Gratis Call Center-software

Hvad er det, og hvordan kan din virksomhed drage fordel af det?

Mange kunder foretrækker stadig at ringe til kundesupportrepræsentanter, når de har brug for at få deres problemer løst hurtigt. Så hvis du ønsker at yde fremragende kundeservice til dine kunder, skal du bygge et virtuelt callcenter det er en fantastisk måde at komme i gang på.

Etablering og vedligeholdelse af din egen kontakthub er nemmere, end du tror. Du skal bare have hjælp fra nogle af de bedst vurderede callcenterværktøjer på markedet. Ved at bruge noget af det bedste call center-software, kan det hjælpe dig med at strømline dine operationer og fjerne kaosset ved din telefonsupportindsats for altid. Et stykke gratis opkaldslogningssoftware til din helpdesk kan være lidt sværere at finde. Det er dog bestemt det værd, hvis du kan finde en, der passer til din virksomheds behov.

Lad os nu kaste et blik på, hvorfor callcentersoftware er vigtig at bruge. Desuden hvordan du kan få mest muligt ud af det, uanset om du vælger et betalt eller et gratis automatisk opkaldssystem.

Callcentersoftware – hvad er det?

Dengang var det kun store virksomheder, der havde råd til at have deres egne call-centre. Men med udbredelsen af ​​cloud-baserede løsninger og automatiserede opkaldssystemer er dette ikke længere tilfældet. Takket være opkaldssoftwaren kan du nu oprette din egen virtuelt callcenter. Ingen komplicerede installationer, hardware eller behov for lokal lagerplads. Hvordan er det muligt?

I bund og grund er callcentersoftware en dedikeret løsning, der giver agenter mulighed for at foretage og modtage opkald samt få adgang til nødvendige oplysninger. Såsom opkaldshistorik for at forbedre den samlede kundeoplevelse. Det er typisk et cloud-baseret værktøj, der integreres med eksisterende telefoner og andre applikationer (CRM, billetsalg). Disse er afgørende for virksomhedens daglige drift.

Den mest populære brug af callcentersystemer er at tilbyde support. Det er dog ikke den eneste grund til at implementere sådanne løsninger. Hvis dine agenter skal håndtere mange telefonsamtaler, så har de brug for et kraftfuldt system til at hjælpe dem. Det er her et top call center-software kommer til nytte. Det giver dit team mulighed for at organisere og administrere alle aspekter af indgående og udgående telefoninteraktioner.

Ved at bruge denne form for software, kan dine agenter gemme vigtige detaljer, kontaktoplysninger og kundehistorik på ét sted og også gøre god brug af de tilgængelige data. Vi når også til fordelene ved at bruge denne type løsning senere, men lad os nu fokusere på, hvordan et callcenter-software fungerer.

Hvordan fungerer callcentersoftware?

Som allerede nævnt er callcentersoftware,gratis eller betalt, en vigtig del af enhver kontakthub. I mange tilfælde giver det blot en integration med en VoIP-udbyder: en kraftfuld løsning, der bruger internettet (i stedet for en fastnetforbindelse) til at foretage og modtage opkald.

Derefter, for at et VoIP-system kan fungere korrekt, skal det være i stand til at udnytte en virtuel privat filialcentral (PBX). Denne fungerer som omstillingsstation for telefonsystemer og gør det muligt at dirigere opkald mellem brugere eller uden for din organisation. Kort sagt, softwareudbydere kan nemt arrangere det mod et månedligt gebyr.

Det virker måske ikke sådan i starten, men software som denne er essentiel, hvis du har et stort kundesupportteam og håndterer mange opkald på daglig basis. Derfor bør du præcist gennemgå, hvilke tjenester og funktioner der er inkluderet i callcentersystemet, som du overvejer, især hvis du vælger et stykke gratis automatiseret opkaldssoftware.

I de fleste tilfælde, når du implementerer et callcenterværktøj, behøver du bare at vælge en VoIP-udbyder, tilslutte agentenheder og begynde at besvare opkald. Så enkelt er det.

Men alligevel, skal du stadig vælge mellem et simpelt callcenterværktøj, der kan integreres med andre løsninger, eller en omnichannel supportløsning, der har en callcenterfunktionalitet. For at forstå forskellen, lad os tage et kig på nogle forskellige typer opkaldssoftware – både gratis og betalt.

Forskellige slags callcenterløsninger

Det burde ikke komme som en overraskelse, at der findes forskellige typer callcenterløsninger på markedet.

Vi må først erkende forskellen mellem lokale callcentre og virtuelle systemer. Som navnet antyder, er alt i et lokalt callcenter placeret “på stedet” – om det så er software, hardware, servere og endda kundesupportteamet. Virtuelle callcentre, på den anden side, udnytter VoIP og cloud-baserede løsninger til at lade dig drive dit callcenter fra bogstaveligt talt hvor som helst i verden.

Nu om dage er callcentre ofte kategoriseret som:

• Indgående callcentre designet til at modtage indgående opkald.
• Udgående callcentre fokuserede på udgående opkald. Normalt arbejder agenter med en kontaktliste over eksisterende og/eller potentielle kunder, som de ringer til.
• Multikanal kontaktcentre, der dækker flere kanaler. Sådanne centre bruger stadig telefonopkald som en af ​​deres kommunikationskanaler, som er en del af en større række af kommunikationsværktøjer.
• Omnichannel-kontaktcentre tager multikanalsupport til næste niveau. De tilbyder en samlet kundeservicestrategi på tværs af alle kanaler, normalt takket være et enkelt værktøj, der er i stand til at samle al kommunikation under samme tag.

Endelig sondres der også mellem betalt vs gratis opkaldssoftware.

Gratis vs betalte callcentre – forskellene

Det er ikke alle callcenterværktøjer der har de samme funktioner. Desuden har softwareudbydere også forskellige prismuligheder, herunder gratis callcenter-softwareplaner, afhængigt af dine behov. Det er vigtigt at indse, at forskellige løsninger kommer med forskellige funktioner og begrænsninger, og at det er op til dig at vælge den bedste opkaldssoftware til dine behov. For at træffe et informeret valg, er det nok en god ide at undersøge alle de tilgængelige muligheder først.

Med gratis callcentersystemer kan du stadig nemt ringe op og besvare alle dine opkald, inklusive interne opkald mellem agenter.

Yderligere funktioner såsom opkaldsoptagelse og rutestyring vil variere eller være underlagt visse begrænsninger. For eksempel kan et stykke gratis opkaldslogningssoftware til din helpdesk hjælpe dig med at gemme oplysninger om dine opkaldere. Der kan dog være en begrænset billetsøgningshistorik eller et begrænset antal telefonnumre, som du kan bruge i softwaren. Hvis du er interesseret i at bruge mere avancerede funktioner eller ikke har nogen begrænsninger, bør du se på betalte planer i stedet for.

I modsætning til gratis automatiseret opkaldssoftware passer betalingssystemer bedre til større virksomheder, der håndterer mange opkald og stræber efter at tilbyde enestående kundesupport både over telefonen og på tværs af andre kanaler. Der er en række forskellige løsninger at vælge imellem, og de er ikke nødvendigvis alle specielt dyre. Du skal blot overveje alle dine behov, og mindst afprøve et par forskellige værktøjer med gratis prøveperiode perioder, og tage højde for alle fordelene & ulemper, som du kan finde.

Fleksibiliteten til at opfylde forretningskrav gør Live Agent til den foretrukne gratis callcentersoftware til små virksomheder, soloprenører og nystartede virksomheder.

Fordele ved at bruge gratis callcenterværktøjer

Bare rolig, hvis dit budget ikke dækker omkostningerne ved at bruge den bedst rangerede callcentersoftware. De bedste call center værktøjer kommer i forskellige former og størrelser. Der er stadig meget, du kan gøre med et stykke gratis opkaldslogningssoftware til helpdesk. Så hvad er fordelene ved at bruge gratis callcentersoftware?

Forbedret produktivitet

Dine agenter kan hjælpe opkaldere mere præcist og effektivt, hvis de kan tage imod opkaldene og have adgang til vigtige kundedata ét sted.

Mere gennemsigtighed

Når de ringer til en virksomhed, forventer mange kunder, at agenterne ved, hvem de er, og hvordan de tidligere har været i kontakt med supportteamet. Et stykke opkaldslogningssoftware til helpdesk kan gøre det nemmere for hele teamet at tjekke historiske data med blot et par klik.

Øget kundetilfredshed

Dybest set, jo mere dine agenter ved om hver enkelt opkalder, jo bedre kan de hjælpe dem. Dette er med til at opbygge relationer og loyalitet, hvilket vil forbedre omsætningen i det lange løb.

At have en række kraftfulde funktioner til din rådighed

Selvom gratis callcentersoftware kommer med visse begrænsninger, er der stadig masser af funktioner, som du kan udnytte. Såsom optagelse af opkald til træning og juridiske formål.

Lavere omkostninger

Lad os se det i øjnene. Når det kommer til gratis callcentersystemer, er prisen (eller mangel på samme) en af ​​de største fordele. Muligheden for at holde dit callcenter velorganiseret og få adgang til alle systemets funktioner uden omkostninger tæller bestemt som en fordel.

Nem implementering

Du kan konfigurere gratis opkaldssoftware med blot et par klik og begynde at modtage opkald næsten øjeblikkeligt.

Fjernarbejde

Med virtuelle callcenterløsninger kan dine agenter være placeret hvor som helst. Så længe alle er forbundet til internettet, kan dit team nemt besvare og foretage opkald fra enhver enhed og ethvert sted.

Skalerbarhed

Selv gratis callcenterværktøjer kan skaleres med din virksomhed. Hvis og når du har brug for at tilføje flere agenter, telefonnumre eller funktioner, kan du opgradere din løsning til et betalt abonnement.

Bedste praksis for callcentersoftware

Tag ikke fejl: At få mest muligt ud af et stykke callcenter-logningssoftware til helpdesk handler ikke kun om at vælge den rigtige. Der er andre ting, du kan gøre for at få mest muligt ud af værktøjet, uanset om det er betalt or eller gratis callcentersoftware. 

• Udnyt softwareintegration. Det er ingen hemmelighed, at callcentrene bruger cloud-baserede, integrerede værktøjer til at administrere og synkronisere kundedata. Faktisk eliminerer afhængighed af integrerede systemer chancen for at miste vigtig information eller begå en fejl, når du indtaster data manuelt i forskellige systemer på samme tid.
• Overvej at forberede callcenter-scripts. Relevante scripts kan hjælpe dine agenter med at blive mere sikre på telefonen, især hvis de lige er begyndt at arbejde i et callcenter. Sørg for at opdatere dine scripts nu og da, for at holde dig opdateret og bevare et nyt syn på alting.
• Sæt specifikke mål for dine callcenter-agenter. Med det rigtige callcentersystem kan du nemt spore dine agenters præstationer. At sætte mål for alle kan ikke kun øge holdånden, men kan også tilskynde agenter til at holde hinanden ansvarlige for deres resultater.
• Stræb efter at reducere ventetiden. I dag har kunder en tendens til at være utålmodige og uvillige til at vente på hjælp, når de kontakter kundesupportagenter. Sørg for, at du har nok teammedlemmer til at klare kundernes efterspørgsel.
• Udnyt kundedata. At give personlige hilsner og hurtig assistance giver dig chancen for at vinde opkalderens gunst. Call center-software kan nemt udstyre dig med relevant information om dine opkaldere, især hvis de har talt med din virksomhed før.

Gratis eller betalt callcentersoftware – hvilket er det bedste valg?

Når du beslutter dig for, om du skal investere i betalte eller gratis automatiske opkaldssystemer, bør du tage højde for dine nuværende forretningsbehov, planer for fremtiden og alle de tilgængelige muligheder.

Stil dig selv følgende spørgsmål:

• Hvordan håndterer du opkald i øjeblikket?
• Vil du oprette et helt nyt callcenter eller skifte til en anden udbyder for callcentersoftware?
• Hvor mange kunder håndterer du?
• Hvad forventer du af callcentersoftwarens kontrolpanelet?
• Planlægger du at drive en stor koldkaldstjeneste?
• Hvor mange call center-agenter har du?
• Hvor mange telefonnumre vil du bruge?
• Hvilke call center funktioner er du mest interesseret i?
• Hvilke call center metrics vil du spore?

Ved at besvare disse spørgsmål vil du få en ret god forståelse af dine behov og komme et skridt tættere på at træffe det rigtige valg for din virksomhed.

Bare rolig, hvis du ikke har råd til den bedst vurderede callcentersoftware endnu. Det kan aldrig skade at vælge gratis callcentersoftware først. Der er mange pålidelige tjenesteudbydere derude. Faktisk: Mange virksomheder vælger gratis løsninger, især hvis de er nyetablerede eller bare ikke har budgettet til avancerede løsninger. Brug af et stykke gratis opkaldslogningssoftware til en helpdesk er en god måde at afprøve et bestemt callcenterværktøj for at se, om det passer godt til din virksomhed. Du kan trods alt opgradere når som helst, hvis din virksomheds behov ændrer sig.

Kort sagt anbefaler vi, at du overvejer dine krav, indsnævrer dine valg og tester mindst et par gratis callcenterværktøjer for at se, hvad der fungerer bedst for din virksomhed . Når du har gjort alt dette, burde du være i bedre stand til at bestemme, om du skal investere i en betalt version eller holde dig til de gratis værktøjer, såsom LiveAgent.

Opdag på egen hånd