Prøveperiode
  • Academy
  • Gratis Vidensbase-software

Gratis Vidensbase-software

En fælles udfordring, som virksomheder står over for i dag er; styring af kommunikation og interaktion med kunder, samt forbedring af intern kommunikation mellem afdelinger og inden for bestemte teams.

Der er en fremskyndet vækst af nye teknologier. Dokumentationsstandarder er blevet et integreret element i enhver voksende organisation. Hele virksomheden skal følge med; de samme processer, opererer med de samme termer og holder alle vitale ressourcer ét centraliseret sted. Disse ressourcer skal være tilgængelige for alle autoriserede enheder.

For at hjælpe virksomheder med at overvinde denne vigtige udfordring blev begrebet videnbaser født. Denne løsning fungerer som en kilde til pålidelig information for en organisation og dens kunder. Enhver proces kan styres eller dokumenteres fra videnbase. For eksempel alt fra produktkrav til mødereferater.

Kunder ønsker ofte selv at finde svar på deres problemer. De foretrækker at bruge hjælp fra tekniske supportrepræsentanter som en sidste udvej. Derfor er det vigtigt at give disse mennesker ressourcerne til at løse deres problemer.

Faktisk er det sandsynligt, at 53 % af de voksne, der bruger internettet, vil opgive en onlinebestilling; hvis de ikke uafhængigt kan finde et hurtigt svar på deres spørgsmål (Forrester).

Det er derfor en vidensbase, uanset om den er betalt eller en gratis videnbasesystem; er et grundlæggende element i enhver organisation, der ønsker at give den bedst mulige kundeoplevelse. Det bør prioriteres endnu højere for virksomheder, der er i en fase med accelereret vækst. Implementeringen af ​​et gratis videnbaseværktøj kan have en betydelig indvirkning på; kundeoplevelsen, kundetilfredsheden og som følge heraf på virksomhedens bundlinje.

En vidensbase – hvad er det?

En vidensbase er en speciel type database, der tillader tilstrækkelig styring af information i en virksomhed. Vidensbase software giver virksomheder mulighed for at; indsamle, organisere og gendanne data relateret til en organisation og dens processer på digital vis.

En vidensbase er et centraliseret lager af information, som afhængigt af den anvendte løsning til at implementere det; tilbyder forskellige funktioner til både at indsamle informationen og formidle den blandt sine brugere.

Generelt set er en vidensbase, uanset om den er oprettet ved hjælp af gratis vidensbasesoftware eller en betalt løsning; en dynamisk ressource snarere end et statisk sæt med information. Det kan redigeres internt af ledere eller kundeserviceagenter. Ydermere eksternt af kunder, brugere eller fællesskabsmedlemmer, der deltager i kundeforumdiskussioner.

Nu om dage bliver kunderne mere og mere engagerede i proaktiv kommunikation med brands. Ifølge Forrester, har 81 % af de voksne der bruger internettet brugt; vidensbaser og FAQ-sider for at finde svar på deres spørgsmål.

gratis videnbasesystem - LiveAgent

Et gratis videnbaseværktøj fungerer som en kilde til information om forskellige aspekter af et bestemt produkt eller en bestemt tjeneste. Såsom løsninger på diverse tekniske problemer, fejl rapporteret af værktøjer, manualer, avancerede tutorials, tips, beskrivelser af systemopdateringer osv. Takket være dette er kunderne i stand til at bruge produkter/tjenester mere effektivt. Det er ikke nødvendigt at tage udgangspunkt i teknisk support eller kundeservicemedarbejdere.

Hvordan fungerer vidensbase-software?

Vidensbase-software handler om at dele og opbevare akkumuleret kollektiv erfaring og viden. Det har også til formål at præsentere og beskrive alle de teknikker, processer og operationer, der bruges i organisationen.

En videnbase hjælper med at give kunder og brugere hurtige løsninger på almindelige problemer. Gennem en intuitiv WYSIWYG-editor hjælper denne løsning med at indsamle, organisere og udgive ressourcestærke oplysninger; som så gør det tilgængeligt for brugere, teams og kunder.

Et topbedømt gratis videnbasesystem system vil give virksomheder et sæt værktøjer. Virksomhederne kan derefter bygge deres egen interne portal og tilpasse den ud fra alle interessenternes behov. Sådanne løsninger forenkler mange opgaver som f.eks. oprettelse af videnlager, kategorier og artikler, sikring af videnbevarelse og øget teamproduktivitet. De garanterer også sikkerheden af ​​artiklerne. Dette er takket være konfigurerbar autorisation i henhold til blandt andet brugergrupper, funktioner og afdelinger.

I alle pålidelige løsninger kan artikler skabes ud fra andre komponenter. Såsom arbejdsgang, hændelseshåndtering og problemhåndtering.

Søgemekanismen er pålidelig og giver brugerne mulighed for at finde svar, der findes i videnbasen med det samme. Dette sparer en masse tid. Ellers ville serviceagenter skulle bruge det på at besvare simple spørgsmål. Det giver dem derfor flere muligheder for at hjælpe kunder med komplekse problemer.

Knowledge Base / Customer Portal Demo | LiveAgent

Must-have-funktioner i topbedømt gratis videnbasesoftware

Som nævnt ovenfor er der snesevis af videnbasesystemer på markedet. Men som med alt andet, er der nogle pålidelige løsninger, og der er nogle, der ikke lever op til dine forventninger. Hvordan kan du skelne dem fra hinanden?

Når du vælger vidensbasesoftware, selvom det er et gratis vidensbaseværktøj; så sørg for, at det giver dig mulighed for at udføre følgende handlinger:

  • Oprette og organisere artikler, der giver effektive svar på ofte stillede spørgsmål.
  • Understøtter oprettelse af en artikel på forskellige sprog og præsenterer indholdet i henhold til brugernes præferencer.
  • Nem oprettelsesproces. 
  • Deler viden i forskellige selvbetjeningsportaler tilpasset hver brugerprofil, hvis nødvendigt.
  • Administrerer separate artikler inden for en videnbase i henhold til emner, afdelinger, produkter og tags.
  • Forsyner sin egen teksteditor såsom LiveAgent’s WYSIWYG editor. Tillader således formatering af artikler i henhold til en organisations egne specifikke standarder. 
Vedhæftet fil i artikler - Rediger artikel

  • Gør det muligt at skabe en personlig videnbase i henhold til hver virksomheds særlige brandingretningslinjer.
  • Holder indholdet opdateret og relevant gennem en artikelgennemgangsproces med en godkendelsesfase.
  • Administrerer sikkerheden af ​​artikler ved at tilbyde kontrol over visning, redigering eller ekskludering af dem.
  • Integrerer med andre løsninger leveret af samme virksomhed, som LiveAgent f.eks.
  • Giver dig mulighed for at oprette og administrere Wikier, såvel som sider indlejret i dem, ved at bruge tags.
  • Giver notifikationer i appen.
  • Tillader, at invitationer sendes til teammedlemmer via e-mail.
  • Giver mulighed for at tildele forskellige roller og tilladelser til medarbejdere.
  • Gør det muligt for brugere at gennemfører drøftelser ved hjælp af kommentarer.
  • Gør det muligt for brugere og kunder at skrive deres egne indlæg for at hjælpe hinanden.
  • Tilbyder genanvendelige sideskabeloner.
  • Har en effektiv videnbase søgemaskine.

Fordele ved at bruge et gratis videnbaseværktøj 

Et velanvendt og veludviklet gratis videnbasesystem kan; forbedre kundeserviceagenternes ydeevne betydeligt og påvirke kundetilfredsheden positivt.

Fordelene ved at implementere en videnbase kan opdeles i to grupper; nemlig forretningsfordele og kundefordele, i nedennævnte liste.

Kundefordele:

  • Løsningstiden er meget hurtigere.
  • Support og assistance tilgængelig 24/7.
  • Brugere kan selv finde svar på deres spørgsmål.
  • Løsningen opfylder kundernes behov.

Forretningsmæssige fordele:

  • Offline hjælp kan ydes til en relativt lav pris.
  • Pålidelig kundeservice og pleje kan tilbydes.
  • Intern videnbase – deling inden for virksomheden anbefales.

Lad os diskutere de seks fordele ved at implementere  gratis videnbase software (eller en betalt version.)

1. At give nøjagtige oplysninger for at løse kundeproblemer

En veldesignet og korrekt vedligeholdt videnbase øger ydeevnen og reducerer den tid, der bruges på at søge efter løsninger på kundeforespørgsler. Med optimering kan alt findes på få sekunder. Dine kunder vil også være i stand til at søge efter svar på deres spørgsmål ved at bruge bestemte kategorier eller filtre. Dette vil fremskynde løsningen af ​​deres problemer og forbedre deres opfattelse af dine tjenester.

2. At hjælpe kunder trin for trin på en effektiv og forenklet måde

Enkelheden gør det nemmere for kunder og serviceagenter at finde de rigtige løsninger på almindelige eller gentagne problemer. Man kan blive fristet til at skabe en bred kategori af selvbetjeningsindhold, men det er normalt en fejl. Ved at beskrive komplekse aspekter inden for en videnbaseartikel eller tagging af forskellige poster med de samme etiketter; gør det det svært og forvirrende for alle brugere hurtigt at løse deres problemer.

At bruge en konsistent og letforståelig skrivestil i etgratis vidensbaseværktøj er meget nyttigt til:

  • Vejledning af klienten trin for trin.
  • Undgå brug af teknisk jargon.
  • Få din klient til at føle sig forbundet med dit brand eller produkt.

3. Konstant indsamling af kundefeedback

En effektiv måde at forbedre dit produkt eller din service på er at indsamle kundefeedback dagligt og handle ud fra dine resultater. For at gøre det skal du udnytte en database, der er blevet oprettet baseret på; vital information, som disse brugere deler. Men hvordan får du kundernes feedback?

Det er jo ikke raketvidenskab. Svaret ligger i blot at spørge dine kunder om, hvad de synes. Dette er en indsigtsfuld metode, som du kan anvende gennem:

  • Overvågning af poster, der er offentliggjort på kundeportalen (som er en del af enhver pålidelig videnbase)
  • Spørgsmål og svar (Ofte stillede spørgsmål)
  • Online undersøgelser via e-mail eller live chat.

Undersøgelsesmails skal udsendes med en interessant og iøjnefaldende emnelinje, der fanger og fastholder læserens opmærksomhed. Dermed øges muligheden for at modtage feedback.

Og så er nøglerne til succes:
  • At gøre behørigt brug af de oplysninger, der er blevet indsamlet.
  • Tilpasning af videnbasen for at sikre kundetilfredshed.

4. Fokus på kundernes prioriteter

Supportdrift skal være en del af en strategi, der tilstræber effektiv styring og support af kunderelationer.

Ved at aktivere brugen af ​​forudsigelige analytiske værktøjer er det muligt at:
  • Analyser tendenser inden for kundeforespørgsler.
  • At forudse, hvad brugerne ønsker og har brug for.
  • Levere praktiske tjenester og information i realtid.

5. En knowhow-strategi til at levere konsistente svar fra et veludviklet kundeserviceteam

En videnbase bør bruge strategiske og detaljerede oplysninger og indeholde forenklet indhold, så kunderne nemt kan finde det, de har brug for.

Det er tilrådeligt at undgå at proppe store mængder information ind i databasen; da dette sandsynligvis vil være spild af tid. Deling af relevante data kan forbedre ydeevneniveauet for din tekniske supporttjeneste i stedet for at distrahere læsere. Hvis selvbetjeningsindhold er godt klassificeret, er det meget nemmere for enhver bruger at få adgang til det. Desuden bidrager til opfattelsen af ​​din virksomhed som en stor tjenesteudbyder.

Et stykke pålidelig gratis videnbasesoftware skal gøre dig i stand til at foretage en analyse for at bestemme aktuelle tendenser. Spor således, hvad kunderne oftest leder efter. Med denne funktion kan du opdatere de angivne oplysninger og optimere resultaterne, så du er i stand til at give kunderne de løsninger, de leder efter. Anvendelse af denne strategi giver fordele, der omsættes til øget effektivitet og succesfuld levering af exceptionel og konsistent kundeservice.

Gratis videnbasesoftware: Bbedste fremgangsmåder

Oprettelse af en vidensbase, selv når du bruger et gratis vidensbasesystem, er normalt en ganske simpel opgave. Men især når du lige er startet, kan du få brug for nogle tips til at starte med. Nedenfor er nogle af de bedste fremgangsmåder, som du bør følge for at skabe et banebrydende videnbasesystem.

Gør det enkelt

Ideelt set bør en videnbase bygges gennem ekspertisen fra et team af veluddannede serviceagenter. Du skal dog huske på, at ikke alle, der vil få adgang til og bruge denne selvbetjeningsdatabase, er eksperter. Så sørg for, at terminologien er veldefineret ved at bruge et klart og enkelt sprog.

Prioriter information

Det ville være fantastisk, hvis du kunne samle al viden i din organisation i én videnbase. Men i betragtning af mængden af ​​data, der skulle administreres er det ofte ikke muligt. Derfor er det tilrådeligt at prioritere de lagrede oplysninger ud fra de mest almindelige brugerforespørgsler. På denne måde kan du begynde at skabe en vidensbase med kun de mest nyttige oplysninger.

Giv dit team de rigtige værktøjer

Egenskaberne ved en videnbase kan variere fra virksomhed til virksomhed. En uordentlig ophobning af information kan nogle gange skabe forvirring. Sørg for at al information er organiseret og opdateret; du bør oprette og automatisere din vidensbase ved hjælp af dedikeret software, der tilbyder pålidelige funktioner. På denne måde vil du nemt kunne centralisere og effektivisere adgangen til viden i din organisation.

Sådan vælger du den bedste gratis videnbasesoftware

Du bør overveje følgende faktorer for at finde den bedste gratis videnbasesoftware til din virksomhed;

  • Hvor mange kundeforespørgsler modtager din virksomhed dagligt?
  • Stiller kunder gentagne spørgsmål?
  • Hvordan rapporteres komplekse problemer af kunder/brugere?
  • Ville du være i stand til at sætte en eller to medarbejdere til at administrere indholdet af videnbasen?
  • Har du allerede nogle videnbase-lignende artikler?

Baseret på dine svar, lav markedsundersøgelser ved blot at søge på Google. Den anden mulighed inkluderer rådgivning vedrørende vurderingssoftware for at finde de bedst egnede løsninger. Bedst bedømte gratis videnbasesoftware vil tilbyde løsninger til virksomheder i alle størrelser og fra alle brancher. Derfor er det bare et spørgsmål om at definere dine prioriteter og lægge et budget. Selv når du bruger et gratis videnbasesystem.

Opdag på egen hånd

Viden er vigtig, men kun når den bliver omsat i praksis. Test alt, hvad du lærer i vores akademi lige indeniLiveAgent.

LiveAgent 2021 | Better Customer Service Starts Today

Try out LiveAgent for FREE

Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a 14-day free trial right away!

FREE TRIAL
{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQSide”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Spørgsmål”, “name”: “Hvad er en videnbase?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Svar”, “text”: “En vidensbase er et centraliseret lager af information, som afhængigt af den løsning, der bruges til at implementere den, tilbyder forskellige funktioner til både at indsamle informationen og formidle den blandt sine brugere.” } }, { “@type”: “Spørgsmål”, “name”: “Hvad er kundefordele ved at bruge et videnbaseværktøj?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Svar”, “text”: “Kundefordele ved at bruge en vidensbase inkluderer hurtig løsningstid, 24/7 support og opfyldelse af kundernes behov.” } }, { “@type”: “Spørgsmål”, “name”: “Hvordan fungerer videnbase software?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Svar”, “text”: “Vidensbasesoftware handler om deling og lagring af akkumuleret kollektiv erfaring og viden. Den har også til formål at præsentere og beskrive alle de teknikker, processer og operationer, der bruges i organisationen.” } }] }
Back to Academy Create account for FREE

Our website uses cookies. By continuing we assume your permission to deploy cookies as detailed in our privacy and cookies policy.

×
Schedule a one-on-one call and discover how LiveAgent can benefit your business.

We’re available on multiple dates

Schedule a demo