Barista serving coffee shop customer

Kunde due diligence tjekliste

En tjekliste for kunde due diligence (CDD) er en kritisk del af enhver virksomheds overensstemmelsesprogram. Dette dokument hjælper virksomheder med at identificere og vurdere risikoen forbundet med deres kunder. For at afbøde disse potentielle trusler skal virksomheder indsamle oplysninger om deres kunder og tage skridt til at verificere dem. I dette indlæg vil vi diskutere nøglekomponenterne i en CDD-tjekliste og give eksempler på, hvordan man gennemfører hvert trin.

Betydning af ​​en kunde due diligence tjekliste

Udførelse af CCD er en afgørende proces for enhver organisation eller finansiel institution. Ved at udfylde et dokument, der skitserer de nødvendige skridt de skal tage, kan virksomheder sikre, at de opfylder deres juridiske og lovgivningsmæssige forpligtelser. Derudover kan en tjekliste for overholdelse af CDD hjælpe virksomheder med at identificere og vurdere potentielle farer ved at handle med nogle kunder. Ved at gøre, hvad der er nødvendigt for at mindske disse risici, kan virksomheder og finansielle institutioner beskytte sig mod potentielle økonomiske tab.

Hvem kan drage fordel af en kunde due diligence tjekliste?

  • Virksomheder, der beskæftiger sig med kunder

De kan alle drage fordel af at have en CDD-tjekliste for at hjælpe dem med at undgå juridiske eller økonomiske problemer, der kan komme af ikke at udføre deres due diligence på kunderne. Ved at følge trinene på tjeklisten kan de sikre sig, at de tager de nødvendige forholdsregler for at undgå potentielle problemer.

  • Virksomheder, der er forpligtet til at overholde AML-reglerne

Bestemmelser om bekæmpelse af hvidvaskning af penge (AML) kræver, at virksomheder træffer yderligere foranstaltninger for at forhindre finansiering af kriminelle aktiviteter. En del af disse regulatoriske krav omfatter færdiggørelsen af ​​CCD. Ved at have en tjekliste til dette kan virksomheder sikre sig, at de løbende overholder AML-reglerne.

  • Enhver organisation eller finansiel institution, der ønsker at beskytte sig selv mod de finansielle risici forbundet med deres kunder

Et sådant dokument kan hjælpe virksomheder med at identificere og vurdere potentielle trusler fra deres kunder. Ved at tage skridt til at afbøde disse risici kan virksomheder beskytte sig mod de økonomiske tab, der kan opstå som følge heraf.

Se vores due diligence tjekliste

Kunde due diligence tjekliste

Test sikkerheden af ​​dine netværk og systemer, og sørg for, at dine medarbejdere er uddannet i bedste praksis for datasikkerhed.

Hvorfor er det vigtigt at sikre dine oplysninger?

For at beskytte din virksomhed mod potentielle økonomiske tab, der kan opstå, hvis nogen af ​​dine kunders identiteter bliver stjålet. Derudover, hvis nogen bryder ind i dine systemer, kan du blive udsat for store bøder fra tilsynsorganer.

Mobile apps developer

Hvordan sikrer du dine oplysninger?

For det første bør du have interne kontroller og en datasikkerhedspolitik på plads, der beskriver de rimelige foranstaltninger, du skal tage for at beskytte dine netværk og systemer. Derefter skal du kontrollere, at alle dine medarbejdere er uddannet i bedste praksis for datasikkerhed, såsom ikke at dele adgangskoder eller downloade filer, der ikke er fra pålidelige kilder.

Hvilke værktøjer skal du bruge til at sikre dine oplysninger?

  • firewalls – for at beskytte dine netværk mod eksterne trusler
  • systemer til registrering af indtrængen – til at overvåge dine netværk for enhver mistænkelig aktivitet
  • software til forebyggelse af datatab – til forebyggelse af datalækage af følsomme oplysninger
  • datakryptering – for at beskytte dine data under transport
  • adgangskontrol – for at begrænse medarbejdernes adgang til følsomme data
  • medarbejderuddannelse – for at uddanne dine medarbejdere i bedste praksis for datasikkerhed
  • cybersikkerhedsforsikring – for økonomisk at beskytte din virksomhed i tilfælde af brud på persondatasikkerheden

Indsaml og bekræft dine kunders navne, adresser, fødselsdatoer og andre identificerende oplysninger.

Hvorfor er det vigtigt at bekræfte kundeidentiteter?

Dette er med til at sikre, at du tager rimelige forholdsregler for at bekræfte, at kunderne er, som de siger, de er. Som et resultat vil dette bidrage til at forhindre identitetstyveri og svindel samt overholde AML-reglerne.

Edit support agent or customer profile image in Help desk software - LiveAgent

Hvordan bekræfter man kundeidentiteter?

Indsaml deres oplysninger via en onlineformular eller Know Your Customer-spørgeskema (KYC), og tjek, at det stemmer overens med dine optegnelser. Derefter skal du bekræfte, at detaljerne er korrekte ved at få kopier af deres identitetsdokumenter såsom pas eller kørekort.

Hvilke værktøjer skal bruges til at bekræfte kundeidentiteter?

  • onlineformularer og/eller KYC-spørgeskemaer – til indsamling af kundeoplysninger
  • identitetsdokumenter – for at bekræfte kundeoplysninger

Søg efter dine kunders navne på sanktionslister for at sikre, at du ikke gør forretninger med enkeltpersoner eller enheder der har restriktive foranstaltninger.

Hvorfor er det vigtigt at tjekke for sanktioner?

Hvis du gør forretninger med en person, der har sanktioner, kan du risikere store bøder eller endda fængselsstraf. Som sådan skal du tjekke for sanktioner, før du indgår nogen forretningsforbindelser.

Hvordan tjekker man for sanktioner?

Det mest almindelige er at søge efter dine kunders navne på sanktionslister. Disse lister vedligeholdes normalt af offentlige myndigheder, retshåndhævende myndigheder eller finansielle institutioner, hvilket betyder, at de indeholder nøjagtige og opdaterede oplysninger.

Hvilke værktøjer skal bruges til at kontrollere for sanktioner?

  • sanktionslister – for at kontrollere, om dine kunder er enkeltpersoner eller enheder, der har restriktive foranstaltninger
  • statslige organer og/eller finansielle institutioner – for nøjagtig og opdateret information

Når du har indsamlet og bekræftet deres oplysninger, bør du vurdere den tilknyttede kunderisikoprofil.

Hvorfor er det vigtigt at foretage en kunderisikovurdering?

Ved at vurdere, hvor sandsynligt det er, at de begår svig, eller hvis der er risiko for hvidvaskning af penge, hjælper det dig med at bestemme niveauet af due diligence, der kræves for hver type kunde. For eksempel vil højrisikokundetyper skulle gennemgå strengere kontroller end lavrisikoniveauer.

Hvordan laver man en kunderisikovurdering?

Du kan score dine individuelle kunder baseret på faktorer som deres oprindelsesland, branche og transaktionshistorik. Hvis du gør det, får du en bedre ide om, hvem dine kunder med høj risiko er, og derfor kræver det mere due diligence.

Hvilke værktøjer skal man bruge til at lave en kunderisikovurdering?

  • scoring – for vurderinger baseret på visse kunderisikofaktorer
  • landerisikovurderinger – for at kontrollere det overordnede risikoniveau i kundens placering
  • industririsikovurderinger – for at kontrollere det sektorspecifikke risikoniveau

Afhængigt af resultaterne af din vurdering skal du muligvis indsamle yderligere oplysninger fra dine kunder.

Hvorfor er det vigtigt at indsamle yderligere oplysninger?

Det hjælper med at bekræfte deres identitet yderligere og vurdere deres risikoniveauer. For eksempel kan du beslutte at anmode om kopier af deres regnskaber.

Hvordan indsamler man yderligere oplysninger?

Du kan anmode om de nødvendige dokumenter direkte fra din kunde eller via en onlineformular. Når du har dem, skal du kontrollere, at oplysningerne stemmer overens med det, du allerede har på filen.

Customer research illustration

Hvilke værktøjer skal bruges til at indsamle yderligere oplysninger?

  • onlineformularer – for at anmode om et officielt dokument fra din kunde
  • yderligere dokumenter f.eks. kontoudtog – for at foretage yderligere vurderinger af kunderisikokategorier

Når du har indsamlet alle de nødvendige oplysninger, bør du bekræfte dem for at sikre, at alt er korrekt.

Hvorfor er det vigtigt at bekræfte yderligere detaljer?

Hvis du gør det, bidrager det til at beskytte din virksomhed mod svindel og den potentielle risiko for hvidvaskning af penge. For at gøre det skal du muligvis bekræfte en kundes adresse eller arbejdssted, for eksempel.

Hvordan bekræfter man yderligere detaljer?

Der er et par måder at gøre dette på, såsom at ringe til kunden eller sende dem et brev. Du kan også bruge tredjepartstjenester som en uafhængig kilde til at bekræfte deres identitet og/eller adresse.

LiveAgent call center support - mockup

Hvilke værktøjer skal bruges til at bekræfte yderligere detaljer?

  • telefonopkald – for at kontakte kunden direkte
  • breve – for at kontrollere kundens adresse
  • tredjepartstjenester – for en ekstra verifikationsproces, f.eks. identitetskontrol eller bekræftelse af adresse

Afhængigt af resultaterne af processen indtil videre, skal du muligvis udføre yderligere verifikation af dine kunder.

Hvorfor er det vigtigt at udføre baggrundstjek?

Dette hjælper med at vurdere en kundes risikoniveau yderligere og sikrer, at de er, som de siger, de er. På dette tidspunkt bør du tjekke deres straffeattest eller økonomiske historie, hvis det skønnes nødvendigt.

Hvordan udfører man baggrundstjek?

Ved at søge i onlinedatabaser eller hyre en professionel service. Når du har de nødvendige oplysninger, bør du omhyggeligt gennemgå dem for at se efter eventuelle røde flag.

Choose the right domain name graphic

Hvilke værktøjer skal bruges til at udføre baggrundstjek?

  • onlinedatabaser
  • professionelle tjenester
  • kreditrapporter
  • globale overvågningslister – for at kontrollere for eventuelle sanktioner eller kriminel eksponering

Hvis du stadig ikke er sikker på en bestemt kunde, kan du altid hyre nogen til at repræsentere dig juridisk.

Hvorfor er det vigtigt at ansætte en advokat?

De kan give ekspertrådgivning om din tilgang til kunde due diligence-procedurer og sikre, at alt bliver gjort korrekt. En advokat kan også hjælpe med at løse eventuelle juridiske problemer, der måtte opstå, når de handler med klienter.

Hvordan hyrer man en advokat?

Du kan søge online eller bede om anbefalinger fra dit netværk. Når du har fundet et par potentielle kandidater, skal du tjekke deres kvalifikationer og erfaring for at sikre dig, at de er rigtige til jobbet. Så interview dem for at se, om de ville passe godt til din virksomhed.

LiveAgent directory page

Hvilke værktøjer skal man bruge for at ansætte en advokat?

  • online search – for at finde potentielle kandidater
  • onlineregister – for at søge efter kvalificerede advokater
  • gennemgang af kvalifikationer og erfaring – for at sikre, at kandidaten passer godt til jobbet

Selv efter du har gennemført kunde due diligence-processen, bør du stadig holde øje med deres handlinger.

Hvorfor er det vigtigt at overvåge kundeaktiviteten?

For at kontrollere, at de ikke foretager nogen mistænkelige transaktioner, og give dig chancen for at reagere, hvis de gør. Hvis du bemærker, at en større kunde for eksempel foretager store eller hyppige hævninger, bør du undersøge nærmere for at se efter tegn på potentiel hvidvaskning af penge.

Hvordan overvåger man kundeaktivitet?

Regelmæssigt gennemgå deres virksomhedskontoudtog eller transaktionshistorik. Hvis du opdager noget usædvanligt, skal du træffe passende foranstaltninger, såsom at kontakte kunden eller rapportere deres tvivlsomme aktivitet til de relevante myndigheder.

woman mapping out process on three posters

Hvilke værktøjer skal bruges til at overvåge kundeaktivitet?

  • kontoudskrifter – for at se efter eventuelle mistænkelige transaktioner
  • transaktionshistorikker – for at spore kundeaktivitet over tid
  • regelmæssig gennemgang – for at sikre, at du ikke overser mistænkelig aktivitet

Du skal også være opmærksom på, hvis en kunde begynder at deltage i en tvivlsom aktivitet, da dette kan være en indikation af, at noget er galt.

Hvorfor er det vigtigt at bemærke ændringer i adfærd?

Det kan hjælpe dig med at identificere potentielle problemer tidligt og tage skridt til at forhindre, at de forårsager skade. At bemærke enhver usædvanlig aktivitet giver dig mulighed for at undersøge nærmere og finde ud af, om kunden er involveret i kriminelle handlinger, før det er for sent.

Hvordan bemærker man ændringer i adfærd?

Vær opmærksom på, hvordan kunden opfører sig, når du interagerer med dem, og hold styr på deres forretningsaktiviteter. Hvis du bemærker nogen afvigelser fra normen, bør du tage problemet op med dem direkte eller markere kontoen for nærmere løbende overvågning.

Customer service reporting

Hvilke værktøjer skal bruges til at notere ændringer i adfærd?

  • sporing af aktiviteter med tiden – for at opdage noget usædvanligt
  • kontomarkering – for at markere en konto som potentielt mistænkelig

Selv om alt ser ud til at gå godt, bør du stadig være i kontakt med dine kunder efter et vist stykke tid.

Hvorfor er det vigtigt at udføre regelmæssige check-ins?

For at opbygge og vedligeholde et godt kundeforhold, samt give dig mulighed for at spørge dem om ændringer i deres forhold eller forretning, der kan påvirke deres konto eller aktiviteter med dig. Regelmæssige check-in viser, at du er investeret i kunden og deres succes.

Hvordan udfører man regelmæssige check-ins?

Brug et Customer Relationship Management (CRM) system til at planlægge regelmæssig kontakt med kunder mindst én gang hvert år (men oftere, hvis det er muligt), eller opret en påmindelsesfunktion for dig selv. Du kan også blot kontakte dem, når du har noget specifikt at diskutere, og kontakte dem via deres foretrukne kommunikationsmetode ved hjælp af LiveAgent helpdesk software. Dette vil hjælpe med at bevare gode relationer til kunderne.

LiveAgent help desk ticketing

Hvilke værktøjer skal bruges til at udføre regelmæssige check-ins?

  • Customer Relationship Management system – til lagring af deres oplysninger og planlægning af kontakt
  • LiveAgent – til at kontakte dem direkte via deres foretrukne kanal
  • kalenderpåmindelser – for at hjælpe dig med at holde styr på, hvornår du har planlagt at kontakte hver enkelt kunde

Hvis du mener, at en kunde er i fare for hvidvaskning af penge eller anden kriminel aktivitet, bør du rapportere det til de relevante myndigheder.

Hvorfor er det vigtigt at rapportere mistænkelig kontoaktivitet?

Det er et juridisk krav for dig at gøre det, og det hjælper med at beskytte både din virksomhed og det bredere samfund mod skade. Du skal tage affære, hvis du har mistanke om hvidvaskning af penge eller andre kriminelle aktiviteter, da der er tale om alvorlige forbrydelser, der kan have vidtrækkende konsekvenser.

Hvordan anmelder man mistænkelig kontoaktivitet?

Der er forskellige måder at anmelde mistænkelig aktivitet på, afhængigt af det land eller den region, hvor du bor. I USA kan du f.eks. indgive en rapport om mistænkelig aktivitet (SAR) til Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN).

Hvilke værktøjer skal bruges til at anmelde mistænkelig kontoaktivitet?

  • SAR – til indberetning til FinCEN i USA
  • relevante myndighedsorganer – til indberetning i andre lande og regioner

Bedste praksis for kunde due diligence

  • Udfør et baggrundstjek på alle kunder, inklusive kriminalitet og kredithistorik

Overvej at bruge et kundeidentifikationsprogram (CIP) til at bekræfte kundens identitet. Dette vil normalt involvere indsamling og verificering af visse oplysninger om kunden, såsom deres navn, fødselsdato og CPR-nummer. Du bør også udføre straffe- og kredittjek for at sikre, at kunden ikke har nogen historie med økonomisk kriminalitet eller anden ulovlig aktivitet.

  • Anmod om og gennemgå kopier af virksomhedslicenser og tilladelser

Når du onboarder en ny kunde, skal du sørge for at bede om at se disse og andre relevante dokumenter til dine historiske optegnelser. Dette vil hjælpe dig med at bekræfte, at kunden er legitim, og at deres virksomhed fungerer lovligt.

  • Bekræft kundens kontaktoplysninger

Det er vigtigt at verificere, at de oplysninger, du har registreret, er korrekte og ajourførte. Dette inkluderer deres navn, e-mailadresse, postadresse og telefonnummer. Du bør også sikre dig, at du har en måde at kontakte kunden på i tilfælde af nødsituationer.

  • Tjek kundens profiler på sociale medier for eventuelle røde flag

Sociale medier kan være en fantastisk måde at lære dine kunder at kende, men det er også vigtigt at tjekke for tegn, der kan indikere, at de ikke er hvem de siger, de er eller deltager i ulovlige aktiviteter. Dette inkluderer at lede efter falske anmeldelser, de profiler, de følger, malplacerede kommentarer eller enhver anden form for mistænkelig adfærd.

  • Bed om henvisninger fra andre virksomheder, der har arbejdet med kunden

Hvis du ikke er sikker på en kunde, kan du få en smule sindsro ved at tale med andre virksomheder, der har handlet med dem før. Dette kan hjælpe dig med at bekræfte, at de er legitime, troværdige og pålidelige at arbejde med, hvilket vil øge chancerne for, at du har et godt kundeforhold til dem.

  • Mød kunden personligt for at få en fornemmelse af deres forretningsdrift

Hvis det er muligt, er det altid en god idé at have en personlig diskussion med nogen, før du handler med dem. Dette vil give dig en chance for at lære dem bedre at kende og lære om deres forretning på egen hånd. Det er også en mulighed for at stille alle de spørgsmål, du måtte have, og få mere sikkerhed for, at de er, hvem de siger, de er.

Sammenfatning af kunde due diligence tjekliste

  • Sikre dine oplysninger
  • Bekræft kundeidentiteter
  • Tjek for sanktioner
  • Lav en kunderisikovurdering
  • Indsaml yderligere oplysninger
  • Bekræft yderligere oplysninger
  • Udfør baggrundstjek
  • Ansæt en advokat
  • Overvåg kundeaktivitet
  • Bemærk eventuelle ændringer i adfærd
  • Udfør regelmæssige check-ins med LiveAgent
  • Rapportér mistænkelig kontoaktivitet

Frequently asked questions

Hvad er kunde due diligence?

CDD er processen med at undersøge en potentiel kunde grundigt, før de indgår et forretningsforhold med dem. CDD er en vigtig del af enhver risikostyringsplan, fordi den kan hjælpe med at beskytte din virksomhed mod at blive involveret i ulovlige eller uetiske aktiviteter. Ved ikke at udføre CCD er det en risikobaseret tilgang, der kan have alvorlige konsekvenser for din virksomhed.

Hvordan kan jeg gennemføre et kunde due diligence-program?

Stil en masse spørgsmål, og foretag nogle undersøgelser. Ved at udfylde en kunde due diligence-formular eller følge en efterlevelsestjekliste som den, der er angivet i denne artikel, kan du være sikker på, at du har udført grundige kontroller. At give sig tid til at implementere ordentlige kunde due diligence foranstaltninger vil betale sig i det lange løb.

Hvad er risikoen ved ikke at udfylde en kunde due diligence tjekliste?

For det første kan din virksomhed være ansvarlig for eventuelle tab, som den anden part pådrager sig som følge af din uagtsomhed. For det andet kan du blive underlagt civile eller strafferetlige sanktioner, hvis det opdages, at du har deltaget i hvidvaskning af penge eller anden økonomisk kriminalitet, selv ubevidst. For det tredje kan du gå glip af vigtig information om den anden part, som kan være afgørende for din beslutningsproces. Endelig kan din virksomhed blive sortlistet for ikke at opfylde lovkrav eller af finansielle institutioner, hvis det viser sig, at du har drevet forretninger med enkeltpersoner eller enheder i højrisikokategorier.

Hvordan kan jeg lære mere om kunde due diligence?

Et godt sted at starte er Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) Resource Guide fra det amerikanske justitsministerium. Vejledningen dækker en bred vifte af emner relateret til kunde due diligence, som bør overvejes, når du udfører CCD.

Tilhørende ressourcer

Our website uses cookies. By continuing we assume your permission to deploy cookies as detailed in our privacy and cookies policy.

×
Plan en én-til-én samtale og opdag hvordan LiveAgent kan hjælpe din virksomhed.

Vi er tilgængelige på adskillige datoer

Planlæg en demo