IVR (Interaktivt Svarsystem) funktioner
Administrer nemt opkald med LiveAgents tilpasselige IVR-system. Forbedr kundetilfredsheden, reducer ventetider & effektivisér supporten!
3 min læsning
IVR
Call Center
+2
At have et professionelt IVR-system på plads kan gå langt i at hjælpe virksomheder med at forbedre deres telefonunderstøttelse og øge kundetilfredshed. Et effektivt IVR-script giver dig ikke kun mulighed for automatisk at dirigere indgående opkald til de rigtige afdelinger eller agenter, men eliminerer også lange ventelinjer og ventetider. IVR-hilsener og meddelelser, som dine opkaldende hører, når de ringer til din virksomhed, sætter tonen for hele interaktionen, så det er vigtigt at få dem rigtigt.
Et velskrevet IVR-opkaldscript kan øge mærkeopfattelsen og skabe problemfri og behagelige kundeOplevelser for hver opkaldende. I mellemtiden kan ineffektive IVR-scripts frustrere og forvirre opkaldende, hvilket resulterer i et varigt negativt indtryk af virksomheden. Brug følgende IVR-bedste praksis og IVR-scripteksempler sammen med nogle af de mest almindelige sætninger til at skabe dine egne IVR-scripts.
IVR-bedste praksis og fejl, der skal undgås
Undgå for mange menuindstillinger - En lang og kompliceret IVR-menu kan være svær for opkaldende at navigere – det anbefales generelt at give op til 5 hovedmenuindstillinger, der skal være anført i rækkefølge efter vigtighed.
Placer lokalnumre til sidst - Opkaldende kender muligvis ikke det lokalnummer, de søger, men de ved, hvilken afdeling de har brug for – sørg for, at de altid hører indstillingen før handlingen (“For salg, tryk 1”, i stedet for “Tryk 1 for salg”.)
Hold det enkelt og skriv for øret - Brug et sprog, der er klart og let forståeligt for alle, der kan ringe til din supportlinje – undgå unødvendige specifikke branchebegreber, forkortelser og komplicerede ord.
Informer kunder om ventetider - Lad opkaldende vide, hvor længe de skal vente for at blive forbundet til en live agent, når du skal placere dem i en opkaldskø eller på hold, så de ved, hvad de kan forvente, og kan styre deres tid i overensstemmelse hermed.
Overvej en tilbagekaldsmulighed - Når linjerne er for travle, og ventelinjer er for lange, skal du sørge for at aktivere en automatiseret tilbagekaldsfunktion for at forkorte opkaldskøer, reducere kundebestræbelse og antallet af afbrudt opkald.
IVR-hilsenmeddelelser
Velkommen til [Virksomhed]. Desværre er alle linjer optaget i øjeblikket. Vær venlig at være tålmodig og bliv på linjen. Dit opkald vil blive forbundet til en af vores kundesupportrepræsentanter så snart som muligt. Dit nuværende ventetid er [nummer] minutter.
Hej og tak fordi du ringer til [Virksomhed], [virksomhedens mission statement eller slogan]. I øjeblikket er alle vores linjer optaget. Vi beder om din tålmodighed. Dit opkald vil blive besvaret af den næste ledige agent. Dit estimerede ventetid er mindre end [nummer] minutter.
Velkommen til [Virksomhed]. Tak for dit opkald. I øjeblikket er alle vores agenter optaget. Vent venligst, vi er hos dig snart. Din nuværende position i køen er [nummer], og dit estimerede ventetid er [nummer] minutter.
Du har nået [Virksomhed]. Dette opkald kan blive overvåget og optaget til trænings- eller kvalitetssikringsformål. Luk ikke op. Du vil blive forbundet til den næste ledige agent så snart som muligt. Dit nuværende ventetid er cirka [nummer] minutter.
Tak fordi du ringer til [Virksomhed]. Hvis du gerne vil dele din feedback med os ved slutningen af opkaldet ved at besvare ét simpelt spørgsmål, tryk 1 nu og hjælp os med at forbedre denne oplevelse i fremtiden. Bliv venligst på linjen, og dit opkald vil blive besvaret i den rækkefølge, det blev modtaget.
IVR-menuindstillinger
Hej og tak fordi du ringer til [Virksomhed]. Hvis du kender lokalnummeret på den person, du ønsker at nå, skal du indtaste det nu. Ellers skal du vælge blandt følgende indstillinger:
For at tale med operatøren, tryk 0 når som helst. For salg, tryk 1. For teknisk support, tryk 2. For fakturering, tryk 3. For information om vores virksomhed, tryk 4. For at gentage denne meddelelse, tryk 9.
Hej og tak fordi du ringer til [Virksomhed], [virksomhedens mission statement eller slogan]. Vores normale åbningstider er mandag til fredag, 8 til 17. Hvis du allerede kender det lokalnummer, du ønsker at nå, kan du indtaste det når som helst. Ellers skal du lytte til følgende menu:
For at fortsætte på spansk, tryk 1. For at fortsætte på fransk, tryk 2. For at nå [navn] afdelingen, tryk 3. For at nå [navn] afdelingen, tryk 4. For at tale med en operatør, bliv venligst på linjen, og den næste ledige agent vil være hos dig snart.
Hej og velkommen til [Virksomhed], [virksomhedens mission statement eller slogan]. Opkald kan blive optaget til trænings- og kvalitetsformål. Vælg venligst blandt følgende menuindstillinger:
For at tale med en salgrepræsentant, tryk 1. For at nå en kundesupportagent, tryk 2. For at nå vores faktureringafdeling, tryk 3. For mere information om [Virksomhed], tryk 4. For at efterlade en telefonbesked, tryk 5. For at gennemgå dine indstillinger, tryk 9.
Tak fordi du ringer til [Virksomhed]. Vores kontorer er i øjeblikket lukket. Vores åbningstider er mandag til fredag 9 til 20 Eastern Time.
For at efterlade en besked i vores generelle telefonbeskedkasse, tryk 1. En repræsentant vil kontakte dig den følgende arbejdsdag. For at nå vores virksomhedsmappe, tryk 2. For vejledning til vores kontor, tryk 3. For mere information om vores produkter og tjenester, besøg venligst [websted]. For at gentage denne meddelelse, tryk # tasten.
Venter på hold
Vi beklager det lange ventetid. Hvis du foretrækker at efterlade en telefonbesked, tryk 0 og efterlad dit navn, telefonnummer og forespørgsel. Vi ringer tilbage til dig så snart som muligt. Ellers er du velkommen til at blive på linjen, og den næste ledige agent vil tage dit opkald.
Alle linjer er stadig optaget, og vi beder om din tålmodighed. Dit ventetid er estimeret til [nummer] minutter. Mens du venter, er du velkommen til at besøge vores websted på www.websted.com
. Vi tilbyder [detaljer om dit tilbud].
Alle vores agenter hjælper stadig andre opkaldende. For at efterlade en besked, tryk 1. For at få en agent til at ringe tilbage, tryk 2. Ellers bliv venligst på linjen, og dit opkald vil blive besvaret i den rækkefølge, det blev modtaget.
Alle vores agenter er stadig travle. Hvis du gerne vil modtage et tilbagekald, tryk venligst 1, og den næste ledige agent vil ringe tilbage til dig. Ellers bliv venligst på linjen, og nogen vil være hos dig så snart som muligt.
Tak fordi du ventede, vores supportagenter er stadig travle med andre kunder. Hvis du gerne vil efterlade os en besked og lukke op, tryk venligst 1. Vi kontakter dig i vores åbningstider. Ellers bliv venligst på linjen, og den næste ledige agent vil besvare dit opkald.
Maksimalt ventetid nået
Du har overskredet ventetidsgrænsen for denne kø. Luk venligst op og prøv dit opkald igen om nogle få minutter.
Alle vores agenter er stadig travle. Beklager ulejligheden. Luk venligst op og prøv dit opkald igen senere, eller kontakt os via e-mail på [e-mailadresse].
Vi beklager, men vi oplever i øjeblikket høj opkaldsmængde. Luk venligst op og prøv dit opkald igen, send os en e-mail på [e-mailadresse], eller chat med os online på www.websted.com
.
Vi beklager, at dit opkald ikke kan gennemføres på nuværende tidspunkt, da vi oplever usædvanlig høj opkaldsmængde. Luk venligst op og prøv dit opkald igen.
Dit opkald kan ikke forbindes i øjeblikket på grund af overbelastning. Luk venligst op og prøv dit opkald igen. Vi beklager ulejligheden.
Kø-tilbagekaldmeddelelser
Du har anmodet om at få den næste ledige agent til at ringe tilbage fra køen. Du kan nu lukke op og vente på vores opkald. Farvel.
Tak fordi du anmodede om et tilbagekald fra [Virksomhed]. Et medlem af vores personale vil kontakte dig snart. Du kan nu lukke op og vente på vores opkald. Farvel.
Tak fordi du anmodede om et tilbagekald. En af vores repræsentanter vil kontakte dig snart for at besvare alle dine spørgsmål. Luk venligst op og vent på vores opkald. Farvel.
Din plads i ventelinjen er blevet registreret. Den næste ledige agent ringer tilbage til dig. Farvel.
Du har anmodet om et tilbagekald fra [Virksomhed]. Vi ser frem til at tale med dig og vil kontakte dig snart inden for vores åbningstider. Farvel.
Meddelelser uden for åbningstider
Tak fordi du ringer til [Virksomhed]. Vores kontor er i øjeblikket lukket. Åbningstider er mandag til fredag 8 til 17. Efterlad venligst dit navn, telefonnummer og din anmodning. En repræsentant vil ringe tilbage til dig så snart som muligt. Hvis du har brug for øjeblikkelig assistance, skal du tjekke vores vidensbase eller vores ofte stillede spørgsmål i “hjælp”-sektionen på vores websted.
Tak fordi du ringer til [Virksomhed]. Vores kontor er i øjeblikket lukket. Vores åbningstider er mandag til fredag 9 til 20. For at efterlade en besked, tryk 1. En repræsentant vil kontakte dig inden for en arbejdsdag. For information om åbningstider, tryk 2. Du kan også sende os en e-mail på [virksomhedens e-mail]. For mere information om vores produkter og tjenester, besøg venligst www.websted.com
.
Velkommen til [Virksomhed]. Desværre ringer du uden for vores normale åbningstider. Du kan nå os mandag til fredag fra 9 til 18. Efterlad venligst en besked med dit navn, og vores kundesupportrepræsentant vil kontakte dig så snart som muligt. Tak.
Tak fordi du ringer til [Virksomhed]. For at lære mere om vores produkter og tjenester, besøg vores websted på www.websted.com
. Vores kontorer er i øjeblikket lukket. Du kan nå os mandag til fredag fra 8 til 18 undtagen på større helligdage. Efterlad venligst en besked med dit navn, kontaktoplysninger og karakteren af dit opkald, og nogen fra den relevante afdeling vil kontakte dig den næste arbejdsdag.
Tak fordi du ringer til [Virksomhed]. Vi er i øjeblikket ikke tilgængelige til at tage dit opkald. Efterlad venligst en besked efter signalet, eller kontakt os i åbningstiden: mandag til fredag mellem 9 og 17 Eastern Standard Time.
Meddelelser om ferielukninger
Velkommen til [Virksomhed]. På grund af vores virksomhedsferier er vores kundeplejehold i øjeblikket ude af kontoret, men vil være tilgængelige igen for dig fra [dato]. I mellemtiden er du velkommen til at sende din anmodning til vores e-mail [e-mailadresse] eller gennem vores kontaktformular på www.websted.com
. Tak.
Tak fordi du ringer til [Virksomhed]. Vi er i øjeblikket lukket for at markere [ferienavn]. Vi vender tilbage den [dato] kl. 8 Eastern Standard Time. For at efterlade en telefonbesked, tryk 2. For at gentage denne menu, tryk # tasten. Glædelig [ferienavn]!
Glædelig [ferienavn]! Du har nået [Virksomhed]. Vi er lukket fra [dato] til [dato] for fejringen af [ferienavn]. Den [dato] åbner vi igen og genoptager vores normale forretningsdrift fra 8 til 19 Eastern Standard Time. Vi ser frem til at høre fra dig efter [dato].
Velkommen til [Virksomhed]. Vores kontorer er nu lukket for en ferie. Du kan nå os på arbejdsdage mandag til fredag fra 9 til 18. For generelle forespørgsler kan du også sende os en e-mail på [e-mailadresse]. Tak.
Hej! Du har nået [Virksomhed]. Vi er lukket for [ferienavn] fra [dato] til [dato]. Vi åbner igen den [X dato] med det sædvanlige arbejdstid fra 8 til 20. I tilfælde af nødsituation skal du venligst ringe til følgende nummer [telefonnummer] eller sende os en e-mail på [e-mailadresse]. Glædelig [ferienavn]!
Telefonbeskedmeddelelser
Tak fordi du ringer til [Virksomhed]. Desværre er alle linjer optaget i øjeblikket. Efterlad venligst en besked efter signalet med dit navn, telefonnummer og din anmodning. Vi sikrer, at en repræsentant ringer tilbage til dig så snart som muligt. Tak, og hav en dejlig dag.
Vi beklager, men vi oplever i øjeblikket høj opkaldsmængde. Efterlad venligst en besked efter tonen, send os en e-mail på [e-mailadresse], eller chat med os online på www.websted.com
. Tak.
Tak fordi du ringer til [Virksomhed]. Vi beklager, men vi kunne ikke forbinde dig til nogen ledige agenter. Dit opkald er vigtigt for os. Efterlad venligst os en telefonbesked efter tonen, og vi vil kontakte dig så snart som muligt. Tak.
Tak fordi du ringer til [Virksomhed]. Du har nået denne besked enten fordi alle vores agenter i øjeblikket er travle med at hjælpe andre opkaldende, eller det er uden for åbningstiden. Efterlad venligst en besked efter signalet, og vi ringer tilbage til dig så snart som muligt.
Hej, du har nået telefonbeskeden for [Virksomhed]. Efterlad venligst en detaljeret besked med dit navn, telefonnummer eller e-mailadresse, og vi kontakter dig inden for 24 timer. Tak.
