Callcenter overgang tjekliste er en guide til en problemfri softwareændring. Den dækker trin som at forstå behov, vælge udbyder, teste software, overholde deadlines og holde revisionsmøder, for at sikre en gnidningsfri overgang.
Er du i gang med at flytte dit callcenter til en ny softwareudbyder? Det er nok en god ide, at følge denne tjekliste for at sikre en glad overgang.
Ved at tage dig tid til at gøre tingene korrekt, kan du undgå potentielle problemer og sikre, at dine kunder fortsat får den bedst mulige service.
Du tog beslutningen om at skifte kontaktcenterudbyder på grund af noget.
Uanset om du ønsker at spare penge, forbedre din kundeservice eller opgradere noget software, er det vigtigt at sørge for, at overgangen er så gnidningsfri som muligt. En vellykket overgang er afgørende for ethvert callcenter, da et dårligt udført et kan koste din virksomhed tid og mange penge.
Med denne tjekliste kan du sikre, at alle aspekter af overgangen tages i betragtning, fra datamigrering til medarbejdertræning.
Et call center transition tjekliste er en omfattende vejledning for nøgleinteressenter involveret i transition processen. Så uanset hvad din rolle er, kan vores tjekliste hjælpe dig med at sikre, at transition processen forløber uden problemer.
Før du træffer større beslutninger, er det vigtigt at forstå din virksomheds behov og mål for callcenteret.
Hvis du ikke forstår din virksomheds behov, kan det være nemt at lade sig påvirke af funktionerne hos en ny udbyder. Selvom de kan være attraktive, er de måske ikke det, din virksomhed har brug for, for at nå målene.
Mød dit team og diskuter, hvad du leder efter hos en ny udbyder. Spørg dem om deres erfaringer med den nuværende callcentersoftware, og hvad de gerne vil se forbedret.
Indsamling af disse oplysninger vil hjælpe dig med at forstå din virksomheds krav og sikre, at de bliver opfyldt i overgangsprocessen.
Når du kender både de positive og negative aspekter af din nuværende udbyder, kan du få en bedre idé om, hvad du søger.
Det er vigtigt at have et realistisk syn på din nuværende udbyder, for at du ikke stiller urimelige forventninger.
Indsaml først data fra teammedlemmer, kunder og ledelse. Spørg dem om deres erfaringer med den aktuelle software, såsom hvad de kan lide, og hvilke funktioner de bruger.
Gennemgå kundeservicedata for at se, hvor mange klager der indgives. Se efter mønstre i dataene, der hjælper dig med at forstå, hvad der gik galt med den nuværende udbyder.
Når du har en god forståelse af din virksomheds behov, skal du skrive kriterierne for din nye udbyder ned.
Det giver dig mulighed for at sammenligne udbydere med hinanden og vælge den bedste løsning.
Start med at brainstorme alle de funktioner, der er vigtige for din virksomhed, og rangordne dem efter vigtighed. Du kan se efter faktorer som:
Ved at bruge din liste over kriterier reducerer du sandsynligvis antallet af potentielle udbydere betydeligt. Derfor er det en lidt nemmere beslutning. Nu skal du så gå mere i dybden og finde flere oplysninger om de resterende udbydere.
Det sikrer, at din beslutning er gennemtænkt, og at du minimerer risikoen for at investere i den forkerte callcenter-softwareløsning.
Hver udbyder har sin egen hjemmeside, hvor du kan finde en masse information om deres tjenester. Se efter casestudier og anmeldelser fra kunder, der har brugt softwaren, og tjek sociale mediekanaler (Twitter, Facebook, LinkedIn) for at se, hvad folk siger om udbyderen.
Det er nyttigt at se, om de værktøjer, som din potentielle callcenterudbyder bruger, er kompatible med dem, du bruger i øjeblikket. Du bør også finde ud af, hvilke funktioner den tilbyder, og om den har alt, hvad du har brug for.
Nogle udbydere har deres egne værktøjer, som kan gøre overgangsprocessen mere kompliceret. For eksempel kan du løbe ind i problemer, hvis det ikke er kompatibelt med det CRM-system, du bruger.
Hver potentiel udbyders eget websted bør have en masse information om deres tjenester, herunder en liste over værktøjer, de kan integreres med.
Lad os se på LiveAgent – det tilbyder mange avancerede funktioner. Selvom den brede vifte af muligheder kan være overvældende i starten, tilbyder den heldigvis en gratis prøveperiode, så du kan beslutte, om det er det rigtige for dig, uden at bruge penge.
Det er afgørende, at du forstår alle de indviklede detaljer om de leverede funktioner og integrationer, før du træffer nogen beslutninger.
Når du har lavet din research, bør du have et par udbydere, der opfylder alle kriterierne på din liste.
Dette trin hjælper dig med at fokusere på de udbydere, der passer bedst til din virksomhed. Denne tilgang sparer tid under evalueringsprocessen.
Fastlæg hvert kriterie ved at evaluere deres betydning (hvis du ikke allerede har gjort det). Sammenlign hver udbyder med de kriterier, du har sat, og eliminer dem, der ikke opfylder dem alle.
Du kan derefter bedømme hver udbyder efter, hvor mange funktioner den tilbyder, gange hvert kriterie med betydningen og tilføje resultaterne. Udbyderne med det højeste antal bør være dem, der er værd at overveje.
Hvis man virkelig vil have en forståelse af, hvordan løsningen fungerer, skal man tilmelde sig til en prøveversion og selv prøve den.
<h3 id=”why-is-testing-important”Hvorfor er en test vigtig?Dette er din chance for at se, hvor godt softwaren fungerer i dit miljø, og om den lever op til alle dine forventninger.
Kontakt hver potentiel udbyder og bed om en prøveversion eller demo. Nogle udbydere kræver muligvis, at du kontakter dem telefonisk, og derfor er det vigtigt at have en liste med spørgsmål klar.
Tip: Glem ikke at lave noter under prøveperioden for at huske, hvad du kunne lide og ikke kunne lide ved en bestemt udbyder.
Når du har vurderet alle de potentielle udbydere, bliver du nødt til at træffe en beslutning og vælge en af dem.
Dette er nok det vigtigste trin i processen. Jo længere du venter, jo længere tid vil der gå uden ændringer for din virksomhed.
Du skal overveje alle de konklusioner, du har draget, og vælge den udbyder, der passer til dig og din virksomhed.
Tip: Hvis du ikke kan beslutte dig, kan du overveje at afholde en afstemning i din organisation (forudsat at alle har testet hver enkelt callcenter-softwareløsning).
Nu hvor du ved, hvad din næste callcentersoftware skal være, er det tid til at kontakte udbyderen og få styr på detaljerne.
or at få flere oplysninger om, hvad der skal gøres, for at gennemføre skiftet.
Normalt skal du give dem nogle oplysninger om din virksomhed og den type tjeneste, du søger. Lav en liste med detaljerede spørgsmål, du vil stille.
Når alt er vedtaget, er det tid til at underskrive kontrakten og skifte over.
Dette dokument er en bindende aftale mellem to parter og sikrer, at alle ved, hvad de går ind til.
Udbydere sender dig typisk en kontrakt for at underskrive og sende tilbage, eller som i LiveAgent, hvor du bare abonnerer på værktøjet og begynder at bruge det med det samme.
Kontrakten skal indeholde:
Vi begynder forberedelsesfasen. Hvordan overgangen gennemføres kan have en væsentlig indflydelse på resultatet. Denne proces kan ikke begynde uden en detaljeret plan.
Hvis du ikke har en overgangsplan, vil du højst sandsynligt glemme nogle trin, og overgangen bliver sværere, end den behøver at være. Hvad mere er, kan manglen på en plan forårsage kaos i din virksomhed og påvirke dine medarbejderes arbejde negativt.
Den bedste måde at gøre dette på er ved at lave en tidslinje og liste alle de opgaver, der skal udføres. Vores callcenter-tjekliste kan være praktisk her, fordi den indeholder alle de trin, du skal tage.
Opgaver bør tildeles specifikke personer, så alle ved, hvem der er ansvarlig for hvad. God overgangsplanlægning er afgørende for at organisere processen effektivt.
Nu er det tid til at fokusere på de funktioner, du gerne vil se i dit nye callcenter-software.
Det er vigtigt, at vide, hvad du leder efter, og dele disse oplysninger med udbyderen. På den måde er der større sandsynlighed for, at du får den software, der opfylder dine behov.
Der er et par ting, du bør overveje:
En af de vigtigste opgaver under overgangen er at overføre dine data fra din nuværende softwareløsning til den nye.
Dette sikrer, at du ikke mister nogen værdifuld information, og at dine medarbejdere kan fortsætte med at arbejde uden afbrydelser.
Den bedste måde at gøre dette på er ved at bruge et datamigreringsværktøj. Dette vil hjælpe dig med hurtigt og nemt at overføre al information fra et system til et andet, samt forhindre datatab under overgangen.
Hvis du ikke ved, hvordan du gør det på en sikker og forsvarlig måde, kan du altid bede udbyderen om hjælp. De burde være i stand til at hjælpe dig med processen.
Det er bydende nødvendigt, at du onboarder dit team med den nye software før overgangen.
Ved at bruge et træningsprogram kan du hjælpe dit team med at forstå, hvordan man bruger den nye software og komme hurtigt i gang. Det hjælper også dine agenter med at vænne sig til den nye software og dens funktioner.
Den bedste måde at gøre dette på er ved at bruge et træningsprogram, som vil hjælpe dit team med at lære at bruge den nye software og komme hurtigt i gang. Det er vigtigt at tjekke, at alle er bekendt med det nye system, før du skifter over til det.
Overgangen bør ikke have nogen negativ indvirkning på dit callcenter-workflow. Giv en passende træningsperiode for at sikre, at alle er klar til at bruge den nye software.
For at undgå forsinkelser er det vigtigt at overholde din plans deadline.
Hvis du ikke overholder dem, vil det forsinke hele processen og kan forårsage problemer for dit callcenter.
Vælg en projektleder til overgangen, og sørg for, at alle ved, hvornår deadlines nærmer sig. Ved at gøre dette kan du holde styr på alt og sikre dig, at det bliver gjort til tiden.
Før du skifter over til den nye software, skal du ikke glemme at udføre en test.
Dette hjælper dig med at garantere, at alt fungerer korrekt, og at overgangen går glat. Det vil også give dig en chance for at løse eventuelle problemer før lancering.
Den bedste måde at gøre dette på er ved at bruge en forsøgsgruppe. Få nogle medarbejdere til at teste den nye software for at sikre, at den er klar til brug. Dette giver dig mulighed for at få feedback fra dem.
Når du er parat, skal du skifte over til den nye software og begynde at bruge den.
Sørg for, at du opretholder ensartet ydeevne ved at udføre regelmæssige kontroller af den nye software.
Hvis der er problemer, kan du hurtigt løse dem. Det vil også hjælpe dig med at bekræfte, at overgangen gik glat, og at den nye software fungerer korrekt.
Den bedste måde er at bruge et kvalitetssikringsteam til at hjælpe med at teste den nye software og afgøre, om den lever op til dine forventninger. At have et sådant team vil give dig mulighed for at holde et skarpt øje med opkaldets resultat, kundetilfredshed samt få feedback fra dem for at sikre, at dit callcenter yder den bedst mulige service.
Afhold regelmæssige møder med dine agenter for at få deres feedback og finde ud af, hvordan de klarer sig.
De vil være i stand til at give dig feedback og fortælle dig, hvad de synes om den nye software. Det vil også give dig en chance for at se, hvordan det går med dem, og om de har brug for hjælp.
Aftal en tid og dato på forhånd, og sørg for at udsende dagsordenen på forhånd for at hjælpe dem med at forberede sig til mødet. Under mødet skal du sørge for at spørge om deres erfaringer med den nye software, og om der er noget, du kan forbedre.
Når du får feedback fra dine kunder og medarbejdere, skal du forbedre systemet. En overgang til callcentersoftware er en proces, så du bliver nødt til at foretage nogle justeringer undervejs.
Der bør ske en ændring, når noget ikke fungerer korrekt, eller når du ønsker at forbedre din kundeservice.
Find mangler til forbedringer og foretag ændringer i overensstemmelse hermed. Dette kan betyde ændringer i softwaren, processen eller endda teamet.
Nogle gange skal du prøve forskellige ideer for at se, hvad der fungerer bedst for din virksomhed og dens kunder.
Det er altid en god idé at prøve enhver potentiel callcenter-softwareløsning, før du foretager et køb. De fleste udbydere tilbyder en form for gratis prøveversion eller demo, så du kan teste funktionerne og funktionaliteten af deres platform.
Callcentersoftware skal være let at bruge for dit team. Grænsefladen skal være intuitiv og funktionerne lette at navigere.
Det er vigtigt at have adgang til god teknisk support, når du skal skifte over til en ny callcenterudbyder. Spørg udbyderen, om support er tilgængelig, og hvor lang tid det tager dem at svare på supportbilletter.
Callcentersoftwaren skal nemt kunne integreres med dine eksisterende systemer, hvilket sparer dig tid og besvær under overgangsprocessen.
Glem ikke at overveje omkostningerne ved tjenesten, når du træffer din beslutning. Sørg for, at du får god valuta for pengene, og at du ved præcis, hvad du betaler for.
Sørg for, at den udbyder, du vælger, har en god sikkerhedsprotokol på plads. Dine data og kundeoplysninger skal til enhver tid opbevares sikkert og trygt.
Udbyderen bør også tilbyde et omfattende træningsprogram til dit team. De bør være i stand til at yde alle de nødvendige ressourcer og støtte.
Udbyderen bør også tilbyde en omnichannel agent desktop. Dette giver dine agenter mulighed for at håndtere alle kanaler (tale, chat og e-mail) fra en enkelt grænseflade.
Callcentersoftwaren bør tilbyde en række avancerede funktioner, såsom intelligent opkaldsdirigering, automatisk opkaldsdistribution og IVR.
Udbyderen bør også tilbyde historiske rapporter, så du kan spore dit callcenters ydeevne og identificere områder for forbedring.
Glem endelig ikke at overveje udbyderens personlige tilpasning. Hvis de deler den samme virksomhedskultur som din, bør du føle dig tryg ved at arbejde sammen med dem.
Når du leder efter en ny callcenterløsning, så spørg om disse kriterier. Ved at lave din research, vil du være i stand til at træffe en informeret beslutning, der er rigtig for din virksomhed.
Det bliver ikke meget bedre end LiveAgent, når det kommer til kundeservice. Alle de førnævnte funktioner er inkluderet, plus mange andre – kommunikér med dine kunder på tværs af alle kanaler problemfrit, fra ét sted.
Med dets realtidsanalyser vil du være i stand til at se, hvordan dit callcenter klarer sig på ethvert givet tidspunkt. Kunne du tænke dig at prøve det?
En callcenter-overgangsplan bør indeholde: kriterier for valg af ny udbyder; de trin, der er involveret i overgangsprocessen; hvem vil være ansvarlig for hvert trin; hvilke ressourcer der er behov for, og hvornår overgangen finder sted.
Læs vores tjekliste for at hjælpe dig med at forberede dig på en overgang til et callcenter. Sørg for at overveje kriterierne for at vælge en ny udbyder. Du bør også gøre dig bekendt med de trin, der er involveret i overgangsprocessen.
Tidsrammen for hele processen med overgang til callcenter vil variere afhængigt af din nuværende udbyder og den nye, du vælger. Det kan tage alt fra flere uger til et par måneder.
En callcenter-overgangsproces er nogle trin, som du følger for at flytte fra din nuværende softwareudbyder til en ny.
Lær hvordan du effektivt beregner og reducerer omkostninger pr. kontakt i dit callcenter. Opdag nøglefaktorer som behandlingstid, kundeservicekvalitet og omkostningseffektive strategier med LiveAgent's innovative softwareløsninger. Besøg siden for at optimere dine kundeserviceudgifter og forbedre tilfredsheden.
Forøg konverteringsfrekvenser med LiveAgent
Forøg din konverteringsrate med LiveAgent! Implementér live chat og optimer kundesupport for en 11% stigning i succes.
Opkaldstransfer hos LiveAgent gør det muligt at omstille opkald mellem agenter, hvilket reducerer ventetider og forbedrer kundeservice. Lær hvordan deltagende opkaldsoverførsler fungerer, og hvordan de kan gavne din virksomhed med funktioner som IVR og intelligent opkaldsdirigering. Få en gratis 30-dages prøveperiode og oplev forbedret kundeglæde og effektivitet i dit callcenter.
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
Our website uses cookies. By continuing we assume your permission to deploy cookies as detailed in our privatliv og cookies politik.
Answer more tickets with our all-in-one help desk software. Try LiveAgent for 30 days with no credit card required.
Hello, I’m Andrej. We’re thrilled to invite you to an exclusive software demo where we’ll showcase our product and how it can transform your customer care. Learn how to achieve your business goals with LiveAgent or feel free to explore the best help desk software by yourself with no fee or credit card requirement.
Andrej Saxon | LiveAgent support team