Hvorfor bør du integrere software?

I dag er det normalt at have og bruge mindst ét softwareprogram i en virksomhed, ikke? For et par år siden var det ikke så indlysende; nu er det obligatorisk. Selv tidligere havde virksomheder, der havde kraftfuld software, det som en konkurrencefordel; i dag er det ikke længere en fordel; det er en nødvendighed. Desuden er softwareintegration en nødvendighed i dag.

Det er værd at nævne, at 17% af sælgere nævner manglen på integration med andre værktøjer som den største udfordring i deres job. Denne statistik understreger den kritiske betydning af softwareintegration i moderne forretningsdrift.

Software og hardware

For nogle år siden var det nødvendigt at have dine egne servere, hvor du opbevarede dine systemer, dine oplysninger og data. På denne måde var du “sikker” på, at alt var under din kontrol, på et sted, du ejer.

Denne praksis var den mest almindelige. Der var velkendte installérbar software tilgængelig kun på pc’er. Selv i dag fortsætter mange virksomheder (af alle størrelser) med at bruge installérbar, on-premise software på grund af interne sikkerhedspolitikker eller simpelthen fordi det at ændre denne type systemer i store og bureaukratiske strukturer er noget komplekst og tidskrævende.

Brug af on-premise software installeret lokalt kræver HARDWARE. Og hardware (udover software) er også en investering. Du skal huske på, at det udstyr, du bruger i dag, bliver forældet, og du bliver tvunget til at opgradere det.

Den nye æra

I dag, takket være de berømte cloud-kommunikationsplatforme eller Software as a Service (SaaS) løsninger, behøver du aldrig, aldrig at bekymre dig om at holde dit hardwarerek opdateret med dyre servere, og endnu bedre, du behøver ikke at bekymre dig om sikkerhed.

Hvordan er det muligt? Nå, for at gøre det meget enkelt, tilbyder nogle virksomheder tjenesten med at fungere som din server, men i skyen (via internettet). Så i stedet for at bekymre dig om hardwaren, giver du dem ansvaret for det; og for sikkerhed også, ved at udnytte HØJT anerkendte certifikater. I de fleste tilfælde er disse virksomheder Google Cloud og Amazon Web Services.

Hvad er softwareintegration i første omgang?

Så i det øjeblik, du beslutter dig for at flytte dine operationer til et cloud-baseret softwaremiljø, er der mange systemer, du kan vælge imellem. Og mange nye muligheder er tilgængelige foran dig. En af disse muligheder kaldes softwareintegration.

Det gør det muligt for dig at forbinde værktøjer og systemer, som du normalt ville bruge separat, til én platform. Takket være at forbinde dem, tillader du forskellige løsninger og applikationer at udveksle data og kommunikere med hinanden. Alle data gemmes ét sted; dit team behøver ikke at logge ind på forskellige systemer for at udføre det samme job eller finde de oplysninger, de har brug for.

Mange manuelle eller kedelige opgaver automatiseres, og forretningsprocesser samles. Du kan få det bedste ud af din software og udnytte synergiens kraft ved at kombinere deres bedste funktioner.

Hvordan kommunikerer systemer?

Okay, så hvordan kan disse systemer kommunikere med hinanden? Dette er den vigtigste udfordring ved at have flere softwarestykker. Og det er her, den virkelige brug af API’er (Application Programming Interfaces) kommer ind.

API’er defineres som sæt af procedurer og funktioner, der gør det muligt for forskellige systemer og applikationer at få adgang til data eller funktioner i anden software eller løsning. API er en programmerbar forbindelse mellem talrige værktøjer, der specificerer, hvilke data der kan flyttes fra en enhed til en anden. På denne måde og takket være teknologien kan du automatisere mange, mange processer, som du udfører i dine organisationer ved hjælp af forskellige løsninger.

Lad os se på nogle eksempler:

• Når en prospect bliver en kunde (dette sker i en CRM), vil du have, at systemet skal udløse handling i ERP’en, forberede en elektronisk faktura og sende den til den nye kundes e-mail.
• Hver gang du tilføjer et nyt produkt til din ERP, og lageret er større end 0, vil du have, at systemet skal tilføje det på eBay og Amazon til samme pris, og hver prisændring skal ske automatisk.
• Når nogen afslutter en opgave, skal projektstyrings systemet lade den næste ansvarlige person vide, at de skal starte med den efterfølgende opgave. Ved slutningen af denne proces skal systemet sende dig en automatisk e-mail med en PDF-fil af sammenfattelsen af, hvad der blev gjort, og den tid, som hver af personerne brugte på deres opgaver.

Og der er tusinder og tusinder af andre eksempler.

Hvilke typer software eller systemer kan du integrere?

Som nævnt ovenfor indser virksomheder lidt efter lidt, at de har brug for cloud-baseret software. Men normalt har de brug for flere softwaretyper, hver med ét hovedformål. Software, der gør alt, hvad du har brug for, findes sandsynligvis ikke. Og hvis der er en, er det ikke en god.

Hvis du driver en lille virksomhed, kan du finde software, der tilbyder alle de funktioner, du har brug for. Men hvad jeg mener, er, at en global software, der dækker alt, hvad de fleste virksomheder har brug for, findes ikke. Du skal integrere det med andre værktøjer for at udvide dets funktioner og muligheder.

Dette er de vigtigste typer systemer, der bruges i virksomheder af alle størrelser:

ERP (Enterprise Resource Planning)

Det er hovedaktøren inden for hver organisation, der bruger det. Virksomheder bruger ERP til at gemme data fra mange forretningsaktiviteter, hvor du også har den generelle styring af omkostninger, udgifter, betalinger, indsamlinger, udgiftsstyring, blandt andet som produktion, logistik osv.

Help Desk Software

Help Desk Software er en løsning, der gør det muligt for dig at give dine kunder alle typer support gennem forskellige kanaler. Det skal omfatte e-mailkommunikation, call center, live chat og muligheden for at administrere sociale medier-interaktioner. Alt samlet under ét tag og tilgængeligt i én delt indbakke.

CRM (Customer Relationship Management)

Det er en software, der gør det muligt for dig at etablere relationer med dine prospects, før de bliver kunder, og mens de er dine kunder. Det kan også bruges af dine sælgere til at administrere salgsprocesser. (Eksempel: HubSpot).

BPM (Business Process Management)

Software designet til at hjælpe med at automatisere interne forretningsprocesser og arbejdsgange. BPM-software bruges almindeligvis af mellemstore til store virksomheder. Disse systemer har tendens til at fokusere på langsigtet, løbende analyse og forbedring og giver brugerne mulighed for at kontrollere klarheden af processer og være stadig mere produktive. (Eksempel: KiSSFLOW).

CMS (Content Management Software)

Et CMS-system, der gør det muligt for os at oprette og administrere indholdet på vores hjemmeside, blog, landingssider.

HRS (Human Resources System)

System designet primært til at administrere de nødvendige human resources-processer inden for en organisation, dokumentere aftaler med hver enkelt medarbejder, organisere ferie og mere. Kunne også være anden HR-software, såsom Toggl eller Sparkbay.

Dette er blot nogle få eksempler på softwaretyper, der bruges af virksomheder. De er anført hovedsageligt for at understrege, hvor mange forskellige løsninger der er tilgængelige derude, og hvor forskellige formål de tjener. Hver af disse systemer kan være virkelig komplekse i sig selv, og de vil stadig kræve nogle add-ons eller udvidelser.

Hvad er fordelene ved softwareintegrationer

1. Dataaccessibilitet og synkronisering

Alle data fra integrerede systemer logges automatisk på en valgt platform, hvilket danner en sammenhængende og ren database. Det sker i realtid. Alle nødvendige oplysninger er tilgængelige ved dine fingerspidser.

2. Reducerede omkostninger og tidsbesparelser

Måler du, hvor meget tid dine medarbejdere bruger på manuelle opgaver som at tage noter efter et opkald, udfylde formularer i din CRM, kopiere aftaler lavet via e-mail til din BPM? Hvor meget tid har de brug for at finde de data, de har brug for?

Hvis du introducerer de rigtige softwareintegrationer, vil dine kundeserviceagenter eller sælgere have tid til at fokusere på vigtigere opgaver, der genererer indkomst (lukke handler, krydssalg). Deres arbejde vil være mere effektivt.

Data viser, at medarbejdere bruger 19% af deres tid på at finde ressourcer, dokumenter og oplysninger, der er nødvendige for at udføre deres job.

3. Interaktion mellem forskellige dele af virksomheden

Softwareintegrationer letter synligheden af aktiviteter og interaktioner mellem forskellige afdelinger og teams inden for virksomheden. Alle er bedre informeret, da data er tilgængelig for alle.

4. Historisk analyse fra ét sted

Data indsamlet over tid på forskellige integrerede platforme kan analyseres fra ét sted.

5. Definition og udførelse af nye KPI’er

Ved at have adgang til mere data og oplysninger kan du sætte nye mål baseret på nye indikatorer, der er relevante for virksomheden.

6. Beslutningstagning baseret på brugeradfærd

Integrationen mellem platforme gør det muligt for dig at fokusere på brugere og deres adfærd, da alle data om dine kunder og prospects er tilgængelige ét sted. Du kan give skræddersyet support til de rigtige mennesker, på det rigtige tidspunkt, personliggøre din kommunikation eller kampagner. Der er ingen bedre måde at tilbyde en omnichannel-kundeoplevelse.

7. Bestemmelse af rentabiliteten af kampagner udført på forskellige medier

Da beregningen af rentabiliteten af de udførte kampagner er integreret, er det lettere at kassere det, der ikke virker, og optimere det, der er nyttigt på en hurtig og effektiv måde.

8. Færre fejl

Manuelt arbejde er tilbøjeligt til fejl; mange fejl kan opstå, mens medarbejdere flytter data frem og tilbage gennem forskellige platforme. Softwareintegration reducerer mængden af spredt og overlappende data. Det gør det sikrere at træffe datadrevne beslutninger.

Forbind LiveAgent med dine yndlingsværktøjer og løsninger

LiveAgent tilbyder integrationer med mere end 30 værktøjer og softwaretyper, så du kan tilbyde dine kunder fremragende kundeservice. Integrer din LiveAgent end-to-end help desk med din CRM, CMS, yndlings e-handelsplatforme, e-mailmarketingværktøjer, fakturering og projektstyringsløsninger.