LiveAgents tjekliste for onboarding af nye kunder hjælper virksomheder med at strømline onboarding ved at tildele salgs- og kundeservicemedarbejdere, validere kontrakter, planlægge møder og opstille mål. Den sikrer effektiv onboarding, som forbedrer kundetilfredshed og fastholdelse.
Tjekliste for onboarding af nye kunder
Indhold
0/0
Er du virksomhedsejer, der leder efter måder at forbedre din onboardingproces for kunder? Så er du kommet til det rette sted – dette indlæg giver dig en tjekliste til onboarding af nye kunder, så processen bliver lettere og mindre stressende for både dig og dine kunder. Læs videre for mere information.
Vigtigheden af en tjekliste for onboarding af nye kunder
Som virksomhedsejer er det vigtigt at have en tjekliste for onboarding af nye kunder, så dine kunder får den bedst mulige oplevelse hos din virksomhed. Ved at følge en tjekliste kan du fremskynde onboardingprocessen og gøre den mere effektiv.
Hvem kan have gavn af en tjekliste for onboarding af nye kunder?
Virksomhedsejere
En tjekliste for onboarding af nye kunder kan hjælpe dig med at strømline din proces og sikre, at du yder den bedst mulige service til dine kunder. Ved at følge en tjekliste er du sikker på, at alle nødvendige trin bliver håndteret, så kunderne er tilfredse med deres oplevelse.
Ledere
Ledere har ofte ansvaret for onboarding af kunder, og derfor bør de have en sådan tjekliste. Den hjælper dem med at undgå at overse noget vigtigt, sikre at alle nødvendige trin bliver taget, og øge effektiviteten ved at undgå dobbeltarbejde.
Kundeservicemedarbejdere
En tjekliste for onboarding af nye kunder giver kundeservicemedarbejdere mulighed for hurtigt og nemt at få en ny kunde sat op med din virksomhed og dens produkter eller services. Den hjælper også med at undgå fejl og levere en positiv kundeoplevelse fra start.
Kunder
Kunder drager også fordel af en tjekliste for onboarding. Ved at have al nødvendig information og dokumentation samlet ét sted, ved de, hvad de kan forvente og undgår frustration. En god onboardingoplevelse kan føre til, at de handler igen hos din virksomhed og giver positive anmeldelser online.
Udforsk vores tjekliste for onboarding af nye kunder
Tjekliste for onboarding af nye kunder
Denne person vil være ansvarlig for at vedligeholde kontakten med kunden samt give dem information om din virksomhed og dens produkter eller services.
Hvorfor er det vigtigt at tildele en salgsrepræsentant?
En salgsrepræsentant er den primære kontakt mellem en kunde og virksomheden, de handler med. Den udpegede person skal opbygge relationen og sikre, at kunden får en positiv oplevelse. Kundens salgsrepræsentant bør derfor være en, man kan stole på, når det gælder svar på centrale spørgsmål eller bekymringer.
Sådan tildeler du en salgsrepræsentant
Lederen med ansvar for onboardingprocessen bør tildele en salgsrepræsentant. Lederen vil tage hensyn til kundens behov og krav samt virksomhedens produkter eller ydelser for at beslutte, hvem der er bedst egnet til den enkelte kunde.
Hvilke værktøjer kan bruges til at tildele en salgsrepræsentant?
CRM-system (Customer Relationship Management) – til at holde styr på interaktioner og kontostatus
Virksomhedens medarbejderkartotek – til at finde kontaktoplysninger på medarbejdere
E-mailklient – til at kommunikere med den salgsrepræsentant, der er tildelt kunden
Den udpegede person vil i dette tilfælde være ansvarlig for at støtte kunden og besvare eventuelle spørgsmål.
Hvorfor er det vigtigt at tildele en kundeservicemedarbejder?
Når kunden har et spørgsmål eller støder på et problem, skal de kunne stole på, at der er nogen, der kan give dem svar og løse problemet rettidigt.
Sådan tildeler du en kundeservicemedarbejder
En kundeservicemedarbejder kan tildeles på samme måde som en salgsrepræsentant, af lederen der har ansvar for onboardingprocessen. De følger altså en lignende proces som i forrige trin for at tildele den bedst egnede person til hver kunde.
Hvilke værktøjer kan bruges til at tildele en kundeservicemedarbejder?
CRM-system (Customer Relationship Management) – til at holde styr på interaktioner og kontostatus
Virksomhedens medarbejderkartotek – til at finde kontaktoplysninger på medarbejdere
E-mailklient – til at kommunikere med den kundeservicemedarbejder, der er tildelt kunden
Kontrakten er et centralt dokument, der beskriver aftalens vilkår mellem din virksomhed og kunden.
Hvorfor er det vigtigt at validere kontrakten?
En kontrakt er et juridisk bindende dokument, der fastlægger vilkårene for en aftale mellem to eller flere parter. Det er vigtigt at validere kontrakten for at sikre, at vilkårene er rimelige, alle detaljer er korrekte, og begge parter er tilfredse med aftalen, før I går videre.
Sådan validerer du kontrakten
Lederen med ansvar for onboarding gennemgår kontrakten og sikrer, at alle vilkår er klare og tydelige. Vedkommende tjekker også, at alle detaljer er korrekte, og at begge parter er tilfredse med aftalen.
Hvilke værktøjer kan bruges til at validere en kontrakt?
Virksomhedens medarbejderkartotek – til at finde kontaktoplysninger på kunden
E-mailklient – til at kommunikere med kunden om kontrakten
Kontraktskabelon – til at udarbejde et udkast til aftalen
At byde din nye kunde velkommen er en god måde at starte onboardingprocessen på.
Hvorfor er det vigtigt at sende en velkomstmail?
En velkomstmail er en venlig gestus, der hjælper med at skabe et godt førstehåndsindtryk. Den giver også mulighed for at præsentere virksomheden og dens produkter eller ydelser samt forklare, hvad kunden kan forvente af onboardingprocessen.
Sådan skriver du en velkomstmail
Det er en af de opgaver, den tildelte salgsrepræsentant har, som skal præsentere sig selv og sende en velkomstmail til kunden. Beskeden bør også indeholde et overblik over, hvad kunden kan forvente under onboarding, kontaktoplysninger (f.eks. e-mailadresse) på deres kundeservicemedarbejder, en vedhæftet kopi af kontrakten og anden relevant information.
Hvilke værktøjer kan bruges til at sende en velkomstmail?
E-mailklient – til at skrive og sende velkomstmailen
Virksomhedens medarbejderkartotek – til at finde kundens oplysninger, inkl. kontaktinfo
Kontraktskabelon – til at vedhæfte en kopi af aftalen i mailen
For at komme videre med onboardingprocessen bør du arrangere et møde med kunden – enten fysisk eller online.
Hvorfor er det vigtigt at planlægge et møde med kunden?
Dette er den bedste mulighed for at gennemgå alle detaljer i kontrakten, besvare deres spørgsmål og sikre, at de forstår aftalen. Mødet giver dig også mulighed for at forklare, hvad kunden kan forvente af resten af onboardingprocessen.
Sådan planlægger du et møde med kunden
Den salgsrepræsentant, der har ansvaret for kunden, aftaler et tidspunkt og en dato, der passer begge parter, og vælger også det bedste format for mødet (personligt eller online). Bemærk, at dette kan initieres som en del af velkomstmailen i forrige trin.
Hvilke værktøjer kan bruges til at planlægge et møde med kunden?
Mødeplanlægger – til at finde et tidspunkt, der passer begge parter
Videokonference-software – til at afholde et online-møde (hvis relevant)
Under mødet vil kunden sandsynligvis have vigtige spørgsmål og bekymringer om onboardingprocessen, kontrakten og/eller jeres fremtidige samarbejde.
Hvorfor er det vigtigt at opliste alle kundens spørgsmål og bekymringer?
Det gør det muligt at behandle alle punkter under mødet. Det sikrer, at kunden føler sig hørt, og at deres bekymringer bliver taget alvorligt, samt at identificere områder, hvor kunden eventuelt har brug for mere afklaring.
Sådan oplister du alle kundens spørgsmål og bekymringer
Den tildelte salgsrepræsentant bør tage noter om de emner, kunden bringer op under mødet. Alternativt kan man spørge kunden, om det er i orden at optage samtalen, så man senere kan gennemgå detaljerne.
Hvilke værktøjer kan bruges til at opliste alle kundens spørgsmål og bekymringer?
Notesbog (fysisk eller software) – til at skrive alle spørgsmål og bekymringer ned
Lydoptager – til at optage mødet (hvis relevant)
Videokonference-software – til at optage et online-møde (hvis relevant)
Når du gennemgår spørgsmål og bekymringer, kan du identificere potentielle forhindringer.
Hvorfor er det vigtigt at registrere eventuelle advarsler eller problemer fra kunden?
Det giver mulighed for at tage dem op direkte og gøre kunden tryg ved onboardingprocessen. Det giver også kunden mulighed for at pege på områder, hvor virksomheden eventuelt bør foretage ændringer.
Sådan registrerer du eventuelle advarsler eller problemer fra kunden
Notér alle advarsler eller problemer, som kunden bringer op. Den salgsrepræsentant, der har ansvaret for kunden, kan enten skrive dem ned eller optage dem.
Hvilke værktøjer kan bruges til at registrere eventuelle advarsler eller problemer fra kunden?
Tekstbehandlingsprogram – til at notere advarsler eller problemer
Regneark – til at registrere advarsler eller problemer og deres status
Når alle spørgsmål og bekymringer er behandlet, er det tid til at finde ud af, hvad kunden egentlig håber at opnå ved samarbejdet.
Hvorfor er det vigtigt at definere kundens forventninger?
Det sikrer, at begge parter er enige om rammerne for samarbejdet, og at der ikke opstår overraskelser senere. Det er også en mulighed for at opstille realistiske mål for, hvad virksomheden kan og ikke kan levere.
Sådan identificerer du kundens forventninger
Under mødet bør du spørge kunden direkte om deres forventninger. Du kan også spørge ind til deres mål for at få et bedre indtryk af, hvad de ønsker.
Hvilke værktøjer kan bruges til at identificere kundens forventninger?
Notesbog (fysisk eller software)
Tekstbehandlingsprogram
Videokonference-software
Nu hvor du ved, hvad kunden ønsker, er det tid til at opstille nogle mål.
Hvorfor er det vigtigt at opstille kort- og langsigtede mål?
Det giver dig en køreplan for det fremtidige samarbejde med kunden. Det gør det også muligt at følge udviklingen og måle succes over tid.
Sådan opstiller du kort- og langsigtede mål
Målene bør være specifikke, målbare, opnåelige, relevante og tidsbestemte. De skal også afstemmes med kundens forventninger.
Hvilke værktøjer kan bruges til at opstille kort- og langsigtede mål?
SMART-mål-skema – til at opliste målene
Projektstyringsværktøj – til at følge op på målenes udvikling over tid
CRM-software – til at holde styr på kunderelationen
Nu hvor du har fået en ny kunde, er det vigtigt at opbevare deres informationer og holde dem opdateret.
Hvorfor er det vigtigt at holde styr på kundens data?
Disse informationer bruges til at kommunikere med kunden, forstå deres behov og yde den bedst mulige service. Det hjælper dig også med at holde styr på dine interaktioner med kunden og måle deres tilfredshed over tid.
Sådan holder du styr på kundens data
Du kan bruge LiveAgents help desk-kontakter til at gemme kundens navn, e-mail, telefonnummer og andre personlige informationer. Help desk-software som LiveAgent gør det også muligt at oprette brugerdefinerede kontaktfelter, så du kan gemme unik information om dine kunder for mere personlig kommunikation.
Hvilke værktøjer kan bruges til at holde styr på kundens data?
LiveAgent – til at opbevare kundeinformationer via help desk-kontaktfunktionen
Når den nye kunde er kommet i gang, er det tid til at finde ud af, hvordan de bruger dine ydelser eller værktøjer.
Hvorfor er det vigtigt at vurdere kundens brug af ydelser/værktøjer?
Det hjælper dig med at forstå, hvordan kunden bruger dine produkter eller services, og om de får det optimale ud af dem. Det kan også hjælpe dig med at identificere områder, hvor kunden har brug for mere støtte.
Sådan vurderer du kundens brug af ydelser/værktøjer
Ved at spørge kunden direkte, observere deres adfærd, gennemgå data og analyser samt udføre brugertests. Herefter kan du sammenholde denne information med dine mål for at se, hvor godt kundens brug matcher.
Hvilke værktøjer kan bruges til at vurdere kundens brug af ydelser/værktøjer?
Brugertest-software – til at observere, hvordan kunden bruger dit produkt eller service
Analyseværktøj – til at gennemgå kundens forbrugsdata
Onboarding-spørgeskema – til at spørge kunden direkte om deres oplevelse
Når du har vurderet kundens brug af dine ydelser, skal du notere dig eventuelle ændringer i deres adfærd.
Hvorfor er det vigtigt at notere eventuelle stigninger eller fald i brugen?
Det gør det muligt at forstå, hvor godt kunden udnytter dine produkter eller services. Ud fra denne information kan du foreslå ekstra ydelser eller støtte.
Sådan noterer du eventuelle stigninger eller fald i brugen
Ved at følge data og analyser over tid kan du se, hvordan kundens brug ændrer sig. Hvis du bemærker et fald i brugen, kan du kontakte kunden for at høre, om de har brug for hjælp.
Hvilke værktøjer kan bruges til at notere eventuelle stigninger eller fald i brugen?
Analyseværktøj
Kundesucces-software – til at kontakte kunden og tilbyde support
Kundespørgeskema
Tips til opfølgning på nye kunder
Send en personlig takke-besked indenfor 24 timer efter mødet med kunden
Det er altid en god idé at sende en takke-besked efter et møde med en potentiel ny kunde. Denne opfølgende mail eller anden form for besked viser, at du er interesseret i at opbygge relationen, og at du værdsætter deres forretning.
Tilføj den nye kunde til din mailingliste og send dem lejlighedsvise opdateringer om din virksomhed
Så kan du holde dem opdateret om virksomheden og opbygge en stærk relation over tid. Det øger sandsynligheden for, at de vælger dine produkter eller ydelser igen.
Forbind med kunden på sociale medier og følg deres opdateringer
Sociale medier er en god måde at holde kontakten med dine kunder – ved at følge deres opdateringer kan du lære mere om dem og deres interesser. På den måde kan du give dem bedre service og reducere kundeafgang.
Invitér kunden til events eller netværksmøder, der er relevante for deres branche
På den måde viser du interesse for deres forretning og ønsker at hjælpe dem med at vokse. Det giver dig også mulighed for at lære mere om deres branche og udvide dit eget netværk.
Tilbyd gratis ressourcer eller rådgivning, der kan være gavnlige for kunden
Det viser kunden, at du er interesseret i deres succes, og giver dig mulighed for at give dem værdifuld information eller ydelser. En lille gestus som denne kan gøre meget for at opbygge en stærk relation.
Følg op med kunden løbende for at høre, hvordan det går
Ved jævnligt at tage kontakt, selv bare med et hurtigt opkald eller en mail, kan du sikre dig, at de er tilfredse med dine produkter eller ydelser. Sådan kan du også tilbyde ekstra støtte, hvis det bliver nødvendigt.
Opsummering af tjeklisten for onboarding af nye kunder
Tildel en salgsrepræsentant
Tildel en kundeservicemedarbejder
Validér kontrakten
Send en velkomstmail
Planlæg et møde med kunden
Oplist alle kundens spørgsmål og bekymringer
Registrér eventuelle advarsler eller problemer fra kunden
Hvor ofte skal jeg opdatere min tjekliste for onboarding af nye kunder?
Det afhænger af din virksomhed og hvor ofte dine processer ændrer sig, men ideelt set bør du opdatere den, hver gang der sker ændringer i din virksomheds procedurer, produkter eller kundebase. Det kan også være nyttigt at gennemgå din tjekliste periodisk for at se, om der er områder, hvor du kan forbedre effektiviteten.
Kan jeg automatisere dele af min onboardingproces for nye kunder ved hjælp af værktøjer?
Ja, med software såsom CRM-systemer, e-mail marketingplatforme og projektstyringsværktøjer. Ved at bruge teknologi til at automatisere onboardingprocessen for nye kunder kan du spare tid og energi, samt gøre det lettere at holde styr på dine nye kunder.
Hvordan kan jeg gøre onboardingprocessen for nye kunder lettere for dem og mig selv?
Planlæg de trin, du vil tage på forhånd, f.eks. ved at følge en tjekliste som den, der gives her, og sørg for, at alt, hvad din nye kunde har brug for, er klar og venter på dem, når de starter. Jo lettere du gør det for dine nye kunder at komme i gang, jo større er sandsynligheden for, at de bliver tilfredse med dine ydelser og forbliver hos dig i lang tid. Dette vil igen øge din gennemsnitlige kundelivstid og fastholdelsesrate.
Hvilke almindelige fejl begår virksomheder under onboarding af nye kunder?
Der er mange faktorer at tage højde for ved onboarding af en ny kunde, men nogle af de mest almindelige fejl inkluderer ikke at kommunikere projektets forventninger og mål til kunden, ikke at forklare eller demonstrere hvordan dit produkt eller service fungerer, at undlade at lave en tidsplan eller sætte deadlines for færdiggørelse, samt ikke at følge op med kunden efter arbejdet er afsluttet.
Kan jeg outsource onboardingprocessen for nye kunder til en ekstern leverandør?
Når du skal beslutte dette, så spørg dig selv: 'Vil de kunne levere et serviceniveau, der lever op til eller overgår mine forventninger?', 'Kan de følge med min virksomheds vækst?', 'Kan de betros håndtering af følsomme kundedata?', og 'Er deres løsning omkostningseffektiv?' Hvis du kan svare 'ja' til alle spørgsmålene, kan outsourcing af onboardingprocessen være den bedste løsning for din virksomhed. Men hvis du svarer 'nej' til nogen af dem, er det måske bedst at beholde onboardingprocessen internt.
Opdag betydningen af klientonboarding og effektive strategier med LiveAgent's e-mail skabeloner. Forbedre kundetilfredshed og loyalitet ved hjælp af personalise...
Sikr overholdelse og byg tillid med LiveAgents Kend dine kunders tjekliste. Bekræft identitet, adresse og risikoprofiler nemt. Strømliner din KYC-proces med vor...
12 min læsning
Customer Service
Compliance
+2
Du er i gode hænder!
Bliv en del af vores fællesskab af tilfredse kunder og lever fremragende support med LiveAgent.
