Ticketing-skabeloner
Spar tid med LiveAgent's ticketing-skabeloner, herunder standardsvar og foruddefinerede svar, for at øge agenteffektiviteten og servicekvaliteten. Personaliser ...
6 min læsning
LiveAgent
Ticketing
+2
Hvorfor bruge help desk-responssskabeloner?
En undersøgelse viste, at 69% af forbrugerne vurderer kvaliteten af en kundeerfaring baseret på, om de modtager en “hurtig løsning” på deres henvendelser eller anmodninger om assistance. Men at skrive de samme svar igen og igen manuelt, når man interagerer med kunder, kan være ekstremt ineffektivt og tidskrævende, selv for de mest dygtige kundesupport-agenter.
Et ticketsystem til IT-support er en sådan løsning, der kan strømline denne proces og forbedre svartiderne. Det er her, foruddefinerede beskeder kommer til nytte. Faktisk er foruddefinerede svar (makroer), foruddefinerede svar og færdiglavede skabeloner en af de vigtigste help desk-funktioner, der gør det muligt for supportagenter at forbedre deres effektivitet og ydeevne, fremskynde kundesupport og øge kundetilfredshed.
Fordele ved help desk-responssskabeloner:
- Hjælper agenter med at spare tid og indsats, når de håndterer almindelige anmodninger, giver dem mulighed for at fokusere på mere alvorlige spørgsmål, sikrer færre fejl og øger agentproduktiviteten
- Hjælper med at opretholde konsistens i løsningshastighed for tickets og mærkestemme, som påvirker den overordnede kvalitet af kundesupport og kundeserviceoplevelse
- Hjælper agenter med at håndtere vanskelige samtaler lettere – såsom at fortælle kunder, at du ikke vil bygge en funktion, de ønskede, eller at afslå en refundanmodning
- Da foruddefinerede beskeder og skabeloner ikke er automatiske svar, kan agenter nemt tilpasse dem og tilføje et personligt præg før afsendelse for at forbedre kundetilfredshed
10 eksempler på help desk-responssskabeloner
Nedenfor er 10 eksempler på help desk-svar til nogle af de mest almindelige problemer og supporthenvendelser, som dine agenter kan tilpasse, personliggøre og bruge i deres daglige supportinteraktioner.
Bekræftelse af, at en supportanmodning er modtaget
Hej [NAVN],
Tak fordi du kontaktede os. Vi har modtaget din anmodning og er allerede begyndt at arbejde på at løse dit problem. En af vores agenter vil vende tilbage til dig så hurtigt som muligt. Typisk tager det os mindre end 24 timer at svare med en løsning.
Hvis du har yderligere oplysninger, som du mener vil hjælpe os med at assistere dig, skal du svare på denne e-mail. Hvis det er en nødsituation, er du velkommen til at ringe til os på [nummer] eller starte en live chat med vores supportteam.
Tak igen for at kontakte os,
[DIN SIGNATUR]
Svar på informationsanmodning
Hej [NAVN],
Tak fordi du kontaktede os! Vi er altid glade for at hjælpe vores kunder med at lære mere om vores produkt.
Vi vil gerne dirigere dig til en relevant artikel fra vores Knowledge Base, som indeholder detaljerede oplysninger om denne funktion. Vi har også et blogindlæg, der diskuterer, hvordan du får mest ud af det, så mens du er her, hvorfor ikke læse det hurtigt?
Hvis der stadig er nogle spørgsmål, og du gerne vil have yderligere præcisering, skal du ikke tøve med at lade os vide ved at svare på denne besked. Vi er til din service 24/7.
Nyd din dag,
[DIN SIGNATUR]
Anmodning om nulstilling af adgangskode
Hej [NAVN],
Vi har modtaget en anmodning om at nulstille adgangskoden for [VIRKSOMHED]-kontoen tilknyttet (e-mail). Der er ikke foretaget ændringer på din konto endnu. Du kan nulstille din adgangskode ved at klikke på linket nedenfor:
Nulstil din adgangskode
Hvis du ikke anmodede om en ny adgangskode, kan du roligt ignorere denne e-mail. Kun en person med adgang til din e-mail kan nulstille din kontos adgangskode.
Hvis du har brug for hjælp, eller hvis du har andre spørgsmål, er du velkommen til at ringe til os på (nummer). Vi er her for at assistere dig på ethvert trin af vejen.
Tak,
[DIN SIGNATUR]
Kunde anmoder om en funktion, der er på dit køreplan
Hej [NAVN],
Tak for feedback. Jeg kan helt sikkert se, hvordan denne funktion ville være nyttig for vores kunder. Heldigvis arbejder vores udviklingsteam allerede på det, og vi forventer at udgive det næste kvartal. Ville du være interesseret i at være en del af vores betagruppe og en af de første kunder til at prøve det? Hvis ja, ville jeg være glad for at sætte dig på listen.
Lad mig vide, og tøv ikke med at kontakte mig, hvis du har andre yderligere indsigter, som du gerne vil have mig til at videregive til vores udviklingsteam.
Tak,
[DIN SIGNATUR]
Kunde anmoder om en funktion, som du ikke vil bygge
Hej [NAVN],
Tak for feedback. Jeg kan helt sikkert se, hvorfor du ville være interesseret i denne funktion. Desværre er den ikke på vores køreplan i øjeblikket.
Da vores udviklerressourcer i øjeblikket er begrænsede, har vi besluttet at prioritere funktionerne X og Y, da størstedelen af vores kunder har anmodet om dem kraftigt. Disse funktioner vil også være gavnlige for dig på grund af (…).
Når det er sagt, vil vi lade dig vide, hvis noget ændrer sig omkring dette. Kontakt mig gerne, hvis du har andre anmodninger – vi er altid her for at lytte.
Tak,
[DIN SIGNATUR]
Kunde anmoder om en funktion, der er blevet fjernet
Hej [NAVN],
Tak fordi du kontaktede os. Jeg kan helt sikkert forstå, at det er frustrerende at miste en funktion, som du er kommet til at stole på i din virksomhed. Desværre planlægger vi ikke at bringe den tilbage på kort sigt.
Årsagen er, at det var en kompleks funktion at vedligeholde. Den blev ikke brugt af størstedelen af vores kunder, hvilket betyder, at vi brugte meget udvikleringstid og ressourcer på noget, der ikke gjorde vores produkt bedre for de fleste brugere.
Men ved at træffe beslutningen om at droppe det, har vi kunnet allokere disse ressourcer til at bygge (nye funktioner), som vil blive lanceret meget hurtigere, end vi ellers kunne have opnået.
Jeg indser, at det ikke er det svar, du håbede på. Nogle af vores andre kunder har fundet ud af, at (alternativ funktion) er et ret godt erstatning for denne funktionalitet. Hvis du vil, ville jeg være glad for at give dig mit bedste råd om, hvordan du kan bruge det.
Med venlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]
Acceptering af en refundanmodning
Kære [NAVN],
Tak fordi du kontaktede os for at anmode om refundering på dit køb af [PRODUKT/SERVICE]. Vi er kede af at høre, at vores produkt ikke opfyldte dine forventninger. Fordi din anmodning falder under vores refundpolitik, vil vi gerne honorere din beslutning.
Vi har behandlet din anmodning og har udstedt en refundering til dit kreditkortselskab. Det kan tage op til [antal dage] at se denne kredit på din konto.
Hvis der er en måde, hvorpå vi kan bevare dit forretningsforhold, ville vi elske muligheden for at prøve. Lad os bare vide, og vi vil gøre alt, hvad vi kan. Du er også velkommen til at kontakte os, hvis du har yderligere spørgsmål.
Med venlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]
Afvisning af en refundanmodning
Kære [NAVN],
Jeg er kede af at høre, at du ikke er tilfreds med vores [PRODUKT/SERVICE]. Vi har modtaget din anmodning om refundering, og vi beklager at meddele, at den falder uden for vores refundpolitik som angivet her.
Selvom vi ikke kan yde refundering på nuværende tidspunkt, værdsætter vi dit forretningsforhold og gerne tilbyde dig en rabat på 15% på dit næste køb.
Hvis du mener, at vi kunne forbedre vores produkt/service, skal du ikke tøve med at lade os vide.
Med venlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]
Bekymring om privatlivspolitik
Hej [NAVN],
Tak for din henvendelse. Vi forstår, at databeskyttelse og sikkerhed er en stor bekymring for vores kunder. Hos [VIRKSOMHEDSNAVN] ønsker vi, at du føler dig tryg ved at dele dine personlige data gennem vores websted, så privatlivsbeskyttelse er noget, vi tager meget alvorligt.
Vi har taget passende forholdsregler for fuldstændigt at sikre dine data både online og offline. Vi bruger kryptering, når vi sender dine følsomme personlige oplysninger, og de servere, der gemmer dine data, overholder altid uafhængige tredjepartsikkerhedscertifikater.
Du kan læse den fulde version af vores officielle privatlivspolitik her: [link]. Hvis du nogensinde føler, at vi ikke overholder denne privatlivspolitik, skal du kontakte os øjeblikkeligt på [nummer].
Med venlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]
Anmodning om at annullere abonnement
Hej [NAVN],
Tak fordi du gav [PRODUKT/SERVICE] en chance. Selvom vi gerne vil have dig hos os på lang sigt, forstår og accepterer vi din beslutning om at annullere din konto uanset årsag. Vi har et hurtigt spørgsmål, som vi håber, du kunne besvare, som ville hjælpe os med at forbedre [PRODUKT/SERVICE].
Hvorfor besluttede du at annullere? Klik blot på det mest passende svar:
- Fandt ikke et godt use case for produktet
- Ønskede flere funktioner
- Prisen for høj
Vi sætter pris på hjælpen og håber at byde dig velkommen igen i fremtiden!
Alt det bedste,
[DIN SIGNATUR]
