Automatiserede opkaldsystemer

Virksomheder kan bruge en automatisk opkaldsservice til at sende en forudindspillet stemmebeskeds til tusindvis af leads og prospekter til kvalificerings- eller salgformål. De kan endda sende en begivenhedspåmindelse eller en nødmeddelelse til hele deres kontaktliste, herunder teammedlemmer.

Derudover hjælper automatiserede telefonsystemer virksomheder med at levere relevante telefonsvarer-beskeder til kundesupportopkald.

Hvordan fungerer et automatiseret opkaldsystem?

Et automatiseret opkaldsystem fungerer både som et indgående opkaldsystem og et automatiseret udgående opkaldsstyringssystem.

Indgående opkaldsystemer lader dig optage en unik lydbesked for forskellige kundeproblemer, så hver opkalder kan vælge fra dine menumuligheder og løse et specifikt problem. De kan vælge at dirigere opkald til tilgængelige agenter, hvis en bestemt besked ikke løser problemet. Derudover tilbyder nogle systemer en automatisk tilbagekaldsmulighed, som giver kunderne mulighed for at anmode om et tilbagekald fra en agent på et senere tidspunkt.

Derudover kan du bruge disse automatiske opkaldssystemer til at sende en forudindspillet besked til alle på din kontaktliste uden at dine agenter ringer til dem.

Her er hvordan automatiserede telefonmenusystemer fungerer:

• De afspiller en indspillet besked, når en kunde ringer til virksomhedens lokale eller gebyrfrit nummer.
• Kunden kan vælge en passende menumulighed ved at vælge et tilsvarende nummer for at løse problemet eller få support fra en live agent.
• Nogle inkluderer interaktive stemmesvarssystemer, der giver kunderne mulighed for at sige problemet i stedet for at trykke på en knap.
• Udgående opkald fungerer på den anden måde. Det automatiserede meddelelsessystem foretager et opkald og afspiller enten en indspillet besked eller forbinder den opkaldede til en agent, når det registrerer en stemme. Ellers bruger det funktionen “Automatisk efterlad besked på telefonsvarer”.

Disse tilpassede telefonmenusystemer understøtter forskellige tredjepartsintegrationer. For eksempel kan du integrere dit med CRM-software (Customer Relationship Management) for at segmentere, score og spore dine leads.

Hvad er funktionerne i automatiserede opkaldsystemer?

De mest bemærkelsesværdige funktioner i automatiserede opkaldsystemer inkluderer:

• Tilpassede opkalds-id’er – Efter at have bekræftet et gyldigt telefonnummer, kan du tilpasse dit opkalds-id, så dine kunder ved, hvem der ringer.
• Tilpasset virksomhedsvelkomst – Du kan byde hver opkalder velkommen med en tilpasset besked.
• Massetalebeskeder-udsendelse – Disse agentløse opkaldssystemer gør det muligt for virksomhedsejere at foretage samtidige opkald til en hel liste over kontakter.
• Planlægning af opkald – Virksomheder kan indstille en bestemt dato og tid for hvert udgående opkald.
• Telefonsvarer-registrering – Hvis en telefonsvarer eller telefonsvarer-service besvarer et opkald, vil et automatiseret opkaldsystem gentage beskeden efter tonen.
• Telefonsvarer-til-tekst – Systemet kan sende en tekst, hvis den opkaldede ikke har en telefonsvarer-mulighed.
• Automatiserede svartjenester – Du kan optage beskeder til håndtering af almindelige kundeproblemer.
• Tilpassede routingsregler – Du kan dirigere dine opkald baseret på CRM- eller help desk-data for at nyde automatiseret lead-distribution og give problemfri kundesupport. Du kan indstille færdighedsbaseret routing fokuseret på agenternes score eller tidsbaseret routing relateret til deres arbejdstider.
• Realtidsanalyse – Et live dashboard med realtidsovervågnings- og rapporteringsfunktioner kan give dig indsigt i gennemsnitlig responstid, agentydelse og meget mere.
• Avancerede funktioner – De fleste systemer tilbyder avancerede funktioner som opkaldoptagelse, videokonferencer, mødeoptager og transskriptioner, automatisk tilbagekald, telefonsvarer-transskriptioner, opkaldoverførsler, afstemninger og undersøgelser.

Hvad skal man undgå ved brug af automatiserede opkaldsystemer?

En dårlig menu er en af de værste ting, et automatiseret opkaldsystem kunne have. Det kan gøre hver opkalder til en vred kunde og få dem til at ville skifte til en anden service.

Din menu skal være kortfattet og tilbyde muligheder, der passer til forskellige situationer. Undgå lange velkomstbeskeder, forkerte muligheder og for mange valg, der kunne forvirre kunderne.

Dårlig musik og et kluntet brugerinterface kan også ødelægge brugeroplevelsen. Dine opkaldere skal ikke springe gennem bander for at få den nødvendige support, og de skal heller ikke lytte til den samme sang igen og igen, mens de venter. Hvis du beslutter dig for at afspille musik, skal du lade opkalderne vælge deres yndlingssange for at forbedre deres tilfredshed.

Hvad er fordelene ved at bruge automatiserede opkaldsystemer?

Hvis du bruger et automatiseret opkaldsystem, vil du nyde disse fordele:

• Tidseffektivitet – Automatiserede telefonopkald til en lang liste over telefonnumre kan spare kostbar tid og øge dine agenternes effektivitet og produktivitet.
• Omkostningsbesparelser – Takket være ubegrænsede opkald og overkommelige priser kan du spare penge på udgående opkald, mens du betjener kunder verden over. Automatiseret besvarelse reducerer dine agenternes opkaldstid og skærer yderligere ned på dine omkostninger.
• Reduceret responstid – En relevant forudindspillet besked kan besvare kundespørgsmål hurtigt.
• Kundetilfredshed – Enhver kunde kan overføre opkaldet til en live agent for at løse komplekse problemer.
• Lead-pleje – Telefon-ACD lader dig følge op med leads problemfrit og øge konverteringsrater og salg. Du kan generere en detaljeret rapport om hvert opkald og integrere systemet med tredjepartsapps som CRM eller help desk-software.
• Bedre teamkommunikation og samarbejde – Mange systemer tilbyder teammeddelelser og interne opkaldsfunktioner for strømlinet kommunikation og samarbejde. De fleste tilbyder ubegrænset lagerplads til opkaldoptagelser, beskeder og delte dokumenter.

Hvor meget koster automatiserede opkaldsystemer?

Automatiserede opkaldsystemer er omkostningseffektive løsninger, der ikke kræver hardware- eller softwareinstallationer.

Afhængigt af leverandøren kan du få en grundlæggende plan, der starter ved cirka $20 pr. bruger pr. måned, men den kan have begrænsede muligheder. Nogle leverandører opkræver næsten $200 pr. bruger/måned for en avanceret plan. Nogle opkræver månedlige minutgebyrer, mens andre tilbyder ubegrænsede minutter og tekstbeskeder.

Hvis du får en årlig prisplan, kan du få en årlig prisrabat. En volumenrabat er også mulig for mange yderligere brugerkonti.

LiveAgent kan være det mest overkommelige valg. Med start på $49/agent/måned og tilbyder 180+ funktioner, er det den mest overkommelige plan derude.

Det er en premium, alt-inkluderet plan, som du betaler efter forbrug for, så der er ingen årlige planmuligheder. Det kræver ingen kontrakt eller opsætningsgebyrer, og du kan opgradere eller annullere når som helst og få en gratis 30-dages prøveperiode (ingen kreditkort påkrævet) for at udforske funktionerne.