Help Desk-skabeloner
Øg effektiviteten af din kundesupport med LiveAgents gratis help desk-skabeloner. Forbedre svartider og tilfredshed ved hjælp af foruddefinerede beskeder til fo...
7 min læsning
LiveAgent
Help Desk
+2
Selvom kundesupportagenter typisk skal reagere på en bred vifte af forespørgsler – heldigvis behøver de ikke at opfinde hjulet på ny for almindelige spørgsmål, supportanmodninger eller problemer. I stedet kan de bruge færdiglavede skabeloner til at reducere svartider og give en konsistent kundeserviceoplevelse. Faktisk er standardsvar, foruddefinerede svar og skabeloner nogle af de vigtigste funktioner i enhver support ticketing-software. De giver agenter mere tid og mindre stress, hjælper med at strømline deres arbejdsgang og fremskynder kundesupport. Kort sagt kan standardiserede meddelelser og skabeloner:
- Hjælpe agenter med at give passende og nøjagtige svar hurtigere;
- Spare en stor mængde tid og indsats for dit supportteam;
- Øge agentens selvtillid, effektivitet og produktivitet;
- Reducere træningstid for nye agenter;
- Sikre konsistent brandmeddelelser i kundekommunikation;
- Forbedre servicekvalitet og øge kundetilfredshed.
Bedste praksis for brug af standardsvar og skabeloner i dit support ticketing-system
- Involver hele din organisation i skabelonoprettelse og evalueringsprocessen for at få konstruktiv feedback fra flere fagfolk i forskellige afdelinger.
- Sikr, at hver svarskabelon bliver omhyggeligt gennemgået før lancering, og der er ingen fejl, stavefejl eller grammatikfejl.
- Brug ikke kedelig, robotagtig og ekstremt formel sprog – find den rigtige stil og tone for dit publikum.
- Prøv og test forskellige svarskabeloner for at finde de mest passende til din organisation.
- 38% af forbrugerne finder scriptede, upersonlige svar frustrerende – personaliser skabeloner når som helst du kan og tilpas svaret til hver kunde og deres specifikke tilfælde.
- Brug ikke standardsvar og skabeloner udelukkende for supportets hastighed – send kun meddelelsen, hvis den er 100% relevant og matcher en kundes anmodning.
- Revidér dine standardiserede meddelelser og skabeloner regelmæssigt for at sikre, at de forbliver relevante og holder trit med din organisations vækst og skiftende kundebehov.
12 Eksempler på almindelige ticketing-svarskabeloner
Med et sæt af færdiglavede meddelelser kan du opnå en personaliseret tilgang, samtidig med at du reducerer byrden ved at udarbejde hvert svar fra bunden. At skabe et bibliotek af effektive standardsvar og skabeloner tager dog tid og indsats. Her er nogle grundlæggende support ticketing-skabeloner baseret på 12 almindelige scenarier. Brug dem som udgangspunkt og tilpas dem til dit kundebase.
Bekræftelse af, at en ticket blev modtaget
Hej [NAVN],
Tak fordi du kontaktede os. Dette er blot en hurtig note for at informere dig om, at vi modtog din besked og allerede er begyndt at arbejde på at løse dit problem [Ticket ID: (Nummer) dateret (Dato)].
Hvis du har yderligere spørgsmål eller bekymringer, skal du gøre os opmærksom på det. Vi er tilgængelige døgnet rundt og er altid glade for at hjælpe.
Tak fordi du er en loyal [VIRKSOMHED]-kunde.
Pas godt på dig selv, [DIN SIGNATUR]
Opdatering om en ticket-fremskridtsskabelon # 1 (Vi arbejder på dit tilfælde)
Hej [NAVN],
Jeg ville gerne give dig en opdatering før weekenden om status for dit [Problem, Ticket ID]. Det er i øjeblikket under behandling og bliver arbejdet på af vores tekniske supportteam. Vi prioriterer din anmodning, og jeg vil sikre, at dette problem bliver løst så hurtigt som muligt.
Som et groft skøn bør det være rettet på [ETA]. Vi holder dig opdateret.
Tak for din tålmodighed! [DIN SIGNATUR]
Opdatering om en ticket-fremskridtsskabelon # 2 (Vi har ikke glemt dig)
Hej [NAVN],
Det er gået et stykke tid siden vores sidste opdatering, men vi ville gerne forsikre dig om, at vi ikke har glemt dit problem. Det har været lidt mere udfordrende end det gennemsnitlige tilfælde, men vores team af tekniske eksperter er forpligtet til at løse det så hurtigt som muligt.
I mellemtiden vil vi holde dig opdateret om eventuelle yderligere opdateringer. Tak for din tålmodighed, mens vi arbejder gennem dette.
Med venlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Anmodning om mere information fra en kunde
Hej [NAVN],
Tak fordi du indsendte din ticket [Ticket ID] på [Dato]. Kunne du venligst give os lidt mere kontekst? Hvornår begyndte dette problem? Har det været konsistent, eller sker det på og af? Har du prøvet nogle løsninger selv?
Disse spørgsmål vil hjælpe os med at finde en mere personaliseret løsning på dit problem.
Vi ser frem til at høre fra dig, [DIN SIGNATUR]
Informering af kunden om, at problemet blev løst
Hej [NAVN],
[AGENT NAVN] fra [VIRKSOMHED] her. Håber du har det godt!
Du har rapporteret et problem med [Problem] på [Dato]. Som lovet ringer jeg tilbage for at fortælle dig, at det er blevet løst med succes. Problemet viste sig at være mere komplekst end vi troede, så det tog lidt længere tid at få det rettet. Men alt burde være fint nu. Kan du bekræfte, at alt fungerer?
Hvis du har flere spørgsmål eller støder på andre problemer, skal du give mig besked, jeg vil være glad for at hjælpe.
Hav en fantastisk dag, [DIN SIGNATUR]
Ticket-lukningsskabelon
Hej [NAVN],
Dit [Problem, Ticket ID] er blevet løst. Tak for din tålmodighed og tid, og vi håber, at vores kundeservice var tilfredsstillende.
Hvis der er noget mere, vi kan gøre for dig, skal du ikke tøve med at svare på denne e-mail eller ringe til os på (nummer).
Bedste, [DIN SIGNATUR]
Ticket-lukning på grund af manglende svar
Hej [NAVN],
Jeg kontakter dig angående dit tilfælde hos os vedrørende [Sagsemne]. Det er gået [Antal] dage siden vi hørte fra dig, så jeg ville gøre dig opmærksom på, at vi vil lukke denne ticket. Du kan altid genåbne den eller oprette en ny ticket, hvis du har brug for yderligere assistance.
Tak fordi du arbejdede med os!
Med venlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Indrømmelse af en fejl i problemløsning
Hej [NAVN],
Vi kontakter dig med en uheldig opdatering om din anmodning [Ticket ID] dateret [Dato]. Vi indrømmer, at der var en fejl fra vores side, og vi er virkelig kede af det. Det faktum, at vi (forklaring på hvad der blev gjort forkert).
Vi forstår, at dette er ubelejligt, men vi gør i øjeblikket vores bedste for at få det ordnet. Vi er igen ekstremt kede af denne hændelse. Jeg vil personligt informere dig om eventuelle yderligere opdateringer.
Tak for din tålmodighed og forståelse, [DIN SIGNATUR]
Undskyldning for et virksomhedsomfattende problem
Hej [NAVN],
Tak fordi du kontaktede os. Desværre oplever vi tekniske problemer i øjeblikket. Vores tekniske supportteam arbejder allerede på det, og servicen burde være oppe og køre igen på [ETA].
Vi giver dig besked så snart vi er tilbage. Vores oprigtige undskyldninger for det besvær, dette måtte have forårsaget dig. Tak fordi du er tålmodig, mens vi får det ordnet.
Med venlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Svar på en fejlrapport
Hej [NAVN],
Tak fordi du rapporterede [fejl]. Der ser ud til at være en fejl i applikationen. Vi har logget dette i vores fejlsporer, så forventer en ny version med rettelsen snart. Vores oprigtige undskyldninger for det besvær, dette måtte have forårsaget dig.
Vi sætter pris på din tålmodighed, [DIN SIGNATUR]
Opfølgningsskabelon
Hej [NAVN],
Du har for nylig kontaktet os angående [Problem], som blev [Løst/Lukket]. Vi kontakter dig for at sikre, at der ikke har været relaterede problemer siden. Hvis du har nogen opdateringer, skal du gøre os opmærksom på det. Vi vil være glade for at hjælpe dig yderligere.
Tak, [DIN SIGNATUR]
Kundeservice opfølgning
Hej [NAVN],
Du har for nylig kontaktet os om [Problem], som blev løst på [Dato]. Vi ville gerne høre, hvad du synes om vores kundeservice. Tag venligst et øjeblik til at anmelde vores service ved at klikke på et af linkene nedenfor:
Godt, jeg er tilfreds Dårligt, jeg er utilfreds
Din feedback sættes stor pris på og vil hjælpe os med at forbedre!
Med venlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
