Opdag tips og skabeloner til at starte professionelle e-mails med passende hilsener og åbnere til forskellige forretningskontekster. Forbedre dit første indtryk og kommunikationseffektivitet med LiveAgent’s vejledninger og skabeloner.
Med over 300 milliarder e-mails sendt og modtaget hver dag er e-mail et væsentligt kommunikationsmiddel. At finde ud af, hvordan man starter en forretnings-e-mail på en professionel måde – især når du skriver til nogen, du ikke kender – kan være en udfordring for marketingfolk, sælgere og kundeservicerepræsentanter.
Faktisk kan det, hvordan du starter din e-mail, gøre forskellen mellem, at din modtager lukker e-mailen med det samme (og sletter den) eller læser videre. Følgende artikel giver nogle få tips til, hvordan du starter en e-mail, sammen med nogle af de mest almindelige e-mail-hilsener og e-mail-startere, du kan bruge i din forretningskorrespondance. Fra overgangs-e-mails til netværks-e-mails kan det at have den rigtige skabelon til rådighed være en velsignelse. Vi har også dækket dig, hvis du har brug for skabeloner til afslutning af forretnings-e-mails.
Start med en passende hilsen afhængigt af, hvor formel du skal være. Inkluder altid modtagerens navn (hvis du kender det) for at gøre hilsenen mere personlig. Sidst men ikke mindst skal du dobbelttjekke, at du har stavet modtagerens navn korrekt. Vores pro tip? Kopier og indsæt deres navn, som det ses i tidligere e-mails, e-mail-signaturer eller websteder, for at sikre, at du ikke laver en stavefejl. At have en række forskellige e-mail-skabeloner til markedsføring til rådighed kan gøre dine marketingindsatser meget mere effektive og produktive.
Når du skriver til nogen for første gang, præsenterer du dig selv og inkluderer en kortfattet sætning om formålet med din e-mail. Denne sætning kan afgøre, om modtageren vil læse din e-mail eller ignorere den, så sørg for, at dit formål er klart og overbevisende.
Hvis du har fælles venner, kolleger eller bekendtskaber, nævn dem, da dette kan øge dine chancer for at få et svar. For eksempel kunne du gøre et subtilt navnedrop som dette: “Hej [Navn], jeg løb ind i vores fælles ven Richard (fra [Virksomhed]) i weekenden, og han nævnte, at du havde brug for et nyt helpdesk-værktøj, da din nuværende udbyder bare ikke holder længere…”
Hvis du ikke har skrevet til modtageren i lang tid, eller hvis du har et uformelt forhold til modtageren, ville det være passende at inkludere en hurtig, positiv note som “Jeg håber, du har det godt.” Dette kan sætte den rigtige tone for resten af din e-mail.
Alternativt, hvis modtageren har delt nogle opdateringer på LinkedIn eller andre sociale medier, er du velkommen til at gratulere dem med deres seneste præstationer (både personlige og professionelle). Du kunne sige noget som “Tillykke med din forfremmelse” eller “Tillykke, det er spændende at se [Modtagers virksomhed] erhverve sådan en vigtig klient som [Virksomhed].”
Baseret på konteksten kan du tilføje en kort “tak”-linje til din e-mail-korrespondance. For eksempel, hvis din prospect/kunde har kontaktet dig med en forespørgsel, “Tak fordi du kontaktede os” eller “Tak fordi du kontaktede [Virksomhed]” er et must-have. Men når du inkluderer en tak-note, er det vigtigt at gøre den personaliseret, da standard tak-noter (som de nævnte ovenfor) er lidt for generiske og kan virke kolde eller tilbageholdende.
Ved blot at tilføje et navn før din tak-linje, lyder beskeden varmere og indbydende. Her er et eksempel: “Emily, tak skal du have for at kontakte [Virksomhed] og for at rejse dette problem. Du har helt ret…”
“Hej [Navn]” er sandsynligvis den mest almindelige og mest udbredt e-mail-hilsen i forretningsverdenen. Denne hilsen anbefales generelt til semi-formelle og uformelle kommunikationsstile. Hvis du vil være lidt mere formel, kan “Hej” erstattes med “Hallo.”
“Kære [Navn]” er også passende til både formel og uformel kommunikation. For din bekvemmelighed har vi forberedt en hel liste over andre generiske hilsener, som du kan vælge imellem, når du starter din professionelle e-mail. Tjek dem ud:
Når du skriver til en eller to modtagere:
Når du skriver til tre eller flere modtagere:
Når du er usikker på modtagerens navn:
Efter hilsenen kan du inkludere en kort åbningssætning for at kickstarte din e-mail. Det er dog bedst at undgå sætninger som disse, hvis du skriver en formel e-mail eller sender en kold e-mail til en potentiel kunde, da de kan virke for venlige. Du bør også være opmærksom på den tone, du bruger i for eksempel et virksomhedsundskyldningsbrev. Her er nogle af de mest almindelige eksempler på e-mail-åbnere:
Hvis du er usikker på, hvad du skal skrive i starten af din opfølgende e-mail, kan du overveje at inkludere en af følgende e-mail-åbningsfraser, der kan bryde isen:
Når du svarer på en kunde eller prospect, er en kort “Tak”-linje passende i mange tilfælde. Hvis du er usikker på, hvordan du inkorporerer en “Tak, eller har brug for mere inspiration, tjek nogle af vores alternativer:
Når du skriver en kold e-mail til en prospect, vil det første afsnit afgøre, om din prospect finder din besked værd at læse, så det er vigtigt at imponere og skille sig ud. Her er nogle eksempler på, hvad du kan inkludere i dit indledende afsnit:
Hvis du gerne vil vide mere, tjek kolde salgse-mail-skabeloner.
At følge op på en prospect, især hvis de ikke har svaret på din/dine tidligere besked(er), kan være vanskelig. Hvis det er tilfældet, kan du prøve en af disse effektive e-mail-åbningssætninger – de kan være nyttige!
Hvis du gerne vil vide mere, tjek salgsfølge-up-e-mail-skabeloner.
Når nogen køber dit produkt eller tilmelder sig din service, bør du takke dem eller byde dem velkommen til “familien” for at sikre, at dit forhold starter godt. Den bedste måde at gøre dette på er ved at skrive en velkomst-e-mail, der inkluderer en tak-note, en kort introduktion og nyttige oplysninger.
Du er velkommen til at tjekke flere post-købs-e-mail-skabeloner og velkomst-e-mail-skabeloner.
Næsten hver kundeservicee-mail bør starte med en “Tak”-note, uanset om det er at svare på en simpel kundeserviceforespørgsel eller besvare en kundeklage. Sådan kan det se ud:
Hvis du gerne vil vide mere, tjek kundeserviceskabeloner.
Når du svarer på vrede eller utilfredse kunder, skal du vise empati og sende en undskyldningse-mail på vegne af din virksomhed. Sådan kan du gøre det:
Starten af din forretnings-e-mail (hilsenen, åbningslinjen og den første sætning) er det første, modtageren ser, når de åbner din e-mail. Ved at starte din e-mail på en professionel måde er du mere tilbøjelig til at skabe et positivt indtryk på dem. Den hilsen, du bruger, og de første par sætninger, du vælger til starten af dine professionelle forretnings-e-mails, afhænger af dit publikum og konteksten for din kommunikation. Brug e-mail-hilsenerne og e-mail-åbningsfraserne nævnt ovenfor som prompter, når du er usikker på, hvordan du starter din næste e-mail til en kunde eller en kold prospect.
Husk at dobbelttjekke dine e-mails for stavefejl eller grammatiske fejl, og sørg for, at du altid staver modtagerens navn korrekt. Vores sidste tip er at holde det kort og sødt, da ingen ønsker at læse lange e-mails. Kom til pointen hurtigt ved at bruge den rigtige tone, og du er på vej.
'Hej [Kaldenavn]' og 'Hej [Navn]!' er for uformelle og bør kun bruges, hvis du har udvekslet e-mails før og har et godt forhold til modtageren. På den anden side anses 'Til hvem det måtte angå' og 'Kære herre eller frue' for at være for formelle og lidt forældet, så de bør kun bruges i officiel kommunikation eller når du ikke kender de nøjagtige navne på de personer, du skriver til.
Ved at starte din e-mail på en professionel måde er du mere tilbøjelig til at skabe et positivt første indtryk på modtageren. Når du skriver til nogen for første gang, er det indtryk kritisk, da det kan opfordre dit publikum til ikke kun at læse din besked, men også at svare på den.
At starte en e-mail på en uformel, personaliseret måde er generelt mere engagerende, men at skrive på en for uformel og afslappet stil kan faktisk afskrække dit publikum. Hvis du er usikker på, hvilken tone du skal tage, er dit sikreste bud at være lidt mere formel end overdrevent uformel og venlig. Hvis det er nødvendigt, kan du altid justere din tone baseret på det svar, du modtager fra din modtager.
Overvej tone og formalitet, når du starter en e-mail. Brug høflige hilsener, såsom 'Kære [Navn]', hvilket sætter en høflig tone. Inkluder små venlighedsfrasen som 'Jeg håber, denne e-mail finder dig godt,' for at skabe en venlig atmosfære. Disse gestus bidrager til en hensynsfuld e-mail-åbning.
LiveAgent er den mest anmeldte og #1 helpdesk-software til små og mellemstore virksomheder. Prøv det i dag med vores gratis 30-dages prøveperiode. Intet kreditkort påkrævet.
Lær hvordan du slutter forretnings-e-mails effektivt med tips og skabeloner. Inkluder en glat afslutningslinje, professionel underskrift og kontaktoplysninger. ...
Lær at skrive effektive professionelle introduktions-e-mails med tips om emnelinjer, brødtekst og almindelige fejl, du skal undgå. Opdag betydningen af introduk...
Forbedre dine netværksevner med LiveAgent's e-mail-skabeloner og tips. Lær at skrive overbevisende emnelinjer og beskeder til effektiv kommunikation og relation...
Bliv en del af vores fællesskab af tilfredse kunder og lever fremragende support med LiveAgent.
