Ansættelsestjekliste for en kundeservicemedarbejder

For at begynde skal du indstille kravene til stillingen. Uden at gøre det kan du simpelthen ikke komme videre.

Hvorfor er det vigtigt at stille krav til stillingen?

At stille klare krav er med til at sikre, at du leder efter de rigtige kvalifikationer og erfaring, når du screener kandidater. At vide, hvilke færdigheder og kvaliteter der er nødvendige for rollen, hjælper med at holde dig fokuseret, når du interviewer kandidater.

Hvordan stiller man kravene til stillingen?

Har en solid forståelse af jobbets opgaver og ansvar. Det er også vigtigt at huske, at kravene kan ændre sig med tiden. Efterhånden som din virksomhed vokser, kan behovene for kundeservicemedarbejder-stillingen også vokse. Husk at vende tilbage og opdatere dine krav, når det er nødvendigt.

Hvilke værktøjer skal bruges til at stille krav til stillingen?

• liste over jobopgaver og ansvarsområder
• færdighedsmatrix
• stillingsprofil

Når du har sat kravene til stillingen, er det tid til at lave en ansættelsessplan.

Hvorfor er det vigtigt at oprette en ansættelsessplan?

Du bør aldrig begynde ansættelsesprocessen uden en plan. Ved at have en ansættelsesplan får du en klar idé om, hvad der skal gøres og hvornår. Dette vil hjælpe med at få processen til at forløbe så glat som muligt.

Hvordan opretter man en ansættelsessplan?

Din ansættelsessplan bør omfatte alt fra at finde kandidater til afholdelse af interviews. Det bør også skitsere, hvem der er ansvarlig for hvert trin i processen.

Hvilke værktøjer skal bruges til at oprette en ansættelsessplan?

• skabelon til jobopslag
• værktøj til cv-screening
• regneark til kandidatsporing

Før du påbegynder selve ansættelsesprocessen, skal du udarbejde et budget.

Hvorfor er det vigtigt at udarbejde et budget for ansættelsesprocessen?

Få ordnet budgettet, så du ved, hvor mange penge du har til rådighed til at bruge på rekruttering. Dette vil hjælpe dig med at få mest muligt for dine penge og forhindre overforbrug.

Hvordan udarbejder man et budget for ansættelsesprocessen?

Dit budget bør omfatte alle omkostninger forbundet med rekruttering. Dette omfatter ting som jobopslag, annoncering og rejseudgifter. Det er afgørende at være så præcis som muligt, når du estimerer disse omkostninger, så du ikke overskrider budgettet.

Hvilke værktøjer skal bruges til at udarbejde et budget for ansættelsesprocessen?

• skabelon for ansættelsesbudget
• prisvejledning til jobopslag
• annonceringspriser

Med en ansættelsespolitikplan på plads er det næste trin at have en personaleafdelings-ansættelsespolitik.

Hvorfor er det vigtigt at have en personaleafdelings-ansættelsespolitik?

Den fastlægger regler og procedurer for rekruttering af medarbejdere. Dette er med til at sikre, at alle involverede forstår, hvad der forventes af dem.

Hvordan får man en personaleafdelings-ansættelsespolitik på plads?

Din personaleafdelings-ansættelsespolitik bør omfatte ting såsom processen med at indsende jobansøgninger, de typer af samtaler, der vil blive gennemført, og hvordan tilbud fremsættes.

Hvilke værktøjer skal man bruge til at have en personaleafdelings-ansættelsespolitik på plads?

• personaleafdelings-ansættelsesskabelon
• sæt af retningslinjer og procedurer for rekruttering af medarbejdere
• onboarding og offboarding regler

Næste trin i ansættelsesprocessen er at beskrive jobåbningen.

Hvorfor er det vigtigt at beskrive jobbet?

Det giver potentielle kandidater en bedre forståelse af, hvad stillingen indebærer. Dette kan være med til at tiltrække flere kvalificerede kandidater og reducere antallet af dem, der ikke passer godt til stillingen.

Hvordan skal man beskrive jobbet?

Din jobbeskrivelse skal indeholde et kort overblik over stillingen samt en liste over opgaver og ansvar. Fremhæv, hvad der gør stillingen unik, og hvilke færdigheder der kræves. Med en detaljeret jobbeskrivelse vil potentielle kandidater få en bedre forståelse af, hvad stillingen indebærer.

Hvilke værktøjer skal bruges til at beskrive jobbet?

• skabelon til jobopslag
• skabelon til jobbeskrivelse

Dobbelttjek for nøjagtighed, når du er færdig med at lave den.

Hvorfor er det vigtigt at dobbelttjekke jobbeskrivelsen?

En unøjagtig jobbeskrivelse kan afskrække kvalificerede kandidater fra at ansøge.

Hvordan dobbelttjekker man jobbeskrivelsen?

Din jobbeskrivelse bør gennemgås af en person, der er bekendt med stillingen. De kan verificere, at opgaver og ansvar er nøjagtige, samt identificere eventuelle yderligere færdigheder, der kan være nødvendige. Sørg for også at bekræfte jobtitlen.

Hvilke værktøjer skal man bruge til at dobbelttjekke jobbeskrivelsen?

• tjekliste for revision af jobopslag
• tjekliste for revision af jobbeskrivelse
• CV-screeningsværktøj

Hvis man kontakter nuværende medarbejdere før offentliggørelse, kan det hjælpe med at sprede nyheden om jobåbningen.

Hvorfor er det vigtigt at kontakte nuværende medarbejdere?

De kan give feedback på jobbeskrivelsen og hjælpe med at fremme stillingen. De kan også være i stand til at henvise kvalificerede kandidater til stillingen. Også dit kundesupportteam ved måske bedst, hvilke færdigheder der er nødvendige for at tage sig af kundesucces, kundepleje eller andre udfordringer inden for kundeservice.

Hvordan kontakter man nuværende medarbejdere?

Du kan kontakte nuværende medarbejdere ved at sende en e-mail eller sende en besked på din interne kommunikationskanal. Giv dem alle relevante oplysninger, såsom jobtitel, pligter og ansvar, og hvordan man søger jobbet. Dem der er interesserede i stillingen kan søge direkte via din hjemmeside.

Hvilke værktøjer skal man bruge til at kontakte nuværende medarbejdere?

• intern kommunikation værktøj
• e-mailskabelon
• formularer og undersøgelser

Når jobbeskrivelsen er færdiggjort, kan du avertere stillingen.

Hvorfor er det vigtigt at slå stillingen op?

Ved at opslå stillingen kan alle interesserede kandidater ansøge. Det giver dig også mulighed for at spore ansøgninger, og hvem der har søgt stillingen.

Hvordan poster man stillingen?

Du kan slå stillingen op på din virksomheds hjemmeside samt på jobtavler og sociale medier. Du kan også kontakte potentielle kandidater direkte og give dem et link til stillingsopslaget. Du kan kontakte tidligere ansøgere, der allerede er i din talentmasse og fortælle dem om jobåbningen.

Hvilke værktøjer skal bruges til at slå stillingen op?

• jobtavler
• sociale medier
• e-mail-skabelon
• positionssporingsregneark

Udvikling af kriterier på forhånd vil hjælpe dig med at træffe en objektiv beslutning, når du vælger en kandidat.

Hvorfor er det vigtigt at udvikle objektive udvælgelseskriterier?

Det giver mulighed for at vurdere alle kandidater objektivt og kun udvælge de mest kvalificerede til stillingen. Det giver dig også mulighed for at spore fremskridt gennem hele ansættelsesprocessen og identificere områder, hvor der er behov for forbedringer. Desuden giver det dig mulighed for at sammenligne kandidaterne, hvilket gør udvælgelsesprocessen mere effektiv.

Hvordan udvikler man objektive udvælgelseskriterier?

Dine udvælgelseskriterier bør omfatte de færdigheder, erfaring og kvalifikationer, der kræves til stillingen. Overvej kandidatens kulturelle pasform, og om de ville passe godt til din virksomhed eller ej. Uden kriterier kan det være svært at sammenligne kandidater objektivt.

Hvilke værktøjer skal bruges til at udvikle objektive udvælgelseskriterier?

• jobbeskrivelse
• værktøj til cv-screening
• vurderingsværktøj
• skalamålestokke

Hvis du forbereder interviewspørgsmål på forhånd, kan du stille de rigtige spørgsmål og få de oplysninger, du har brug for for at træffe en beslutning.

Hvorfor er det vigtigt at forberede interviewspørgsmål?

At stille de rigtige spørgsmål under en samtale kan hjælpe dig med at vurdere en kandidats kvalifikationer, færdigheder og erfaring. Det giver dig også indsigt i deres personlighed og deres tilpasning til virksomheden. Uden at forberede spørgsmål kan det være svært at vurdere alle relevante oplysninger om en kandidat.

Hvordan forbereder man interviewspørgsmål?

Du kan forberede strukturerede interviews ved at brainstorme alle de oplysninger, du har brug for at vide om en kandidat. Når du har en liste over spørgsmål, kan du begynde at organisere dem i kategorier. For eksempel kan du have en liste over forskellige spørgsmål om hver af kandidatens kvalifikationer, færdigheder og erfaring.

Hvilke værktøjer skal man bruge til at forberede interviewspørgsmål?

• jobbeskrivelse
• undersøgelser
• skabelon til tidligere interviewspørgsmål
• psykologiske tests

At undersøge og rekruttere kvalificerede kandidater kan være en tidskrævende proces, men en proces, som du bør gøre grundigt.

Hvorfor er det vigtigt at undersøge og rekruttere kvalificerede kandidater?

Kvalificerede kandidater er mere tilbøjelige til have succes i rollen, så gør alt hvad du kan for at sikre dig, at du får de bedst mulige ansøgere til stillingen. Dette vil hjælpe med at forbedre kvaliteten på din arbejdsstyrke.

Hvordan undersøger og rekrutterer man kvalificerede kandidater?

Der er flere måder at undersøge og rekruttere kvalificerede kandidater på. Du kan slå stillingen op på jobtavler og sociale medier eller kontakte potentielle kandidater direkte. Du kan også beslutte dig for at bruge et vurderingsværktøj til at screene kandidater og identificere de mest kvalificerede personer.

Hvilke værktøjer skal bruges til at researche og rekruttere kvalificerede kandidater?

• jobboards
• opslag på sociale medier
• social outreach
• vurderingsværktøj
• rekruttering CRM

At lytte er en kritisk færdighed for kundeservicemedarbejdere. De skal være i stand til at forstå kundernes behov og levere løsninger på deres problemer.

Hvorfor er det vigtigt at tjekke kandidaternes lytteevner?

Fordi en kundeservicemedarbejder, der ikke er i stand til at lytte effektivt, ikke vil være i stand til at håndtere vanskelige kunder eller løse deres problemer.

Hvordan tjekker man kandidaternes lytteevner?

Stil dem spørgsmål om deres oplevelse, og hvad de ville gøre i visse situationer. Du kan også give dem et scenarie og bede dem om at forklare, hvordan de ville håndtere det.

Hvilke værktøjer skal man bruge til at kontrollere kandidaters lyttefærdigheder?

• rekrutteringsopgaver
• vokalvurderinger
• retningslinjer

Kundeservicemedarbejdere skal have fremragende kommunikationsevner, og du skal bekræfte dem, før du indgår aftalen.

Hvorfor er det vigtigt at verificere kandidaternes kommunikationsevner?

Kommunikation er nøglen i kundeservice. Kandidater skal være i stand til at kommunikere effektivt med frustrerede kunder såvel som med andre medlemmer af teamet.

Hvordan verificerer man kandidaternes kommunikationsevner?

For at finde den bedste kundeservicemedarbejder til din virksomhed skal du kontrollere kandidaternes kommunikationsevner. Dette kan gøres gennem telefoninterviews eller bede dem om at gennemføre skriftlige øvelser om at løse særlige kundeproblemer. Desuden bør du også vurdere deres interpersonelle færdigheder og evne til at håndtere vanskelige kundeoplevelsessituationer.

Hvilke værktøjer skal bruges til at verificere kandidaters kommunikationsevner?

• rekrutteringsopgaver
• kommunikationsvurderinger
• krisehåndteringsprocedurer

Kundeservicemedarbejdere skal kunne bruge CRM billetteringssystemer såsom LiveAgent for at yde den bedst mulige kundeservice.

Hvorfor er det vigtigt at teste kandidaters evne til at håndtere CRM-billetteringssystemer?

Det afslører, hvordan de ville håndtere kundeforespørgsler og -klager. De bør også være i stand til at vise kundeserviceteams, hvordan man bruger produktviden bagefter for at få hele teamet op at køre.

Hvordan tester man kandidaters evne til at håndtere CRM-billetsystemer?

Effektiv brug af billetsystemer såsom LiveAgent påvirker hele kundeserviceteamets arbejdsgang, hvilket gør det nemt for dem at følge med i alle billetter og kundeønsker.

Du kan administrere billetter fra alle kanaler – e-mails, chats, fora og endda sociale medier – med LiveAgents universelle indbakke. Ved at bruge denne billetsoftware kan du overvåge kundeserviceydelsen og teste agenternes evne til at håndtere billetter. Få indsigtsfulde præstationsrapporter, et overblik over agentrangeringer og mange andre analytiske funktioner (det er gratis at teste).

Det er grunden til, at du på kandidatniveau allerede bør se på deres evne til at betjene sådan en software. De vil så hurtigere kunne vænne sig til ny software.

Hvilke værktøjer skal bruges til at teste kandidaters evne til at håndtere CRM-billetsystemer?

• LiveAgent CRM-billetteringssoftware og dets analyser
• rekrutteringsopgaver
• brugstilfælde

Dette vil hjælpe dig med at afgøre, om en kandidat har de nødvendige kundeservicefærdigheder.

Hvorfor er det vigtigt at udføre en praktisk kundeservicetest?

Denne form for test giver dig mulighed for at se, hvordan kandidaten ville håndtere kundeservicesituationer i det virkelige liv. Deres præstationer vil give dig en idé om deres færdigheder og evner såvel som deres holdning til kunderne, hvilket giver dig mulighed for at træffe en informeret beslutning om, hvorvidt de er den rigtige person til jobbet.

Hvordan udfører man en praktisk kundeservicetest?

Der er et par forskellige måder at udføre en praktisk kundeservicetest på. Den ene er at give kandidaten et scenarie (f.eks. et problem inden for et kundeserviceteam) og bede dem om at forklare, hvordan de ville håndtere det. En anden måde er at konfigurere en kundeserviceopgave, som de kan udføre, såsom at håndtere en kundeklage eller løse et problem.

Hvilke værktøjer skal bruges til at udføre en praktisk kundeservicetest?

• scenarier i det virkelige liv
• kundeserviceopgaver
• testsoftware
• spørgeskemaer

Denne forhåndsscreening kan spare dig for en masse tid og penge, som ellers ville blive brugt på at møde kandidater, som ikke er et godt match for din virksomhed.

Hvorfor er det vigtigt at afvise ansøgere, der ikke opfylder de grundlæggende krav?

Nogle krav er afgørende for rollen som kundeservicemedarbejder. Du ønsker ikke at ansætte nogen, der ikke dækker det grundlæggende, da de sandsynligvis ikke vil passe godt til din virksomhed.

Hvordan afviser man ansøgere, der ikke opfylder de grundlæggende krav?

Send dem en e-mail eller et brev, hvor du informerer dem om, at de ikke er lykkedes, eller kontakt dem og fortæl dem over telefonen. Du kan også give feedback til ansøgeren, så de ved, hvilke områder de skal arbejde på for at få succes i fremtiden.

Hvilke værktøjer skal bruges til at afvise ansøgere, der ikke opfylder de grundlæggende krav?

• e-mailskabeloner
• scripts til telefonopkald
• feedbackformular

Når du har udvalgt kandidaterne, skal du interviewe dem. Dette giver dig mulighed for at vurdere deres kundeservicefærdigheder og viden.

Hvorfor er det vigtigt at interviewe kandidaterne?

Det giver dig mulighed for at lære dem bedre at kende og finde ud af mere om deres motivation for jobbet.

Hvordan interviewer man kandidaterne?

Stil dem spørgsmål om deres kundeserviceerfaring og -færdigheder. Giv dem en praktisk opgave at udføre, såsom at håndtere en kundeklage eller løse et problem. For videointerviews, skal du stille dem spørgsmål om deres motivation, og hvad de ville bringe til holdet. Du kan også vurdere deres kommunikationsevner ved at stille dem spørgsmål om deres kundeserviceoplevelse, og hvordan de ville lede et kundeserviceteam.

Hvilke værktøjer skal man bruge til at interviewe kandidater?

• nogle spørgsmål
• pointkort
• praktiske opgaver
• videokonferenceværktøj
• optagelsesværktøj

Hold ansøgere opdateret om interviewprocessen, da dette vil vise dem, at du er interesseret i deres ansøgning, og at du værdsætter deres tid.

Hvorfor er det vigtigt at holde ansøgere opdateret om samtaleprocessen?

Du kan komme til at give ansøgerne det indtryk, at du ikke værdsætter deres tid og er uinteresseret i deres ansøgning, hvis du undlader at holde dem opdateret. Dette kan føre til, at de trækker deres ansøgning tilbage eller er mindre tilbøjelige til at acceptere dit jobtilbud.

Hvordan holder man ansøgere opdateret om interviewprocessen?

Vær kortfattet. Ansøgningsprocessen kan være langtrukken, så hold kandidaterne opdateret om fremskridtene. Du kan gøre dette ved at sende dem en e-mail eller ringe til dem. Det behøver ikke at være en lang samtale, kun en kort opdatering af processen.

Hvilke værktøjer skal man bruge til at holde ansøgere opdateret om samtaleprocessen?

• e-mail-skabeloner
• telefon opkaldsscripts

Når du har interviewet kandidaterne, skal du tjekker deres kvalifikationer og referencer, før du træffer din endelige beslutning.

Hvorfor er det vigtigt at bekræfte kvalifikationer og referencer?

Du skal tjekke, om en bestemt kandidat har erfaring med kunder, besidder bløde færdigheder og kan reagere på forskellige problemer i kundeserviceområdet i realtid. Kundeservicemedarbejdere bør have et sæt kvalifikationer, så de kan yde enestående kundeservice.

Hvordan bekræfter man kvalifikationer og referencer?

Bed om referencer fra deres tidligere arbejdsgivere, som enten kan være skriftlige eller mundtlige. Hvis du er i tvivl, så sæt dine kandidater på prøve og hyr en professionel service til at hjælpe dig med bekræftelsesprocessen.

Hvilke værktøjer skal bruges til at bekræfte kvalifikationer og referencer?

• scorekort
• referencetjekformular
• interview optagelsessoftware

Din feedback behøver ikke at være lang og detaljeret. En simpel e-mail eller telefonopkald vil være tilstrækkeligt.

Hvorfor er det vigtigt at sende feedback til afviste ansøgere?

Hvis du gør det, viser det, at du værdsætter deres tid. Det hjælper dem også med at forbedre deres ansøgning til fremtidige roller.

Hvordan sender man feedback til afviste ansøgere?

Send dem en kort e-mail, eller ring til dem for at give feedback om deres ansøgning. Tak dem for deres tid og interesse i rollen. Du kan også foreslå nogle måder at forbedre deres ansøgning på i fremtiden eller tilføje dem til din virksomheds talentpulje, så du kan holde kontakten med dem.

Hvilke værktøjer skal bruges til at sende feedback til ansøgere, der blev afvist?

• e-mailskabeloner
• scripts til telefonopkald
• formular til talentpulje

Når du har interviewet kandidaterne og verificeret deres kvalifikationer, er det tid til at træffe en beslutning og ansætte de(n) valgte kandidat(er).

Hvorfor er det vigtigt at ansætte de(n) valgte kandidat(er)?

Dette trin fuldender rekrutteringsprocessen og ansætter den rigtige person til jobbet. Med den bedst egnede kandidat i rollen kan du være sikker på, at de vil yde det niveau af kundeservice, der kræves.

Hvordan ansætter man de(n) valgte kandidat(er)?

Du bør fremlægge et skriftligt tilbud om ansættelse, som de skal underskrive og returnere. Når de har returneret den underskrevne kontrakt, bliver de officielt ansat og kan begynde at arbejde. Du skal muligvis også have en NDA-formular.

Hvilke værktøjer skal man bruge til at ansætte de(n) valgte kandidat(er)?

• skabelon til tilbudsbrev
• skabelon for ansættelseskontrakt
• retningslinjer og regler
• NDA-formular

Få aftalen i hus med en ansættelseskontrakt, der er gennemsigtig for alle parter.

Hvorfor er det vigtigt at udfærdige en ansættelseskontrakt?

En ansættelseskontrakt er et juridisk bindende dokument, der fastlægger vilkårene og betingelserne for ansættelsesforholdet. Dette er vigtigt, så begge parter får klarhed over, hvad der forventes uden nogen forvirring om rollen eller virksomhedens forventninger.

Hvordan udarbejder man en ansættelseskontrakt?

Du kan bruge en skabelon for ansættelseskontrakt, som du kan finde online eller hos en juridisk rådgiver. Sørg for at tilpasse den, så den passer til din virksomhed og den specifikke rolle. Når du har kontrakten, skal du bede den valgte kandidat om at underskrive den, før de begynder at arbejde.

Hvilke værktøjer skal man bruge til at udarbejde en ansættelseskontrakt?

• skabelon for ansættelseskontrakt
• NDA-klausul
• retningslinjer for juridisk rådgiver

Onboarding-processen er den sidste fase af rekrutteringsprocessen. Det er, når du hjælper den nye medarbejder med at finde sig til rette i deres nye rolle og få dem i gang i virksomheden.

Hvorfor er det vigtigt at starte onboarding-processen?

Det hjælper den nye medarbejder med at skifte over til deres rolle og blive produktiv så hurtigt som muligt. Det er også med til at opbygge deres loyalitet over for virksomheden.

Hvordan starter man onboarding-processen?

Onboarding-processen bør startes på den første arbejdsdag. Den nye medarbejder skal have en rundvisning på kontoret, introduceret til deres team og forsynet med al den træning, de har brug for. De skal også have udleveret en kopi af medarbejderhåndbogen, så de kan sætte sig ind i virksomhedens politikker og procedurer.

Hvilke værktøjer skal bruges til at starte onboarding-processen?

• onboarding tjekliste
• uddannelsesmaterialer
• adgangsliste
• medarbejderhåndbog