Sådan takker du høfligt nej

Dybt nede er det menneskelig natur at blive elsket og søge bekræftelse fra andre. Men desværre, så hårdt som vi prøver, skal vi nogle gange være uenige eller nægte at gøre noget og sige nej til personen på den anden side. Dette kan være utrolig svært for de mennesker, der frygter modreaktioner og gerne vil blive elsket af alle. Så her er nogle få måder at høfligt takke nej på, uanset om det er til arbejde såsom kundeservice eller enhver anden daglig situation.

Disse fungerer i e-mails, virkelige samtaler, over telefonen, på en chat-app eller enhver anden situation, hvor du skal takke nej til nogens anmodning.

Undskylde først

Dette kan virke som et mærkeligt råd, især hvis du objektivt ikke har gjort noget forkert. Men at sige undskyld før at sige nej har visse fordele. For det første lader du den anden person vide, at der kommer dårlige nyheder. For det andet viser du empati, som kan mildne selv de hårdeste slag. Sådan takker du simpelthen høfligt nej.

Jeg er ked af det, men vi måtte afslå din anmodning om at flytte til en anden afdeling.

Gå ikke uden om problemet

Hvis du skaber et udførligt svar på nogens spørgsmål bare for at afslå deres bøn, kan to ting ske.

For det første kan de tro, at du lyver på grund af hvor detaljeret dit svar er.

For det andet vil de finde en måde at overtale dig til at sige ja ved at finde en smuthul i dit svar.

Så i stedet for at skrive et helt ansøgningsafslag, gør det hurtigt og smertefrit. Det vil være mere ærligt, og der er mindre chance for, at der opstår en diskussion senere.

Så i stedet for: “Jeg er ked af det, men jeg kan ikke køre dig til stationen i morgen, fordi min datter har svømmetime, og hvis hun går glip af det, er hendes chancer for at komme til statsmesterskabet i fare.”

Sig simpelthen:

Jeg er ked af det, men jeg kan ikke hjælpe dig, jeg har noget planlagt til i morgen.

Brug det rigtige ord

Nogle gange kan beskønnelse gøre mere skade end gavn. I stedet for at finde måder at mildne slaget på, skal du gå videre og bruge det rigtige ord med personen, du taler med.

Nej, jeg er bange for, at jeg ikke kan gøre det for dig.

ELLER

Det er ikke muligt i øjeblikket.

ELLER

Jeg ville hellere ikke komme i den slags situation.

På denne måde vil personen, der lytter, ikke have nogen tvivl om, at dit svar er negativt. Dette er den nemmeste løsning af dem alle, men samtidig den mest risikabel, fordi du kan virke direkte eller for ligetil.

Sig NEJ to gange, hvis du skal

Nogle gange vil mennesker blive ved med at insistere efter at have hørt dig takke nej første gang. De kunne tro, at det er muligt at ændre mening eller at efter nok overtalelse kan du give efter. Bekræft simpelthen (og høfligt) dit negative svar igen.

Som jeg sagde, er jeg bange for, at jeg ikke kan hjælpe dig i øjeblikket.

ELLER

Som jeg tidligere nævnte, giver vi ikke rabatter til seniorer.

Videresend dem til nogen anden

En situation, hvor mennesker ikke har noget imod at høre nej, er når du sender dem til nogen anden, der måske kan være mere til hjælp. På den måde vil de ikke tænke på det som afslag, snarere som hjælp til at få det, de virkelig har brug for. Selvfølgelig skal du først sørge for, at personen, du sender dem til, kan udføre den faktiske opgave.

Jeg kan ikke hjælpe dig i øjeblikket, da jeg ikke er ekspert i skat, men Susan fra regnskabsafdelingen kan give dig en hånd.

ELLER

Selvom jeg ikke kan løse dette problem med det samme, kan jeg forbinde dig med nogen fra kundeservice, der kan hjælpe dig.

Spejl deres anmodning

Når vi taler om empati, er en af de bedste taktikker til at slippe af sted med et negativt svar at antage samme position som dem. Hvis det er en vanskelig situation (eller person), du har at gøre med, kan dette hjælpe med at få dit svar til at virke ikke så negativt. Ligesom det tidligere scenarie starter du pænt, før du nægter.

Du har ret, vi tog for lang tid, da vi behandlede din anmodning. Men jeg kan ikke hjælpe dig i øjeblikket.

ELLER

Det er sandt, at vi ikke har gjort nok for din sag. Men jeg tror ikke, vi kan virkelig hjælpe dig med din anmodning.

Tilbyd et alternativ

Ja, at få nej som svar vil ikke føles særlig godt for personen på den anden ende. Men hvis du giver dem et alternativ, der virker lige så godt, vil de sandsynligvis acceptere afslaget meget bedre.

Jeg er bange for, at jeg ikke kan give dig rabat på en premium-plan, men jeg kan give dig endnu en måned gratis prøveperiode.

Dette er ikke altid en mulighed, da der nogle gange ikke er nogen alternativ mulighed. Husk også, at at give et alternativ kan åbne op for mere unødvendig diskussion.

Kom tilbage til dem

Ofte er nogens anmodning bare ikke mulig at opfylde med det samme. Du ved måske ikke, om det er muligt, du har brug for en anden persons godkendelse, eller det kunne være noget helt tredje. I disse situationer skal du fortælle personen, at du vil tjekke og komme tilbage til dem på et senere tidspunkt. Selvfølgelig skal du sørge for faktisk at komme tilbage til dem.

Jeg kan ikke fortælle dig, hvor din forsendelse er i øjeblikket, men jeg vil tjekke det og lade dig vide i morgen, hvis det passer dig.

ELLER

Selvom jeg ikke kan hjælpe dig i øjeblikket, kan du komme tilbage i morgen og se, om vi har flere af de sko på lager.

Virkelig eksempel: Hvordan takker du høfligt nej til en invitation?

Lad os se på et specifikt eksempel. Hvordan takker du høfligt nej til en bryllupsinvitation? Hvis du ikke kan deltage i et bryllup, eller måske du ikke gerne vil komme til et bryllup, kan det ofte være en kamp at finde ud af, hvordan du høfligt takker nej til bryllupsinvitationen.

Sådan takker du høfligt nej til en bryllupsinvitation - eksempler:

Tak skal du have for invitationen. Desværre kan jeg ikke deltage. Tillykke til jer begge. Hav en dejlig dag!

ELLER

Jeg er ked af det, men jeg kan ikke komme personligt. Ville elske at fejre med jer begge, når vi får chancen. Anyway, tillykke til jer begge!

Konklusion

At sige nej eller høfligt takke nej er en af de sværeste ting at gøre, uanset situationen, personen eller sproget. Disse tips vil hjælpe dig med at sige NEJ lettere og undgå ubehagelige situationer med personen på den anden side. Hvis du gerne vil lære mere, kan du tjekke vores artikel om kundemeddelelser for yderligere viden.

Opdag på egen hånd

Viden er magt, men kun når du sætter den i praksis. Test alt i vores akademi direkte i LiveAgent.

|

|