Kundeserviceskabeloner
Forbedre kundeservice-e-mails ved hjælp af skabeloner for at spare tid, reducere fejl og sikre konsistens. Skabeloner dækker forskellige scenarier som svar til ...
7 min læsning
Customer Service
Email Templates
+2
Fordele ved at bruge kundeservice-email-skabeloner
Email er fortsat en af de vigtigste kundeservicekanaler for et stort antal forbrugere. Ikke alle virksomheder lægger dog meget indsats i at give hurtige og professionelle svar – faktisk svarer nogle slet ikke. En undersøgelse viste, at 62% af virksomhederne ikke svarer på kundeserviceemails, 90% informerer ikke kunden om, at en email er modtaget, mens 97% ikke følger op for at se, om kunderne er tilfredse med svaret.
Selvom det er næsten umuligt at håndskrive hver eneste email til prospekter eller nuværende kunder, kan brug af kundeserviceskabeloner, der dækker en række scenarier, være til stor hjælp for kundeserviceteams, især dem, der skal håndtere en stor mængde emails. Med skabeloner som udgangspunkt kan dine agenter hjælpe flere kunder på mindre tid og med mindre stress og sikre, at de leverer en konsistent service. Fra at sende takk-emails til en automatisk fraværsmeddelelse, at holde din kommunikation i gang med dine kunder er altid gunstigt.
Vigtigste fordele:
- Spar tid og forbedre agenteffektiviteten - Brug af kundeserviceskabeloner, når du svarer på kunder, sparer dit supportteam fra at skulle oprette individuelle svar, optimerer deres tid og forbedrer effektiviteten.
- Reducer antallet af menneskelige fejl - Med færdiglavede, afprøvede kundeserviceemails-svarskabeloner kan du eliminere menneskelige fejl og fjerne risikoen for at sende forkerte meddelelser, der kan frustrere kunder.
- Oprethold konsistent virksomhedskommunikation - Kundeserviceemails-skabeloner sikrer, at alle på dit supportteam er på samme side, mens dit brand voice forbliver til stede i hver interaktion.
Almindelige email-skabeloner til kundeservice
At opbygge dit eget bibliotek af eksempel-email-skabeloner til kundeservice kan være både udfordrende og tidskrævende. Der er mange situationer, du skal være forberedt på. Fra længere og mere indviklede meddelelser som undskyldningsemails og fornyelsespåmindelser til korte og præcise emails som nulstilling af adgangskode, her er nogle velafprøvede email-skabeloner baseret på forskellige scenarier, som dit supportteam kan bruge og tilpasse efter behov, når du interagerer med kunder og prospekter.
Auto-svar email-skabelon
Hej [NAVN],
Tak fordi du kontaktede [VIRKSOMHED]!
Dette automatiske svar er blot for at lade dig vide, at vi modtog din anmodning, og vi vender tilbage til dig med et svar så hurtigt som muligt. I løbet af [åbningstider] svarer vi normalt inden for et par timer, aftener og weekender kan tage lidt længere tid.
Mens du venter, er du velkommen til at se på vores ofte stillede spørgsmål eller gennemse vores vidensbase, hvor du kan finde masser af vejledning om [PRODUKT].
Eller, hvis din anmodning er presserende, er du velkommen til at ringe til os på [nummer] eller starte en live chat med vores supportteam. Vi glæder os til at få dig tilbage i gang!
Med venlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Tjek ind hos en kunde email-skabelon
Hej [NAVN],
Håber du har det godt og nyder dit produkt. Jeg tjekker bare ind for at se, om du har nogen spørgsmål eller har brug for hjælp. Vi har tilføjet ret mange funktioner for nylig, og jeg ved, at det kan være svært at holde styr på alle vores udgivelser.
Som en påmindelse, her er et [link] til vores vidensbase, hvor du kan finde opdateret information om vores produkt og virksomhed til enhver tid.
Du er velkommen til at kontakte mig med eventuelle spørgsmål, jeg ville være mere end glad for at hjælpe.
Med venlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Tak-email-skabelon
Kære [NAVN],
Tak skal du have for dit positive feedback og for at have efterladt en anmeldelse på [website], du satte et stort smil på vores ansigter!
Vores team forsøger konstant at forbedre vores [produkt/service], og det er altid givende at høre venlige ord fra vores kunder. Vi elsker, at du elsker os, og det er også fantastisk at vide, at vores [produkt/service] har hjulpet dig med at nå dine forretingsmål.
Tak igen for at være en fantastisk kunde!
Med venlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Vred kunde svar email-skabelon
Kære [NAVN],
Jeg er så ked af at høre, at du har haft sådan en dårlig oplevelse, at du ikke længere ønsker at arbejde med os. At tilfredsstille vores kunder har altid været vores nummer et prioritet, og jeg er ked af, at vi ikke kunne opfylde dine krav.
Selvom vi hader at se dig gå, forstår jeg helt, hvor vred du må føle dig, og jeg respekterer fuldt ud din beslutning. Jeg undskyldes igen for eventuelle problemer, vi måtte have forårsaget dig.
Lad mig vide, hvis du har flere spørgsmål, kommentarer eller yderligere feedback. Og hvis du ombestemmer dig, er jeg her for at hjælpe dig på enhver måde, jeg kan.
Held og lykke! [DIN SIGNATUR]
Glad kunde svar email-skabelon
Hej [NAVN],
Vi er så glade for at høre, at du er tilfreds med [PRODUKT/SERVICE]. På [VIRKSOMHED] stræber vi altid efter at levere den bedste kundeoplevelse, og det glæder os enormt at vide, at vi har opnået det.
Vi ville være taknemmelige, hvis du ville efterlade en anmeldelse på vores Facebook-side, da dine indsigter kunne hjælpe vores prospekter med at lære mere om os.
Tak igen, og lad os vide, hvis der er noget, vi kan gøre for dig i fremtiden!
Med venlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Kundeklage svar email-skabelon
[NAVN],
Jeg er så ked af at høre, at du var på hold hos vores kundeserviceafdeling i næsten 30 minutter. Jeg forstår helt, hvor frustrerende det må have været for dig. Det skulle aldrig være sket, da vi værdsætter vores kunders tid. Jeg har videregivet denne besked til den relevante servicemand.
Vores tekniske supportteam prioriterer det problem, du står over for med vores software, og de arbejder nu på at få det til at fungere. Jeg vil straks underrette dig, så snart det er løst.
Jeg sætter pris på, at du gjorde os opmærksom på din negative oplevelse. Vi stræber efter at sikre kundetilfredshed ved hver interaktion, og jeg undskyldes for det besvær, vi har forårsaget dig.
I mellemtiden skal du gerne lade mig vide, hvis der er noget andet, jeg kan gøre for dig.
Med venlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Forsinket svar email-skabelon
Hej [NAVN],
Tak fordi du kontaktede [VIRKSOMHED]! Din anmodning blev modtaget den [dato] med referencenummer: [nummer]. Beklager, at vi ikke er vendt tilbage til dig endnu. Vi oplever i øjeblikket et højt volumen af supportanmodninger og sætter pris på din tålmodighed, mens vi arbejder på at yde det højeste niveau af support til hver kunde. Vær sikker på, at en af vores agenter vil følge op med dig så snart som muligt.
Med venlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Opfølgings-email-skabelon
Hej [NAVN],
Håber du har det fantastisk. Jeg ville gerne tjekke ind hos dig angående det problem, du havde den anden dag med [beskrivelse af problemet]. Blev det løst med succes?
Hvis der er noget, vi kan gøre for at forbedre din oplevelse, skal du bare lade os vide ved at svare på denne besked. Jeg ville være glad for at hjælpe dig i alle tilfælde og ser frem til at høre fra dig snart.
Ha’ en fantastisk dag, [DIN SIGNATUR]
Fornyelsespåmindelse email-skabelon
Hej [NAVN],
Vi vil gerne takke dig for at have brugt vores produkt det seneste år og håber, at vi har gjort en forskel for dig.
Jeg bemærkede, at dit årlige abonnement udløber om to uger, så jeg ville gerne tjekke ind hos dig om næste trin. Er du interesseret i at forny dit abonnement? Hvis du vejer dine muligheder, ville jeg elske at chatte videre med dig for at hjælpe dig med at træffe en beslutning.
Ser frem til at høre fra dig.
Med venlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
Refund email-skabelon
Hej [NAVN],
Vi har behandlet din refundering, og du bør forvente at se kreditten på din konto inden for 1-3 arbejdsdage afhængigt af din bank.
Jeg er ked af at høre, at du ikke er tilfreds med vores produkt, men jeg forstår helt, at det ikke er for alle. Da enhver feedback er vigtig for os, kunne du venligst give mig lidt mere detaljer om, hvad præcis du ikke kunne lide?
I mellemtiden skal du have tak for din tid og for at have givet os en chance. Vi håber at få kontakt med dig igen i den nærmeste fremtid.
Med venlig hilsen, [DIN SIGNATUR]
