Øg din svarprocent med en høflig opfølgningsmail. Lær at udforme effektive emnelinjer og mails med tips, eksempler og skabeloner til forskellige scenarier som jobansøgninger og møder. Undgå almindelige fejl og forbedr din kommunikationssucces.
Hvis du nogensinde har forsøgt at kontakte en bestemt virksomhed og ikke fået svar, kender du sikkert frustrationen over at spekulere på, om den tiltænkte modtager overhovedet har modtaget din besked. Det kan være fristende at give op efter et par forsøg, men vidste du, at en høflig opfølgningsmail nogle gange kan trænge igennem?
I dag gennemgår vi nogle tips til at skrive effektive opfølgningsbeskeder efter manglende svar og giver nogle mailskabeloner, du kan tilpasse til dit eget behov.
Det er altid en god idé at følge op, hvis du har kontaktet nogen på mail og ikke har modtaget svar. Manglende svar kan betyde, at modtageren ikke er interesseret, eller at vedkommende bare er travl eller har hundredvis af mails og endnu ikke har haft mulighed for at se din.
Ved at følge op kan du minde dem om, at du stadig er interesseret i at tage dialogen om emnet fra din første mail. Du giver dem også mulighed for at fortælle dig, hvis de ikke er interesserede. Samtidig kan det jogge modtagerens hukommelse og få dem til endelig at svare dig. Måske har de været ude at rejse eller optaget af andre projekter og har bare overset din mail.
Emnelinjen på din mail skal være klar og præcis. Noget i stil med “Opfølgning på min tidligere mail om [emne]” eller “Opfølgning vedrørende [emne]”. Du skal gøre det nemt for modtageren at se, hvad din mail handler om, så de kan vurdere, om de skal åbne den.
At tilføje “manglende svar” i emnet er nok ikke den bedste idé, da det kan få modtageren til at føle, at de bliver hængt ud. Du ved ikke, hvorfor de ikke har svaret, så hold det simpelt – ellers kan du komme til at virke påtrængende.
Først og fremmest: Tag det ikke personligt, hvis du ikke får svar på en mail. Det kan være, at modtageren er travl eller ganske enkelt ikke har set din besked.
Når det er sagt, er der nogle ting, du kan gøre for at øge chancerne for, at din opfølgningsmail bliver besvaret. Start med at sikre, at din oprindelige besked var tydelig og kortfattet. Hvis ikke, bør din opfølgningsmail være endnu mere præcis. Kom hurtigt til sagen og forklar, hvorfor du skriver igen.
Inkludér information om, hvorfor du gerne vil samarbejde, og mind modtageren om dine nøglekompetencer
Det kan også være en hjælp at inkludere et link til din online portefølje eller hjemmeside, selvom du har gjort det før. Husk at tilføje flere kontaktmuligheder, så det er let for dem at komme i kontakt med dig.
Afslut til sidst din mail med en call to action. For eksempel kan du skrive: “Jeg følger op igen om en uge, men du er velkommen til at kontakte mig inden, hvis du har spørgsmål”. Det viser, at du stadig er interesseret og villig til at følge op, uden at være for påtrængende.
Du kan opsætte denne besked som et automatisk svar, men husk at tilpasse og personliggøre den til den konkrete kunde.
Hej [Fornavn],
Jeg håber, du har det godt. Jeg sendte dig en mail for nogle dage siden og har ikke hørt tilbage, så jeg ville bare tjekke, om du har modtaget min besked. Sig endelig til, hvis jeg kan hjælpe med noget.
Venlig hilsen, [Dit navn]
Hej
Jeg håber, du har det godt. Jeg ville bare høre, om der er nogen opdatering efter vores samtale? Jeg er bare nysgerrig på, hvordan det ser ud.
Tak, [Dit navn]
Godmorgen,
Jeg sendte dig en mail om [emne] den [dato] og har endnu ikke hørt tilbage. Ville bare høre, om der er noget nyt at drøfte?
Jeg er stadig meget interesseret i at samarbejde og vil gerne tale mere om mulighederne.
Tak, [Dit navn]
Hej,
Mit navn er [Dit navn], og jeg er interesseret i at samarbejde med jer.
Jeg sendte dig en mail for [X] uger siden, men har ikke hørt tilbage, så jeg ville bare høre, om der er nyt i forhold til mit forslag?
Jeg vil meget gerne tale mere med dig om det.
Tak, [Dit navn]
Hej,
Jeg ville høre, om der er en opdatering vedrørende [emne]?
Jeg skrev til dig for [X dage/uger] siden og har endnu ikke fået svar, så jeg ville bare følge op.
Tak, [Dit navn]
Hej [Fornavn],
Jeg håber, du har det godt. Det er [dit navn], og jeg skriver for at følge op på vores samtale om [emne].
Jeg kontaktede dig for [X] dage siden og ville høre, om der er kommet en opdatering?
Tak, [Dit navn]
Hej [Fornavn],
Jeg skriver bare for at følge op på [emne]. Vi talte sammen for et par uger siden, så jeg ville høre, om der er kommet en opdatering?
Jeg glæder mig meget til muligheden for at samarbejde med dig og vil gerne tale mere om det.
Tak, [Dit navn]
Hej [Navn],
Jeg håber, du har det godt. Jeg skriver for at følge op på muligheden for at arbejde sammen med jeres virksomhed. Jeg kontaktede dig den [dato], men har endnu ikke hørt noget.
Det ville være en stor hjælp, hvis du kunne give en status på vores aftale eller give besked, hvis I har valgt en anden. Jeg er overbevist om, at jeg har erfaringen og viden til at samarbejde godt med jer og vil meget gerne drøfte det nærmere.
Tak for din tid, [Dit navn]
Hej [Fornavn],
Jeg skriver bare for at følge op på min tidligere kontakt til jeres virksomhed. Jeg sendte en mail den [dato], men har endnu ikke fået svar.
Jeg vil sætte pris på en opdatering om [emne] eller vide, hvis du er for travl lige nu. Jeg tror, vi kan skabe gode resultater sammen, og jeg vil gerne drøfte det nærmere, hvis du er interesseret.
Tak for din tid, [Dit navn]
Godmorgen,
Jeg ville bare følge op på min tidligere mail og sige tak igen for, at du tog dig tid til at læse den. Jeg har endnu ikke hørt noget fra dig og ville bare sikre mig, at du har modtaget den.
Tak for din tid og overvejelse, [Dit navn]
Hej,
Jeg håber, du ikke har noget imod, at jeg skriver. Jeg ville bare høre, om der er kommet en opdatering på vores samtale om [emne]?
Det er et par uger siden, jeg kontaktede dig, så jeg ville bare sikre mig, at min besked er modtaget, og at du har haft mulighed for at læse den.
Tak, [Dit navn]
Hej [Fornavn],
Jeg skriver bare for at følge op på vores samtale om samarbejde med jeres virksomhed. Jeg sendte en mail den [dato], men har endnu ikke fået svar.
Jeg forstår, at du måske får mange beskeder, men jeg ville bare sikre mig, at du har modtaget min, og høre, om du har haft tid til at læse den.
Tak for din tid, [Dit navn]
Hej [Fornavn],
Jeg skriver bare for at følge op på min sidste kontakt til jeres virksomhed. Jeg skrev til dig på mail den [dato], men har endnu ikke fået svar.
Er der et estimat for, hvornår der træffes beslutning, eller er der allerede truffet en? Jeg vil sætte pris på enhver opdatering om status for vores samarbejde.
Tak, [Dit navn]
Lad være med at være for påtrængende – ellers virker du desperat. Det er en svær balance, men vær hellere forsigtig og undgå at lyde, som om du kræver et svar. Der er ingen grund til at tigge om svar.
Eksempel på hvad du IKKE skal gøre:
“Det er nu to uger siden, og jeg har stadig ikke hørt fra dig. Jeg vil bare høre, om du har modtaget min mail?”
Det lyder lidt krævende og kan opfattes som uhøfligt. En bedre formulering kunne være:
“Jeg håber, du ikke har noget imod, at jeg skriver igen. Jeg ville bare sikre mig, at du har modtaget min mail fra for et par uger siden og høre, om der er en opdatering?”
Det er mere høfligt og giver modtageren en nem vej ud, hvis de ikke er interesserede.
Når du følger op, så sørg for at inkludere nok detaljer, så modtageren ved, hvem du er, og hvad det drejer sig om. Du skal skrive, hvad samtalen handler om, og hvilken dato du sidst tog kontakt. Det hjælper deres hukommelse, hvis de har glemt dig.
Mange mails indeholder ikke nok information, så modtageren aner ikke, hvem afsenderen er, eller hvilken sag der refereres til. At vedhæfte dine oplysninger, dokumenter eller din portefølje igen kan være en hjælp for modtageren.
Lad være med at sende for mange opfølgningsmails – det vil blot irritere modtageren. En gang om ugen er rigeligt. Hvis du har sendt flere mails og stadig ikke får svar, er det tid til at give op. Det er okay at sende mere end én opfølgningsmail, men lad der gå nok tid imellem, så du ikke virker desperat.
Til sidst kan du prøve at følge op med et telefonopkald. Det kan virke gammeldags, men nogle gange er det den bedste måde at få fat i nogen, hvis du ikke får svar. Men ring ikke lige efter, du har sendt en mail – det bliver for meget.
Når du tager kontakt, så tjek, at du har den rigtige adresse. Det ville være ærgerligt at bruge tid på en høflig opfølgningsmail, som ender hos den forkerte. Lav din research og dobbelttjek kontaktoplysningerne, inden du trykker send.
Hvis du ikke er helt sikker på, hvem du skal sende beskeden til, kan du CC’e eller BCC’e en anden på opfølgningsmailen. Det kan være en fælles bekendt eller kollega, som måske kan give modtageren et venligt praj. Gør kun dette som en sidste udvej.
Det er vigtigt at være høflig, når du mailer til nogen. Du vil ikke fremstå uhøflig eller krævende. Vær venlig og respektfuld, selvom du er frustreret over ikke at have fået svar.
Et simpelt “venligst” eller “tak” kan gøre meget for at gøre din mail mere høflig og professionel. Der kan være mange grunde til, at du endnu ikke har fået svar, og det er vigtigt at huske, at modtageren måske er travl.
At følge op efter, du har sendt en mail, er en god måde at vise, at du er interesseret i emnet, du først kontaktede om, og at minde modtageren om din forretning. Sørg bare for, at du har en plan og ved, hvad du skal undgå, før du begynder at skrive til folk. Når det gøres rigtigt, kan en opfølgningsmail hjælpe dig med at lande aftalen.
Når du skriver en opfølgningsmail efter manglende svar, skal du være venlig og høflig. Mind modtageren om den forrige mail og udtryk din fortsatte interesse. Du kan spørge, om de har yderligere spørgsmål eller bekymringer, og tilbyde din hjælp. Sørg for at holde det kort og undgå at være for påtrængende.
Opfølgningsmails skal minde om, spørge ind til eller gentage beskeder, og deres effektivitet afhænger ofte af korthed, hurtig forståelse og målrettet indhold. Kontekst, forholdet mellem afsender og modtager samt karakteren af informationen bestemmer også længden. Korte mails egner sig til påmindelser eller korte opdateringer, mens længere mails er nødvendige for at give detaljeret kontekst. Den ideelle længde på en opfølgningsmail afhænger altså af situation og relation.
LiveAgent er det mest anmeldte og #1 helpdesk-software til små og mellemstore virksomheder. Prøv det i dag med vores gratis 30-dages prøveperiode. Ingen kreditkort påkrævet.
Opdag effektive opfølgnings-email skabeloner til kommunikation efter interview. Forbedre professionalisme med tilpassede beskeder til jobsøgende. Lær hvordan du...
Lær at skrive effektive opfølgnings-e-mails efter jobansøgninger med skabeloner og tips. En opfølgnings-e-mail viser interesse og opmærksomhed på detaljer, hvil...
Lær at skrive effektive opfølgnings-e-mails efter jobsamtaler med tips og skabeloner. Skil dig ud ved at vise interesse, løse bekymringer og fremhæve dine kvali...
Bliv en del af vores fællesskab af tilfredse kunder og lever fremragende support med LiveAgent.
