En omfattende tjekliste til krisekommunikationsplan, der hjælper organisationer med at forberede sig på uventede situationer. Dækker identificering af interessenter, udpegning af kommunikationsledere, udformning af beskedskabeloner, valg af kommunikationskanaler, træning af personale og regelmæssige planopdateringer.
Tjekliste til krisekommunikationsplan
Indhold
0/0
En krisekommunikationsplan er et vigtigt værktøj, der kan hjælpe organisationer med at formidle deres budskab effektivt i krisetider. Følgende tjekliste kan hjælpe dig med at skabe en omfattende strategi for at nå dine kommunikationsmål i krisetider.
Vigtigheden af en tjekliste til krisekommunikationsplan
Uanset hvilken branche du arbejder i, er det vigtigt at have en krisekommunikationsplan på plads. En uventet situation kan opstå på ethvert tidspunkt, f.eks. folkesundhedskriser som Covid-19-krisen, så at være forberedt kan hjælpe dig med at kommunikere effektivt og minimere påvirkningen på din virksomhed.
En af de vigtigste karakteristika ved krisekommunikation er planlægning på forhånd. Ved at tage dig tid til at udvikle en plan for kommunikation i krisetider, før en opstår, kan du sikre, at du har en klar og præcis strategi at følge, hvis og når katastrofen rammer. En tjekliste kan hjælpe dig med at identificere nøgleelementer i effektive risikokommunikationsstrategier, hvilket betyder, at du vil være forberedt på hvad som helst.
Hvem kan få gavn af en tjekliste til krisekommunikationsplan
Enhver organisation kan få gavn af at have en krisekommunikationsstrategi på plads. Uanset om du arbejder i den private eller offentlige sektor, eller er en non-profit-organisation, er det vigtig at være forberedt på en krise. En tjekliste til krisekommunikationsplan kan hjælpe dig med at komme i gang med at udvikle en effektiv strategi til netop det.
Virksomhedsejere
Hvis du ejer eller driver en virksomhed, skal du være forberedt på muligheden for en krise. En tjekliste til krisekommunikationsplan kan hjælpe dig med at være klar til at reagere, hvis katastrofen rammer.
Ledere
Hvis du leder et team af mennesker, skal du være forberedt på muligheden for en krise. Det vil være dit ansvar at sikre, at alle ved, hvad de skal gøre, og hvordan de skal kommunikere effektivt, hvis en krise opstår.
Medarbejdere
Hvis du er medarbejder, skal du være klar over din virksomheds krisekommunikationsstrategi. I tilfælde af en krise vil det være vigtigt for dig at vide, hvordan du kommunikerer med kunder, klienter og offentligheden.
Udforsk vores tjekliste til krisekommunikationsplan
Der er nogle få karakteristika ved krisekommunikation, der bør være inkluderet i hver plan. Her har vi skitseret, hvad vi mener er de vigtigste komponenter i en effektiv krisekommunikationsstrategi.
Tjekliste til krisekommunikationsplan
Dette omfatter alle, der kunne blive påvirket af krisen, såsom medarbejdere, kunder, leverandører, investorer og så videre.
Hvorfor er det vigtigt at identificere dine interessenter?
Det er vigtigt at overveje, hvordan hver af disse grupper vil blive påvirket af krisen, og hvad deres specifikke behov og bekymringer kunne være. Dette vil hjælpe dig med at tilpasse din krisekommunikationsstrategi til at møde behovene for hver gruppe.
Hvordan identificerer du dine interessenter?
Overvej, hvem der kunne blive påvirket af krisen, både positivt og negativt, og tænk på, hvem der har en interesse i resultatet. For eksempel, hvis du er virksomhedsejer, ville dine medarbejdere, kunder, leverandører og investorer alle blive betragtet som interessenter. Hvis du er en non-profit-organisation, kunne dine interessenter omfatte donorer, frivillige, modtagere og offentligheden.
Hvilke værktøjer skal bruges til at identificere dine interessenter?
interessentanalysværktøj – for at skabe et visuelt kort over dine interessenter
regneark eller tabel – for at liste dine interessenter og deres interesse
Det kunne være en enkelt person, såsom administrerende direktør eller præsident, eller det kunne være et team af mennesker.
Hvorfor er det vigtigt at etablere hvem der vil være ansvarlig for kommunikation under en krise?
Det er vigtigt at have nogen ansvarlig for kommunikation, så der er en klar kommandokæde, og alle ved, hvem de skal henvende sig til for information. Dette vil hjælpe med at sikre, at kommunikationen er klar og præcis.
Hvordan etablerer du hvem der vil være ansvarlig for kommunikation under en krise?
Den bedste måde at gøre dette på er at udpege nogen, eller et team af mennesker, før en krise opstår. Den ideelle type person til at være ansvarlig for kommunikation under en krise er nogen, der er rolig og kan tænke klart under pres. De bør også være god til at kommunikere med mennesker, både mundtligt og skriftligt.
Hvilke værktøjer skal bruges til at etablere hvem der vil være ansvarlig for kommunikation under en krise?
regneark – for at liste potentielle kandidater til rollen
aftalekalender – for at planlægge et møde for at diskutere rollen og udpege nogen
Når du har bestemt, hvem der skal være ansvarlig for krisekommunikationsindsatser, skal du sikre, at denne person forstår, hvad der forventes af dem i rollen.
Hvorfor er det vigtigt at gøre din krisekommunikationsprofessionel opmærksom på deres ansvar?
Den person, der er ansvarlig for at implementere krisekommunikationsstrategien, skal være klar over, hvad deres pligter er, så de kan handle hurtigt og effektivt i tilfælde af en krise. Dette involverer mere end blot at kende planen – de skal også være klar over virksomhedens overordnede kommunikationsstrategi og være i stand til at tænke på benene.
Hvordan gør du din krisekommunikationsprofessionel opmærksom på deres ansvar?
Den bedste måde at gøre dette på er at sætte sig ned med dem og gennemgå planen i detaljer, idet du fremhæver deres specifikke roller og ansvar. Du bør også give dem eventuel træning eller ressourcer, som de har brug for for at udføre deres pligter effektivt.
Hvilke værktøjer skal bruges til at gøre din krisekommunikationsprofessionel opmærksom på deres ansvar?
en-til-en møde – for at gennemgå planen og diskutere specifikke roller og ansvar
træningsressourcer – for at give den ansvarlige person den viden og de færdigheder, de har brug for for at udføre deres pligter effektivt
kommunikationsstrategi – for at sikre, at den ansvarlige person er klar over virksomhedens overordnede kommunikationsstrategi
Beslut på forhånd, hvilke kanaler (f.eks. e-mail, sms, sociale medier) der skal bruges til kommunikation, så du hurtigt kan få budskabet ud, når en nødsituation opstår.
Hvorfor er det vigtigt at bestemme hvilke kanaler der skal bruges til krisekommunikationsindsatser?
Under en krise er det vigtigt at kommunikere med dit team og interessenter ved hjælp af de kanaler, der vil nå dem mest effektivt. Det er også vigtigt at bestemme på forhånd, hvilke kanaler der skal bruges til kommunikation, så du hurtigt kan få budskabet ud, når en nødsituation opstår. På denne måde kan du sikre, at alle modtager det samme budskab, og at ingen bliver efterladt i mørket under en krisetid.
Hvordan bestemmer du hvilke kanaler der skal bruges til krisekommunikationsindsatser?
Overvej, hvem dit publikum er, og hvilke kommunikationsmetoder de mest sandsynligt vil reagere på. For eksempel, hvis intern kommunikation med medarbejdere kræver en metode, som de let kan få adgang til under arbejdstid, såsom e-mail eller et intranetsystem. Hvis du kommunikerer med kunder, skal du bruge en metode, som de kan få adgang til på ethvert tidspunkt, som sociale medier eller virksomhedens hjemmeside.
Hvilke værktøjer skal bruges til at bestemme hvilke kanaler der skal bruges til krisekommunikationsindsatser?
regneark – for at liste de forskellige kanaler og deres publikum
forskning – for at finde ud af, hvilke kanaler der er mest effektive til at nå dit publikum (f.eks. analyse af sociale medier-indlæg)
undersøgelsesværktøj – for at spørge dit team eller publikum, hvilke kanaler de foretrækker
analyseværktøj – se på data fra tidligere kriser for at se, hvilke kanaler der var mest effektive til at nå dit målpublikum
LiveAgent – for at kommunikere på tværs af alle valgte kanaler under en krise
Dette er en god måde at sikre, at al kommunikation på tværs af hver kanal er konsistent, uanset hvem der sender dem.
Hvorfor er det vigtigt at oprette skabeloner for nøglebudskaber?
Konsistens er vigtig i krisekommunikation, fordi det hjælper med at opbygge tillid til dit publikum. Hvis de ser det samme budskab fra forskellige kilder, er modtagerne mere tilbøjelige til at tro, at det er sandt. Derudover vil konsistent beskeder hjælpe med at forhindre forvirring og sikre, at alle er på samme side.
Hvordan opretter du skabeloner for nøglebudskaber?
Du skal overveje de forskellige kanaler, som du vil bruge, og oprette en skabelon for hver enkelt. For eksempel, hvis du bruger e-mail, skal du oprette en beskedskabelon, der let kan tilpasses med de relevante oplysninger. På sociale medier vil du gerne oprette en skabelon, der kan bruges på tværs af alle de forskellige platforme, som du er til stede på.
Hvilke værktøjer skal bruges til at oprette skabeloner for nøglebudskaber?
teksteditor – for at skrive skabelonen
grafisk designsoftware – for at oprette en visuelt tiltalende skabelon
At have forberedte svar på ofte stillede spørgsmål (FAQ) kan være en nyttig måde at give information til interessenter under en krise.
Hvorfor er det vigtigt at udarbejde et FAQ?
At have en FAQ-side på dit websted hjælper med at forhindre forvirring og sikre, at alle modtager de samme oplysninger. Derudover kan det hjælpe med at spare tid, da du ikke skal besvare de samme, ofte gentagne spørgsmål flere gange.
Hvordan udarbejder du et FAQ?
Du skal overveje, hvem dit publikum er, og hvilke spørgsmål de sandsynligvis vil have. For eksempel, hvis du kommunikerer med medarbejdere, vil du gerne inkludere spørgsmål om virksomhedens politik for nødsituationer. Hvis du kommunikerer med kunder, skal du inkludere spørgsmål om, hvordan krisen vil påvirke dem.
Hvilke værktøjer skal bruges til at udarbejde et FAQ?
teksteditor – for at skrive FAQ’et
forskningsværktøj – for at finde ud af, hvilke spørgsmål dit publikum sandsynligvis vil have (f.eks. analyse af sociale medier-indlæg)
Under en krise kan medierne være et kraftfuldt værktøj til at få information ud til offentligheden.
Hvorfor er det vigtigt at planlægge, hvordan du vil håndtere forespørgsler fra medierne?
Selvom medierne kan være en kraftfuld måde at nå dit publikum under en krise, kan de også være påtrængende og forstyrrende. Som sådan skal du have en plan for, hvordan du vil håndtere medieforesporgsler. Hvis du er i stand til at kontrollere det budskab, som medierne formidler, kan du hjælpe med at sikre, at dit publikum modtager nøjagtig og rettidig information.
Hvordan planlægger du håndtering af forespørgsler fra medierne?
Der er flere spørgsmål, du skal besvare, herunder “Er det bedst at udpege en talsmand, der vil være det primære kontaktpunkt for medierne?”, “Vil vi holde en pressekonference?” og “Skal vi udstede en pressemeddelelse?” Du skal også tænke på, hvilken information du vil frigive til medierne, og hvordan du vil frigive den.
Hvilke værktøjer skal bruges til at håndtere forespørgsler fra medierne?
træning – for at forberede den udpegede talsmand til effektivt at formidle dit budskab til medierne
teksteditor – for at forberede en liste over nøglepunkter, som de skal ramme i eventuelle interviews
gennemgangsværktøj – for at kontrollere nøgletalkingpoints med krisekommunikationsteamet på forhånd
I krisetider er det vigtig at have en plan for kommunikation med medarbejdere, så alle er på samme side, og nøjagtig information bliver formidlet.
Hvorfor er det vigtigt at skitsere en proces for kommunikation med medarbejdere under krisetider?
Det er vigtigt at kommunikere med medarbejdere under en krise, så alle ved, hvad der sker, og hvad virksomhedens krisesvar vil være. Derudover kan dette hjælpe med at forhindre rygter og spekulationer fra at sprede sig.
Hvordan skitserer du en proces for kommunikation med medarbejdere under krisetider?
Først skal du udpege, hvem der vil være ansvarlig for at kommunikere med medarbejdere, hvilket kunne være HR-afdelingen eller nogen i kommunikation. Derefter skal du bestemme, hvordan du vil kommunikere med medarbejdere – for eksempel, vil du sende en e-mail, holde et møde eller optage en videobeskeder? Dette vil afhænge af størrelsen på din virksomhed og alvoren af krisen.
Hvilke værktøjer skal bruges til at kommunikere med medarbejdere under krisetider?
e-mailklient – for at sende beskeder via internettet
mødeplanlegger – for at arrangere et passende tidspunkt til at diskutere krisen
webinarsoftware – for at gennemføre et online møde eller optage en videobeskeder
Når du har oprettet din krisekommunikationsstrategi, er det tid til at træne nøglepersonale i planen, så de ved, hvad de skal gøre i tilfælde af en krise.
Hvorfor er det vigtigt at træne nøglepersonale i din nødhandlingsplan?
De er de mennesker, der vil være ansvarlige for at implementere planen i tilfælde af en krise. Ved at træne dem på forhånd, kan du være sikker på, at de vil vide, hvad de skal gøre, hvis katastrofen rammer, og er forberedt på enhver eventualitet.
Hvordan træner du nøglepersonale i din nødhandlingsplan?
Det første trin er at identificere, hvem dine nøglepersonale er – disse er typisk mennesker i ledelse eller kommunikationsstillinger. Derefter skal du give dem træning i krisekommunikationsplanen, hvilket kan gøres gennem en række metoder såsom personlig træning, et online kursus eller en trykt manual.
Hvilke værktøjer skal bruges til at træne nøglepersonale i din nødhandlingsplan?
træningsmanual – for at give et let tilgængeligt overblik over krisekommunikationsplanen
online kursus – for at give en mere interaktiv træningsoplevelse
personlig træning – for at sikre, at nøglepersonale forstår planen og er komfortable med den
Din online krisekommunikationsplan er ikke et statisk dokument – det bør gennemgås og opdateres regelmæssigt for at sikre, at det forbliver relevant og effektivt, samt lagres digitalt for nem adgang.
Hvorfor er det vigtigt at gennemgå og opdatere din online krisekommunikationsplan regelmæssigt?
Verden ændrer sig hurtigt, og noget, der engang kunne betragtes som effektiv kommunikation i krisetider, er måske ikke længere. Derudover, når din virksomhed vokser og ændrer sig, vil din plan og kommunikationsmål også skulle ændre sig med den. Ved at gennemgå og opdatere planen på regelmæssig basis, kan du være sikker på, at den altid vil være opdateret.
Hvordan gennemgår og opdaterer du din online krisekommunikationsplan regelmæssigt?
Afsæt tid mindst en gang om året, eller efter en anden forudbestemt periode, til at gennemgå hele dokumentet og foretage eventuelle nødvendige ændringer. Du bør også opdatere planen, når der er betydelige ændringer i din virksomhed, såsom en ledelsesændring eller en ny produktlancering.
Hvilke værktøjer skal bruges til at gennemgå og opdatere din online krisekommunikationsplan?
årlig gennemgang – for at få et perspektiv på krisekommunikation i din organisation og sikre, at planen stadig er relevant og effektiv
ændringssporingssoftware – for at holde styr på eventuelle ændringer foretaget i planen over tid
projektledelsessoftware – for at hjælpe med at koordinere gennemgans- og opdateringsprocessen
Tips til at forblive rolig under en krise
Undgå at gøre antagelser
Når man står over for en krise, kan det være fristende at gøre antagelser om, hvad der sker, og hvad der skal gøres. Dette kan dog ofte føre til flere problemer, end det løser. Det er vigtigt at forblive rolig og undgå at gøre antagelser, så du kan tænke klart og træffe de bedst mulige beslutninger.
Tag regelmæssige pauser
Under en krise er det vigtigt at forblive fokuseret og på opgaven. Dette kan dog være svært at gøre, hvis du føler dig overvældet eller stresset. Hvis du befinder dig i denne situation, tag en pause efter behov, så du kan vende tilbage til problemet opfrisket og klar til at tackle det. Hvis du ikke har tid til at tage en ordentlig pause, skal du i det mindste holde pause for at trække vejret og prøve at rydde dit hoved i et par minutter.
Undgå at træffe forhastede beslutninger
Når du er under pres, kan det være let at træffe overilede beslutninger, som du senere fortryder. Hvis det er muligt, skal du undgå at træffe større beslutninger, indtil krisen er forbi, og du har haft tid til at tænke tingene igennem. Hvis du skal træffe en beslutning, skal du tage dig tid og afveje alle mulighederne, før du forpligter dig til noget.
Leder med transparens og ærlighed
I krisetider er det vigtigt at være åben over for dit team, dine klienter og offentligheden. Vær åbenhjertig om, hvad du ved, og hvad du ikke ved – mennesker vil værdsætte din åbenhed, og dette vil hjælpe med at opbygge tillid til dem. Det vil også betyde, at alle bliver nøjagtigt informeret om, hvad der sker.
Fokuser på at tage vare på dig selv først
Det kan være let at glemme dine egne behov under vanskelige perioder. Det er dog vigtigt at tage vare på dig selv først og fremmest. Dette betyder at sikre, at du spiser og sover ordentligt, træner regelmæssigt og tager tid til dig selv, når du har brug for det. At gøre disse ting vil sætte dig i en bedre position til at håndtere krisen og hjælpe andre.
Sammenfatning af tjeklisten til krisekommunikationsplan
Identificer dine interessenter
Etabler hvem der vil være ansvarlig for kommunikation under en krise
Gør din krisekommunikationsprofessionel opmærksom på deres ansvar
Bestem hvilke kanaler der skal bruges til krisekommunikationsindsatser
Opret skabeloner for nøglebudskaber for at sikre konsistens
Udarbejd et FAQ for at hjælpe med at besvare almindelige spørgsmål fra interessenter
Planlæg, hvordan du vil håndtere forespørgsler fra medierne
Skitsér en proces for kommunikation med medarbejdere under krisetider
Træn nøglepersonale i din nødhandlingsplan
Gennemgå og opdater din online krisekommunikationsplan regelmæssigt
Hvad er 5 ting, der skal være inkluderet i en krisplan?
Navn(e) på den eller de personer, der vil tage ansvar i tilfælde af en krise. En klar og præcis oversigt over krisesituationen og hvilke handlinger der skal foretages. En liste over nøglepersonale og deres kontaktoplysninger. Procedurer for beskyttelse af virksomhedens ejendom og fortrolige oplysninger. Protokoller for kommunikation med medarbejdere, kunder og medier.
Hvor ofte skal en krisekommunikationsplan opdateres?
Der er ikke et svar, der passer til alle, da hyppigheden for opdatering af en krisekommunikationsplan vil variere afhængigt af organisationens risikoprofil og arten af de risici, den står over for. De fleste eksperter er dog enige om, at en krisekommunikationsplan bør gennemgås og opdateres mindst en gang årligt.
Hvad er fordelene ved at have en krisekommunikationsplan?
Den mest åbenlyse fordel er måske, at den kan hjælpe dig med effektivt at håndtere og reagere på en krisesituation, hvilket minimerer skaden på din organisation og dens omdømme. Planlægning på forhånd, som er en af nøglekarakteristikaene ved krisekommunikation, vil også hjælpe dig med at forudse og forberede dig på potentielle kriser, identificere nøgleinteressenter og udvikle passende beskeder for hver gruppe, håndtere indgående information under en krisesituation, koordinere indsatsen blandt forskellige afdelinger i din organisation og evaluere effektiviteten af dit krisesvar efter det er afsluttet. Kort sagt kan en velgennemtænkt plan være forskellen mellem at klare en storm og blive overvældet af den.
Hvem skal være ansvarlig for kommunikation under en krise?
Klar og effektiv kommunikation i krisetider er vigtig for at sikre, at alle er på samme side og ved, hvad der skal gøres. Selvom der er mange forskellige mennesker, der potentielt kunne være ansvarlige for kommunikation under en krise, er det vigtigt at vælge nogen, der kan forblive rolig under pres og formidle alle relevante oplysninger klart og præcist. En person, der potentielt kunne være ansvarlig for kommunikation under en krise, er en teamleder eller supervisor – de ville være ansvarlige for at sikre, at alle teammedlemmer holdes opdateret om udviklingen og har en klar forståelse af, hvad der skal gøres. En anden mulighed ville være at udpege en dedikeret kommunikationschef, hvis eneste ansvar ville være at håndtere al kommunikation under en krise – denne person skulle være dygtig til at håndtere højtrykssituationer og have en dyb forståelse af, hvordan man effektivt kommunikerer med forskellige målgrupper.
Hvad er de seks trin til at håndtere en krise?
De vigtigste aspekter af dine krisekommunikationsindsatser bør være at: Vurdere situationen og bestemme den bedste handlingsplan. Handle hurtigt for at begrænse skaden og forhindre yderligere tab. Kommunikere med nøgleinteressenter. Håndtere medierne og deres perspektiv på krisekommunikation fra din organisation. Håndtere eventuelle juridiske spørgsmål. Evaluere krisesvar og om dine kommunikationsmål blev opfyldt.
Opdag effektive kommunikationsplan-skabeloner til at engagere interessenter, håndtere kriser og lancere kampagner problemfrit. Begynd at planlægge i dag!
