Professionelle emailskabeloner til effektiv håndtering af vrede og klagende kunder

Enhver virksomhed skal fra tid til anden håndtere vrede og klagende kunder. Uanset årsagen til kundeudtilfredshed kan et korrekt og retmæssigt svar gøre en forskel mellem at bevare en frustreret kunde loyal eller helt at miste deres forretning. I betragtning af at 95% af utilfredse kunder har tendens til at dele dårlige oplevelser med andre – enten personligt eller gennem sociale medier/anmeldelsessider – er det absolut nødvendigt at vide, hvordan man håndterer en vred klient og reagerer på en professionel måde for alle, der arbejder i kundevendte stillinger.

Hvordan reagerer du på utilfredse kunder

Når du svarer på en vred kundes email, er der nogle få vigtige punkter at huske og inkludere i din besked:

• Svar så hurtigt som muligt for at undgå spredning af negativt ord-til-mund.
• Undskyld for kundens negative oplevelse, vis empati og forståelse.
• Tag ansvar for det, som din virksomhed måske har gjort forkert.
• Giv en forklaring på situationen, hvis muligt, og sikre, at det ikke sker igen.
• Tilbyd et incitament, en rimelig rabat eller refusion, hvor det er passende.
• Opfordre kunden til at reagere med yderligere spørgsmål, kommentarer eller bekymringer.

8 Kundeserviceemailskabeloner til svar på vrede/klagende kunder

At skrive et undskyldningsbreve er ikke en let opgave. For at håndtere kundefrustrationer og klager glat og ubesværet kan du bruge følgende emailsvarskabeloner til nogle af de mest almindelige problemer, der kan opstå. Glem ikke at personliggøre din besked. Du hjælper ikke din sag, hvis du sender en generisk email til en utilfreds klient. Brug af korrekte og personliggjorte skabeloner til svar på negativ feedback kan hjælpe med at mildne en ru situation.

Kunden havde en dårlig serviceoplevelse

Hej [NAVN],

Tak fordi du kontaktede os. Først og fremmest vil jeg gerne undskylde for din negative serviceoplevelse med vores tekniske supportteam.

Jeg vil gerne lade dig vide, at din klage og feedback giver os mulighed for at forbedre os og betjene vores kunder bedre i fremtiden, så jeg har videresendt din klage til vores kundeservicestyrelseshold til yderligere undersøgelse.

Jeg kan forstå, hvor frustrerende det må have været [hvad kunden oplevede]. Selvom vi stræber efter 100% kundetilfredshed, er det klart, at vi har skuffet i dette tilfælde, men vi vil gøre alt, hvad vi kan, for at sikre, at det ikke sker igen.

Jeg beklager igen din dårlige oplevelse. Lad mig vide, hvis du har flere spørgsmål, kommentarer eller bekymringer.

Med venlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]

Kunden er utilfreds med købet

Hej [NAVN],

Tak for din email. Vi er meget kede af at høre, at du var skuffet over vores produkt. Kan du venligst fortælle os mere om, hvorfor du ikke var tilfreds? Vi vil gøre vores bedste for at løse dine bekymringer.

Hvis varen ankom beskadiget på nogen måde eller ikke som beskrevet – ville vi være glade for at sende dig en erstatning så hurtigt som muligt. Eller hvis du gerne vil fortsætte med en refusion, kan vi selvfølgelig gøre det for dig med det samme.

Lad os venligst vide, hvordan du gerne vil fortsætte, og vores undskyldninger igen for din ubehagelige oplevelse.

Med venlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]

Håndtering af leveringsforsinkelse

Kære [NAVN],

Jeg er meget ked af at høre, at din ordre ikke er ankommet. Jeg forstår, hvor frustrerende det må være for dig. Vi havde ikke til hensigt, at det skulle ske, men på grund af nogle uforudsete omstændigheder oplever vi nogle forsinkelser.

Jeg har sporet din pakke via [fragtmand] og den er i øjeblikket anført som [status]. Hvis du gerne vil tjekke dens fremskridt, kan du bruge dette link: [link]

Kontakt mig venligst med det samme, hvis din pakke ikke er ankommet inden [dato] ved at svare på denne email. Alternativt kan du ringe til mig direkte på [nummer].

Igen beklager jeg oprigtigt for ulejligheden.

Tak for din forståelse,
[DIN SIGNATUR]

Kunden modtog de forkerte varer

Kære [NAVN],

Vi beklager meget forvirringen med din ordre og eventuelle ulejlighed, det har forårsaget. Jeg ved, at en fejl som denne kan være meget frustrerende. Vi forsøger altid at gøre vores bedste for at få vores ordrer rigtige 100% af tiden, men desværre kan fejl nogle gange ske.

Vi har sat din ordre på prioritet, så forsendelsen med de korrekte varer leveres så hurtigt som muligt. Hvis du gerne vil spore pakken, kan du bruge dette link: [link]. Hvis du har spørgsmål i mellemtiden, er du velkommen til at kontakte mig direkte.

Og vi har en lille bøn at stille. Kan du venligst returnere de uønskede varer inden for de næste [antal] dage? Der burde være en selvklæbende porto-betalt returmærkat i kassen.

Tak for din forståelse og samarbejde, og igen beklager vi fejlen.

Med venlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]

Der var intet svar på kundens tidligere email

Kære [NAVN],

Jeg beklager forsinkelsen i at komme tilbage til dig. Vi er på en stram tidsplan lige nu, og det har forårsaget forsinkelsen. Men jeg forstår helt din frustration – din email fortjente et retmæssigt svar.

Som du anmodede, har vi opdateret dine kontoindstillinger og informeret vores tekniske team om det problem, du har med din kontoadministrationsside. Kontakt mig venligst direkte, hvis du oplever yderligere problemer på vores hjemmeside, jeg vil være glad for at hjælpe.

Igen vores undskyldninger for forsinkelsen i svaret. Vi vil fortsætte med at gøre vores bedste for at fremskynde og forbedre vores kundeservicelevering.

Med venlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]

Kunden kræver en undtagelse

Kære [NAVN],

Jeg er meget ked af at høre, at du ikke kunne overholde returvinduet for [navn på vare].

Desværre angiver vores virksomhedspolitik klart, at alle returneringer og ombytninger skal foretages inden 30 dage efter, at din vare er modtaget. For mere information kan du læse vores fulde returneringspolitik på vores hjemmeside her: [link].

Selvom vi ikke længere kan udstede en produktombytning, gerne vi gøre det godt igen ved at tilbyde 10% rabat på dit næste køb. Brug blot denne kuponkode [KODE] ved kassen.

Igen beklager jeg eventuelle ulejligheder, det måtte have forårsaget. Lad mig vide, hvordan jeg ellers kan hjælpe.

Med venlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]

Kunden efterlod en negativ anmeldelse

Hej [NAVN],

Tak fordi du tog dig tid til at give os din feedback. Vi er meget kede af, at din oplevelse med [VIRKSOMHED] ikke svarede til dine forventninger. Vi gerne vil høre mere om din specifikke situation og rette op på tingene, hvis vi kan.

Hvis du ikke ville have noget imod at ringe til os på [nummer], ville det blive meget værdsat. Vi ser frem til at tale med dig og arbejde hen imod at genvinde din tillid og dine forretninger.

Med venlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]

Kunden forlader

Kære [NAVN],

Jeg er virkelig ked af at høre, at du forlader os! Selvom vi gerne ville genvinde din tillid og beholde dig som kunde, forstår jeg helt din frustration, og jeg tilbyder mine dybeste undskyldninger for eventuelle ulejligheder, vi har forårsaget.

Lad os venligst vide, hvis du har yderligere spørgsmål, bekymringer eller kommentarer, eller hvis vi kan være til hjælp på noget tidspunkt i fremtiden. Vi ønsker dig alt det bedste med din virksomhed.

Med venlig hilsen,
[DIN SIGNATUR]

Mestring af kunsten at håndtere udfordrende kunder

I denne video fra Skillsoft YouTube lærer du vigtige teknikker til at håndtere frustrerede kunder:

• Tag det ikke personligt – Husk, at kunden ikke er vred på dig; de er vrede på situationen.
• Lad kunden lufte deres frustrationer – Prøv ikke at afbryde eller modsige kunden, selv hvis du mener, de tager fejl. Konfrontation vil føre til eskalering.
• Lyt og svar med empati – At lytte med åbent sind og udtrykke din forståelse lader din kunde vide, at du anerkender deres problem.
• Svar med positiv hensigt – Hold dit fokus på kunden og følg op på dit ønske om at hjælpe dem.
• Forbliv uafhængig og fokuseret – Ved at fjerne fokus fra dig selv og forblive fokuseret på at forstå og løse kundens problem, er det lettere at forblive uafhængig og ikke blive fanget i et følelsesmæssigt udbrud.
• Bevar en holdning af omsorg og bekymring – Dette hjælper med at nedtrumme kundefrustrationen.

Vigtige takeaways

Håndtering af vrede og frustrerede kunder er en af de mest udfordrende aspekter af kundeservice, men der er beviste måder at lette spændingen og arbejde hen imod en acceptabel løsning:

1. Svar prompte – Hastighed viser, at du bekymrer dig
2. Vis empati – Anerkend deres følelser og frustrationer
3. Tag ansvar – Lav ikke undskyldninger eller skyld på andre
4. Giv løsninger – Tilbyd konkrete trin til at løse problemet
5. Følg op – Sikre dig, at problemet faktisk er løst
6. Personliggør dit svar – Generiske skabeloner er ikke nok
7. Tilbyd kompensation – Når det er passende, vis velvilje med rabatter eller refusioner
8. Hold kommunikationen åben – Inviter til yderligere dialog

Ved at følge disse skabeloner og strategier vil du være bedre rustet til at omdanne frustrerede kunder til loyale fortalere for din virksomhed.