Opkaldsinvitations-e-mail-skabeloner
Lær at udnytte e-mail-marketing til klientopkald med opkaldsinvitations-e-mail-skabeloner. Få tips, eksempler på emnelinjer og skabeloner til forskellige scenar...
6 min læsning
LiveAgent
Call Center
+1
Føler du dig uforberdt til dine klientmøder? Hvis ja, er du ikke alene. Mange virksomhedsejere bruger ikke tid på at forberede sig ordentligt til deres møder, hvilket kan føre til meget spildt tid og energi. I dag vil vi diskutere, hvordan du bedst planlægger dine møder med potentielle klienter, så du kan få mest muligt ud af hver enkelt.
Vigtigheden af planlægning før opkald
Ved at bruge tid på at forberede dig ordentligt til dine møder, vil du kunne gøre hver enkelt så produktiv og effektiv som muligt. Planlægning før opkald giver dig mulighed for at opbygge bedre forhold til dine klienter, da du vil have en bedre forståelse af deres behov.
Med planlægning før opkald kan du identificere eventuelle indvendinger, som dine klienter måske har, og håndtere dem før mødet. Selvom planlægning før opkald kan tage lidt ekstra tid på forhånd, vil det spare dig tid i det lange løb ved at eliminere uproduktive møder.
Hvordan titler man en e-mail til planlægning før opkald
Når du planlægger før opkald, er det vigtigt at have et klart og præcist notetagningssystem. En måde at gøre dette på er ved at titulere dine noter med datoen og tidspunktet for møtet samt klientens navn. Dette vil hjælpe dig med at holde styr på dine møtenoter og forberede dig til hvert møte.
Du skal sandsynligvis filtrere gennem mange skabeloner forbundet med forskellige klienter eller projekter, så titulering af dine noter med datoen kan hjælpe dig med hurtigt at identificere, hvilke der er forbundet med hvert møte.
Og da du sender dem ud til dit team, kolleger, salgsteam eller bare dig selv, ville det være gavnligt at have møtetitlen i emnelinjen i noterne, så alle nemt kan finde dem bagefter.
Eksempler på emnelinjer til e-mails til planlægning før opkald
- Møde med potentiel klient – [Klientens navn] [Dato for opkald]
- Planlægning før møde – [Dato for opkald] [Klientens navn] | * [Klientens navn] [Dato for opkald] | Planlægning før opkald |
- Planlægning før opkald [Klientens navn] [Dato for opkald]
- Møde med potentiel klient [Klientens navn] [Dato for opkald]
- Planlægningsfase [Klientens navn] [Dato for opkald]
- Handlingsplan [Klientens navn] [Dato for opkald]
- [Klientens navn] [Dato for opkald] – Diskussion før møde
Hvordan skriver man en skabelon til planlægning før opkald
Planlægning før opkald behøver ikke at være kompliceret. Faktisk kan det være så simpelt som at oprette en liste over nøglespørgsmål, som du gerne vil stille dine klienter. Ved at have en vil du kunne sikre, at hvert møte er fokuseret og produktivt.
Start med formålet med opkaldet. Hvad håber du at opnå, og hvordan gør du det? Dette vil give dig mulighed for at identificere opkaldets hovedmål og fokusere hvert spørgsmål på at opnå disse mål.
Opret en dagsorden. Hvilke emner vil du diskutere under opkaldet, og hvorfor? Dette vil hjælpe med at holde møtet på sporet og forhindre dig i at blive afledt af andre emner.
Forbered nogle baggrundsoplysninger om klienten. Dette kan omfatte alt fra deres virksomhedshistorie til deres nuværende projekter. Du bør også liste spørgsmål, som din potentielle klient måske har. Ved at have disse oplysninger vil du kunne bedre forstå deres behov og hvordan du kan hjælpe dem.
Lav en liste over spørgsmål, som du gerne vil stille klienten, hvilket kunne være alt fra at præcisere deres behov til at forstå deres budget. Dette vil bidrage til at holde møtet fokuseret og produktivt.
Til sidst skal du opstille opsummerede mål for møtet. Hvad håber du at opnå ved slutningen af opkaldet? Dette vil give dig mulighed for at måle møtets succes samt identificere de næste trin i processen.
Hvad skal inkluderes i en skabelon til planlægning før opkald
- Formål med opkaldet
- Dagsorden
- Baggrundsoplysninger om klienten
- Spørgsmål til klienten
- Opsummerede mål for møtet
- Næste trin i processen
Skabeloner og eksempler til planlægning før opkald
Møde med potentiel klient – [Klientens navn] [Dato for opkald]
[Klientens navn] [Dato for opkald]
Formålet med opkaldet: at diskutere muligheden for at arbejde sammen om [Projektnavn].
Dagsorden: • Introduktioner • Diskuter projektomfang • Spørgsmål og svar
Baggrundsoplysninger om klienten: [Klientens virksomhed] er en [virksomhedsstørrelse] virksomhed, der specialiserer sig i [branche]. De arbejder i øjeblikket på et [projekttype] projekt kaldet [Projektnavn].
Spørgsmål til klienten: • Hvad er dit budget for dette projekt? • Hvad er tidslinjen for dette projekt? • Hvad er dine mål for dette projekt?
Opsummerede mål for møtet: Ved slutningen af møtet vil vi have en klar forståelse af projektomfanget og målene. Vi vil også have en forståelse af klientens budget og tidslinje.
Næste trin i processen: • Send et forslag til klienten • Planlæg et opfølgende møde for at diskutere forslaget
Planlægning før møde – [Dato for opkald] [Klientens navn]
[Dato for opkald] [Klientens navn]
Formålet med opkaldet: nye arrangementer for [projekt]
Dagsorden: • Introduktioner • Nuværende situation • Spørgsmål og svar
Baggrundsoplysninger om klienten: [Virksomhedsnavn] har været vores klient i [tidsperiode]. De arbejder i øjeblikket på et [projekttype] projekt og gerne vil ændre [projektdetaljer].
Spørgsmål til klienten: • Hvordan skal vi gå frem med ændringerne? • Hvilke teammedlemmer skal være involveret i projektet? • Hvad er tidslinjen for projektet?
Opsummerede mål for møtet: Ved slutningen af møtet vil vi have en klar forståelse af, hvordan vi skal gå frem med ændringerne, og hvilke teammedlemmer der skal være involveret. Vi vil også have en forståelse af tidslinjen for projektet.
| ### [Klientens navn] [Dato for opkald] | Planlægning før opkald |
[Klientens navn] [Dato for opkald]
Formålet med opkaldet: at få klienten til at tilmelde sig vores [produkt/tjeneste]
Dagsorden: • Introduktioner • Præsentation af [produkt/tjeneste] • Spørgsmål og svar
Baggrundsoplysninger om klienten: [Klientens virksomhed] leverer [branche] tjenester til [målmarked]. De er i øjeblikket i gang med at udvide deres forretning og søger nye [produkt/tjeneste] udbydere.
Spørgsmål til klienten: • Hvilke funktioner søger du i en [produkt/tjeneste]? • Hvad er dit budget for denne [produkt/tjeneste]? • Hvornår har du brug for denne [produkt/tjeneste]?
Opsummerede mål for møtet: Ved slutningen af møtet vil vi have en klar forståelse af klientens behov og krav. Vi vil også have en forståelse af deres budget og tidslinje.
Næste trin i processen: • Send et forslag til klienten • Planlæg et opfølgende møde til onboarding
[Klientens navn] [Dato for opkald] – Diskussion før møde
[Klientens navn] [Dato for opkald]
Formålet med opkaldet: diskutere mulige løsninger for [eksisterende projekt]
Dagsorden: • Introduktioner • Nuværende situation • Spørgsmål og svar
Baggrundsoplysninger om klienten: [Klientens virksomhed] leverer [branche] tjenester til [målmarked]. De arbejder i øjeblikket på et projekt kaldet [Projektnavn] og står over for nogle udfordringer. De var tidligere klient hos os, og vi gennemførte med succes et projekt kaldet [Tidligere projektnavn].
Spørgsmål til klienten: • Hvilke udfordringer står du over for med det nuværende projekt? • Har du et budget til det nye projekt? • Hvilke teammedlemmer arbejder på dette projekt?
Opsummerede mål for møtet: Ved slutningen af møtet bør vi få en klar forståelse af de udfordringer, klienten står over for, ved at sende et forslag. Vi vil også vide noget om klientens budget og tidslinje.
Næste trin i processen: • Ordne fornyelsen af samarbejdet • Indsamle mere information om projektet under debriefingen
Planlægning før opkald [Klientens navn] [Dato for opkald]
[Klientens navn] [Dato for opkald]
Formålet med opkaldet: at give et forslag til [Projektnavn]
Dagsorden: • Introduktioner • Præsentation af forslag • Spørgsmål og svar
Baggrundsoplysninger om klienten: [Klientens virksomhed] er en leder inden for [branche] industrien. De har været vores klient i [X] måneder/år og overvejer at opgradere deres [produkt/tjeneste].
Spørgsmål til klienten: • Hvad er dine tanker om forslaget? • Har du nogle spørgsmål til forslaget? • Hvornår vil du gerne starte projektet?
Opsummerede mål for møtet: Ved slutningen af møtet bør vi have nogle flere detaljer etableret om projektet. Vi vil vide, hvornår de gerne vil starte, og have en idé om deres tanker om forslaget.
Næste trin i processen: • Send en kontrakt til klienten • Planlæg et møde til underskrivelse af kontrakten
Møde med potentiel klient [Klientens navn] [Dato for opkald]
[Klientens navn] [Dato for opkald]
Formålet med opkaldet: at underskrive kontrakten for [Projektnavn]
Dagsorden: • Introduktioner • Gennemgang af kontrakten • Spørgsmål og svar
Baggrundsoplysninger om klienten: [Klientens virksomhed] er en leder inden for sektoren [branche]. De har været vores klient i [tidsperiode], og vi har gennemført nogle få projekter sammen i løbet af den tid. Det seneste var kaldet [Projektnavn].
Spørgsmål til klienten: • Har du nogle spørgsmål til kontrakten? • Hvornår vil du gerne starte projektet?
Opsummerede mål for møtet: Ved slutningen af møtet vil vi have en underskrevet kontrakt for projektet. Vi bør også vide, hvornår de gerne vil starte projektet.
Næste trin i processen: • Send en velkomstpakke til klienten • Planlæg et kickoff-møde med klientens team • Send en e-mail til teamet med baggrundsoplysninger
Planlægningsfase [Klientens navn] [Dato for opkald]
[Klientens navn] [Dato for opkald]
Formålet med opkaldet: at starte [Projektnavn]
Dagsorden: • Introduktioner • Gennemgang af projektmål • Spørgsmål og svar
Baggrundsoplysninger om klienten: [Klientens virksomhed] er en leder inden for deres branche med fokus på [målmarked]. De har været vores klient i nogle år, og vi har gennemført flere forskellige projekter sammen.
Spørgsmål til klienten: • Hvordan kunne vi forbedre vores samarbejde? • Har du nogle spørgsmål til projektmålene?
Opsummerede mål for møtet: Ved slutningen af møtet bør vi have en klar forståelse af klientens forventninger. Vi vil også vide, hvad deres tanker er om, hvordan vi kan forbedre vores samarbejde.
Næste trin i processen: • Send en tak-e-mail til klienten • Planlæg regelmæssige check-in-opkald med klientens team • Begynd arbejdet på projektets leverancer
Skabelon til planlægning før opkald – Bedste praksis
Med hensyn til planlægning af salgskald før opkald er der nogle få vigtige ting, du altid skal gøre, før du hopper på et opkald med en potentiel klient. Dette omfatter:
- Gennemgang af klientens websted – kan give dig meget information om deres forretning, deres målmarked osv. Det er et absolut must-do, når det kommer til planlægning før opkald.
- Verifikation af deres sociale medieprofiler – fortæller dig om deres tonegang og hvilken slags indhold de deler osv.
- Gennemgang af forslaget – præciser hvad du tilbyder, og hvad klienten søger.
- Tjek med dit team – spørg, om nogen andre har talt med klienten for nylig, og om de har nogle indsigter om faktiske salgsamtaler.
- Forståelse af klientens budget og tidslinje – for at skræddersy samtalen, komme med et realistisk forslag og sætte forventninger.
- Forberedelse af spørgsmål til klienten – for at få mest muligt ud af opkaldet, lav en liste over nogle få ting, som du gerne vil spørge om på forhånd.
- Indsamling af baggrundsoplysninger om deres virksomhed – for at opbygge forhold og vise, at du er investeret i deres forretning.
- Lær om deres branche og målmarked – jo mere du ved, jo mere værdifuld kan du være for dem og påvirke deres købebeslutning.
- Skrivning af en liste over spørgsmål, som du måske bliver stillet af klienten – salgsmændene skal være forberedt på alt, da klienten måske har bekymringer om dit forslag.
- Anmodning om henvisninger – dette er en fantastisk måde at vokse din virksomhed og få flere klienter på, men fungerer også som social proof for din forretning.
- Udvikling af en handlingsplan for salgskald før mødet – du skal have klare og faste mål for opkaldet i tankerne, samt vide, hvad du vil opnå.
- Oprettelse af en opfølgningsplan – efter opkaldet bør du have en idé om, hvad du skal gøre næste gang. Det kunne være at sende et forslag, planlægge et andet møte eller bare holde kontakten.
- Afsendelse af en “tak”-note efter opkaldet – vis taknemmelighed over for dit prospekt for deres tid og send dem en opsummering af det, der blev diskuteret. Hvis du har yderligere oplysninger, som de måske finder nyttige, skal du sørge for at vedhæfte det også.
Opsummering
Planlægning før opkald er en væsentlig del af salgsprocesen, der kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af dine møder med potentielle klienter. Ved at bruge tid på at undersøge dine prospekter, forstå deres behov og udvikle en solid plan for møtet, vil du øge dine chancer for at foretage et vellykket salg.
