Dårlige e-mail-eksempler

Vigtigheden af dårlige e-mail-eksempler

Som en hurtig og effektiv måde at komme i kontakt med mennesker på er e-mail en stor del af forretningskommunikationen. Det kan være en fantastisk måde at opbygge relationer med potentielle kunder, eksisterende kunder, teammedlemmer, interessenter og potentielle samarbejdspartnere.

Men hvis du ikke er forsigtig, kan dine e-mails virke uprofessionelle eller endda uhøflige.

I denne guide vil vi se på nogle eksempler på dårligt skrevne e-mails og diskutere, hvordan du undgår at lave de samme fejl selv og derefter skal finde på undskyldningsmeddelelser.

E-mail er et af de vigtigste værktøjer i enhver virksomhedsejer eller medarbejders værktøjskasse, da denne kommunikationsmetode kan bruges til alt fra marketing, gennem kolde e-mail-udsendelser, til kundeservice. Men hvis det ikke gøres korrekt, kan e-mail gøre mere skade end gavn.

Derfor er det nyttigt at have nogle eksempler på uprofessionel e-mail-praksis at henvise til, før du sender beskeder til potentielle kunder eller kolleger.

Ved at vide, hvad du ikke skal gøre, vil du være i stand til at skrive effektive forretnings-e-mails i stedet for dem, der ikke engang bliver åbnet, eller – værre endnu – skader dit professionelle image.

Hvordan man undgår dårlige e-mail-titler

Emnelinjen i hver e-mail, du sender, skal være kortfattet og relevant for indholdet af beskeden. Som sådan skal du altid angive emnet for din e-mail i headeren og ikke bare noget vagt som “hej”.

For eksempel, hvis du sender en e-mail for at komme i kontakt med nogen, som du mødte på et nyligt arrangement, vil en emnelinje som “Dejligt at møde dig på konferencen sidste uge” give nogle kontekst til modtageren. De vil vide præcis, hvad e-mailen handler om, og det vil være meget mere effektivt end bare “Hej, lad os mødes”, som sandsynligvis vil blive ignoreret eller overset i en fyldt indbakke.

Det er endnu vigtigere at præcisere, hvad din besked handler om i emnelinjen, hvis du sender kolde e-mails, da modtageren ikke genkender dit afsendernavn.

Når en e-mail bliver besvaret, og samtalen fortsætter, er det typisk, at emnelinjen bliver præfixet med “SV: “. Dette er en acceptabel praksis, så længe emnet for diskussionen ikke har ændret sig, i hvilket tilfælde det er bedst, hvis headeren ændres for at forblive relevant for det aktuelle emne, og en ny e-mail-tråd oprettes i overensstemmelse hermed.

Derudover skal du altid undgå at bruge versaler eller overdrevne udråbstegn i din emnelinje, da dette kan virke aggressivt eller uprofessionelt. Desuden kan brugen af sådan formatering eller tegnsætning udløse spam-filtre og forhindre, at din besked lander i modtagerens hovedindbakke.

Eksempler på dårlige e-mail-emnelinjer

• ØJEBLIKKELIGT!!!!
• Vi skal tale
• Kan jeg plukke din hjerne?
• Hurtigt spørgsmål
• Bare følger op
• Hej der!
• Hvordan går det?
• SV: SV: [Emne]
• Fwd: Fwd: [Emne]
• Har du set dette???

Hvordan man ikke skriver en dårlig e-mail

For e-mail-brødteksten er det vigtigt at bruge en høflig og professionel tone. Dette betyder ikke at bruge slang, forkortelser eller jargon, som modtageren måske ikke forstår, samt emotikoner, som ikke har noget at gøre i formel kommunikation.

Det er også bedst at undgå at lave vittigheder, vittige bemærkninger eller sarkasme, da det ikke oversættes godt i tekst og kan føre til ubelejlige eller endda ubehagelige misforståelser. Det samme gælder for at klage eller sladre om kolleger eller hjemmebygning, som bør være begrænset til personlige e-mails.

Derudover skal du holde dine e-mail-beskeder så korte og kortfattede som muligt. Ingen ønsker at læse en lang og rodende e-mail, så kom til sagen og giv alle relevante oplysninger eller vedhæftelser på forhånd.

Overdreven kapitalisering i brødteksten af e-mailen, som i tilfældet med emnelinjen, kan også virke aggressiv og potentielt udløse spam-filtre. Det er også unødvendigt at bruge forskellige farver og/eller skrifttyper, fordi brugerdefineret tekst stadig kan vises på standardmåden for modtageren, eller værre endnu, være ulæselig.

At starte brødteksten i din besked med en dårlig og ineffektiv linjeopening er en anden sikker måde at gøre et dårligt indtryk på. Nogle af de almindelige steder inkluderer “Hej der” og “Jeg håber, denne e-mail finder dig godt”. Disse linjer er ofte overbrugt og klichéagtige.

At formatere din e-mail som noget andet end et forretningsbrev er en anden fejl. Dette inkluderer den førnævnte kapitalisering, farver og skrifttyper, samt tilføjelse af videoer eller billeder, der ikke er relevante for diskussionen.

Et andet element i en dårlig e-mail ville være inkluderingen af uklare opfordringer til handling (CTA’er) eller deres overuse. En instruktion til e-mail-modtageren, der fortæller dem, hvad de skal gøre næste gang, såsom ‘Venligst ring mig tilbage på dit første belejlige tidspunkt”, kan være effektiv. Men hvis dine CTA’er er vage, eller der er mange af dem, kan de blive ignoreret helt.

Hvad der kan være inkluderet i en dårlig e-mail

• Slang
• Forkortelser
• Jargon
• Emotikoner
• Vittigheder
• Vittige bemærkninger
• Sarkasme
• Klager
• Sladder
• For meget information
• Lange tekstblokke
• Overdreven kapitalisering
• Unødvendig brug af farver og/eller skrifttyper
• Dårlig eller ineffektiv åbningslinje
• Irrelevante billeder, videoer eller andet medie
• Uklare eller overbrugte CTA’er
• Personlig signaturebillede
• Ordrige ansvarsfraskrivelser eller meddelelser efter signaturen

Uprofessionelle e-mail-eksempler og skabeloner

ØJEBLIKKELIGT!!!!

Vi skal tale

Kan jeg plukke din hjerne?

Hurtigt spørgsmål

Bare følger op

Hej der!

Hvordan går det?

SV: SV: [Emne]

Fwd: Fwd: [Emne]

Har du set dette???

Dårlig e-mail-praksis

• Inkludering af for mange modtagere i feltet ‘Til:” – brug e-mail-lister, hvis du sender besked til mange mennesker på én gang.
• Cc’ing eller Bcc’ing nogen uden deres viden – inkluder nogen i en samtale kun med deres samtykke, ellers kan det føre til misforståelser.
• Glemme at vedhæfte en fil, der blev nævnt i e-mailen – dette er en almindelig fejl og kan være frustrerende for den person, du sender e-mail til. Du bliver også nødt til at sende en opfølgende e-mail med vedhæftelsen, hvilket muligvis fyldes modtagerens indbakke.
• Afsendelse af store vedhæftelser – hvis du sender en stor fil, skal du uploade den til en cloud-lagringstjeneste som Google Drive eller Dropbox og dele linket i stedet.
• Svar til alle, når det ikke er nødvendigt – inkluder kun alle i samtalen, hvis dit svar er relevant for hver eneste af dem.
• Videresendelse af en videresendelse – undgå at sende en e-mail rundt så mange gange, at den oprindelige besked næppe er genkendelig. Hvis du videresender en tidligere e-mail, skal du trimme den ned til de relevante dele.
• Ikke inkludering af en hilsen (såsom Kære) eller en afslutning (f.eks. Med venlig hilsen) – disse er grundlæggende manerer, som ikke bør overses, når du starter eller lukker en e-mail.
• Udeladelse af et ‘fra"-navn – hvis du ikke inkluderer dit navn i e-mailen, ved modtageren måske ikke, hvem det er fra. Dette kan være særligt forvirrende, hvis du svarer på en e-mail-tråd, hvor andre deltageres navne er synlige.
• Ikke læsning af din e-mail igennem, før du sender – tag altid et par minutter til at læse din besked igennem, før du sender den, for at undgå eventuelle pinlige stavefejl eller grammatiske fejl.
• Afsendelse af en e-mail, når du er irriteret – det er altid bedst at vente et par timer (eller endnu bedre, en dag), før du sender en vred besked, som du vil fortryde senere.
• Skrivning af noget i en e-mail, når du kunne sige det til modtageren ansigt til ansigt – hvis det er muligt, er det ofte bedre at have en samtale i stedet for at prøve at løse tingene over e-mail.
• Manglende brug af en professionel e-mail-adresse – hvis din mail er noget som “iluvkitties@gmail.com ”, er det tid til at oprette en ny til forretningsformål.
• Utilstrækkelig personalisering som følge af utilstrækkelig forskning – generiske meddelelser er mere tilbøjelige til at blive ignoreret. Tag dig tid til at lære om din modtager og hvad de måske er interesseret i, før du begynder at skrive.
• Manglende fordele for modtageren – hver e-mail skal have et formål, og det formål skal være klart for den person, du sender det til. Sørg for, at din besked er noget, som de vil finde nyttigt eller interessant.
• Udeladelse af en signatur helt og holdent – mindst skal du inkludere dit navn og kontaktoplysninger, så modtageren ved, hvordan de kan komme i kontakt med dig. Du kan også tilføje din jobtitel, firma og andre relevante oplysninger såsom sociale medieprofiler.
• Afsendelse af beskeder til de forkerte modtagere – selvom det er særligt pinligt, kan det ske lettere end du måske tror. Dobbelttjek altid modtageren/modtagerne, før du sender.

Opsummering

Dårlige forretnings-e-mails kan koste dig tid, penge og kunder. Husk at læse dine beskeder igennem, respektere modtagerens tid, og sørg for, at din e-mail har et formål.

Ved at følge vores enkle tips og ikke gentage de dårlige eksempler, der er nævnt ovenfor, vil du helt sikkert gøre et godt indtryk med din forretningskorrespondance.