E-mail-kommunikation startede i 1971, da Ray Tomlinson sendte den første e-mail til sig selv. Selvom denne teknologi allerede er over 50 år gammel, sendes milliarder af e-mails hver dag. Nogle gange læser og sender vi dagligt flere e-mails end møder rigtige mennesker. Ikke desto mindre begår vi de samme fejl i e-mail-kommunikation, som vi bør undgå for vores egen skyld. Så hvordan forbedrer vi vores e-mails?
Nedenfor er 10 tips til effektiv e-mail-kommunikation:
1. Vær klar og præcis
De fleste mennesker har for lidt tid på dagen til at læse og svare på e-mails. Brødteksten i e-mailen skal være informativ og direkte. Selv hvis du bruger andre alternativer til e-mail, vil din modtager sætte pris på korte og klare beskeder. Overvej at bruge punktopstillinger eller skrive en separat e-mail for hvert emne, du skal kommunikere med nogen om.
Husk: Lange e-mails suger livet ud af mennesker.
2. Vær høflig
Medmindre du er på god fod med nogen, skal du undgå uformelt sprog, fagudtryk, slang og upassende forkortelser. Tænk på, hvordan din e-mail “føles” følelsesmæssigt. Hvis dine følelser kunne blive misforstået, find en anden måde at formulere dine ord på. Vær venlig, respektfuld og taknemlig.
Vil du vide, hvornår du skal bruge en afslappet, formel, alvorlig eller venlig tone?
3. Brug en klar emnelinjer
På grundlag af en emnelinjer beslutter mennesker, om de skal åbne en e-mail eller ej. Mange mennesker modtager en enorm mængde e-mails, det er vigtigt at beskrive, hvad læseren finder indeni. Din modtagers indbakke gør den første oprydning for dem. Og beskeder uden emnelinjer betragtes som dårlige e-mails og bliver derfor videresendt til spam.
4. Vær opmærksom på stavning og grammatik
Dette er en nem måde at vise, at du bekymrer dig. Prøv at læse din besked højt for at hjælpe dig med at fange eventuelle grammatikfejl eller ubehjælpsomme formuleringer, som du ellers kunne gå glip af.
Tilmeld dig vores nyhedsbrev
De nyeste tips og tilbud direkte i din indbakke.
5. Husk at e-mail aldrig er privat
Din besked kunne blive videresendt til andre mennesker uden dit kendskab. Hvis dine oplysninger er meget fortrolige, skal du sikre dig, at de kommer til den rigtige person.
6. Sæt dit hovedpunkt i begyndelsen
Hvis du besvarer et spørgsmål i en anden persons e-mail, skal du sætte svaret tæt på begyndelsen. De fleste mennesker kan ikke lide at læse lange afsnit for at få hovedpunktet i slutningen af beskeden.
7. Brug SVAR-tasten
Inkluder den tidligere besked, når du besvarer en e-mail. Start ikke en ny e-mail. Denne praksis sparer din tid og din modtagers tid.
8. Vær miljøvenlig
Undgå at udskrive e-mails, når det er muligt. Du vil være i stand til at holde dine kommunikationer bedre organiseret og desuden spare træer.
9. Undgå at RÅBE
Brug ikke alle store bogstaver, det betyder råben. Det er også SVÆRERE AT LÆSE skrevne bogstaver, der alle er samme størrelse, så giv dine læsere en pause.
10. Inkluder din signatur
Skjul dig ikke bag en e-mail og inkluder dit navn. Afslut din besked med “Med venlig hilsen”, “, “Med venlig hilsen”, " eller “Alt det bedste”, " afhængigt af situationen. Glem ikke at skrive navnet på en virksomhed under dit navn eller dele dit digitale visitkort.
Afsluttende tanker
Indse, at når din besked er sendt, er det umuligt at tilbagekalde den. Ved at sende den forkerte besked til nogen kan du beskadige og ødelægge din forretning eller karriere. Dobbelttjek altid din besked og modtagerlinjen før du sender en e-mail. Det er også en god idé at oprette en ny e-mail-konto dedikeret til outreach og klientkommunikation.
