velbefindende?

Hvis en medarbejder begynder at kæmpe med deres mentale helbred, kan det have en massiv indvirkning på virksomhedens effektivitet.

Hvordan hjælper du med at tage vare på dine medarbejderes velbefindende?

Uanset om det har med arbejdet at gøre eller ej, så sørg for, at alle har adgang til hjælp, hvis de har brug for det.

Fjernarbejde Tjekliste

Hvilke værktøjer kan du bruge til at hjælpe med dine medarbejderes velbefindende?

Du kan foretage en anonym undersøgelse via Google Forms eller SurveyNuts.

Opfordre dine medarbejdere til at have afslappede chats med deres kolleger, selv til ikke-arbejdsrelaterede formål. Dette vil hjælpe dem til at føle sig mere forbundet med teamet og forhindre isolationsfølelser.

Hvorfor er det vigtigt at facilitere afslappede chats med team-medlemmer?

Hvis dine medarbejdere begynder at føle, at de har et isoleret liv, kan det være svært for dem at koncentrere sig og udføre deres arbejde.

Hvordan faciliterer man afslappede chats med team-medlemmer?

Vær opmærksom på enhver mulighed for “fjernmøder”, ikke kun dem om arbejde, men også for at fejre medarbejdernes fødselsdage, for eksempel.

Fjernarbejde Tjekliste

Hvilke værktøjer muliggør afslappede chats med team-medlemmer?

Hvert webinar og meddelelsesværktøj (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout osv.) vil fungere her.

Det er meget mere udfordrende at lære en ny færdighed, når du arbejder på afstand, end det er på et kontor. Giv dine medarbejdere alternative muligheder og incitamenter til at lære nye færdigheder, muligheder for at forbedre sig selv. Giv dem adgang til teknologi, der vil hjælpe dem med at gøre alle disse ting.

Hvorfor er det vigtigt at give dine medarbejdere undervisning?

Hvis du lader dine medarbejdere udvikle sig, hjælper det dem til at se deres arbejde som en karriere, ikke blot et andet job. Tilskynd dem til at deltage i webinarer eller tage kurser relateret til deres professionelle interesser.

Hvordan giver du dine medarbejdere træningsmuligheder?

Overvej at tilbyde forskellige typer træning, såsom undervisningsvideoer, webinarer eller e-bøger. Du kan også støtte dine medarbejdere til at gennemføre kurser i deres eget tempo.

Woman explaining to team members stick notes

Hvilke værktøjer skal du bruge til at give dine medarbejdere træningsmuligheder?

Du kan bruge videokonferencesoftware som Skype eller Zoom til at gennemføre livetræning eller platforme som Lynda.com og Coursera til at tilbyde onlinekurser.

Oversigt over tjekliste for fjernarbejde

Det grundlæggende:

  • Angiv din arbejdstid
  • Fastlæg klart ansvar og forventninger
  • Træf afgørelse om ferie
  • Aftal møder på forhånd
  • Strømlin kommunikation med LiveAgent
  • Pas på virksomhedskulturen
  • Tjek dine medarbejderes fjernarbejde-miljø
  • Planlæg fjernonboarding

Tekniske aspekter:

  • Sørg for, at dine medarbejdere har de nødvendige enheder
  • Giv alle adgang til internettet
  • Yde teknisk support

Sikkerhed:

  • Sæt sikkerhedsforpligtelser
  • Sørg for regelmæssige opdateringer
  • Identificer sikkerhedsrisici
  • Lav en nødplan

Mental sundhed:

  • Sørg for trivselsstøtte til dine medarbejdere
  • Faciliter afslappede chats med team-medlemmer
  • Giv dine medarbejdere træningsmuligheder

FAQ

How do companies normally onboard remote employees?

One popular method is to create an online portal with all the information that a new employee will need, such as policies, procedures, contact info, and training materials. Another standard method is to assign a mentor who can help adapt the new employee to the company culture and answer any questions. Other methods include video chats, conference calls, and on-the-job training. Decide which method is most suitable for your business.

What makes for a successful remote employee onboarding experience?

A successful onboarding experience for remote employees should include: building relationships with other workers, learning how to work outside the office, understanding company policies, procedures and company's culture as well as getting plugged into internal communication channels. Give people time and support to become acclimatized before they are thrown into 'high-stakes' situations.

Do virtual employees benefit from a remote work experience?

Yes, they do in most cases. In fact, remote employees tend to be more productive and have less stress than their in-office counterparts. They feel comfortable working in their home environments and aren’t distracted by office politics, drama, or water cooler chats.

Where can I find a remote employee onboarding checklist?

We covered a remote work checklist above, but many of its steps can function as a stand-alone remote employee onboarding checklist too.

How to onboard virtual employees?

Evaluate the specific skills and temperament of the individual to determine an appropriate onboarding strategy. This might include formal training sessions, skills auditing, or mentoring from a more experienced colleague. Some remote employees who have their own technical abilities may prefer to manage dependencies themselves, while others will require help setting up the necessary software. As such, you should consider what level of self-sufficiency you expect from a new hire before deciding on a strategy for how they will be onboarded.

What is the onboarding process for a new remote employee?

Generally, the onboarding process for a new remote employee involves reviewing their job duties and expectations, making sure they have the necessary tools, explaining the company policies and procedures, and introducing them to the rest of the team. Finally, help them get started on their first project.

What is the best way to organize remote work in 2022?

It all depends on the policies, management philosophy, and how much autonomy a company wishes to grant its employees. Generally speaking, three different organizational structures can be applied when managing a team of virtual workers: completely distributed teams with flexible work hours, partially distributed teams with set hours, and fully centralized teams with employees working from a designated office. Each of these structures has its benefits and drawbacks, so it's essential to evaluate what will work best for your specific company.

Our website uses cookies. By continuing we assume your permission to deploy cookies as detailed in our privacy and cookies policy.

×
Plan en én-til-én samtale og opdag hvordan LiveAgent kan hjælpe din virksomhed.

Vi er tilgængelige på adskillige datoer

Planlæg en demo