Indholdsstyring vs Vidensstyring

Den moderne digitale tidsalder får os til at forstå vigtigheden af at udnytte informationens kraft. Når det gælder håndtering af værdifulde data, dukker begreberne indholdsstyring og vidensstyring ofte op. Denne artikel har til formål at belyse deres væsentligste forskelle og måderne, hvorpå de flettes sammen for at skabe forretningsvækst.

Hvad betyder det så i praksis? Indholdsstyring sikrer, at det rigtige indhold er tilgængeligt for de rette personer på det rette tidspunkt. Dette indebærer at skabe, redigere, organisere og levere indhold på en effektiv, brugervenlig og hensigtsmæssig måde.

Indholdsstyring kan være et uvurderligt værktøj for alle, der skal håndtere store mængder information, hvad enten det er tekst, billeder, videoer eller andre datatyper.

Hvad er Vidensstyring?

Vidensstyring, også kendt som KM, er en mere holistisk tilgang, der involverer skabelse, deling, brug og styring af viden inden for en organisation. Det handler ikke kun om at håndtere indhold, men også om at udnytte dette indhold til at forbedre effektivitet, medarbejdernes produktivitet og beslutningstagning.

Vidensstyring er en integreret forretningsproces for organisationer, der vil udnytte deres samlede ekspertise bedst muligt. Dette gælder ikke kun virksomheder, men også offentlige institutioner, forskningsinstitutioner og andre organisationer med et vidensfokus.

Sammenligning af Indholdsstyring og Vidensstyring

Selvom indholdsstyring og vidensstyring kan virke ens, tjener de forskellige formål og spiller unikke roller i en organisation. At forstå deres centrale forskelle er afgørende for, at virksomheder kan håndtere deres information effektivt og udnytte den til innovation og vækst.

1. Fokus og Formål

Som tidligere nævnt er indholdsstyringens kerneansvar at skabe, organisere og publicere digitalt indhold. Målet er at strømline skabelsesprocesserne, sikre konsistens og tilgængelighed på tværs af forskellige platforme.

Vidensstyringsrammen derimod fokuserer på at indsamle, organisere og dele viden internt via vidensstyringssoftware samt interne og eksterne vidensbaser.

Indhold, der ofte findes i en virksomheds vidensbase og andre vidensstyringsarkiver, kan være vejledninger, logbøger over løste kundeproblemer og tekniske guides. Vidensstyring har til formål at styrke samarbejde, forbedre beslutningstagning og fremme innovation ved at udnytte den samlede interne ekspertise.

2. Informationsomfang

Indholdsstyring, herunder tekst, billeder, videoer og andet medieindhold, arbejder med både struktureret og ustruktureret indhold. Fokuset er at håndtere indhold gennem dets livscyklus – fra skabelse til arkivering – ved hjælp af vigtige værktøjer til kundeservice på sociale medier.

Vidensstyring omfatter et bredere spektrum af information, herunder eksplicit viden (såsom dokumenter og databaser) og implicit viden (som erfaring). Målet er at indfange og distribuere begge typer viden til gavn for hele organisationen.

3. Informationsstruktur

Indholdsstyringssystemer organiserer indhold baseret på foruddefinerede taksonomier, kategorier eller tags. Det sikrer, at indholdet er let at finde og tilgå for brugerne.

Vidensstyringssoftware fokuserer på at indfange og strukturere den samlede viden, så den afspejler kontekst og sammenhænge. De anvender teknikker som vidensgrafer, ontologier og semantiske netværk for at gøre videnssøgning nem og effektiv fra én platform.

4. Brugerroller og Bidrag

Indholdsstyring involverer roller som indholdsskabere, redaktører og udgivere. Hver af disse bidrager til skabelse og vedligeholdelse af indhold, mens brugerne hovedsageligt forbruger det.

I modsætning hertil betragter vidensstyring alle medarbejdere som aktiver med viden at bidrage med. Denne tilgang opmuntrer til aktiv deltagelse fra alle, uanset rolle, og lægger vægt på vidensdeling, samarbejde og kollektiv læring.

5. Arbejdsgange og Samarbejde

Enterprise-indholdsstyringssystemer har ofte arbejdsgangsfunktioner til at lette skabelse, gennemgang og godkendelse af indhold. Samarbejdet er typisk begrænset til processen omkring indholdsskabelse og redigering.

Vidensstyringssystemer derimod prioriterer samarbejde og fremmer en kultur, hvor viden deles og spredes. De tilbyder værktøjer til samarbejdende forfatterskab, diskussionsfora og sociale netværk for at fremme aktiv deltagelse.

6. Kontekstualisering og Relevans

Indholdsstyring fokuserer på at levere relevant indhold til brugerne ud fra foruddefinerede kriterier som søgeforespørgsler eller præferencer. Målet er at skabe personlige oplevelser og optimere indholdsleveringen for potentielle kunder.

Vidensstyring sikrer, at informationen i interne vidensbaser er relevant og anvendelig i konkrete situationer. Her drages der nytte af reel erfaring for at tilbyde vejledninger og andet nyttigt indhold til hele organisationen.

7. Langsigtet Værdi og Læring

Indholdsstyring fokuserer primært på at levere information til brugere her og nu. Selvom indhold kan arkiveres, er den langsigtede værdi ofte begrænset til historisk reference.

Vidensstyringssystemer har derimod til formål at indfange og bevare forretningsviden og dermed sikre dens langsigtede værdi. De fremmer kontinuerlig læring, så medarbejdere kan bygge videre på eksisterende viden og undgå at opfinde den dybe tallerken igen.

8. Relevante Værktøjer

Når vi taler om indholdsstyring, tænker man ofte på værktøjer som WordPress. Det er et flagskibsværktøj, der gør det muligt for brugere at oprette, håndtere, lagre og publicere indhold på tværs af websites.

Når det gælder vidensstyringsværktøjer, kan der nævnes LiveAgents eksterne og interne vidensbase-builder eller f.eks. Confluence. LiveAgent er en mere robust og komplet løsning, men begge former for software understøtter intern vidensdeling, dokumentation og projektstyring.

Eksempler på Indholdsstyring vs Vidensstyring

For at gøre teorien mere håndgribelig, lad os se på nogle virkelige eksempler på indholds- og vidensstyring, du måske allerede har mødt.

Wikipedia

Wikipedia er et fremragende eksempel på både vidensstyring og indholdsstyring. Det er en samarbejdsplatform, hvor brugere bidrager med vidensartikler og indhold om mange emner.

Platformen bruger indholdsstyring til at organisere og kategorisere artikler, så informationen præsenteres struktureret og let tilgængeligt.

Adobe

Adobe tilbyder kreative software- og marketingløsninger. De benytter vidensstyring til at understøtte samarbejde globalt blandt medarbejdere og til at dele ekspertise og indsigt.

Indholdsstyring er også afgørende for Adobes marketingplatforme, hvor indhold håndteres og distribueres til forskellige kanaler for at sikre ensartet kommunikation og brand.

Har du brug for Indholdsstyring eller Vidensstyring?

Ideelt set bør en succesfuld virksomhed bruge begge dele. I dag er det nærmest en kunstart at skabe, organisere, lagre og levere information. Derfor får de fleste virksomheder glæde af en solid strategi for både indholds- og vidensstyring.

Indholdsstyring kan give dig:

• Strømlinet informationsflow: Begge systemer sikrer et gnidningsfrit informationsflow i organisationen, hvilket minimerer dobbeltarbejde og øger effektiviteten.
• Forbedret samarbejde: Systemerne fremmer samarbejde blandt medarbejdere ved at give en platform til let deling og adgang til information.
• Konsistent kommunikation: Indholdsstyring sikrer, at virksomhedens kommunikation er ensartet på tværs af platforme – afgørende for brandidentitet.
• Omkostningseffektivitet: De hjælper med at reducere driftsomkostninger ved at automatisere opgaver omkring indholdsskabelse, distribution og opbevaring.
• Overholdelse af lovgivning: Indholdsstyringssystemer hjælper med at opbevare dokumenter og optegnelser i henhold til lovkrav og mindsker risikoen for manglende overholdelse.
• Kundetilfredshed: Ved at levere korrekt og aktuel information forbedres kundeservice og kundetilfredshed.
• Skalerbarhed: Begge systemer er skalerbare og kan vokse i takt med virksomheden, så informationsbehovet altid imødekommes.

Vidensstyring kan give dig:

• Bedre beslutningstagning: De leverer nøjagtig, opdateret og dækkende information, hvilket støtter informerede beslutninger.
• Vidensbevarelse: Vidensstyring hjælper med at bevare værdifuld viden fra medarbejdere, der ellers kan forsvinde, hvis de forlader organisationen.
• Øget produktivitet: Ved at gøre information let tilgængelig og reducere tid brugt på at søge, øges den samlede produktivitet.
• Konkurrencefordel: Vidensstyring giver en konkurrencefordel ved at udnytte organisationens samlede viden og ekspertise.
• Innovation: Vidensstyring fremmer innovation ved at opmuntre til deling af ideer og best practices i organisationen.
• Risikostyring: De hjælper med at identificere og håndtere risici ved at give et samlet overblik over organisationens viden og indhold.

Hvilke typer af indholds- og vidensstyringssystemer findes der?

Her er de forskellige typer indholds- og vidensstyringssystemer:

Indholdsstyringssystemer:

Web Content Management System (WCMS): Disse systemer bruges til at håndtere og publicere indhold på websites. Brugere kan skabe, redigere, organisere og publicere digitalt indhold uden teknisk ekspertise. Eksempler er WordPress, Joomla og Drupal.

Enterprise Content Management System (ECM): Disse systemer er designet til at håndtere en organisations ustrukturerede information såsom dokumenter, billeder, videoer og andre digitale aktiver. Eksempler er SharePoint, OpenText Content Suite og Documentum.

Document Management System (DMS): Denne type indholdsstyring fokuserer specifikt på dokumenthåndtering gennem hele deres livscyklus. Kendte eksempler er M-Files, Alfresco og LogicalDOC.

Digital Asset Management System (DAM): DAM-systemer bruges til at lagre, organisere og håndtere digitale aktiver som billeder, videoer, lydfiler og andet medieindhold. De tilbyder værktøjer til metadatahåndtering, tagging og nem søgning. Populære eksempler er Widen Collective, Bynder og Adobe Experience Manager Assets.

Learning Management System (LMS): Selvom de primært bruges til e-læring og træning, håndterer disse platforme også indholdslevering. Kendte LMS-værktøjer er Moodle, Canvas og Blackboard.

Vidensstyringssystemer:

Enterprise Knowledge Management System: Disse systemer fokuserer på at indsamle, organisere og dele viden i organisationen. De har funktioner som dokumentdeling, ekspertlister, diskussionsfora og best practice-arkiver. Eksempler er Confluence, IBM Watson Knowledge Center og Bloomfir.

Collaborative Knowledge Management System: Her er der fokus på samarbejde og deling af information blandt teammedlemmer. Funktioner inkluderer wikis, blogs, diskussionsfora og realtidssamarbejdsværktøjer. Kendte løsninger er LiveAgent, MediaWiki og Tiki Wiki.

Expertise Location System: Disse værktøjer hjælper brugere med at finde eksperter internt på baggrund af deres kompetencer, viden og erfaring. De forbinder folk, der har behov for information, med de rette eksperter. Eksempler er Swoop, Talla og ProFinda.

Content Curation System: Denne type KMS udvælger, organiserer og præsenterer relevant information fra forskellige kilder. Det er især nyttigt til oprettelse af vidensbaser, nyhedsbreve eller ressourcestyring. Eksempler er Scoop.it, Flipboard og Pearltrees.

Semantic Knowledge Management System: Disse systemer bruger semantiske teknologier til at indfange og organisere viden ud fra relationer mellem begreber. De øger søgepræcisionen og giver bedre kontekstuel forståelse. Eksempler er PoolParty Semantic Suite, TopQuadrant og Synaptica.

Case-based Reasoning System: Denne KMS-type lagrer og henter løsninger på tidligere problemer eller sager. Brugere kan finde relevante løsninger ved at matche aktuelle udfordringer med tidligere cases. Eksempler er Coveo, IntraFind og Primedius.

Innovation Management System: Disse systemer fremmer idéudveksling, samarbejde og innovation internt. De indeholder ofte værktøjer til idéindsamling, evaluering og implementering af de bedste forslag. Brugte værktøjer er Spigit, IdeaScale og Brightidea.

Husk, at disse kategorier kan overlappe, og nogle systemer kan inkludere funktioner fra flere typer.

Kan disse systemer integreres med hinanden?

Det korte svar er ja. Ved at integrere begge systemer kan du skabe en mere komplet og effektiv løsning for håndtering af både indhold og viden i organisationen. For at opnå integration skal du vælge systemer, der er kompatible og tilbyder API’er eller andre måder at forbinde og kommunikere mellem de to løsninger.

Har virksomheder brug for både indholds- og vidensstyringssystemer?

Svaret er endnu engang ja. I mange tilfælde oplever virksomheder, at integration af begge systemer forbedrer deres samlede informationsstrategi. Selvom behovet afhænger af virksomhedens størrelse og operationernes karakter, giver det en mere holistisk tilgang at kombinere indholds- og vidensstyringsstrategi til håndtering af virksomhedens data.