Tjekliste til krisekommunikationsplan
Opret en effektiv krisekommunikationsplan med LiveAgents tjekliste. Identificer interessenter, udform beskeder, træn teams og vær forberedt!
14 min læsning
Kommunikationsplaner skitserer, hvordan en virksomhed, organisation eller enkeltperson vil interagere med sine interne og eksterne interessenter for at holde dem opdateret om de seneste udviklingen.
Den omfatter hvem, hvad, hvornår, hvor, hvorfor og hvordan af kommunikationsstrategier og taktikker tilpasset til et specifikt projekt eller kampagne.
I dette blogindlæg vil vi give dig kommunikationsplan-skabeloner, som du kan bruge til din egen virksomhed, når du har brug for at få forskellige typer beskeder ud til forskellige aktionærer. Vi vil også diskutere nogle tips til at skabe en effektiv kommunikationsplan.
Vigtigheden af at have en kommunikationsplan
I dagens hurtige og stadigt skiftende verden er det vigtigere end nogensinde at have en klar og præcis kommunikationsplan på plads, der er klar til når behovet opstår.
Uden en sådan kan virksomheder let blive fastlåst i detaljerne og gå glip af vigtige muligheder for at forbinde sig med deres interessenter, eller undlade at gøre det hurtigt nok.
En kommunikationsplan-skabelon kan være et værdifuldt værktøj for organisationer af alle størrelser. Uanset om du kommunikerer med dine medarbejdere, kunder, partnere eller medierne, kan en kommunikationsplan hjælpe med at sikre, at din besked er klar, præcis og på målpunktet.
Hvordan man titler en kommunikationsplan
Titlen på dette dokument skal afspejle dets formål, hvilket normalt (men ikke altid) betyder at inkludere “kommunikationsplan” og nogle specifikke detaljer. På denne måde vil alle, der kommer i kontakt med dokumentet, vide hvad det er til og kan nemt referere til det når det er nødvendigt.
For eksempel, hvis kommunikationsplanen er til en ny produktlancering eller en bestemt marketingkampagne, kan du give den en titel, der præcist angiver det. Andre elementer, der kunne inkluderes i titlen, er de datoer, som kommunikationsplanen vil være gyldig, og navnet på den organisation eller det team, som den gælder for.
Hvis du inkluderer denne type information i dokumentets emne, vil det informere de relevante parter om planen for beskeder og få alle involverede på samme side med hensyn til hvornår visse kommunikationsaktiviteter kan eller skal finde sted.
Eksempler på kommunikationsplan-emnelinjer
- Kommunikationsplan for lancering af nyt produkt
- [Titel]: Kommunikationsplan for marketingkampagne
- [Virksomhedsnavn] Intern kommunikationsplan
- Strategisk kommunikationsplan: [Virksomhedsnavn]
- [Projektnavn] Projektledelse kommunikationsplan
- Kommunikationsplan for ny [ændring i virksomhed]
- Plan for kommunikation med interessenter: [Virksomhedsnavn]
- [Startdato] – [Slutdato]: Marts kommunikationsplan
Hvordan man skriver en kommunikationsplan
Den måde, en kommunikationsplan startes på, afhænger af formålet eller typen af kommunikation.
Nogle gange er det nyttigt at begynde med en introduktion, der giver kontekst og sætter tonen for den kommunikationsstil, der skal følge, mens det på andre tidspunkter giver mere mening at springe direkte til kommunikationsmålene og strategierne.
Generelt vil det være nyttigt at følge trinene nedenfor for at skrive en effektiv kommunikationsplan for at sikre, at din besked rammer målet:
- Foretag en revision af din eksisterende kommunikationsstrategi (hvis relevant) – dette vil give dig mulighed for at identificere eventuelle problemområder eller indholdshuller (f.eks. manglende marketingmaterialer), der skal inkluderes i den nye eller opdaterede plan.
- Definer SMART-mål for din kommunikationsplan – at sætte mål, der er Specifikke, Målbare, Opnåelige, Relevante og Tidsbundne, vil hjælpe dig med at bestemme dens effektivitet.
- Udvikl din organisations missionserklæring, kernværdier og vigtige beskeder – disse skal være grundlaget, som alle kommunikationsstrategier og aktiviteter er bygget på. De kan også være specificeret eksplicit i kommunikationsplanen.
- Identificer målgruppesegmenterne i din kommunikationsplan – at kende og forstå modtageren af din besked gør det lettere at sætte den rigtige tone for dem.
- Beslut hvilken(e) kanal(er) dine beskeder vil blive leveret gennem – uanset om den bedste metode til at nå din målgruppe ville være via e-mail eller en pressemeddelelse, påvirker det hvordan kommunikationsplanen vil blive skrevet.
- Tildel ansvarlige parter – beslut hvem der skal være ansvarlig for at levere din kommunikationsplan på de forskellige kanaler og til hver anden målgruppe.
- Beregn hvor lang tid hvert trin vil tage og således hvor længe kommunikationsplanen vil køre i alt – dette er nødvendigt for at præcisere tidslinjen og allokere et budget for at gøre de nødvendige ressourcer tilgængelige.
- Mål resultaterne af din plan efter at have kommunikeret med de relevante interessenter – at genkende områder for forbedring betyder, at du kan opdatere din strategi for at øge dens effektivitet.
Hvad skal inkluderes i en kommunikationsplan
- Formål – hvad denne specifikke kommunikationsplan er beregnet til at opnå
- Målgruppe – målgruppen for din besked
- Datoer – hvornår det blev oprettet og/eller hvornår denne specifikke kommunikationsplan vil gælde
- Metoder – hvilke kommunikationskanaler du vil sende dine beskeder gennem
- Roller og ansvar – hvilke opgaver hver involveret part vil tage sig af
- Gør’s og undlad’s – god praksis og almindelige fejl at undgå når man kommunikerer med projektets interessenter
- Eskalationsramme – f.eks. dit ‘første forsvarslinje" og identificering af “større responshold”
- Opdateringer – hvordan og hvornår man ændrer dokumentet for at opretholde en effektiv kommunikationsplan
Kommunikationsplan-eksempler og skabeloner
Kommunikationsplan for lancering af nyt produkt
[Virksomhedsnavn]: [Produktnavn] Lancering kommunikationsplan
Denne kommunikationsplan gælder for lanceringen af [Produktnavn] og er gyldig fra [startdato] – [slutdato], før og efter lanceringsdatoen for [lanceringsdato].
Mål: • Sikre at alle medarbejdere er klar over lanceringsdatoen og har de nødvendige oplysninger om produktet • Generere spænding og interesse for produktet blandt medarbejdere • Give en klar og præcis besked til kunder om produktet • Styre forventninger med hensyn til leveringstider og tilgængelighed
Kommunikationsmedier: • E-mail • Pressemeddelelse • Socialt medie-indlæg – [Kanal 1], [Kanal 2], …
Lanceringsfaser: • Aktiviteter før lancering • Lanceringsdagen • Opfølgning efter lancering
Aktiviteter før lancering ([X] måneder før lancering): • [Aktivitet 1] • [Aktivitet 2] • [Aktivitet 3] …
Lanceringsdagen: • Live produktafsløring • Interviews med [Medievirksomheder] • Sporing af reaktioner
Opfølgning efter lancering (op til [X] måneder efter lancering): • [Aktivitet 1] • [Aktivitet 2] • [Aktivitet 3] …
Roller og ansvar: • [Person 1] vil være ansvarlig for at udarbejde alle kommunikationsmaterialer • [Person 2] vil være ansvarlig for at sende kommunikationsmaterialer til medierne • [Person 3] vil være ansvarlig for at håndtere kundeforespørgsler
Gør: • Opret en kommunikationstidslinje for at sikre, at alle kommunikationsaktiviteter udføres på en rettidig og koordineret måde • Gør brug af visuelle elementer (f.eks. billeder, infografik) for at bryde tekst op og tilføje interesse • Korrekturlæs alle kommunikationsmaterialer før du sender dem
Undlad: • Overbelaste interessenter med for meget information på én gang – giv opdateringer på regelmæssig basis for at undgå at overvælde dem. • Glem at inkludere en opfordring til handling (f.eks. besøg vores hjemmeside, tilmeld dig vores nyhedsbrev) for at engagere læseren • Forsømme at teste kommunikationsmaterialer (f.eks. send en test-e-mail) før du sender dem til hele listen over interessenter
Eskalationsramme: • Hvis der er problemer med kommunikationsplanen, skal du kontakte [Ansvarlig person]. • Hvis [Ansvarlig person] ikke er tilgængelig, skal du kontakte [Alternativ kontakt]
Opdateringer: • Denne kommunikationsplan vil blive gennemgået og færdiggjort på [gennemgangsdato] • Ændringer kan foretages til kommunikationsmålene, målgruppen og kanalerne • Opdaterede kommunikationsplaner skal sendes til [Internt team/Ansvarlig afdeling]
[Titel]: Kommunikationsplan for marketingkampagne
[Virksomhedsnavn] vil lancere en marketingkampagne for [Produktnavn] fra [startdato] til [slutdato].
Mål: • [Mål 1] • [Mål 2] • [Mål 3] …
SWOT-analyse: • Styrker – [Styrke 1], [Styrke 2], [Styrke 3], … • Svagheder – [Svaghed 1], [Svaghed 2], [Svaghed 3], … • Muligheder – [Mulighed 1], [Mulighed 2], [Mulighed 3], … • Trusler – [Trussel 1], [Trussel 2], [Trussel 3], …
Taktikker: • [Taktik 1] • [Taktik 2] • [Taktik 3] …
Kanaler: • E-mail • Betalt søgning • Display-annoncering • Socialt medie – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Pressemeddelelse • Blogindlæg • Begivenheder og webinarer – [Begivenhed 1], [Begivenhed 2], [Begivenhed 3], …
Roller og ansvar: • [Person/Team ansvarlig 1] vil være ansvarlig for at udarbejde alle kommunikationsmaterialer. • [Person/Team ansvarlig 2] vil være ansvarlig for at sende kommunikationsmaterialer til medierne. • [Person/Team ansvarlig 3] vil være ansvarlig for at håndtere kundeforespørgsler. • [Person/Team ansvarlig 4] vil være ansvarlig for at styre budgettet.
Budget: • $[X] for [Taktik/Kanal 1] • $[Y] for [Taktik/Kanal 2] • $[Z] for [Taktik/Kanal 3] …
Evaluering: • [KPI 1] vil blive brugt til at måle succesen af denne marketingkampagne • [KPI 2] vil blive sporet på ugentlig basis og rapporteret til [Person/Team ansvarlig] • [KPI 3] …
Tidslinje: • [Aktivitet 1] – [startdato] til [slutdato] • [Aktivitet 2] – [startdato] til [slutdato] • [Aktivitet 3] – [startdato] til [slutdato] …
Denne kommunikationsplan vil blive færdiggjort på [gennemgangsdato] og er derfor underlagt ændringer indtil denne dato.
[Virksomhedsnavn] Intern kommunikationsplan
Mål: At sikre, at alle interessenter holdes opdateret med udviklingen, og at holde kommunikationskanalerne åbne.
Situationsanalyse: Intern kommunikation på [virksomhedsnavn] er blevet identificeret som et område, der har brug for forbedring. Især kommunikation mellem ledelse og personale, og kommunikation blandt teammedlemmer er blevet identificeret som værende i behov for forbedring.
Interessenter: alle medarbejdere i [virksomhedsnavn]
Implementering: • En kommunikationsplan vil blive implementeret for at forbedre kommunikationen på [virksomhedsnavn] • Alle medarbejdere vil blive gjort opmærksomme på kommunikationsplanen og deres roller i den • Kommunikationsplanen vil blive gennemgået på regelmæssig basis og opdateret efter behov
Involverede teams: Ledelsesgruppe, HR-team, kommunikationsteam
Roller og ansvar: • Ledelsesgruppe – ansvarlig for kommunikation med personale • HR-team – ansvarlig for kommunikation blandt teammedlemmer • Kommunikationsteam – ansvarlig for at udarbejde og sende kommunikationsmaterialer
Vigtige beskeder: • Effektiv kommunikation til alle tider er afgørende • Kommunikation på [Virksomhedsnavn] har brug for forbedring • Denne kommunikationsplan vil blive implementeret for at foretage de nødvendige ændringer • Alle medarbejdere har en rolle at spille i kommunikationsplanen • Kommunikationsplanen vil blive gennemgået på regelmæssig basis • Kommunikation er en tovejsproces • Medarbejdere bør føle sig frie til at stille spørgsmål og give feedback
Retningslinjer: • Al kommunikation skal være klar og præcis • Kommunikationsmaterialer skal sendes på rettidig vis • Kommunikationskanaler skal overvåges regelmæssigt • Kommunikation skal være respektfuld og professionel til alle tider
Godkendelse: [Ansvarlig person], [Stilling], [Oprettelsesdato]
Strategisk kommunikationsplan: [Virksomhedsnavn]
Ledelsessammenfatning: Denne kommunikationsplan er til [formål] og vil være gyldig fra [startdato] til [slutdato].
Mål: Opretholde effektiv kommunikation med de forskellige målgrupper for at opretholde virksomhedens mission og værdier.
Missionserklæring: [Virksomhedens missionserklæring]
Kernværdier: [Virksomhedens værdier]
Situationsanalyse: [Baggrundsoplysninger og kontekst om den situation eller det problem, som kommunikationsplanen er designet til at løse]
| Målgruppe | Besked(er) | Medie eller kanal | Hyppighed | Timing | Tildelt teammedlem | Feedback-metode |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Målgruppe 1] | [Besked 1] | Ansigt til ansigt | Ugentlig | Hver [Ugedag] | [Person/Team ansvarlig 1] | Undersøgelse |
| [Målgruppe 2] | [Besked 2] | Rapport | Månedlig | Inden for [X] timer efter godkendelse | [Person/Team ansvarlig 2] | Evalueringsformular |
| [Målgruppe 3] | [Besked 3] | Daglig | [Tid] | [Person/Team ansvarlig 3] | Gennemgang |
[Projektnavn] Projektledelse kommunikationsplan
Projektnavn: [Projektnavn]
Projektleder: [Projektleders navn]
Startdato: [startdato]
Afslutningsdato: [slutdato]
Projektmål: Design og byg et websted og en mobilapp til klientens nye e-handelsvirksomhed. Optimer det tidligere for søgemaskinerangering (SEO) og begge for konvertering i overensstemmelse med [Virksomhedsnavn]’s seneste SEO-retningslinjer. Gør webstedet og appen brugervenlig, mobilresponsiv og visuelt tiltalende, herunder en effektiv opfordring til handling (CTA), der opfordrer brugere til at konvertere nemt.
| Kommunikationsmål | Kommunikationsmetode | Målgruppe | Hyppighed |
|---|---|---|---|
| [Mål 1] | [Metode 1] | [Målgruppe 1] | [Daglig/Ugentlig/Månedlig] |
| [Mål 2] | [Metode 2] | [Målgruppe 2] | [Daglig/Ugentlig/Månedlig] |
| [Mål 3] | [Metode 3] | [Målgruppe 3] | [Daglig/Ugentlig/Månedlig] |
Kommunikationsplan for ny [ændring i virksomhed]
Oprettet af: [Ansvarlig person]
Gyldig fra: [startdato]
Sammenfatning: • [Ændring 1] sker, fordi [grund 1] • [Ændring 2] er et resultat af [grund 2] • [Ændring 3] er nødvendig for at [grund 3] …
Hvad betyder det for medarbejdere? [Forklaring af, hvordan ændringen vil påvirke medarbejdere]
Interessenter: • [Målgruppe 1] vil blive påvirket af [ændring 1] • [Målgruppe 2] vil blive påvirket af [ændring 2] • [Målgruppe 3] vil have brug for at tilpasse sig som følge af [ændring 3]
Faser:
| Opgave | Tidslinje | Person/Team ansvarlig |
|---|---|---|
| [Opgave 1] | [Dag 1/Uge 1/startdato/osv.] | [Person/Team ansvarlig 1] |
| [Opgave 2] | [Dag 2/Uge 2/middato/osv.] | [Person/Team ansvarlig 2] |
| [Opgave 3] | [Dag 3/Uge 3/slutdato/osv.] | [Person/Team ansvarlig 3] |
Plan for kommunikation med interessenter: [Virksomhedsnavn]
Gyldig fra: [startdato] til [slutdato]
Mål: • [Mål 1] • [Mål 2] • [Mål 3] …
Mål: • [Mål 1] • [Mål 2] • [Mål 3] …
Ændringer: • [Ændring 1] • [Ændring 2] • [Ændring 3] …
Fremskrivninger: • [Fremskrivning 1] • [Fremskrivning 2] • [Fremskrivning 3] …
Kommunikation med interessenter: • [Kanal 1] • [Kanal 2] • [Kanal 3] …
Kontaktoplysninger: [Ansvarlig person], [Stilling], [Telefonnummer/e-mailadresse/osv.]
[Startdato] – [Slutdato]: Kommunikationsplan
Virksomhedsnavn: [Virksomhedsnavn]
Oprettelsesdato: [oprettelsesdato]
Kontaktoplysninger: [kontaktdetaljer]
Introduktion: Denne kommunikationsplan er blevet oprettet til [formål] og vil være gyldig fra oprettelsesdatoen.
Mål: • [Mål 1] • [Mål 2] • [Mål 3] …
Målgruppe: • [Målbruger 1] • [Målbruger 2] • [Målbruger 3] …
God praksis for kommunikationsplan
- Start med en tabel eller diagram for at identificere beskedtyper – hvilke kommunikationskanaler du vil bruge, hvem du målretter, og tonen osv.
- En handlingsplan skal oprettes før nogen kommunikation sendes ud – det er bedst at være proaktiv og have strategier for forskellige beskeder kortlagt før du starter med din aktivitet eller før noget går galt.
- Inkludér en krisekommunikationsplan som en del af din større kommunikation – mere om det her ➡️ Tjekliste for krisekommunikationsplan
- Gennemgå og opdater din kommunikationsplan regelmæssigt, når projektet skrider frem – tingene vil uundgåeligt ændre sig, og du vil have din besked til at tilpasse sig i overensstemmelse hermed.
- Sørg for, at alle på kommunikationsteamet er klar over dokumentet og kender deres rolle – handlingsplaner er kun så effektive som de mennesker, der udfører dem.
- Tildel nogen til at være ansvarlig for kommunikation og sørg for, at de har tid og ressourcer, de har brug for for at være succesfulde.
Sammenfatning
Kommunikation er nøglen til succes i enhver virksomhed, og at skabe en plan for, hvordan man gør det, behøver ikke at være en kompliceret proces.
Ved at følge en skabelon kan du skrive en effektiv kommunikationsplan, der skitserer, hvordan du vil sende beskeder til dine vigtige målgrupper i forskellige situationer.
Med et velskrevet kommunikationsplan-dokument kan du få alle i din organisation på samme side om, hvilke typer beskeder der skal sendes ud, hvornår og hvordan.
At have dette på plads vil holde din beskedstrategi sammenhængende og tilpasset dine forretningsmål, hvilket øger dine chancer for at opnå dine kommunikationsmål.
