
Den ultimative call center-checklist
Strømlin dine call center-opsætning med vores ultimative checklist! Lær om mål, værktøjer, onboarding og tips til succes. Start nu!

En omfattende tjekliste til kaldecenterets krav for at sikre, at dit kaldecenter har alle vigtige komponenter til succes. Dækker software, internet, udstyr, teknologi, CRM, opkaldsfunktioner, personaletræning, overholdelse, sikkerhed og mere.
Et succesfuldt kaldecenter afhænger af mange faktorer, men ved du, hvordan du sikrer, at du har dem på plads? Denne tjekliste vil diskutere nogle af de vigtigste ting at overveje, når du opretter dit eget kaldecenter. Vi vil også give dig en tjekliste over krav, der skal medtages for at sikre succes.
Det er simpelt at sikre, at du er forberedt. At have det, du har brug for, på forhånd vil hjælpe med at holde din virksomhed kørende problemfrit og effektivt uden at møde unødvendige problemer eller vanskeligheder på vejen.
Du kan også bruge det som en liste over elementer, der er nødvendige for at starte eller udvide kaldecenteret. Hvis du bruger en tjekliste til kaldecenterets krav, behøver du ikke at gentage de samme processer to gange, da du allerede har dækket alle de vigtigste aspekter.
Det kan være svært for en virksomhed at få fat på tingene med det samme. Der er så mange aspekter, du skal overveje og huske på, før du starter (herunder alt fra ansættelse af medarbejdere, leje af plads eller køb af kontorudstyr).
Brug af tjeklisten hjælper dig med at spore ikke kun hvor meget penge der bliver brugt, men også den overordnede effektivitet af dit kaldecenter.
En tjekliste som denne kan bruges af alle, der arbejder i, opretter eller udvider et kaldecenter. At have alle de nødvendige krav på ét sted vil hjælpe med at gøre alles job lettere og eliminere unødvendig stress.
Denne tjekliste kan bruges af enhver type virksomhed, fra en lille startup til en international virksomhed. Vil du vide, hvordan det fungerer? Lad os sige, at du vil oprette dit eget kaldecenter, men er usikker på, hvad du har brug for for at komme i gang og hvordan du driver det korrekt. Du kan ende med at bruge penge på unødvendige ting. Derudover kan der være en forsinkelse i lanceringen, fordi du mangler et vigtigt stykke af puslespillet.
Nu, hvis du beslutter dig for at bruge denne tjekliste til kaldecenterets krav som guide, vil du være i stand til at oprette dit eget kaldecenter uden problemer og spare både tid og penge i processen.
Det første, du skal tage dig af, er kaldecenter software og VoIP-udbyder. Du skal sikre dig, at det virksomhed, du skal arbejde med, kan give dig alt, hvad du har brug for for at have et succesfuldt kaldecenter.
De vil være dem, der skal give dig alle de andre elementer på din tjekliste. Det er afgørende at sikre, at de kan levere.
Nogle af de ting, du skal se efter i en kaldecenter software-løsning, omfatter:
Bed om anbefalinger, sammenlign forskellige udbydere og udfør research før du beslutter dig (dette gælder for enhver type kontaktcenter, du vælger). Takket være det vil du undgå ubehagelige overraskelser senere.

Kvaliteten af din internetforbindelse er ekstremt vigtig for et kaldecenter. Du skal sikre dig, at du har tilstrækkelig båndbredde til at understøtte antallet af indgående og udgående opkald.
Hastighed er afgørende for, at dine agenter kan arbejde problemfrit og uden afbrydelser. I 2025 er alt online. Internettet bidrager med så mange komponenter til den vellykkede drift af dit kaldecenter.
Dit kaldecenter skal have:
Jo hurtigere det er, jo bedre. Se efter en udbyder, der tilbyder højhastighedsinternet med ubegrænset dataoverførsel (eller så tæt på det som muligt). Test din forbindelse på forskellige tidspunkter på dagen for at få en bedre idé om dens ydeevne.
Hvis du opsætter et eksternt kaldecenter, skal du bekræfte, at alle dine agenter har pålidelig internetadgang.

Det næste på din liste er det nødvendige udstyr. Dette omfatter elementer som headsets, computere og software.
At have det rigtige udstyr vil ikke kun gøre dine agenters jobs lettere, men også hjælpe med at eliminere unødvendig stress. Derudover sikrer det, at dine agenter er klar til at tage på sig den arbejdsbyrde, du har for dem.
Hver virksomhed har forskellige behov, så overvej, hvad du skal bruge, før du vælger en løsning. Dette vil afhænge af den type kaldecenter, du beslutter at oprette.
For eksempel, hvis du skal bruge en cloud-baseret løsning, behøver du ikke så meget hardware. Det hele bliver håndteret af din udbyder. Men hvis du opsætter et traditionelt kaldecenter, skal du give dine agenter de rigtige værktøjer.
Når du vælger dit udstyr, skal du huske følgende faktorer:

Dit kaldecenter skal være i stand til at håndtere eventuelle fremtidige ændringer, som du måske skal foretage. Derfor skal du fra starten tage dig af to af de vigtigste aspekter: fleksibilitet og skalerbarhed af dit kaldecenter.
Du ved aldrig, hvornår din virksomhed skal foretage en ændring. Dit kaldecenter skal være i stand til at imødekomme eventuelle ændringer uden at skulle ofre kundeservicekvaliteten.
Fleksibilitet og skalerbarhed er vigtige, fordi de tillader dit kaldecenter at vokse med din virksomhed. Når din virksomhed ekspanderer, gør dit kaldecenter det også. Dette hjælper med at sikre, at du altid har de ressourcer, du har brug for til at opfylde dine kunders krav.
Sandheden er, at det meste afhænger af den udbyder, du vælger. Der er dog nogle få ting, du kan gøre for at hjælpe med at øge fleksibiliteten og skalerbarheden af dit kaldecenter.
Først skal du sikre dig, at du har en klar forståelse af dine langsigtede mål for at hjælpe dig med at vælge den rigtige løsning for dig. For det andet skal du være klar til at tilpasse dig hurtigt, når det er nødvendigt. For det tredje skal du vælge en udbyder, der giver dig mulighed for at vokse med din virksomhed.

For at yde en høj kvalitetstjeneste skal dit kaldecenter have den seneste teknologi. Ud over at gøre det mere effektivt, vil det give dig mulighed for at nå et større publikum og håndtere mere arbejde.
Det rigtige udstyr gør det lettere for dine agenter at udføre deres jobs. En af de vigtigste ting, som teknologi kan give, er fleksibilitet, som giver dig mulighed for at forbinde dig med flere kunder og yde bedre service.
Når du vælger den rigtige teknologi til dit kaldecenter, skal du være opmærksom på, hvilken type arbejde dine agenter skal udføre. For eksempel, hvis de skal foretage mange udgående opkald, skal du give dem nogle moderne teknologier og VoIP-systemer.
Hvis dine agenter skal håndtere mange indgående opkald, skal du give dem et Interactive Voice Response (IVR) system. På denne måde kan du automatisere processen og gøre det lettere for dine kunder at bruge.

CRM er en grundlæggende komponent i hvert kaldecenter. Ved at spore alle interaktioner mellem dine agenter og kunder, vil du få værdifuld indsigt i deres adfærd.
Uden et CRM-system vil dine agenter ikke være i stand til at få tilstrækkelig information om kunder. Det betyder, at dine medarbejdere skulle stole på hukommelse og gætteri, når de taler med klienter.
Det første trin er at vælge en udbyder, der tilbyder customer relationship management (CRM) software som en del af den samlede løsning. Det andet aspekt at overveje, når du vælger et CRM-system, er dine behov og præferencer.
Hvis du allerede har et CRM, der fungerer for dig, kan det være bedre at blive ved med det. Det kan være mere bekvemt end at skifte og integrere det med din kaldecenter-udbyder. Husk følgende, når du vælger et CRM-system til dit kaldecenter:
Når du vælger et CRM-system, er det vigtig at sikre, at det har alle de funktioner, du har brug for til at administrere dine kunderelationer effektivt. Ellers skal du enten finde en anden udbyder eller investere i yderligere software, der kan udfylde hullerne.

Som kaldecenter bør du lægge endnu større vægt end sædvanligt på at forbedre kundeoplevelseved at implementere avancerede opkaldsfunktioner.
Omfattende opkaldsfunktioner er vigtige, fordi de kan hjælpe dig med at få dit kaldecenter til at køre mere effektivt. De kan også give en bedre kundeoplevelse ved at gøre det lettere for dine agenter at forbinde sig med kunder og håndtere deres anmodninger.
Hvis du ikke er bekendt med funktionerne, kan du lære om dem ved at læse dokumentationen, der kommer med din kaldecenter software, eller ved at tale med en repræsentant fra din udbyder.
Når du har lært om funktionerne, skal du sikre dig, at dine agenter også forstår dem. Du kan gøre dette ved at sende dem et dokument med information eller planlægge en træningssession på stedet.
Kaldecenter software, der er brugervenlig og let at lære, hjælper dine agenter med at komme i gang hurtigere og bruge funktionerne mere effektivt.

Tip: Hvis du leder efter kaldecenter software, der har alt, har LiveAgent det. Desuden giver det krystalklar kvalitet og et fuldt spektrum af andre funktioner – og det er helt gratis at prøve.
I 2025 skal dit kaldecenter være i stand til at give en personaliseret oplevelse til dine kunder. Det betyder, at kaldecenter-agenter skal have adgang til data om hver enkelt kunde og bruge det til at personalisere deres interaktioner med dem.
For at give dine klienter en bedre oplevelse og efterlade et varigt indtryk, skal du give en personaliseret kaldecenter-oplevelse. Personalisering er også vigtig, fordi det kan hjælpe dig med at øge dine salg, reducere omkostningerne ved hver interaktion med en kunde og forbedre din overordnede effektivitet. Hvordan? Ved at give kunderne præcis det, de søger efter, lige når de har brug for det.
Du skal først identificere data, der tillader personalisering. Du kan gøre dette ved at se på dit nuværende CRM-system og de oplysninger, det indeholder om dine kunder.
Når du har identificeret dataene, skal du sikre dig, at de er tilgængelige for dine agenter. Dette kan gøres ved enten at få det vist på deres skærme eller give dem en rapport, som de kan få adgang til, når de har brug for det.

En kaldecenter-agents erfaring er også vigtig at understrege ud over personalisering.
Ansættelse af erfaret personale er vigtig, fordi de kan hjælpe dig med at give en bedre kundeoplevelse og lære uerfarne agenter, hvordan de håndterer opkald. Desuden kan de overvåge det arbejde, der udføres, og hjælpe nye medarbejdere med at forbedre deres færdigheder.
Du skal sikre dig, at du ansætter de rigtige mennesker til jobbet. Det betyder, at du skal lede efter kandidater med kundeserviceerfaringer samt dem, der har arbejdet i kaldecenter før.
Du skal også give personalet de rigtige værktøjer og træning, så de kan være succesfulde i deres roller. Dette omfatter at give dem en guide til, hvordan man bruger din kaldecenter software, samt at give dem adgang til tutorials, der kan hjælpe dem med at forbedre deres færdigheder.

Et succesfuldt kaldecenter gør alt muligt for at strømline sine agenters arbejdsgang og sikre, at de er så produktive som muligt. Dette gøres ved at automatisere mange af de trivielle processer. Det minimerer den tid, der bruges på opgaver, der ikke tilføjer værdi til agenternes jobs.
En automatiseret proces til løsning af opkald uden at kræve, at opkaldere venter på hold, er en stor fordel for slutbrugeren. Det betyder, at de kan blive betjent hurtigere, have kortere ventetider og få en bedre kundetilfredsheds score fra din service.
En måde er at få dem til at bruge selvbetjeningsteknologi. Kunder kan løse deres problemer på egen hånd. Derudover kan du forbedre produktiviteten ved at automatisere så mange processer som muligt og give personalet de værktøjer, de har brug for til at udføre deres jobs effektivt.
Dette omfatter at give dem adgang til et CRM-system, der er let at bruge, samt at give dem rapporter, som de kan bruge til bedre at administrere deres kundebase.
Et andet krav, som dit kaldecenter helt sikkert skal dække, er at have fremragende opkaldskvalitet.
Kvaliteten af opkald er vigtig, fordi den kan hjælpe dig med at øge din kundetilfredshed og styrke dit ry. Dette vil have en direkte indvirkning på antallet af leads, du får, og hjælpe dig med at vokse din virksomhed samt øge salget.
Du kan gøre dette ved at bruge de rigtige værktøjer og udstyr samt ved at have en overvågningsproces på plads. Dette omfatter brug af software, der kan hjælpe dig med at identificere eventuelle problemer med opkald. Derudover bør du ansætte agenter, der er fortrolige med brugen af sådanne værktøjer og det fulde spektrum af deres funktioner.
Et andet større krav til ethvert kaldecenter er at have intern support og provisioning. Det betyder, at du skal være i stand til at hjælpe dine agenter med at løse problemer nemt og fejlfinde problemer på stedet.
At have en proces på plads, der giver dig mulighed for at yde assistance, når det kræves, kan gøre hele forskellen mellem en agent, der kan løse et problem, og en, der har brug for yderligere support. Det kan også hjælpe dine kaldecenter-repræsentanter med at yde bedre service, hvilket resulterer i mere tilfredse kunder, som vil foretage yderligere køb.
Du skal sikre dig, at hver agent har adgang til ressourcer og support af høj kvalitet til enhver tid, så de kan få den hjælp, de har brug for. Du skal også have en proces på plads, der giver dig mulighed for hurtigt og nemt at løse eventuelle problemer, der måtte opstå.

Løbende træning af alle dine agenter er brød og smør i et succesfuldt kaldecenter. Det sikrer, at nye medarbejdere er i stand til at udføre deres jobs effektivt. Desuden holder det eksisterende personale opdateret med alt, hvad der er ændret siden de først blev medlem af holdet.
At have en erfaren og løbende træningsproces i dit kaldecenter team kan hjælpe dig med at yde bedre service til dine kunder. Ved at gøre agenter fortrolige med dine virksomhedens produkter og tjenester, er de bedre i stand til at besvare kunders spørgsmål og løse problemer hurtigere.
For det første skal du lave en plan over, hvad du vil have dine agenter til at lære. Det næste er at afholde dine træningssessioner regelmæssigt for at opretholde færdigheder og viden. Du kan endda få erfaret personale til at træne dine nye medarbejdere. Derudover kan regelmæssige evalueringer hjælpe dine agenter med at holde trit med de seneste tendenser og ændringer.

En backup plan er vigtig, når man overvejer, hvad der ville ske, hvis en af dine vigtigste kaldecenter-løsninger svigtede. Dette kan have en direkte indvirkning på, hvor godt du er i stand til at løse problemer samt yde service til dine kunder.
Backup-løsninger sikrer, at din virksomhed fortsætter med at operere, selv hvis der er et problem med en af hovedløsningerne. Det kan være en redning i tilfælde af, at noget går galt. Det sikrer, at du og dine agenter stadig er tilgængelige for at tage opkald eller yde service, mens du venter på, at problemet bliver løst.
Plan en backup på forhånd. Dette kunne være ved at have en alternativ løsning, som du kan skifte til, hvis hovedløsningen holder op med at fungere.
Derudover skal agenter vide, hvad de skal gøre, hvis der er et problem, og hvor de skal få support. Du skal have en klar politik på plads, som dine agenter kan følge i tilfælde af nødretssituationer.
For at sikre, at dine agenter opfylder virksomhedens standarder og yder god service, skal du spore agent præstation.
Sporing af agent opkaldsydeevne vil hjælpe dig med at identificere eventuelle områder, hvor de måske har brug for yderligere træning eller support. Det hjælper også med at bestemme, om de opfylder de mål, der er sat for dem.
Du kan bruge kvalitetsovervågningssoftware samt en kaldecenter-løsning til at spore dine agenters præstation. Du skal også sikre dig, at de ved, hvad der forventes af dem, og hvordan de vil blive evalueret, så de kan arbejde på at forbedre deres færdigheder.

Opkaldoptagelse vil give dig mulighed for at gennemgå telefonsamtaler og identificere måder, hvorpå agenter kan forbedre deres præstation.
Opkaldoptagelse hjælper dine agenter med at lære den bedste måde at håndtere kundeproblemer og løse problemer mere effektivt. Det hjælper også dem med at undgå at gentage fejl i fremtiden. Det samme gælder for supervisorer, der kan bruge optagelser af tidligere opkald til at hjælpe med at træne nye agenter.
Opkaldoptagelse fungerer ved at fange hele eller dele af en telefonsamtale og gemme den i digitalt format. Dette kan gøres for alle opkald eller kun specifikke, som du vil gennemgå.
For at undgå forvirring eller afbrydelse i service, skal du sikre dig, at dine agenter ved, hvornår deres opkald bliver optaget. Du bør etablere en politik for, hvordan optagelser vil blive brugt, samt hvem der vil have adgang til dem.

Du skal sikre dig, at dit kaldecenter overholder alle gældende regler og love.
Overholdelse hjælper dig med at drive en mere effektiv virksomhed ved at give dig ro i sindet ved at vide, at alt er gjort i henhold til loven. Det faktum, at din virksomhed følger de fastsatte regler, viser også dine kunder, partnere og andre interessenter, at de kan stole på dig.
Du kan gøre dette ved at have en skriftlig politik på plads, der skitserer alle kaldecenterets krav og hvordan de vil blive håndhævet. Dine agenter skal også kende disse politikker og være opmærksomme på deres ansvar.
Til sidst skal du huske, at nogle regler kan ændre sig over tid. Du bør regelmæssigt kontrollere for at sikre, at dit kaldecenter stadig overholder dem.

Integration af dit kaldecenter med andre forretningsværktøjer vil strømline dine agenters arbejde og forbedre deres effektivitet.
Integration hjælper dine agenter med at få en bedre forståelse af virksomhedens overordnede forretningsmål og hvordan deres arbejde påvirker andre områder af virksomheden. Det giver dem også mulighed for at samarbejde med forskellige afdelinger, hvilket kan føre til forbedret kundeservice.
Dit kaldecenter kan integreres med andre forretningsværktøjer på en række måder. Du kan bruge API’er til at forbinde forskellige systemer eller middleware til at administrere alle interaktionerne mellem applikationer. Det hele afhænger af de værktøjer, du ønsker at integrere.

Dit kaldecenter skal dække alle de sikkerhedsforanstaltninger, der er nødvendige for at holde både dine data og agenter sikre.
Sikkerhed er vigtig for enhver virksomhed, men det er især vigtig for kaldecenter, fordi de håndterer følsomme kundeoplysninger. Du skal sikre dig, at alle dine systemer er sikre mod uautoriseret adgang, og dine agenter er beskyttet mod cyberangreb.
Du skal have en skriftlig kaldecenter-politik på plads, der skitserer alle dine sikkerhedskrav. Regelmæssig kontrol og opdatering af disse politikker er også påkrævet, når nye trusler opstår, eller når sårbarheder opdages i de systemer, din virksomhed bruger.

Dit kaldecenter skal være tilgængeligt for alle agenter, uanset deres placering.
Det er afgørende for dit kaldecenter at være tilgængeligt for alle agenter, så de kan arbejde fra hvor som helst på ethvert givet tidspunkt. Dette vil give dem den fleksibilitet, de har brug for til at håndtere kundehenvendelser på en rettidig måde.
Brug af en cloud-baseret kaldecenter-løsning vil give dine agenter adgang til alle de værktøjer og ressourcer, de har brug for, uanset hvor de er placeret.

Et IVR-system kan automatisere arbejdsgange og forenkle administrationen af kundeservicesystemer i kaldecenter. Det giver også dine kunder mulighed for at få de oplysninger, de har brug for, uden at skulle tale med en live agent. Hvordan?
Opkaldere lytter til IVR-systemmenuen, svarer ved at trykke på en tast på deres telefoner, og systemet handler derefter i overensstemmelse hermed. Som svar på opkalderens svar giver IVR enten de nødvendige oplysninger (f.eks. ordrestatus) eller dirigerer opkaldet til en passende agent.
Ubegrænset opkaldoptagelser sikrer, at alle dine telefonsamtaler er sikkert gemt på din konto til juridiske, trænings- eller supportformål. Uanset hvilken virksomhed eller industri din virksomhed opererer i, er opkaldoptagelser en af de mest effektive metoder til at løse problemer.
Automatiseret ticket distribution er en help desk-funktion, der automatisk tildeler help desk-billetter til supportagenter baseret på foruddefinerede regler. Forskellige help desks bruger forskellige automatiserede ticket distribution-regler såsom round-robin, ring til alle eller tilfældig tildeling. Det er en funktion, der virkelig kan forkorte løsningstiderne og reducere omkostningerne.
Opkaldoverførsel giver dig mulighed for at dirigere indgående opkald fra dine indgående numre eller lokaler direkte til en operatør, afdeling, gruppetelefonnummer osv. Overførsel af opkald giver agenter og operatører øjeblikkelig adgang til kunder, mens der elimineres tid brugt på at søge efter lokaler og rutingmuligheder.
En agent overfører blot opkaldet til en anden. Som følge heraf behøver kunderne ikke at vente unødigt.
En omnichannel agent desktop viser alle kundeinteraktioner uanset kommunikationskanalen: stemme, chat, e-mail, sociale medier og mere. Dette sikrer, at ingen kundeinteraktion går glip af eller bliver glemt.
Desuden lader en universel indbakke brugere besvare alle indgående meddelelser direkte fra ét sted.
Alle disse funktioner (og mange flere) kan findes i LiveAgent, en alt-i-en kundeserviceplattform. Hvis du vil vide mere om produktet, er du velkommen til at læse alt om det på vores hjemmeside.
Et succesfuldt kaldecenter kræver kaldecenter software, god internetforbindelse, nødvendigt udstyr, fleksibilitet og skalerbarhed, avanceret teknologi, CRM-system, omfattende opkaldsfunktioner, personaliseret oplevelse, erfaret personale, produktivitetsløsninger, fremragende opkaldskvalitet, intern support, ordentlig træning, backup-planer, præstationssporing, opkaldoptagelse, overholdelse af regler, integration med forretningsværktøjer, sikkerhedsforanstaltninger og adgang til virksomhedsressourcer af alle agenter.
Etablering af et kaldecenter kræver, at du dækker alle dine baser. Ved at sikre, at du har alle de vigtige aspekter, der kræves til succes, vil du skabe en mere effektiv operation, forbedre kundetilfredshed og reducere unødvendige omkostninger og forsinkelser.
Det nødvendige udstyr afhænger af dit kaldecenterets størrelse og de værktøjer, der kræves. Du vil sandsynligvis have brug for et telefonsystem, computere til agenter, headsets og software til at dirigere opkald og administrere kundedata. Cloud-baserede løsninger kan kræve mindre hardware end traditionelle kaldecenter.
Der er ingen one-size-fits-all løsning. Det afhænger af dine specifikke forretningsbehov. En cloud-baseret kaldecenter-løsning kan dog ofte give dig den fleksibilitet og skalerbarhed, du har brug for til at vokse dine centeroperationer.
LiveAgent er en cloud-baseret kaldecenter-løsning, der kan hjælpe dig med at dække alle krav, fra opkaldoptagelse til administration af kundedata. Det kan tilpasses til at passe til dine virksomhedens specifikke behov med avancerede funktioner, integrationer og fleksibilitet.

Strømlin dine call center-opsætning med vores ultimative checklist! Lær om mål, værktøjer, onboarding og tips til succes. Start nu!

Bliv i overensstemmelse med vores tjekliste for call center-overholdelse. Lær om netværkssikkerhed, databeskyttelse, PCI DSS og mere!

Opsæt dit call center effektivt med vores omfattende tjekliste. Fra mål til KPI'er, software til bemanding - alt hvad du har brug for til at lancere med succes....