Tjekliste for fjernarbejde

Etabler klart det tidsrum, hvor dine medarbejdere forventes at arbejde.

Hvorfor er det vigtigt at angive dine arbejdstider?

Både medarbejdere og arbejdsgivere bør være klar over det. Hvis folk ikke er klar over deres arbejdstider, kan det føre til problemer med produktivitet og effektivitet.

Hvordan angiver du dine arbejdstider?

Spørg medarbejderne, hvad der er mest praktisk for dem at udføre deres arbejde. Beslut hvad der er bedst for dit hold, være det præcise arbejdstider eller fleksible skemaer.

Hvilke værktøjer hjælper med at angive dine arbejdstider?

Tidsstyringsværktøjer som Trello eller Toggl osv.

Sikr, at dine medarbejdere forstår deres ansvar. Sørg for, at du ikke mikroledelse, da det kun vil føre til frustration og lavere produktivitet.

Hvorfor er det vigtigt at etablere klare ansvar og forventninger?

Jo mere klart alle forstår deres pligter og forventninger, jo mere produktiv vil arbejdspladsen være. Arbejdsgivere vil kunne holde arbejdere ansvarlige for deres handlinger, mens medarbejdere vil føle, at de har en stemme.

Hvordan etablerer du klare ansvar og forventninger?

Forbered jobbeskrivelser, der beskriver ansvaret for hver stilling, og sørg for at opdatere disse efter behov. Informer dit personale, hvis der opstår potentielle ændringer.

Hvilke værktøjer skal bruges i dette trin?

Samarbejdsværktøjer som Trello, Asana eller Basecamp opretter specifikke opgaver for medarbejdere og sporer deres fremskridt, eller du kan også overveje at implementere Checklist App.

Etabler en klar fjernarbejdspolitik, der behandler helligdage, pauser, ferier og sygedage.

Hvorfor er det vigtigt at beslutte om fridage?

Arbejdsgivere skal håndtere fravær, så arbejdet kan fortsætte, mens medarbejdere skal vide, hvad der er acceptabelt med hensyn til at tage fridage.

Hvordan beslutter du om fridage?

Det er bedst at tillade mindst nogle få dage fri, nogle betalte og andre ubetalte afhængigt af den specifikke politik for hver medarbejder. Nogle arbejdsgivere tillader endda ubegrænset ferietid, men det kræver normalt tillid fra begge parter og forpligtelse til at arbejde ansvarligt uden tilsyn. Bed personalet om at anmode om deres fridage så langt i forvejen som muligt.

Hvilke værktøjer skal bruges til at beslutte om fridage?

Brug Google Docs eller Sheets til at oprette en fil, hvor alle kan anmode om dage, de ønsker fri, tilføje noter og se eventuelle ændringer i realtid.

Planlæg hvor ofte, hvor og hvornår møder skal afholdes.

Hvorfor er det vigtigt at planlægge møder på forhånd?

Møder bør være praktiske og effektive, hvis du skal afholde dem regelmæssigt. På den måde kan alle forblive fokuseret på opgaven uden at spilde tid.

Hvordan planlægger du møder på forhånd?

Du bør etablere et regelmæssigt møde til teamopdateringer. For eksempel hver fredag morgen eller onsdag eftermiddag. Du kan også arrangere ad-hoc møder, når noget skal diskuteres øjeblikkeligt.

Hvilke værktøjer hjælper med at planlægge møder på forhånd?

Slack, LiveWebinar, Zoom eller Google Hangouts er alle fantastiske videoommunikationsværktøjer.

Kommunikation er nøglen for ethvert fjernhold. Etabler kommunikationsretningslinjerne og sørg for, at alle følger dem.

Hvorfor er det vigtigt at strømlinie kommunikation?

Tingene kan hurtigt blive kaotiske, hvis du ikke har en kommunikationsplan på plads. For at holde alle informeret er det nødvendigt at etablere en måde for mennesker at kommunikere effektivt og hurtigt.

Hvordan strømliner du kommunikation?

Det er vigtigt at have en måde at spore projekternes fremskridt på, så du kan bestemme, om nogen halter bagud. Desuden er det nyttigt at se, hvad holdet laver dag til dag.

For at strømlinie kommunikationen med kunder skal du bruge ticketing-software som LiveAgent. Dine e-mails, chats, opkald, sociale medier-omtaler og beskeder fra andre kanaler ender alle i en universel indbakke. Dette gør kommunikationen lettere og resulterer i højere kundetilfredshed.

Hvilke værktøjer skal bruges til at strømlinie kommunikation?

• Teamkommunikation – værktøjer som Asana eller Basecamp er nyttige, men kun hvis alle bruger dem konsekvent.
• Kommunikation med kunder – alt-i-en helpdesk-software som LiveAgent (det er gratis at prøve!).

For at alle skal være på samme side og bevæge sig i samme retning, har hvert hold brug for et sæt delte værdier og mål.

Hvorfor er det vigtigt at passe på virksomhedskulturen?

Virksomhedsretningslinjer vil hjælpe med at tiltrække fremtidige medarbejdere, men de er også vigtige for fastholdelse af medarbejdere. Medarbejdere, der føler, at de er en del af et hold, og hvis værdier stemmer overens med organisationens, er mere tilbøjelige til at blive i virksomheden.

Hvordan passer du på virksomhedskulturen?

Opret en liste over kernværdier og sørg for, at alle forstår dem. Desuden kan en virksomhedshåndbog skitsere virksomhedsforventninger og politikker.

Hvilke værktøjer hjælper med at passe på virksomhedskulturen?

Du kan oprette et Google Docs-dokument eller lave en kort video/præsentation om din virksomheds kernværdier.

Bekræft, at dine medarbejdere har produktive arbejdsmiljøer, før de begynder at arbejde på afstand.

Hvorfor er det vigtigt at kontrollere dine medarbejderes fjernarbejdsmiljø?

Ikke alle har ideelle forhold til at arbejde hjemmefra. Hvis du vil have, at dit personale fokuserer på deres arbejde, skal de have de ressourcer og værktøjer, de har brug for.

Hvordan kontrollerer du dine medarbejderes fjernarbejdsmiljø?

Hvis muligt, lej en fysisk arbejdsplads i deres område (f.eks. et co-working space). Hvis ikke, så prøv at give dem bedre arbejdsforhold derhjemme ved at levere noget udstyr (stole, skriveborde osv.).

Hvilke værktøjer skal bruges til at kontrollere dine medarbejderes fjernarbejdsmiljø?

For at finde ud af, om nogen mangler et passende fjernmiljø, kunne du undersøge dem via Google Forms.

Når dit hold begynder at arbejde på afstand, er det vigtigt at have en plan for onboarding af nye medarbejdere.

Hvorfor er det vigtigt at planlægge fjernopboarding?

Hvis du ikke har en opboarding-plan, kan det være udfordrende at få nye medarbejdere op til hastighed.

Hvordan planlægger du fjernopboarding?

Planlæg videosamtaler og træningssessioner for dine medarbejdere, så de bliver bekendt med det nye system hurtigt. Opret håndbøger for hver medarbejder at læse, så de kan blive bekendt med virksomhedens retningslinjer.

Hvilke værktøjer skal bruges til at planlægge fjernopboarding?

Du kan bruge LiveWebinar til online træningssessioner. Opret håndbøger i Google Docs/Sheets.

For at være produktive har fjernarbejdere brug for passende værktøjer, såsom en computer med alle de programmer, de har brug for installeret.

Hvorfor er det vigtigt at sikre, at dine medarbejdere har de nødvendige enheder?

Hvis dine fjernarbejdere ikke har de rigtige personlige enheder eller værktøjer, vil det være svært for dem at fuldføre deres arbejde.

Hvordan sikrer du, at dine medarbejdere har de nødvendige enheder?

Udsty dine medarbejdere med de rigtige værktøjer og enheder.

Hvilke værktøjer skal bruges til at sikre, at dine medarbejdere har de nødvendige enheder?

Du kan oprette en liste over fjernarbejdskrav på Google Docs/Sheets. Overvej at investere i teknologi som cloud-lagring (f.eks. Dropbox) og fildeling (Google Drive).

En pålidelig internetforbindelse er et must for fjernarbejdere.

Hvorfor er det vigtigt at give adgang til internettet?

Hvis en medarbejders internet holder op med at fungere, selv kun i få minutter, kan det have betydelige konsekvenser. Kontroller, at de ikke oplever forbindelsesvanskeligheder, når de arbejder på afstand.

Hvordan giver du alle adgang til internettet?

Kontroller alles internethastighederne med jævne mellemrum. Hvis der er problemer, skal du kontakte internetudbyderen og få dem løst så hurtigt som muligt.

Hvilke værktøjer skal bruges til at give alle adgang til internettet?

Pingdom giver dig mulighed for at overvåge status for en internetforbindelse fra hvor som helst i verden.

Sørg for, at dine medarbejdere har adgang til teknisk support, hvis noget ikke fungerer korrekt.

Hvorfor er det vigtigt at give teknisk support?

Hvis dine fjernarbejdere ikke har adgang til teknisk support, kan de blive frustrerede og se det som en vejspærring, der forhindrer dem i at få deres arbejde udført.

Hvordan giver du teknisk support?

Giv dine medarbejdere en liste over supportkontakter, herunder en e-mailadresse og telefonnummer osv.

Hvilke værktøjer skal bruges til at give teknisk support?

Du kan oprette et dokument (f.eks. i Google Docs), der skitserer den tekniske supportproces, og give alle på dit hold adgang til det. Overvej at investere i software, der giver dine medarbejdere adgang til support 24 timer i døgnet.

Dine fjernmedarbejdere skal forstå, hvad deres sikkerhedsforpligtelser er.

Hvorfor er det vigtigt at etablere sikkerhedsforpligtelser?

Sikkerheden for dine medarbejdere bør altid være en topprioritet. Dit personale skal være klar over farerne ved at arbejde hjemmefra og forstå virksomhedens sikkerhedspolitikker.

Hvordan etablerer du sikkerhedsforpligtelser?

Forklar klart for dem, hvad der skal dækkes på deres side, og hvilke sikkerhedselementer de skal fokusere på.

Hvilke værktøjer skal bruges til at etablere sikkerhedsforpligtelser?

Geofencing giver dig mulighed for at spore placeringen af en medarbejders enhed og etablere grænser, som de ikke kan krydse. Ikke desto mindre er dette trin kun vigtigt, hvis din virksomhed holder virkelig følsomme data, ellers bør du bare stole på dit personale – det betaler sig.

Vedligehold regelmæssige opdateringer for dit holds apps og enheder.

Hvorfor er det vigtigt at passe på regelmæssige opdateringer?

Hvis dine fjernmedarbejdere ikke opdaterer deres enheder, kan de blive sårbare over for cyberangreb. Bekræft, at alle holder sig ajour med regelmæssige opdateringer og ikke negligerer dem.

Hvordan passer du på regelmæssige opdateringer?

Opret et dokument, der indeholder en liste over nødvendige opdateringer, så alle har adgang til disse oplysninger.

Hvilke værktøjer hjælper med at passe på regelmæssige opdateringer?

Du bør overveje at investere i værktøjer som Microsoft AutoUpdate (til Windows) eller Mac OS X Update (til Apple-enheder), som giver dig mulighed for at opdatere alt dit personales software automatisk.

Du skal identificere områder, hvor dine medarbejdere mest sandsynligt vil møde sikkerhedsproblemer.

Hvorfor er det vigtigt at identificere sikkerhedsrisici?

Hvis du ved, hvor farerne ligger, kan du tage skridt, der hjælper med at mindske dem. Identificer alle potentielle trusler, før de bliver et problem.

Hvordan identificerer du sikkerhedsrisici?

Overvej at oprette et sikkerhedsrisikokort, der skitserer de områder, hvor dine medarbejdere kan løbe ind i fare.

Hvilke værktøjer skal bruges til at identificere sikkerhedsrisici?

Der er forskellige værktøjer, der identificerer sikkerhedsrisikoområder, herunder Geofencing, software til overvågning af sociale medier (som Mediatoolkit) og Google Alerts.

I tilfælde af, at noget går galt, skal du give en nødplan og gøre dit arbejdsområde mere sikkert.

Hvorfor er det vigtigt at skrive en nødplan?

I tilfælde af en nødsituation kan dine fjernarbejdere blive panikslagne og gøre tingene værre. En nødplan kan forhindre det i at ske.

Hvordan skriver du en nødplan?

Opret et dokument med en gøremålsliste, der skitserer nødplanen trin for trin.

Hvilke værktøjer hjælper dig med at skrive en nødplan?

De værktøjer, som dine medarbejdere bruger mest, vil være dem, de er mest bekendt med, og kan sandsynligvis håndtere hurtigst.

Et af de største problemer med fjernarbejde er manglende evne til at kommunikere direkte med mennesker. Da fjernarbejdere kan tilbringe det meste af deres tid inden for fire vægge, er deres mentale sundhed afgørende.

Hvorfor er det vigtigt at passe på dine medarbejderes velbefindende?

Hvis en medarbejder begynder at kæmpe med deres mentale sundhed, kan det have en massiv indvirkning på virksomhedens effektivitet.

Hvordan hjælper du med at passe på dine medarbejderes velbefindende?

Uanset om det handler om arbejde eller ej, skal du sikre, at alle har adgang til hjælp, hvis de har brug for det.

Hvilke værktøjer hjælper med at passe på dine medarbejderes velbefindende?

Du kan gennemføre en anonym undersøgelse via Google Forms eller SurveyNuts.

Opfordre dine medarbejdere til at have uformelle chats med deres kolleger, selv til ikke-arbejdsrelaterede formål. Dette vil hjælpe dem med at føle sig mere forbundet til holdet og forhindre følelser af isolation.

Hvorfor er det vigtigt at lette uformelle chats med holdkammerater?

Hvis dine medarbejdere begynder at føle, at de er i en fiskekumme, kan det blive svært for dem at koncentrere sig og udføre deres arbejde.

Hvordan letter du uformelle chats med holdkammerater?

Vær opmærksom på enhver mulighed for “fjern” møder, ikke kun dem om arbejde, men også for at fejre medarbejderes fødselsdage, for eksempel.

Hvilke værktøjer hjælper dig med at lette uformelle chats med holdkammerater?

Ethvert webinar- og beskedværktøj (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout osv.) vil fungere her.

Det er meget mere udfordrende at lære en ny færdighed, når du arbejder på afstand, end når du er på kontoret. Giv dine medarbejdere alternative muligheder og incitamenter til at lære nye færdigheder, muligheder for at forbedre sig selv. Giv dem adgang til teknologi, der hjælper dem med at gøre alt det.

Hvorfor er det vigtigt at give dine medarbejdere træning?

At give dine medarbejdere mulighed for at udvikle sig hjælper dem med at se deres arbejde som en karriere, ikke bare et job. Opfordre dem til at deltage i webinarer eller tage kurser relateret til deres faglige interesser.

Hvordan giver du dine medarbejdere træningsvalgmuligheder?

Overvej at tilbyde forskellige typer træning, såsom videoopgaver, webinarer eller e-bøger. Du kan også støtte dine medarbejdere i at gennemføre kurser i deres egen tid.

Hvilke værktøjer skal bruges til at give dine medarbejdere træningsvalgmuligheder?

Du kan bruge videokonferencesoftware som Skype eller Zoom til at gennemføre live træning eller platforme som Lynda.com og Coursera til at tilbyde online kurser.