Hvad er IP-telefoni opkalds optagelse ?
Enkelt sagt betyder IP-telefoni opkalds optagelse at udføre en optagelse af IP-telefoni opkalds. Optagelsen kan belive inspillet i formater som MP3. Du kan derefter bruge en service som Rev.com til at omskrive IP-telefoni opkalds optagelsen til tekst.
Der er to måder at tilrette sig IP-telefoni opkalds optagelse afhængigt af din IP-telefoni teknologi og forretnings etik.
Manuel optagelse af IP-telefoni opkald
En manuel indfaldsvinkel betyder, at en medarbejder beslutter, om han vil optage deres IP-telefoni opkald eller ej, ved at trykke på en optageknap. Denne mulighed er en god tilgang, hvis du vil bede om tilladelse i hvert opkald, før du aktiverer IP-telefoni opkalds optagelse.
Automatisk opkalds optagelse
Nogle virksomheder vælger at optage alle IP-telefoni telefonopkald (dvs. både indgående og udgående opkald). For at stille forventninger til kunderne adviserer telefonsystemet normalt kunderne på forhånd, at indgående opkald vil blive registreret til “træningsformål”. Chefer bruger indimellen også en automatisk optagelse til at løse kundetvister.
Hvordan konfigureres IP-telefoni opkalds optagelse ?
Processen med konfiguration af IP-telefoni opkalds optagelse varierer afhængigt af den bestemte teknologi du bruger. Brug de følgende trin for at komme i gang.
- Fastlæg din IP-telefoni opkalds optagelse behov
optagelse af opkald bruger digital opslagsplads og nogen kunder giver muligvis ikke tilladelse til optagelse af telefonopkald. Derfor er det velbegrundet at udvikle virksomhedens retningslinjer, hvornår og hvordan opkald vil blive optaget.
- Tjek om der er optagefunktioner på IP-telefoni platforme
Dit næste trin er at tjekke, om de bestemte optagefunktioner er disponibel på IP-telefoni platforme. Hvis du f.eks. Planlægger at optage et stort antal IP-telefoni opkald, skal du validere, hvilke IP-telefoni platforme der understøtter et stort antal optagelser og hvor meget du vil betale for opkalds optagelser.
- Kontroller den bærbare computers kompatibilitet
De fleste IP-telefoni udbydere tilbyder en optageløsning til IP-telefoni brugere på en bærbar enhed
- Se om din enhed er understøttet
Kontakt din IP-telefoni udbyder for at finde ud af, om de understøtter mobile enheder. For eksempel, hvis dine medarbejdere kan lide at bruge Android telefoner, så tjek for Android IP-telefoni understøtte. For at kontrollere kvaliteten af IP-telefoni løsningen skal du tjekke, hvad de kunder siger om brug af optageløsningen. Find f.eks. IP-telefoni tjenesteudbyderen på TrustPilot eller Capterra og se, hvad folk siger om deres IP-telefoni apps.
- Konfiguration IP-telefoni opkalds optagelse
Nu skal du kontrollere lydkvaliteten af optagelsesløsningen. For at kontrollere lydkvaliteten skal du køre en række kvalitetskontroltest, hvor en medarbejder simulerer kundeopkald til salgsteamet (dvs. indgående opkald). Test på samme måde, om udgående opkald optages korrekt.
No limit on the number of recordings
LiveAgent offers unlimited call recordings that can be safely stored in your account.
Kan du optage et opkald med et firma?
Før du burger en optageløsning er der nogle regler at huske på
- Alle deltager opkalds optagelse samtykke
Ifølge HubSpot kræver tretten amerikanske stater, herunder Californien, Connecticut, Delaware, Florida og Montana, at alle deltagere skal samtykke, før et opkald kan optages. Hvis du hovedsageligt ringer til folk i disse stater, skal du bede om tilladelse, før du optager opkald. Uden for USA kræver flere andre lande også, at alle samtykker. Hvis du optager opkald med folk i Canada, Tyskland og Europa, skal du også sørge for at få tilladelse.
- Et parti samtykke
Nogle amerikanske stater som Alabama, Alaska og Colorado tillader optagelse af opkald, hvis den ene part tillader opkalds optagelsen.
Som en regel er det bedst at bede om tilladelse, før du optager en telefonsamtale. Hvis du ikke får tilladelse, kan din virksomhed miste sit ry for fremragende kundeservice.
Skal du fortælle kunderne at et opkald er optaget ?
Hver virksomhed har en anden metode for at fastlægge kundernes forventninger til opkalds optagelse. Generelt er der to tilgange.
Når indgående opkald er registrered, fortæller en optagelse, der er konfigureret i IVR -menuen, kunderne, at opkald optages til træningsformål. Ved at give besked i hvert opkald, sætter du kundens forventninger i hver situation.
- Meddelelse før opkald
Den alternative fremgangsmåde er at bede dine medarbejdere, herunder salgs og kundeserviceteams, om at bede om tilladelse, før de optager hvert opkald.
- Spørg om samtykke
Adgangskontrol bliver væsentlig, hvis du har flere formål med opkald optagelse (f.eks. Uddannelsesformål, hvilket giver marketingteamet indsyn til branchen). Kundeopkald indeholder ofte delikate oplysninger som f.eks. Kundenavn, adresse, telefonnummer og kreditkort. Vær sikker på at beskytte din IP-telefoni optager med adgangskoder og andre sikkerhedsforanstaltninger.
Fordele ved IP-telefoni opkald optagelse for virksomheder
Der er mange fordele du kan opnå ved at bruge en IP-telefoni optager. I dette afsnit går vi over de mest almindelige.
Uddannelsesformål
Ved at optage kundetvister i et opkald kan du tilbyde medarbejdere uddannelse i kunderservice fra den virkelige verden. En optagelse af et kundeserviceagent opkald kan anvise værdifuld sagkundskab i hvordan man løser problemer. Forresten kan du også få værdifuld sagkundskab i salgsrepræsentant uddannelse.
Salgs indsigt
Hvert opkald med din virksomheds sælgere kan være fuld af kundehistorier og praktisk indsigt. For eksempel vil du måske bemærke, at henvisning til specifikke detaljer fra tidligere samtaler hjælper med at skabe et positivt indtryk på kunden. Brug kundeforvaltningsstyring (CRM) (CRM) til praktisk indsigt, historisk oversigt og andre relevante muligheder og aktuelle statusoplysninger efter hvert salgs opkald.
Marketing indsigt
Marketing teamet møder muligvis ikke kunder ret ofte. Derfor er det nyttigt at give marketing teamet adgang til opkalds optagelser for at basere deres marketing på eksakt indsigt fra kunderne.
Brug af opkalds optagelser i dit igangværende trænings og coachingsprogram er et glimrende ledelsesværktøj. Gennemgang af et par opkaldsoptagelser er afgørende, når en leder evaluere kundeserviceagentens ydeevne. Hvis der er anseelige problemer, kan du arrangere yderligere uddannelse, som f.eks. At bede agenten om at downloade højt vurderet kunde telefon optagelser.
Choose a VoIP partner
LiveAgent currently hosts over 50 integrations with leading VoIP providers.
Hvordan kan jeg forhindre nogen i at optage mine telefonopkald?
Brug af en IP-telefoni optager medfører fordele, men ikke alle kunder kan lide at få deres opkald optaget. Derfor er fleksibilitet i en IP-telefoni optager løsning væsenligt. Inden du køber en IP-telefoni optager enhed til din virksomhed, skal du verificere de følgende funktioner.
Deaktiver automatisk opkalds optagelse
Nogle IP-telefoni leverandører giver dig mulighed for at deaktivere automatisk opkalds optagelse. Selvom optagede IP-telefoni opkald er værdifulde, er det endnu mere vigtigt at opretholde en fremragende kundeservice. Når kunder beder dig om at stoppe optagelsen, skal du stræbe efter at imødekomme deres anmodning.
Tilbyd et alternativ
Hvis en kunde føler sig utilpas med en opkaldsoptagelse, skal du tilbyde alternativer. For eksempel kan en virksomhedsejer henvise deres salgs repræsentanter til at viderestille kunder til en online chat -service eller sende en e-mail.
Aktiv IP-telefoni optagelses fleksibilitet
Aktiv IP-telefoni optagelse indebærer at lave en kopi af lyden fra telefonsamtalen til opbevaring andre steder. Tjek om din IP-telefoni tjenesteudbyder lader dig deaktivere denne funktion.
I sidste ende kan du nægte at deltage i en telefonsamtale, hvis du ikke optager opkaldet. De fleste virksomheder er motiverede til at opretholde et højt niveau af kundeoplevelsen. Hvis ideen om at optage opkald gør dig utilpas skal du tjekke om virksomheden vil hjælpe dig på en anden måde, f.eks. Via e -mail.
All-in-one customer software
Sign up for a free 14-day trial and discover all that LiveAgent has to offer.
Frequently asked questions
Hvad er IP-telefoni opkalds optagelse ?
IP telefoni opkalds optagelse er en metode for at optage forretningstelefonopkald , derimellem konferenceopkald i nogle tilfælde, for at forbedre virksomhedens effektivitet. Du kan bruge opkalds optagelser til at løse kundetvister, optimere kundeservicemedarbejdernes ydeevne og andre opkald.
Hvordan konfigureres IP-telefoni opkalds optagelse ?
De bestemte trin til konfiguration af IP-telefoni opkalds optagelse er afhængigt af den IP-telefoni opkalds optagerløsning der er installeret. Det kommer an på om du har mulighed for at manuelt at optage specifikke opkald eller at automatisk optage alle telefonopkald i din virksomhed.
Kan du optage et opkald med en virksomhed ?
De fleste amerikanske stater og lande rundt om i verden tillader opkald at blive optaget med IP-telefoni opkalds software. Sørg dog for at spørge om tilladelse, før du optager forretningsopkald.
Skal du fortælle kunderne, at opkald er optaget?
Almindeligt anbefales det at oplyse kunderne om, at alle dine virksomheds telefonopkald er optaget. Rådfør dig med en kvalificeret advokat for juridisk rådgivning om dette emne.
Hvad er fordelene ved IP-telefoni opkalds optagelse for virksomheder?
Der er flere fordele ved at optage IP-telefoni opkald. For eksempel kan du bruge opkalds optagelser til at udtrække kundesamtaler. Disse kundesamtaler kan derefter bruges i salgsrepræsentantuddannelse og marketingkampagner. Herudover er optagede telefonopkald værdifulde i at understøtte uddannelse i kundeservice.
Hvordan forhindrer jeg nogen i at optage mine opkald?
Spørg virksomheden om at ikke optage dit opkald. Hvis virksomheden insisterer på, at de skal have en optagelse af dit opkald, kan du overveje at lægge på. I denne situation kan det være en bedre løsning at kontakte virksomheden personligt eller via e -mail.
Expert note
Jeg mener, at IP-telefoni opkaldsoptagelse er en vigtig funktion for virksomheder, da det ikke kun kan hjælpe med at forbedre kundeservice, men også kan være afgørende i juridiske eller forretningsmæssige situationer.
Der er forskellige teknologier og systemer, der er nyttige i callcentre, inklusive prædiktive og forhåndsvisningsdialere samt telefon- og callcentersoftware. Høflighed og respekt for kundernes tid er vigtigt for udgående opkald, mens inddækkende callcentre kan forbedre kunderelationer ved at give personlig tilpasning. Prædiktive dialere kan øge agentudnyttelsen, men kan være begrænset for nogle virksomheder. Sporing af metrics og politikker er også vigtige. En knap til at ringe fra webstedet kan forbedre kundeoplevelsen og øge salget.
Opkaldsomstilling og forhåndsvisning af dialere kan hjælpe med at håndtere komplekse salgskampagner i udgående kontaktcentre. Lovmæssige begrænsninger og priser kan påvirke valg af teknologi. En opkaldsknap på virksomhedens websted kan øge kundetilfredsheden og potentielt føre til flere salg. Udgående call center-agenter bør være høflige og respektere kundernes tid, mens indgående callcentre kan forbedre kunderelationer ved at give personlig tilpasning. Forbedring af telefonløsninger kan føre til differentiering fra konkurrenter og øget kundetilfredshed, og selvbetjeningsmuligheder kan reducere belastningen på agenterne.
VoIP-telefonnumre bruges til at foretage opkald med lavere omkostninger og kan leveres af VoIP-tjenesteudbydere. Forskellen mellem almindelige og VoIP-numre er, at VoIP-opkald foretages ved hjælp af internettet. Der er også forskelle på faste og ikke-faste VoIP-numre, da faste numre har en ejer og adresse tilknyttet. Du kan finde ejeren af et VoIP-nummer ved at bruge reverse lookup telefonnumre og andre metoder, og spore et ikke-fast nummer ved at bruge forskellige teknikker.
LiveAgent er en VoIP-tjenesteudbyder, som tilbyder forskellige priser, features, integrationer og brancheløsninger. Der gives også information om support og virksomheden bag tjenesten. Derudover informeres læseren om opsætningen af en LiveAgent-konto. Der gives også en kort forklaring på forskellige termer relateret til VoIP-tjenester. Endvidere kan man planlægge en én-til-én samtale og opdage, hvordan LiveAgent kan hjælpe ens virksomhed.
