Kundeserviceskabeloner
Forbedre dine kundeserviceemails med LiveAgents færdiglavede skabeloner. Spar tid, reducer fejl og sikr konsistent kommunikation på tværs af forskellige scenari...
7 min læsning
LiveAgent
Customer Service
+2
Skal du på ferie og har brug for en fraværsmeddelelse? Eller måske tager du bare en dag fri og vil ikke blive forstyrret af arbejde. Uanset hvad vil en god fraværsskabelon hjælpe dig med at få jobbet gjort.
Sådanne skabeloner er normalt enkle og nemme at bruge, så du kan tilpasse din meddelelse, som du ønsker. I dag viser vi dig nogle få forskellige fraværsskabeloner, som du kan bruge til dine automatiske svar på ferie.
Hvorfor skal du bruge en fraværsskabelon
De fleste mennesker bruger e-mailstyringværktøjer, såsom automatiske svar på fraværsskabeloner, når de er væk fra deres e-mail i længere tid – på ferie eller bare tager en dag fri, for eksempel. Du kan indstille et automatisk svar, der lader folk vide, at du ikke tjekker din indbakke og snart er tilbage. På denne måde forventer de ikke et svar fra dig med det samme, og du kan nyde din fritid uden at bekymre dig om arbejde.
Men der er også andre gange, hvor du måske vil bruge et skabelonsvar. Hvis du ved, at du kommer til at være optaget og ikke kan nå til din e-mail så ofte som normalt, lader en fraværsmeddelelse folk vide, at du måske ikke kan svare med det samme. De kan derefter beslutte, om de vil vente på et svar eller finde en anden måde at kontakte dig på.
En fraværsmeddelelse kan også hjælpe med at styre folks forventninger, hvis du er oversvømmet med arbejde og ikke kan svare på hver e-mail med det samme. At lade folk vide, at du er optaget, men vil komme tilbage til dem så snart som muligt, kan hjælpe med at undgå frustration på begge sider.
Hvordan titler du en fraværs-e-mailskabelon
Hold det ret kort og præcist – Væk fra kontoret, Automatisk svar på ferie eller Væk er alle gode muligheder. I emnelinjen er det også en god idé at inkludere, hvornår du kommer tilbage, så folk ved, hvor længe de skal vente på et svar.
For eksempel ville “Væk fra kontoret til 15. januar” fungere godt. Dette hjælper også med filtrering, hvis du har et e-mailsystem, der kan gøre det, men vigtigst af alt lader det andre vide, hvornår de kan forvente et svar uden at skulle læse brødteksten i din e-mail. På denne måde viser du, at du bekymrer dig om deres tid.
Eksempler på emnelinjer til fraværs-e-mail
- Væk fra kontoret: [dato]
- Væk fra kontoret: [feriedetaljer]
- Væk fra kontoret: [grund til fravær]
- På ferie: [dato] – [dato]
- Ferier: [dato] – [dato]
- OOO: sygedag
- Utilgængelig: væk fra landet
- I tilfælde af nødsituation:
- Væk fra mit skrivebord på [dato]
- I øjeblikket på ferie
- Jeg er ude af sløjfen
- Jeg er snart tilbage
- På sabbatår
- Tager af sted for lidt R&R
Hvordan skriver du en fraværsskabelon
Der er nogle få ting at huske på, når det kommer til brødteksten i dit automatiske svar-e-mail.
For det første vil du sikre dig, at det er klart, at du er væk fra dit skrivebord og ikke kan svare på e-mails med det samme. Hvis du vil tjekke din indbakke fra tid til anden, skal du lade folk vide, hvornår de kan forvente et svar. Hvis du er usikker, er det bedre at undgå denne del end at få folk til at vente på et svar, der måske ikke kommer.
For det andet kan du i tilfælde af en nødsituation efterlade dit private telefonnummer. Husk dog at notere, at du måske ikke kan tage telefonen med det samme, og bed folk om kun at kontakte dig på denne måde, hvis det er ekstremt presserende.
Det er også en god idé at inkludere, hvem de kan kontakte i dit fravær, samt eventuelle relevante oplysninger, de måske har brug for (som deadlines eller projektopdateringer). Og selvfølgelig skal du ikke glemme at sige, hvornår du kommer tilbage. Hold det kort og sødt – ingen vil læse en roman, når de prøver at komme i kontakt med dig.
Sidst, men ikke mindst – og dette er valgfrit – kan du inkludere en kort meddelelse, der lader folk vide, hvad de skal gøre i dit fravær. For eksempel, hvor de ville være i stand til at finde de oplysninger, de måske har brug for, hvis du ikke kan give dem.
Hvad skal du inkludere i en fraværs-e-mailskabelon
- Dit navn
- De datoer, du er væk, eller den dato, du kommer tilbage
- En kort meddelelse, der lader folk vide, at du er væk fra kontoret, eller at du snart er tilbage
- Hvem de skal kontakte i dit fravær (hvis relevant)
- Hvornår de kan forvente et svar fra dig (hvis du tjekker din indbakke under ferien)
- Alternative måder at kontakte dig på
Eksempler og skabeloner til fraværs-e-mail
Formelle fraværsskabeloner
Emne: Væk fra kontoret
Jeg er i øjeblikket væk fra kontoret og kommer tilbage den 15. januar. Jeg tjekker min e-mail med jævne mellemrum, men hvis du har brug for et øjeblikkeligt svar, skal du i stedet kontakte [Navn] på [e-mailadresse]. Tak,
[Dit navn]
Emne: Fraværsskabelon
Hej, jeg er i øjeblikket væk fra kontoret og kommer tilbage den [dato]. Hvis du har brug for øjeblikkelig assistance, skal du kontakte [Navn] på [e-mailadresse] eller nå mig på min mobiltelefon på [telefonnummer], men bemærk venligst, at jeg måske ikke kan svare med det samme. Tak,
[Dit navn]
Emne: Væk fra kontoret [dato fra-dato til]
Hej, jeg er OOO uden e-mailacces fra [dato fra] til [dato til]. For presserende spørgsmål i denne periode skal du kontakte [Navn] på [e-mailadresse] eller ringe til min mobiltelefon på [telefonnummer]. Med venlig hilsen,
[Dit navn]
Emne: Væk fra kontoret – Ferier
Hej, jeg er væk fra kontoret fra [dato fra] til [dato til] og har begrænset adgang til e-mail. Hvis du har brug for øjeblikkelig assistance i denne periode, skal du prøve at kontakte [Navn] på [e-mailadresse] i stedet for mig, eller for presserende spørgsmål kan du prøve at ringe til mig på [telefonnummer]. Bedste ønsker, [Dit navn]
Emne: Ferier [dato]
Hej, jeg er i øjeblikket væk fra kontoret og nyder nogle velfortjente fridage. Jeg kommer tilbage den [dato], og jeg har ikke adgang til e-mail før da. For presserende spørgsmål i denne periode skal du i stedet kontakte [Navn] på [e-mailadresse], som er blevet underrettet om at forvente yderligere korrespondance i mit fravær. Bedste,
[Dit navn]
Emne: Utilgængelig: Væk fra landet [dato]
Hej, jeg er væk fra landet fra [dato fra]-[dato til]. Jeg har begrænset adgang til e-mail i denne periode. For presserende spørgsmål skal du kontakte [Navn] på [e-mailadresse] i stedet for mig. Med venlig hilsen,
[Dit navn]
Emne: På sabbatår [dato]
Hej, jeg er i øjeblikket på sabbatår og er væk fra kontoret til [dato]. Jeg har ikke adgang til e-mail i denne periode. Hvis der er en nødsituation, kan [Navn] på [e-mailadresse] kontaktes i denne periode. Vi ses snart,
[Dit navn]
Emne: Sygeorlov [dato]
Hej, jeg er væk fra kontoret og på sygeorlov til [dato]. I denne periode kan jeg ikke tjekke min e-mail. I tilfælde af en nødsituation skal du kontakte [Navn] på [e-mailadresse]. Med venlig hilsen,
[Dit navn]
Emne: Væk fra kontoret: Konference [dato]
Hej, jeg er væk fra kontoret for at deltage i en konference fra [dato]. Jeg svarer på e-mails, når jeg har adgang, men for et hurtigere svar skal du kontakte mig på [telefonnummer], hvis der er et presserende spørgsmål. Tak,
[Dit navn]
Emne: Væk fra kontoret: Virksomhedsretreat [dato]
Hej, jeg er væk fra kontoret på et virksomhedsretreat fra [dato]. I denne periode har jeg begrænset adgang til e-mail. I tilfælde af en nødsituation skal du kontakte [Navn] på [e-mailadresse] eller ringe til hovedkontoret på [telefonnummer]. Tak,
[Dit navn]
Emne: Væk fra kontoret [Dato]
Hej, jeg er væk fra kontoret i de næste [X] dage. I mit fravær skal du kontakte [Navn], som vil være mere end glad for at hjælpe med eventuelle forespørgsler, du måtte have. Tak for din forståelse. Bedste,
[Dit navn]
Emne: OOO [dato]
Hej, tak for at du skrev. Jeg er i øjeblikket væk fra kontoret og kommer tilbage den [Dato] senest. Jeg beklager ulejligheden og vil venligst bede dig om at sende e-mail til min kollega [Navn] på [e-mailadresse] i mellemtiden. Bedste,
[Dit navn]
Uformelle fraværsskabeloner
Emne: Væk fra mit skrivebord
Hej, jeg er i øjeblikket væk fra mit skrivebord og drikker cocktails på en strand et eller andet sted. Jeg kommer tilbage den [dato] og har begrænset adgang til e-mail til da. Min kollega [Navn] håndterer mine e-mails i mit fravær, så kontakt venligst [ham/hende/dem] på [e-mailadresse] for presserende spørgsmål. Tak, og hav en fantastisk dag.
[Dit navn]
Emne: Tager en pause til [dato]
Hej, beklager at du ikke nåede mig. Jeg er væk fra kontoret til [dato]. Men jeg tager periodiske pauser fra at binge-se alt, hvad jeg har mistet, for at tjekke min e-mail af og til, mens jeg er væk. Hvis dette spørgsmål ikke er tidsfølsomt, kan du være sikker på, at jeg svarer, når jeg kommer tilbage fra denne pause. Bedste,
[Dit navn]
Emne: Væk fra kontoret [dato]
Hej, jeg er væk fra kontoret fra [dato fra] til [dato til]. Jeg kan nås på min mobiltelefon på [telefonnummer], men for presserende spørgsmål skal du kontakte [Navn] i stedet. Vi ses snart,
[Dit navn]
Emne: Jeg er (endelig) på ferie
Hej, jeg er væk fra kontoret og på ferie fra [startdato] til [slutdato]. Jeg har ikke adgang til e-mail i denne periode, men hvis du har brug for øjeblikkelig assistance, skal du kontakte min kollega [Navn] på [e-mailadresse]. Tak,
[Dit navn] P.S. Jeg glæder mig virkelig til denne pause. 🎉
P.P.S. Hvis du har brug for at nå mig presserende, skal du ringe til min mobiltelefon på [telefonnummer].
Emne: Jeg er ude af sløjfen [dato]
Hej,
Jeg vil være væk fra kontoret fra [startdato] til [slutdato]. Hvis du har brug for øjeblikkelig assistance, skal du kontakte [kollegas navn] på [kollegas e-mail]. Ellers svarer jeg på din meddelelse ved min tilbagevenden. Hav en fantastisk dag. Bedste,
[Dit navn]
Emne: Beklager, jeg er OOO [dato]
Hej [Navn], jeg er væk fra kontoret denne uge, men hvis du har brug for noget presserende, skal du gerne kontakte min kollega [Navn]. Tak,
[Dit navn]
Emne: Væk fra kontoret fra [Dato] til [Dato]
Hej. Jeg er i øjeblikket væk fra kontoret og kommer tilbage den [Dato]. I mellemtiden, hvis du har brug for assistance, skal du kontakte [navn eller afdeling]. Cheers,
[Dit navn]
Emne: På stranden [dato]
Hej. Jeg er i øjeblikket væk fra kontoret og nyder nogle velfortjente fridage på stranden. Jeg kommer tilbage på kontoret den [Dato], og jeg vil være glad for at svare på din e-mail da. Hvis du har brug for assistance, mens jeg er væk, skal du kontakte min kollega [Navn] på [e-mailadresse]. Tak.
[Dit navn]
Bedste praksis for fraværsskabeloner
Hold det kort
Når du skriver en fraværsmeddelelse, er det vigtigt at holde den kort og sødt. Der er ingen grund til at gå i detaljer om, hvem du er, eller hvad du laver. Giv bare det væsentlige, så dine kolleger ved, hvordan de kan nå dig i tilfælde af en nødsituation.
Brug den rigtige tone
Din fraværsmeddelelse er en afspejling af din virksomheds kultur og værdier, så det er vigtigt at bruge den rigtige tone. Hvis du er usikker på, hvilken tone du skal bruge, skal du være på den sikre side og være professionel.
Du vil ikke lyde for uformelt eller uprofessionelt, da det kan påvirke din virksomhed negativt. Hvis din virksomhed har sin egen brandbook og tone, skal du bruge den som vejledning, når du skriver din fraværsmeddelelse.
Hvis du bruger slang eller fagudtryk, skal du sikre dig, at alle, der læser din meddelelse, forstår det. Hvad der er sjovt for dig, er måske ikke sjovt for modtagerne af dit automatiske svar, især hvis de ikke er fra samme land eller region.
Tilføj datoer for dit fravær
Når det er muligt, skal du tilføje datoerne for dit fravær til din fraværsmeddelelse. Dette hjælper dine kolleger, kunder og/eller forretningspartnere med at vide, hvornår de kan forvente et svar fra dig. Hvis du ikke er sikker på, hvornår du kommer tilbage, skal du give et datointerval eller et estimat. I dette tilfælde er det bedre at være på den sikre side og give en længere tidsramme, end du tror, du har brug for.
Nævn alternative kontaktformer
I din fraværsmeddelelse skal du være sikker på at nævne alternative kontaktformer i tilfælde af en nødsituation. Dette kunne være en kollegas e-mailadresse, telefonnummer eller endda en fysisk adresse. Hvis du er komfortabel med at dele dine personlige oplysninger, kan du også inkludere dit mobiltelefonnummer eller dine sociale medier-håndtag.
Husk bare, at jo mere information du inkluderer, jo mere sandsynligt er det, at nogen vil kontakte dig, mens du er væk. Som sådan bør du kun inkludere alternative kontaktformer, hvis du er komfortabel med at blive kontaktet under din fritid.
Hvis du beslutter dig for at dele dine kollegers kontaktoplysninger, skal du sikre dig, at de ved det, og at de accepterer at være kontaktpunktet, før du tilføjer deres oplysninger til din fraværsmeddelelse.
Gå ikke for dybt eller for specifikt
Når du skriver din fraværsmeddelelse, skal du modstå fristelsen til at gå for dybt eller blive alt for specifik. Dette er ikke tiden til at dele din livshistorie eller dine seneste feriefotos. Kom direkte til sagen, så dine kolleger kan vende tilbage til arbejdet med minimal afbrydelse, og dine forretningspartnere kan finde de oplysninger, de har brug for, uden at skulle gennemlæse en roman.
Konfigurer en intern og ekstern OOO-skabelon
Hvis du ofte har fraværsmeddelelser, skal du konfigurere en intern og ekstern OOO-skabelon for at spare tid. På denne måde skal du bare udfylde blanketterne med dine specifikke oplysninger hver gang, du skal væk fra dit skrivebord.
En intern fraværsmeddelelse sendes til personer inden for din virksomhed, mens en ekstern sendes til dem uden for den. Hovedforskellen mellem de to er, at en intern OOO-meddelelse ikke behøver at være så formelt som en ekstern.
Opsummering
Automatiske svarmeddelelser er en nødvendig ulempe, når du har brug for at tage lidt tid væk fra arbejde. Ved at følge disse bedste praksis kan du skrive en fraværsmeddelelse, der er professionel, informativ og hjælpsom for alle, der modtager dem. De kan endda sætte pris på en fraværsmeddelelse mere, end du tror.
