Øg kundetilfredshed med LiveAgent’s help desk hændelsessskabeloner. Lær effektiv problemløsning og få dine kunder til at føle sig hørt. Forbedre kommunikation, hurtig respons og kundekompensation for at øge tilfredshed.
At løse problemer rapporteret af kunder er det daglige arbejde for mange kundeserviceagenter. At gøre det muligt for kunder at rapportere hændelser og have agenter, der er ansvarlige for at løse dem, er blot det første skridt mod at yde ekstraordinær kundeservice. Det, der virkelig betyder noget, er den måde, disse hændelser håndteres og løses på.
Pålidelige kommunikationskanaler, hurtige svar, positive holdninger, simpelt sprog – listen kunne fortsætte i det uendelige. Disse elementer af kundeservice er blot nogle få af mange aspekter, der er nødvendige for at sikre problemfri interaktioner med kunder, der har brug for hjælp.
Lad os dykke dybere ned i dette emne og diskutere søjlerne i effektiv problemløsning i kundeservice.
Det kan virke indlysende, men det virkelige problem her er, at mange kunder måske ikke engang ved, hvordan de skal rapportere en hændelse, eller at ingen fra virksomheden kontakter dem, når de gør det. Hvis en kunde hævder, at dit produkt er defekt, skal du kontakte dem lige efter, de rapporterer hændelsen.
Det er vigtigt at tage nogle få minutter til at tale med kunden på telefonen eller sende en besked, der spørger om problemet. Vis dem, at du bekymrer dig om deres mening, og at hvis de taler op, bliver de hørt.
Det meste af tiden er hastigheden af svar på en hændelse vigtigere end selve svaret. Når kunder rapporterer hændelser, er det sidste, de ønsker, at blive ignoreret eller vente for længe på at høre tilbage.
Du bør ikke vente mere end en dag med at svare på nogen e-mails, opkald eller kommentarer, som dine kunder laver, hvor de klager over et produkt. Hver time uden svar vil gøre kunderne mere frustrerede. Derfor er det væsentligt at svare så hurtigt som muligt for at forbedre dit forhold til kunden.
Du skal kompensere kunden for dine fejl. Hvis de for eksempel betalte for forsendelse, men ordren ikke ankom til tiden, ville det retfærdige være at refundere dem for disse omkostninger. Hvis produktet er defekt, bør du udskifte det og tilbyde en rabat på deres næste køb eller give dem et gavekort.
Kort sagt, uanset hvad situationen er, betaler det sig at få kunden til at føle sig lyttet til og behandlet retfærdigt. Hvorfor? Fordi dette vil styrke virksomhedens image hos kunden, og de vil forblive loyale.
Overvej at bruge help desk hændelsessskabeloner for at gøre det lettere for dine kunder at rapportere hændelser og for dit kundeserviceteam at håndtere rapporterede problemer. Nedenfor finder du nogle klar-til-brug skabeloner, som du kan implementere i hændelsesrapporteringsprocessen. Du kan blot kopiere og indsætte dem eller redigere dem efter dine behov.
Udfyld formularen nedenfor for at hjælpe os med at assistere dig hurtigere. Det tager kun omkring 3 minutter.
Fornavn: Efternavn: Din e-mail: Ordrenummer*: Hvornår afgav du din ordre? [Kalender for kunde til at vælge en dato] Beskriv venligst hændelsen. Jo flere detaljer du giver, jo lettere bliver det for os at hjælpe dig. [Langt tekstfelt] [Knap] Klik her for at rapportere hændelsen
*Dit ordrenummer blev sendt til dig via e-mail.
[Besked vist efter, at kunder klikker på knappen] Vi har modtaget din hændelsesrapport. Vi starter arbejdet på din anmodning i dag.
Hvis du vil rapportere en hændelse, skal du udfylde formularen nedenfor. Dette hjælper os med at give dig den rigtige assistance så hurtigt som muligt.
Navn og efternavn: Klient-ID: E-mailadresse: Telefonnummer: Foretrukken kommunikationskanal: [liste over kanaler] Beskriv dit problem nedenfor: [Langt tekstfelt] Hvornår opstod dette problem? [Kalender for kunde til at vælge en dato] Hvad er prioriteten for denne hændelse? [Lav/Mellem/Høj] [Knap] Rapportér et problem
[Besked vist efter, at formularen er indsendt] Tak fordi du rapporterede dit problem! Vi har oprettet billetnummer [billetnummer] til det. Klik på dette link for at kontrollere status for din billet.
Vi er kede af, at du oplevede et problem under brugen af vores [produkt/tjeneste]. Udfyld venligst formularen nedenfor. Disse oplysninger hjælper os med at give dig en bedre service.
Fornavn: Efternavn: Hvilken sætning beskriver dit problem bedst? [liste over mulige problemer, som en kunde kan have oplevet] Beskriv dit problem mere detaljeret nedenfor: [Langt tekstfelt] [Knap] Klik her for at rapportere hændelsen
[Besked efter formularindsendelse] Vi har lige modtaget din anmodning, og vores agenter starter arbejdet på den snart.
Der er mange slags hændelser, som kunder kan rapportere. Typen af hændelse afhænger af mange forskellige faktorer, såsom den branche, din virksomhed opererer i, produkter eller tjenester, der tilbydes, kundeforventninger og deres tekniske viden. For at gøre det lettere for dine kunder at rapportere hændelser, kan du inkludere en rulleliste i indsendelsesformularen, der indeholder de mest almindelige problemer.
Du bør helt sikkert forsøge at løse hver hændelse, der rapporteres. Men ofte kan selv agenter med den bedste tilgang til kundeservice ikke hjælpe kunder med hver hændelse, de rapporterer. Der er mange grunde til det, men den mest almindelige er, at nogle situationer simpelthen er uden for din virksomheds kontrol, og derfor kan kundens problem ikke løses.
Almindelige hændelser, som rapporteres af forskellige kunder, bør løses så hurtigt som muligt. Dette skyldes, at dine agenter allerede bør vide, hvordan man håndterer specifikke situationer, og det bør ikke tage dem for lang tid at håndtere tilbagevendende problemer. Det er normalt, at nogle hændelser tager længere tid at blive løst. Men dine agenter bør altid informere kunden, hvis løsning af den hændelse, de rapporterede, tager længere tid end normalt.
LiveAgent er den mest anmeldte og #1 bedst vurderede help desk software til små og mellemstore virksomheder. Prøv det i dag med vores gratis 30-dages prøveperiode. Intet kreditkort påkrævet.
Kundeservicerapporter hjælper virksomheder med at spore tendenser, identificere forbedringspotentialer og træffe informerede beslutninger ved at give indsigt i ...
Discover effective troubleshooting techniques for hardware and software issues in customer support. Learn how diagnostic tools, communication skills, and new te...
Boost din kundeservice med vores praktiske kundeservicetjekliste – afkryds alt for at sætte dig på vejen til succes.
Bliv en del af vores fællesskab af tilfredse kunder og lever fremragende support med LiveAgent.
