Kundeserviceskabeloner
Forbedre kundeservice-e-mails ved hjælp af skabeloner for at spare tid, reducere fejl og sikre konsistens. Skabeloner dækker forskellige scenarier som svar til ...
7 min læsning
Customer Service
Email Templates
+2
Kundeservice er en kritisk del af enhver succesfuld virksomhed, uanset hvilken branche den opererer i. Imidlertid handler fremragende kundeservice og support ikke kun om at besvare kunders spørgsmål eller løse deres problemer og gå videre. Du skal sikre, at kunden forbliver tilfreds og glad med løsningen, så konsekvent opfølgning er nøglen. Alligevel stopper kundeservice for mange virksomheder, når en kundes anmodning er håndteret. Selvom opfølgning er en ret simpel opgave, bliver den ofte forsømt.
Faktisk viser den seneste SuperOffice Customer Service Benchmark Report:
- 62% af virksomhederne svarer ikke på kundeservice-e-mails.
- 90% af virksomhederne anerkender eller informerer ikke kunden om, at en e-mail er modtaget.
- 97% af virksomhederne sender ikke en opfølgnings-e-mail til kunder for at se, om de er tilfredse med svaret.
Hvad er en kundeservice-e-mail?
Kundeservice-e-mail er en type kommunikationskanal. Kommunikation gennem kundeservice-e-mail sker ikke i realtid. Der er ingen grund til, at begge parter skal være til stede for at starte en kommunikation. Meddelelser ankommer næsten øjeblikkeligt til modtageren. For officielle meddelelser sikrer brugen af professionelle e-mailskabeloner, at din besked er klar, professionel og når det rigtige publikum.
Kraften i kundeserviceopfølgnings-e-mailskabeloner
Kundeservice-opfølgnings-e-mails kan have stor indflydelse på kundeoplevelsen. Dette er noget, som små virksomheder ofte forstår og bruger til deres fordel, men større organisationer har en tendens til at glemme. De fleste kunder ønsker et øjeblikkeligt svar, hvor mange definerer et øjeblikkeligt e-mailsvar som mindre end ti minutter. Med den rigtige kundeservice-e-mailhåndteringssoftware bliver oprettelse og afsendelse af opfølgnings-e-mails lige efter en kundeserviceinteraktion problemfri og effektiv.
Disse e-mails kan:
- Glæde kunder ved at vise, at du bekymrer dig og er dedikeret til at sikre deres fortsatte tilfredshed.
- Forbedre den overordnede kundeserviceoplevelse.
- Genaktivere kunder og opmuntre til yderligere kommunikation ved at tilbyde proaktiv support.
- Promovere dine selvbetjeningsindstillinger og dirigere kunder til hjælpsomme ressourcer.
- Vise værdifuld kundeindsigt fra deres feedback.
10 kundeserviceopfølgnings-e-mailskabeloner
Uanset om det handler om at opdatere kunder om status for deres anmodninger, bede om feedback eller tilbyde proaktiv kundeservice efter en løsning, bør opfølgninger ikke undervurderes af dit kundeserviceteam. Her er 10 kundeserviceopfølgnings-e-mailskabeloner, der dækker forskellige dele af kundeserviceopfølgningsprocessen – brug dem som inspiration, når du udarbejder dine egne kundeserviceopfølgningsmeddelelser.
En opdatering om problemopfølgnings-e-mail
Hej [Navn],
Jeg ville gerne opdatere dig om status for dit problem før weekenden. Det er stadig under behandling og bliver arbejdet på af vores tekniske supportteam. Vi prioriterer din anmodning, og jeg vil sikre, at dette problem løses i løbet af weekenden. Du vil blive underrettet øjeblikkeligt, når det er gjort.
Du kan også spore status for din anmodning når som helst ved at logge ind på din [Brand]-konto og klikke på fanen Anmodninger.
Tak for din tålmodighed! God weekend,
[DIN SIGNATUR]
Proaktiv opfølgnings-e-mail
Hej [Navn],
Håber det går dig godt. Jeg ville bare tjekke ind hos dig angående det problem, du havde den anden dag med [detaljer om problemet]. Blev det løst? Har du brug for yderligere hjælp? Lad mig venligst vide – jeg vil være glad for at hjælpe dig i alle tilfælde.
God dag,
[DIN SIGNATUR]
Opfølgnings-e-mail efter en positiv serviceoplevelse
Hej [Navn],
Du er meget velkommen. Jeg er glad for, at blandt hundredvis af kunder, som vi sender e-mails til hver dag, værdsætter nogen den indsats, vi lægger i at forsøge at yde den højeste kvalitet af kundeservice. Kunder som dig er grunden til, at vi stræber efter at gøre det bedste i vores job.
Du er velkommen til at kontakte os igen, hvis du har spørgsmål, problemer eller bekymringer – vi er bare en e-mail væk og vil altid være glade for at hjælpe dig.
Med venlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]
Opfølgnings-e-mail efter en negativ serviceoplevelse
Hej [Navn],
Jeg beklager igen den mindre glimrende oplevelse, du havde den anden dag med vores kundeserviceteam. Jeg ville bare kontakte dig og lade dig vide, at vi har besluttet at sende hele vores kundeserviceteam gennem yderligere træning for at sikre, at situationer som denne ikke sker igen.
I mellemtiden, hvis du har spørgsmål, bekymringer eller feedback, eller hvis der er noget andet, vi kan gøre for at hjælpe, skal du ikke tøve med at lade mig vide.
Tak,
[DIN SIGNATUR]
Opfølgnings-e-mail, der opfordrer til selvbetjening
Hej [Navn],
Jeg er glad for, at vi kunne løse [problem]. Du kan i øvrigt læse mere om at administrere [din konto/betalingsmuligheder/indstillinger osv.] i vores Hjælpecenter. Der er en artikel, der dækker dit problem grundigt [indsæt link].
Hvis du har andre spørgsmål, eller hvis der er noget, vi kan gøre for at gøre din oplevelse med os mere behagelig, skal du gøre os opmærksom på det.
Tak,
[DIN SIGNATUR]
Opfølgnings-e-mail efter intet svar
Hej [Navn],
Jeg tjekker ind om din sag hos os angående [sagsemne] en sidste gang. Det er [antal dage] dage siden, vi har hørt fra dig, så jeg ville kontakte dig og lade dig vide, at vi vil lukke denne ticket.
Du er velkommen til at genåbne denne ticket eller åbne en ny, hvis du har brug for yderligere hjælp – vi vil være glade for at hjælpe.
Tak igen for at arbejde med os!
[DIN SIGNATUR]
Opfølgnings-e-mail til lukning af supportticket
Hej [Navn],
Tak fordi du kontaktede os angående [detaljer om problemet]. Vores optegnelser viser, at dit problem er løst, så din ticket lukkes automatisk om 3 dage. Hvis du stadig har brug for vores hjælp eller har flere spørgsmål, skal du bare klikke på “svar”, og vi vender tilbage til dig snart.
Med venlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]
Anmodning om feedback-opfølgnings-e-mail
Hej [Navn],
Vi kontakter dig angående dit seneste problem med [detaljer om problemet], som blev løst den [dato]. For at hjælpe os med at betjene dig bedre, ville vi gerne høre om din oplevelse med vores supportteam.
På en skala fra 1 til 5, hvor let var det at få dit problem løst?
1 = Ekstremt svært 2 = Meget svært 3 = Hverken eller 4 = Meget let 5 = Ekstremt let
Vi værdsætter dit feedback. Og som altid, hvis der er noget andet, vi kan gøre for dig i fremtiden – tøv ikke med at kontakte os igen.
Tak,
[DIN SIGNATUR]
Undersøgelseseinvitation-opfølgnings-e-mail
Hej [Navn],
Du kontaktede os for nylig angående [detaljer om problemet], som blev løst den [dato]. Vi ville gerne høre om din oplevelse med vores kundeservice. Kan du venligst tage et øjeblik til at svare på denne hurtige undersøgelse? Det tager dig mindre end 60 sekunder at besvare!
Tak skal du have, dit feedback vil hjælpe os med at betjene dig bedre i fremtiden.
[Link til undersøgelse]
Tak igen,
[DIN SIGNATUR]
Opfølgnings-e-mail efter et virksomhedsomfattende problem
Hej [Navn],
Som du måske allerede er klar over, har nogle af vores kunder tidligere denne uge stødt på et problem med [produkt/service/funktion osv.] Vores ingeniørteam var i stand til at løse det cirka 2 timer efter den indledende rapport. Vi vil gerne undskylde igen for eventuelle ulemper, dette måtte have forårsaget.
For at sikre, at dette ikke sker igen, arbejder vi på flere forbedringer af vores [produkt/service/funktion/operationer osv.]. I dette blogindlæg har vi offentliggjort en fuldstændig forklaring på, hvad der gik galt, hvad vi gjorde for at komme os, og hvad vi vil gøre for at forhindre dette i at ske igen: [link til blogindlæg].
Tak for din tålmodighed og forståelse. Og som altid, hvis du har spørgsmål eller støder på problemer, skal du lade os vide, vi er her for at hjælpe.
Med venlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]
